交口灌區(qū)水利工程電子檔案現(xiàn)代化管理初探

姚唯波

(陜西省交口抽渭管理局，陜西 渭南714000)

交口抽渭灌區(qū)地處渭河下游，是一個(gè)大型電力抽水灌區(qū)。隨著電子計(jì)算機(jī)的發(fā)展和普及，辦公自動(dòng)化水平日益提高，灌區(qū)在續(xù)建配套與節(jié)水改造項(xiàng)目、大型泵站改造項(xiàng)目等水利工程建設(shè)中，產(chǎn)生了大量的電子文件，形成了大量的電子檔案。因此，必須加快灌區(qū)水利工程電子檔案的現(xiàn)代化建設(shè)管理進(jìn)程，提高電子檔案現(xiàn)代化管理水平，確保水利工程電子檔案為水利工程的建設(shè)和管理服務(wù)。

1 灌區(qū)水利工程電子檔案特點(diǎn)

灌區(qū)水利工程電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而成的。所謂電子文件是指在水利工程建設(shè)和管理中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。

1.1 電子文件信息與載體的相分離性

電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，通過網(wǎng)絡(luò)在不同的計(jì)算機(jī)之間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，而內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化，信號(hào)形態(tài)也無任何變化。

1.2 信息形態(tài)的數(shù)字化、與非人工識(shí)讀性電子文件

在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是傳輸還是運(yùn)算、存儲(chǔ)等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。對(duì)于這種經(jīng)過復(fù)雜編碼的信息人工無法破譯它的含義，只有通過計(jì)算機(jī)特有的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，才能識(shí)讀它。

1.3 對(duì)設(shè)備的依賴性

電子文件需要依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和軟件而具有生命力并發(fā)揮作用。從文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。離開了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，既無法識(shí)讀，更無法對(duì)電子文件施加任何影響，管理活動(dòng)便無從談起。

1.4 信息的可變性、不安全性

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改動(dòng)過的痕跡。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔已大量被動(dòng)態(tài)文檔所取代，而動(dòng)態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補(bǔ)充，以反映最新的情況。如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存，毫無痕跡。電子文件檔案除上述特性外，還具有載體材料和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性、電子文件的信息共享性等。

2 灌區(qū)水利工程電子檔案管理面臨的主要問題

2.1 電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞

保證電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性的技術(shù)難度較大。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認(rèn)，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計(jì)算機(jī)內(nèi)存貯的電子檔案無個(gè)人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被刪改，復(fù)制或纂改內(nèi)容都很難被識(shí)別。

2.2 電子文件檔案信息安全問題

電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送時(shí)容易泄密、篡改和偽造。同時(shí)，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)又面臨病毒的入侵。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對(duì)黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴(yán)重威脅。

2.3 電子文件具有不穩(wěn)定性

一是所依賴的軟硬件不穩(wěn)定性?，F(xiàn)在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，尤其是軟件系統(tǒng)。幾年的時(shí)間就出現(xiàn)新的電子文件存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變化而需要轉(zhuǎn)換的問題。二是載體的不穩(wěn)定性。從磁帶到磁盤、光盤電子文件的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長(zhǎng)久保存。三是容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都容易造成全部數(shù)據(jù)的不可用。

3 加強(qiáng)水利工程電子文檔管理的對(duì)策

3.1 檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

把原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多后控制手段提到了最前端，盡可能把文件各個(gè)階段的管理要求放在設(shè)計(jì)階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。

3.2 歸檔電子文件的技術(shù)處理工作

新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。

3.3 電子文件的保存問題

以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

3.4 建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)

在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進(jìn)行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對(duì)所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性鑒定，制定科學(xué)、合理及符合我國(guó)實(shí)際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，是全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。

3.5 以人為本，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即計(jì)算機(jī)檔案管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報(bào)、檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。目前水利系統(tǒng)檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求，所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才就成為了當(dāng)務(wù)之急。

4 結(jié)語

電子文件是社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，確保電子文件檔案的安全是當(dāng)前檔案管理工作遇到的新課題。檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，不斷地研究、探索這方面的工作，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護(hù)，更能加強(qiáng)檔案信息交流，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。所以必須加快電子檔案的現(xiàn)代化建設(shè)管理進(jìn)程，確保水利檔案為水利工程的建設(shè)和管理服務(wù)。