規(guī)范管理確保電力工程檔案質(zhì)量

鹽城供電公司 戴路芹

規(guī)范管理確保電力工程檔案質(zhì)量

鹽城供電公司 戴路芹

在“十一五”期間，我國電網(wǎng)建設(shè)突飛猛進，各項體制改革應運而生。隨著國家電力體制改革的深化和企業(yè)市場化的不斷推進，國家對電力基礎(chǔ)設(shè)施的投資逐步加大，電力工程建設(shè)的檔案在其利用、管理等方面日趨復雜。因此，加強檔案的規(guī)范化管理，對確保檔案管理質(zhì)量有重要作用。

電力工程；檔案；規(guī)范化管理

電力工程檔案是電力工程建設(shè)和電力工程管理的真實記錄，具有重大經(jīng)濟、管理和歷史研究價值，電力工程項目中的檔案規(guī)范化管理是電力工程建設(shè)的重要組成部分，是一項維護國家電力工程項目歷史真實面貌的重要事業(yè).。筆者以電力施工企業(yè)為例，就為何要加強電力工程檔案規(guī)范管理這個問題進行分析，并提出了要確保電力工程檔案管理質(zhì)量應做好的幾項工作。

1.為什么要規(guī)范電力工程檔案管理呢

經(jīng)過多年的工作實踐，對電力工程檔案有了一定的認知。電力工程檔案管理工作的規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，在搞好電力建設(shè)的同時，做好電力工程項目檔案的管理實則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)工作。

1.1 從電力施工企業(yè)工程檔案的特點上進行分析

（1）檔案的服務(wù)對象單一。如：施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷等組卷方法。這體現(xiàn)檔案的整體性、連貫性，這是工程檔案最突出、最重要的特點。

（2）真實性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。工程檔案是該項工程實體建設(shè)過程中的真實寫照。因為工程檔案材料的形成是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，從工程檔案中就可查證其工程質(zhì)量，它是工程質(zhì)量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據(jù)。

（3）實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案材料，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計要求。

1.2 從電力施工企業(yè)工程檔案形成存在一定問題上進行分析

工程項目重要往來文件及會議紀要不全或沒有收集，具體體現(xiàn)在文件有來無往；來文缺附件或缺圖紙；會議紀要有后一次的無前一次的等。

施工文件常見施工聯(lián)系單不全；設(shè)計變更單未封閉；工程質(zhì)量檢查及驗評記錄、隱蔽工程記錄不全；原材料出廠證明和檢驗報告不符合歸檔要求等等。

在工程量簽證單上直接修改，檔案的真實性受質(zhì)疑。

用復印件歸檔。如一些水泥、鋼材等原材料試驗報告為復印件歸檔等。

案卷及文件題名太籠統(tǒng)，不準確，不能揭示其案卷或文件內(nèi)容。

2.如何實行對電力工程檔案的規(guī)范化管理

2.1 工程檔案的前期控制是保證工程檔案質(zhì)量的關(guān)鍵

在實際工作當中，電力工程檔案管理與重點工程建設(shè)應同步進行。自工程立項開始，檔案人員就根據(jù)工程建設(shè)的內(nèi)容、特點，結(jié)合具體單位工程、分部、分項工程和施工進度提前制定出檔案工作的初步計劃，并明確檔案工作管理體制、歸檔標準和質(zhì)量等要求。通過健全檔案工作制度，制定竣工文件編制辦法、檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和保管期限表等有關(guān)制度，以保證各施工單位、監(jiān)理單位在文件的形成、積累、整理、歸檔過程中有據(jù)可依。在簽訂勘測、設(shè)計、施工監(jiān)理和設(shè)備采購合同時對工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求，為整個工程檔案的管理開好頭、起好步。工程開工時就要求各參建單位明確兼職檔案員，建立覆蓋全項目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并將事前制定出的標準、制度及時下發(fā)到各參建單位。參與工程建設(shè)的管理人員來自四面八方，對工程檔案重要性的認識及檔案業(yè)務(wù)水平參差不齊，為提高參建單位的歸檔意識，保證工程建設(shè)各階段檔案工作的有序進行和歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)，檔案管理部門通過召開會議、舉辦培訓等方式明確各施工單位監(jiān)理單位的檔案工作職責，按照“誰形成文件材料誰立卷歸檔”的原則，界定參建單位在竣工文件方面應承擔的責任。同時，明確了文件材料積累的順序和范圍，為施工單位文件材料平時的收集和監(jiān)督檢查工作提供統(tǒng)一標準，為項目實施階段的大量文件材料歸檔管理打好基礎(chǔ)。

2.2 加強監(jiān)督，檔案人員要參與工程建設(shè)

工程項目在施工過程中確實做到檔案人員參加有關(guān)會議、參加工程竣工驗收。使檔案人員了解工程項目的建設(shè)進展情況，了解工程項目檔案資料的形成情況、流轉(zhuǎn)情況，及時制訂檔案工作計劃，定期進行監(jiān)督指導，實現(xiàn)重點工程項目竣工文件的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范。工程項目檔案具有廣泛性、組成的成套性、形成的階段性、內(nèi)容的專業(yè)性和制成材料的多樣性的特點。工程項目檔案是建設(shè)從工程立項、工程實施階段到竣工全過程的真實記錄，是工程管理、維護、改擴建等決策的依據(jù)，其內(nèi)在質(zhì)量直接關(guān)系到工程建設(shè)的質(zhì)量。所以，收集全、整理好、管理好工程檔案就顯得非常重要。

2.3 跟蹤指導，保證重點工程項目檔案的完整和準確，確保檔案之間的有機聯(lián)系

跟蹤指導，換句話說就是及時做好傳遞和變更記錄。為了做好對工程檔案的監(jiān)督、檢查和指導工作檔案人員要深入現(xiàn)場，及時了解工程建設(shè)項目的計劃、規(guī)模、性質(zhì)、進度等，經(jīng)常與參建單位兼職檔案員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。要有針對性地對施工單位、監(jiān)理單位進行跟蹤服務(wù)，對施工中存在的檔案管理問題進行業(yè)務(wù)指導。例如：要求工程文件原件歸檔；文件材料應采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔；竣工圖完整、準確、清晰、規(guī)范，修改到位，與施工圖設(shè)計、設(shè)計變更、洽商及質(zhì)檢記錄相符合，做到文、圖、物相符；編制原材料文件時，應與報驗單出廠證明及試驗報告一同組卷等，從而保證了工程檔案組卷質(zhì)量及其成套性和完整性。工程項目在施工過程中檔案人員要參加有關(guān)會議、參加工程竣工驗收，根據(jù)工程的進展定期深入現(xiàn)場，及時掌握文件材料收集、整理的進度，特別檢查施工單位隱蔽工程施工記錄的整理情況。在跟蹤指導中，對發(fā)現(xiàn)的新情況和新問題，能夠及時協(xié)同監(jiān)理單位一起組織施工單位協(xié)調(diào)解決，提出意見和建議，對各參建單位提出的問題進行認真分析，并拿出研究解決問題的措施和方案。同時，要求施工單位單項工程邊建成、邊驗交、邊立卷，從而保證工程檔案的齊全、完整和準確。

2.4 嚴把驗收關(guān)，做好項目檔案驗收

工程檔案是工程建設(shè)活動的真實紀錄和反映，竣工文件的準確、真實與否，直接影響了該工程今后生產(chǎn)、維護、改擴建的提供利用。所以，在竣工文件歸檔前應該嚴格把關(guān)，認真審核，把不符合規(guī)范要求的文件拒之門外，以確保歸檔文件真實性與準確性。驗收時要堅持做到“三結(jié)合”，即建設(shè)單位檔案人員與施工單位兼職檔案員相結(jié)合、與監(jiān)理工程師相結(jié)合、與建設(shè)單位項目經(jīng)理相結(jié)合，共同審核檔案的準確性。建設(shè)單位還應組織本單位技術(shù)人員、各參建單位技術(shù)人員、專兼職檔案人員、監(jiān)理人員共同進行預驗收，把住最后一道關(guān)口，將有關(guān)問題解決在正式驗收之前，這是保證工程檔案質(zhì)量的有效措施。檔案驗收應重點檢查:工程前期文件、各種隱蔽工程紀錄、設(shè)計基礎(chǔ)文件、施工技術(shù)文件、質(zhì)量檢驗評定文件、監(jiān)理工作文件、各項專業(yè)驗收文件和竣工圖。在檢查中：①檢查各專業(yè)、各階段形成的文件材料內(nèi)容是否齊全(包括應該歸檔的文字、圖表等材料)，是否為件；②檢查有關(guān)責任人的簽字、蓋章手續(xù)是否完備；③檢查字跡、圖表質(zhì)量是否符合歸檔要求；④檢查是否已按分類方案進行了系統(tǒng)化整理和編目。

3.建立電子檔案制作以規(guī)范檔案管理

隨著科學技術(shù)的不斷進步與發(fā)展，當前國家電網(wǎng)公司推出了協(xié)同辦公系統(tǒng)，電力工程檔案管理應推廣計算機管理技術(shù)，適應電力工程項目現(xiàn)代管理模式，探索電力工程檔案信息資源體系，根據(jù)電力工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高基建檔案管理效率。

4.結(jié)束語

通過以上綜述，我們了解到了要做好電力工程檔案管理，就必須在工程建設(shè)工程中把握好各個環(huán)節(jié)檔案的記錄工作，規(guī)范好管理工作，確保工程檔案管理的質(zhì)量。除此之外，電力工程檔案管理是一項長期性與復雜性共存的工作，需要以工程建設(shè)單位為主導、電力系統(tǒng)各相關(guān)單位通力配合才能達到滿意效果。

[1]李璐.關(guān)于對電力施工企業(yè)工程檔案管理的探討[OL].豆丁網(wǎng),2011.

[2]陳春麗.做好電力建設(shè)項目檔案管理[J].華北電業(yè),2005(5)．

[3]楊建英.加強電力工程檔案管理[J].華北電業(yè),2006(4):54-55．