醫(yī)院庫存物資內(nèi)部控制探索

○謝永霞

（貴州省遵義醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 貴州 遵義 563000）

醫(yī)院庫存物資內(nèi)部控制探索

○謝永霞

（貴州省遵義醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 貴州 遵義 563000）

醫(yī)院庫存物資是醫(yī)院經(jīng)營管理中必不可缺少的物質(zhì)條件。但在實際工作中，醫(yī)院的庫存物資管理存在內(nèi)部控制制度缺失、崗位職責(zé)不清、監(jiān)督不到位等問題，造成庫存物資流失、浪費時有發(fā)生。對醫(yī)院的庫存物資進(jìn)行有效的內(nèi)部控制，可以保護(hù)醫(yī)院的物資安全完整，避免或降低風(fēng)險，為臨床一線的診療工作提供堅實的物質(zhì)保障，提高醫(yī)院的經(jīng)營效率和效益，實現(xiàn)醫(yī)院的戰(zhàn)略目標(biāo)。

醫(yī)院 庫存物資 內(nèi)部控制

醫(yī)院的中心任務(wù)是為病人提供診察、治療服務(wù)，而診察和治療病人的這一服務(wù)過程除了依賴現(xiàn)代化的醫(yī)療儀器設(shè)備，及醫(yī)護(hù)人員的知識、技能、經(jīng)驗等，同時需要消耗大量的庫存物資，如果任何一種物資不能按時、保質(zhì)保量地供應(yīng)，就有可能影響醫(yī)護(hù)人員對病人診療工作的正常進(jìn)行。因此，庫存物資成為醫(yī)院從事正常經(jīng)營管理活動必不可少的物質(zhì)條件，對它進(jìn)行管理、監(jiān)督、控制顯得尤為重要。

但是在實際工作中，由于內(nèi)部控制缺乏嚴(yán)格的管理制度和科學(xué)的管理方法，沒有明確的崗位職責(zé)，預(yù)算管理薄弱，內(nèi)部監(jiān)督不到位等，致使庫存物資管理權(quán)責(zé)不分，業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)得不到有效控制，內(nèi)部牽制無法真正的落實，物資流失、浪費時有發(fā)生。因此，如何加強(qiáng)庫存物資的內(nèi)部控制，是醫(yī)院每一位管理者、普通員工必須重視的問題。

一、醫(yī)院庫存物資內(nèi)部控制中存在的問題

1、內(nèi)部控制制度不完善

沒有建立一整套完整而有效的內(nèi)部控制管理制度和科學(xué)的管理方法，造成工作無據(jù)可依，無章可循，崗位職責(zé)不清的情況。僅僅是因工作需要而制定了一些與內(nèi)部控制制度相關(guān)的文件或辦法，也沒有真正執(zhí)行起來，使其落實到實際工作中。有時在工作中遇到具體業(yè)務(wù)時，管理人員往往強(qiáng)調(diào)“工作為重，病房為先”而不按有關(guān)規(guī)定程序辦理，致使內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)，不能發(fā)揮其真正作用。

2、內(nèi)部牽制落實情況不佳

內(nèi)部控制主要是醫(yī)院內(nèi)部利用不同崗位、不同職務(wù)的工作人員，在辦理具體業(yè)務(wù)時互相制約、互相監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動的全過程，以達(dá)到牽制、控制的目的。但是在實際工作中，由于缺乏嚴(yán)格的內(nèi)部控制管理制度和明確的崗位職責(zé)，致使工作中權(quán)責(zé)不清，內(nèi)部控制相互制約、相互牽制等落實不到實處。如沒有將一些不相容的職務(wù)進(jìn)行分離，存在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的決策與執(zhí)行，物資采購的授權(quán)批準(zhǔn)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦，詢價定價與確定供應(yīng)商等違規(guī)現(xiàn)象時有發(fā)生。

3、缺乏預(yù)算管理控制

醫(yī)院的預(yù)算是為達(dá)到醫(yī)院的既定目標(biāo)，而對醫(yī)院的業(yè)務(wù)編制預(yù)算或計劃。醫(yī)院每年都會做年度預(yù)算，但是一般都是針對大項目，比較粗化，沒有制定出醫(yī)院各個部門、各個崗位、各個項目的具體預(yù)算金額。預(yù)算管理薄弱，容易使費用支出失去控制，使預(yù)算編制和執(zhí)行各行其是。因特殊情況而需要超過預(yù)算支出時，也沒有按照規(guī)定程序進(jìn)行審批后才進(jìn)行支付，而是直接操作，讓預(yù)算管理流于形式。沒有建立預(yù)算執(zhí)行的有效激勵機(jī)制，讓職工產(chǎn)生“事不關(guān)己”的心態(tài)。

4、資產(chǎn)的安全性不高

資產(chǎn)安全是醫(yī)院內(nèi)部控制的目標(biāo)之一。但是由于庫存物資的流動性，使其安全完整不容易保障。在實際工作中，庫存物資結(jié)賬不及時，容易造成物資記錄滯后；由于各種原因不能實現(xiàn)對庫存物資定期的盤點，造成無法賬實核對，其出現(xiàn)的問題難以及時發(fā)現(xiàn)；對長期不用并已經(jīng)破損或是已過使用期限的庫存物資沒有進(jìn)行及時處理，致使資產(chǎn)不清，賬實不符；醫(yī)院很少為其財產(chǎn)物資購買保險，特別是貴重物品，遇到意外事故時不能實現(xiàn)財產(chǎn)保全，挽回部分損失。

5、沒有全程跟蹤的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

實施內(nèi)部控制的重要保證是實行內(nèi)部監(jiān)督。在實際工作中，對于物資采購等事前環(huán)節(jié)，內(nèi)部審計、監(jiān)察、財務(wù)部門會全程參與；但是在事中庫存物資的入庫、領(lǐng)用等管理檢查，事后物資被相關(guān)部門領(lǐng)用后的使用情況就沒有監(jiān)督部門進(jìn)行監(jiān)控。例如，科室領(lǐng)用一批金額較大、數(shù)量較多的物資后，是否物盡其用，是否有浪費情況，是否有“用公家物，肥私人庫”的現(xiàn)象，物資的去向如何，這些都沒人監(jiān)管。

二、醫(yī)院庫存物資內(nèi)部控制問題的原因分析

1、重視內(nèi)部控制的程度不夠

醫(yī)院特別是公立醫(yī)院作為事業(yè)單位，因其公益性、常規(guī)性、突發(fā)性等服務(wù)特點使其具有自身的特殊性。雖然市場經(jīng)濟(jì)體制已運(yùn)行多年，但醫(yī)院并沒有完全市場化，計劃經(jīng)濟(jì)的影響力還在；同時醫(yī)院管理層多為醫(yī)療一線的工作人員，對于市場經(jīng)濟(jì)的意識比較淡薄，致使醫(yī)院從上到下主要關(guān)心的是醫(yī)療安全、醫(yī)療服務(wù)及經(jīng)濟(jì)效益等方面的問題，并未意識到醫(yī)院內(nèi)部控制的重要性。

2、崗位權(quán)責(zé)不明確

沒有建立明確的崗位責(zé)任制，職責(zé)、權(quán)限無法分清；有部分工作崗位設(shè)置得不合理，難以實現(xiàn)內(nèi)部牽制。在具體的工作中，沒有將責(zé)任落實到個人，致使發(fā)生問題時，找不到責(zé)任人，甚至出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象。沒有嚴(yán)格的崗位考核和獎懲制度，做好做壞一個樣，庫存物資浪費、流失也沒有相應(yīng)的處罰，調(diào)動不起職工的積極性。

3、業(yè)務(wù)流程不清

沒有制定清晰明了的業(yè)務(wù)工作流程，各個部門辦理業(yè)務(wù)時不知從何做起，浪費了時間和精力還不能辦好事情。業(yè)務(wù)流程不清，使庫存物資相關(guān)崗位的工作人員在工作時不知如何操作，對實物資產(chǎn)采購、入庫、領(lǐng)用、保管等關(guān)鍵環(huán)節(jié)無法實行有效監(jiān)控。

4、部門間溝通不順暢

部門間沒有進(jìn)行有效的溝通協(xié)調(diào)，對于工作中需要的物資，不按規(guī)定程序向主管部門申請、詢問，而是各自按自己的需要采買，容易造成工作中各自為政，采購失控等情況的發(fā)生，導(dǎo)致庫存物資浪費嚴(yán)重的現(xiàn)象。如醫(yī)療部門需要印刷工作表格，卻沒有向主管部門申請或向庫房詢問是否有存貨，就自行印制，等貨到達(dá)后卻發(fā)現(xiàn)庫房有存貨，造成浪費情況。

三、完善醫(yī)院庫存物資內(nèi)部控制的措施

1、建立健全合理有效的內(nèi)部控制制度

依據(jù)國家的政策、財經(jīng)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院自己的實際情況，建立健全合理有效的內(nèi)部控制制度。通過一整套具體、詳細(xì)、科學(xué)的操作規(guī)范和程序來約束和控制醫(yī)院各個經(jīng)濟(jì)事項和各個環(huán)節(jié)工作人員的行為。要把科學(xué)、合理的內(nèi)部控制作為一種醫(yī)院文化滲透到醫(yī)院的經(jīng)營管理活動中，讓醫(yī)院每一職工都了解內(nèi)部控制，并自覺遵守、實行內(nèi)部控制的規(guī)定，有助于從源頭上控制腐敗，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理能力。

2、明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)對庫存物資的業(yè)務(wù)流程管理

科學(xué)地設(shè)置工作崗位，建立庫存物資管理的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)崗位的職責(zé)權(quán)限，將責(zé)任落實到個人，確保辦理庫存物資業(yè)務(wù)的過程中事事有人負(fù)責(zé)，內(nèi)部牽制制度能具體落實。對物資的采購、入庫、領(lǐng)用、發(fā)出、盤點、處置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行有效地控制和監(jiān)督，防止庫存物資流失。物資采購，要嚴(yán)格按規(guī)定的程序，進(jìn)行計劃采購，并保證質(zhì)量，滿足需要；物資的領(lǐng)用應(yīng)根據(jù)實際情況制定合理的定額，經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶彶榕鷾?zhǔn)后才能領(lǐng)??；物資保管應(yīng)對物資的質(zhì)量數(shù)量等進(jìn)行嚴(yán)格檢查與驗收，保證物資符合采購的要求；定期對庫存物資進(jìn)行檢查，加強(qiáng)物資的日常保管工作。

3、加強(qiáng)庫存物資的預(yù)算控制

預(yù)算控制的內(nèi)容存在于醫(yī)院經(jīng)營管理活動的全過程，庫存物資的預(yù)算是比較重要的一部分。對醫(yī)院的庫存物資編制詳細(xì)具體的計劃和預(yù)算，細(xì)化到科室、項目和崗位，同時該預(yù)算還必須有較強(qiáng)的科學(xué)性和可操作性，防止編制和執(zhí)行各行其是、各走其道的情況發(fā)生。對預(yù)算金額要進(jìn)行嚴(yán)格地控制。有關(guān)庫存物資的支出要嚴(yán)格按批準(zhǔn)后的預(yù)算金額執(zhí)行；對于預(yù)算外的支出或是臨時調(diào)整的支出，按審批權(quán)限批準(zhǔn)后才能執(zhí)行。醫(yī)院要對庫存物資預(yù)算編制和執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對預(yù)算執(zhí)行不好的要及時找出原因，并比較和分析后采取改進(jìn)措施。

4、保障庫存物資的安全

資產(chǎn)安全完整是醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的物質(zhì)保證。醫(yī)院可以采取定期盤點，進(jìn)行賬實核對；及時結(jié)賬，保證財產(chǎn)記錄的正確性和完整性；對貴重物品購買財產(chǎn)保險，避免物資損失的風(fēng)險等措施，確保庫存物資的安全完整。定期盤點庫存物資，對發(fā)現(xiàn)的問題要查明原因并及時處理，做到賬實相符。庫存物資盤點時，審計等相關(guān)監(jiān)督部門要派人員到現(xiàn)場監(jiān)盤。

5、增強(qiáng)內(nèi)部審計的監(jiān)督作用

內(nèi)部控制的監(jiān)督過程中，內(nèi)部審計起著關(guān)鍵作用。內(nèi)部審計有助于醫(yī)院發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、經(jīng)營管理中存在的問題，并及時采取措施，加以改正、完善。醫(yī)院的內(nèi)部審計在庫存物資的監(jiān)督檢查中，不僅要進(jìn)行事前的物資采購監(jiān)督，事中的物資管理檢查監(jiān)督，還應(yīng)對領(lǐng)用物資中金額多、數(shù)量多的進(jìn)行事后監(jiān)督，防止國有財產(chǎn)的流失。同時可以設(shè)立專項監(jiān)督組，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中金額數(shù)量多的事項進(jìn)行經(jīng)常性的核查，切實保護(hù)醫(yī)院財產(chǎn)物資的安全完整，避免物資的流失，增強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督的真正作用。

醫(yī)院作為一個特殊的經(jīng)濟(jì)實體，現(xiàn)在雖然沒有完全市場化，但是在目前市場經(jīng)濟(jì)大力發(fā)展的大環(huán)境下，遲早會與企業(yè)一樣在市場經(jīng)濟(jì)的浪潮中自行發(fā)展，并完全與市場接軌。現(xiàn)階段醫(yī)療制度改革正在深化過程中，醫(yī)療市場的競爭將越演越烈，要想在市場競爭中保持良好的競爭優(yōu)勢，除了不斷增強(qiáng)市場經(jīng)濟(jì)的觀念和經(jīng)營管理意識，提高醫(yī)院自身的醫(yī)療服務(wù)水平和改善醫(yī)護(hù)人員服務(wù)態(tài)度外，更要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)營管理，提高經(jīng)營效率，保護(hù)醫(yī)院財產(chǎn)的安全完整。

庫存物資作為醫(yī)院經(jīng)營管理中必不可少的物質(zhì)條件，不僅種類多，占用資金大，而且涉及多個部門、多個環(huán)節(jié)，貫穿于醫(yī)療服務(wù)的始終，因此成為內(nèi)部控制活動中比較復(fù)雜，又是必須進(jìn)行的一種控制。建立健全科學(xué)合理的內(nèi)部控制制度，讓各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動落于有效的控制體系當(dāng)中；加強(qiáng)庫存物資的工作業(yè)務(wù)流程，明確崗位責(zé)任制，對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制；強(qiáng)化內(nèi)部審計的監(jiān)督作用，發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中的漏洞，并及時加以改正和完善；采取有效的措施，保障庫存物資的安全完整。只有加強(qiáng)內(nèi)部控制，才能合理保證醫(yī)院經(jīng)營管理的合法合規(guī)，維護(hù)財產(chǎn)物資的安全，保證財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整，讓各種風(fēng)險降到最低，提高醫(yī)院經(jīng)營效率和效益，促進(jìn)醫(yī)院實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

[1]中華會計網(wǎng)校：新企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范[M].人民出版社，2008.

[2]徐國強(qiáng)：行政事業(yè)單位內(nèi)部控制實證研究[M].遼寧東北財經(jīng)大學(xué)出版社，2010.

[3]李少萍：淺談醫(yī)院內(nèi)部的資產(chǎn)控制[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2006（6）.

[4]陳茹杰：淺談醫(yī)院內(nèi)部控制體系構(gòu)建的基本思路[J].中國科技信息，2006（3）.