獨(dú)立學(xué)院二級(jí)管理體制下教務(wù)秘書(shū)工作面臨的困境及其對(duì)策

劉洋

（南京理工大學(xué)紫金學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系，江蘇南京210046）

獨(dú)立學(xué)院二級(jí)管理體制下教務(wù)秘書(shū)工作面臨的困境及其對(duì)策

劉洋

（南京理工大學(xué)紫金學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系，江蘇南京210046）

隨著獨(dú)立學(xué)院二級(jí)管理體制的形成，教務(wù)秘書(shū)成為獨(dú)立學(xué)院院（系）教務(wù)管理中不可或缺的重要崗位，但由于獨(dú)立學(xué)院發(fā)展的特殊性，導(dǎo)致教務(wù)秘書(shū)的角色定位并不鮮明，教務(wù)秘書(shū)的職業(yè)發(fā)展陷入窘境。本文從分析獨(dú)立學(xué)院教務(wù)秘書(shū)工作的困境出發(fā)，探討了獨(dú)立學(xué)院教務(wù)秘書(shū)的角色定位和能力培養(yǎng)問(wèn)題，以期對(duì)教務(wù)秘書(shū)自身的職業(yè)發(fā)展起到推進(jìn)作用。

獨(dú)立學(xué)院教務(wù)秘書(shū)角色定位職業(yè)發(fā)展

高校教務(wù)秘書(shū)是指在高等院校中協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)具體處理本院（系）中各類(lèi)教學(xué)事務(wù)的管理服務(wù)人員，是聯(lián)系學(xué)院教務(wù)部門(mén)、教師和學(xué)生的紐帶，是教學(xué)秩序得以順利進(jìn)行的重要保障。獨(dú)立學(xué)院的教務(wù)秘書(shū)有其特殊性，主要表現(xiàn)在：教學(xué)管理人員少，工作量大，涉及面寬；外聘教師數(shù)量多，專(zhuān)職教師隊(duì)伍職稱(chēng)結(jié)構(gòu)分布不均；教務(wù)秘書(shū)往往身兼數(shù)職。然而，在獨(dú)立學(xué)院甚或其他普通高校，教務(wù)秘書(shū)的工作并未得到充分的重視，教務(wù)秘書(shū)的角色定位并不鮮明，使得教務(wù)秘書(shū)的職業(yè)發(fā)展陷入窘境。

一、當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院教務(wù)秘書(shū)工作中的困境

（一）人員配備不合理，職責(zé)不明確，工作量繁重。

在獨(dú)立學(xué)院中，通常每個(gè)系（部）配有一名教務(wù)秘書(shū)，一般來(lái)說(shuō)公辦高校的教務(wù)辦公室至少有兩個(gè)教務(wù)秘書(shū)。在這種情況下，常規(guī)的管理模式就是一名教務(wù)秘書(shū)負(fù)責(zé)本科生教學(xué)管理，另一名教務(wù)秘書(shū)負(fù)責(zé)研究生教學(xué)的管理。后來(lái)由于管理中心的逐步下移，教務(wù)管理的工作量增加，有些單位的教務(wù)秘書(shū)增加到了三到四名，這樣就形成了現(xiàn)在絕大多數(shù)教學(xué)院系的教務(wù)管理模式——兩名教務(wù)秘書(shū)負(fù)責(zé)本科生的教學(xué)管理，一名教務(wù)秘書(shū)負(fù)責(zé)研究生的教學(xué)管理。近十年，隨著獨(dú)立學(xué)院教育規(guī)模的擴(kuò)張，但教務(wù)秘書(shū)人員并沒(méi)有明顯增加；二級(jí)管理以后，部分屬于學(xué)校教務(wù)處的工作也下放到了系，但教務(wù)管理崗位卻沒(méi)有隨之增加。例如某高校，有5個(gè)系部、在校全日制學(xué)生一萬(wàn)余人，但教務(wù)秘書(shū)僅有4人，其配備比例也不夠合理，某系的學(xué)生人數(shù)達(dá)到3000多人，占全校總數(shù)的1/3，也僅有一個(gè)教務(wù)秘書(shū)。很多情況下，獨(dú)立學(xué)院不但未對(duì)教務(wù)秘書(shū)的職責(zé)進(jìn)行明確的定位，教務(wù)秘書(shū)不僅僅是教務(wù)秘書(shū)，更多的成了系綜合秘書(shū)或者是辦公室主任，工作量繁重，既要進(jìn)行日常教學(xué)管理，又要肩負(fù)多種職能，負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作的傳達(dá)和落實(shí)，等等。

（二）工作重要性和價(jià)值并未得到充分認(rèn)識(shí)。

多數(shù)人對(duì)教務(wù)秘書(shū)工作職責(zé)的重要性認(rèn)識(shí)不清，他們認(rèn)為在獨(dú)立學(xué)院中，教師和學(xué)生處于主體地位，教務(wù)秘書(shū)只是教師和學(xué)生的服務(wù)者，工作地位不能得到充分肯定。不少人認(rèn)為教學(xué)管理是純粹的行政事務(wù)性工作，由于受到這些錯(cuò)誤觀(guān)念的影響，教務(wù)秘書(shū)的地位和作用無(wú)法得到較為公正的認(rèn)可。例如，在考試安排上的重要性，由于獨(dú)立學(xué)院的特殊性，在考試安排不同于普通高校，課程考試由教師命題后的上交、復(fù)印到考試安排的這個(gè)環(huán)節(jié)上，無(wú)不經(jīng)過(guò)教務(wù)秘書(shū)之手，責(zé)任重大。

（三）缺乏提供崗位的晉升機(jī)會(huì)和提供培訓(xùn)意識(shí)。

由于當(dāng)前就業(yè)形勢(shì)嚴(yán)峻和所學(xué)專(zhuān)業(yè)上的尷尬，很多教務(wù)秘書(shū)所學(xué)的專(zhuān)業(yè)和所從事的工作不對(duì)口，即便多數(shù)學(xué)校的教務(wù)秘書(shū)崗位招收相對(duì)高學(xué)歷的研究生，但由于工作性質(zhì)的特殊性和整日忙碌，幾乎沒(méi)有時(shí)間更新知識(shí)和提高技能，更談不上有機(jī)會(huì)出去學(xué)習(xí)進(jìn)修，各種素質(zhì)還停留在原有的水平，特別是在管理理念和應(yīng)用計(jì)算機(jī)能力方面更是不能適應(yīng)新的形勢(shì)要求。目前，由于獨(dú)立學(xué)院對(duì)教務(wù)秘書(shū)崗位的認(rèn)識(shí)和重視程度不足，在崗位設(shè)置上，也沒(méi)有體現(xiàn)出對(duì)教務(wù)秘書(shū)崗位晉升機(jī)會(huì)的考慮。因此，獨(dú)立學(xué)院的教務(wù)秘書(shū)看不到自己的工作的希望和前途，進(jìn)而影響了工作的積極性和隊(duì)伍的穩(wěn)定性，更對(duì)前途堪憂(yōu)。

（四）獨(dú)立學(xué)院教務(wù)秘書(shū)心理壓力大。

教務(wù)秘書(shū)上聯(lián)教務(wù)處、系領(lǐng)導(dǎo)，下聯(lián)學(xué)生，還要同老師、各系打交道，每件小事都得考慮周全，若是稍有疏忽，就會(huì)出現(xiàn)教學(xué)事故，導(dǎo)致各方責(zé)難，因此心理壓力較大，具體表現(xiàn)：

1.疲勞感。高校教務(wù)秘書(shū)從事著學(xué)校最繁瑣、最辛苦的工作，他們既擔(dān)負(fù)著對(duì)教學(xué)過(guò)程和教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督的任務(wù)，又要在排課表、調(diào)課、登成績(jī)、安排考試等一系列工作上為教師提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；從檢查教師上課和學(xué)生的出勤及聽(tīng)課情況到了解教師的教學(xué)情況，還有日常管理和突發(fā)事件的處理、教師工作量的核算等，工作既瑣碎又辛苦，而且不為人們所注意和理解，往往會(huì)感到身心疲勞。

2.心理焦慮感。教務(wù)秘書(shū)所處的特殊位置和工作性質(zhì)特點(diǎn)，業(yè)務(wù)上歸教務(wù)處指導(dǎo)，行政上又屬各院系管理，工作繁雜，頭緒眾多，心理壓力大，常常處在憂(yōu)慮、不安、緊張、煩躁的焦慮狀態(tài)，身心疲憊。

3.自卑心理。自卑心理是高校教務(wù)秘書(shū)普遍存在的心理現(xiàn)象。對(duì)高校教務(wù)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，一方面工作任務(wù)繁重、責(zé)任重大、難度高，另一方面，目前許多獨(dú)立學(xué)院都招收研究生為教務(wù)秘書(shū)，在獨(dú)立學(xué)院中教務(wù)秘書(shū)與教師相比，他們?cè)趯W(xué)歷、職稱(chēng)上都沒(méi)有差距，唯獨(dú)在待遇等方面存在一定的差距，由此極易誘發(fā)他們的自卑心理，他們希望獲得尊重與信任。他們希望自身的勞動(dòng)和付出能夠得到廣大師生員工的理解和尊重，取得的成績(jī)能夠得到公正的評(píng)價(jià)和認(rèn)可。但現(xiàn)實(shí)并不總是那樣完美，在平時(shí)和年終總結(jié)考核中，實(shí)際考核值常與個(gè)人期望值出入較大。這種失衡感使得教務(wù)秘書(shū)很難認(rèn)清自己工作的意義和價(jià)值，認(rèn)為自己處處不如教師，自我認(rèn)識(shí)消極，因而滋生自卑心理。

4.不平衡心理。目前，高校在待遇問(wèn)題上普遍向教學(xué)崗位傾斜，教務(wù)秘書(shū)待遇偏低，與教師甚至其他工作人員相比，收入差距加大。教務(wù)秘書(shū)所做的都是一般性的管理工作，無(wú)法用定量的指標(biāo)考核，盡管也經(jīng)常加班加點(diǎn)，卻不能像教學(xué)科研人員那樣有機(jī)會(huì)獲取社會(huì)服務(wù)報(bào)酬、超工作量的課酬等收入。在任務(wù)重、待遇低的現(xiàn)實(shí)面前，難免產(chǎn)生不平衡心理，進(jìn)而影響工作積極性和工作效率。

二、如何發(fā)揮教務(wù)秘書(shū)教學(xué)管理工作的重要作用

（一）科學(xué)的定位和價(jià)值尊重。

應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到教務(wù)秘書(shū)在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效率、保證教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)全面發(fā)展的合格人才等方面起著重要的作用。它有力地支撐和保證著課內(nèi)外教學(xué)的有序進(jìn)行，成為高校管理工作的中心內(nèi)容。教務(wù)秘書(shū)是教務(wù)管理工作中不可缺少的角色，是教學(xué)管理的中堅(jiān)力量。學(xué)院應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)輔助上的重要性，試想在超負(fù)荷、超工作量的前提下，還要保證教學(xué)中的所有環(huán)節(jié)萬(wàn)無(wú)一失，這就需要刻苦的努力和認(rèn)真的態(tài)度，因此，教務(wù)秘書(shū)的工作價(jià)值更需要被認(rèn)可和尊重。

（二）建立崗位職責(zé)制度，明確分工。

目前，部分高校的少數(shù)中高級(jí)行政管理人員管理理念存在誤區(qū)，認(rèn)為教務(wù)秘書(shū)的工作就是簡(jiǎn)單的機(jī)械勞動(dòng)，經(jīng)常把教務(wù)秘書(shū)的工作與學(xué)院辦公室人員的工作混為一談?？傮w來(lái)說(shuō)，教務(wù)秘書(shū)是教學(xué)管理隊(duì)伍中的一員，從事教學(xué)管理的基礎(chǔ)性工作，保障教學(xué)計(jì)劃按時(shí)按量完成，為領(lǐng)導(dǎo)的管理決策提供有用的資料支持和相關(guān)信息。只有明確職責(zé)范圍，教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理過(guò)程中才不會(huì)有太多抱怨和心理失衡現(xiàn)象，也能為日后學(xué)校評(píng)價(jià)個(gè)人工作績(jī)效提供可靠的依據(jù)。

（三）提高教務(wù)秘書(shū)的經(jīng)濟(jì)待遇和崗位晉升的機(jī)會(huì)。

讓他們充分認(rèn)識(shí)到自己的價(jià)值，確保人才不流失。馬克思主義政治經(jīng)濟(jì)學(xué)告訴我們：經(jīng)濟(jì)是基礎(chǔ)，一切發(fā)展都必須建立在經(jīng)濟(jì)這個(gè)堅(jiān)固的基礎(chǔ)之上。一個(gè)國(guó)家的發(fā)展主要看它GDP的增長(zhǎng)情況，而一個(gè)教務(wù)秘書(shū)的價(jià)值也可以通過(guò)他的經(jīng)濟(jì)收入情況來(lái)體現(xiàn)。所以，要想充分發(fā)揮教務(wù)秘書(shū)在系部管理中的作用，就應(yīng)制定合理的政策，使教務(wù)秘書(shū)在職稱(chēng)、職務(wù)的晉升方面與其他崗位的人員享受同等待遇，也必須適當(dāng)?shù)靥岣呓虅?wù)秘書(shū)的經(jīng)濟(jì)待遇，還可以通過(guò)考核、評(píng)比、競(jìng)賽等方式獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，正確運(yùn)用獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制極大地提高教務(wù)秘書(shū)工作的積極性，更好地發(fā)揮其在教學(xué)管理工作中的作用。

（四）提供培訓(xùn)交流和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。

在不影響正常工作的情況下，可以組織教務(wù)秘書(shū)集中學(xué)習(xí)，比如教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等方面的學(xué)習(xí)、教學(xué)系統(tǒng)軟件的使用、學(xué)籍管理規(guī)定的實(shí)施等。這種短期培訓(xùn)實(shí)用性強(qiáng)，受益面廣，組織起來(lái)比較方便。也可以組織教務(wù)秘書(shū)到其他兄弟院校參觀(guān)學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。若有條件亦可邀請(qǐng)知名的教育專(zhuān)家來(lái)學(xué)校講學(xué)，這樣可以使教務(wù)秘書(shū)開(kāi)闊眼界，活躍思想，有利于他們改變舊的管理理念，總結(jié)出新穎的符合學(xué)校實(shí)際的管理方法。新形勢(shì)下，教學(xué)管理走向現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化，對(duì)高校教務(wù)秘書(shū)提出了更高、更新的素質(zhì)要求。作為教學(xué)管理工作第一線(xiàn)的教務(wù)秘書(shū)，不僅要有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，更要樹(shù)立新的管理理念，掌握先進(jìn)的管理方法和管理手段，嫻熟地運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，掌握和運(yùn)用以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代化辦公技術(shù)，適應(yīng)可能出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題。

教務(wù)秘書(shū)工作在教學(xué)管理的第一線(xiàn)，教務(wù)秘書(shū)的素質(zhì)、能力、工作質(zhì)量直接影響到獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展和未來(lái)。因此，在新的形勢(shì)下，必須對(duì)其有“以人為本”的人文關(guān)懷，必須在工資標(biāo)準(zhǔn)、績(jī)效考核和晉升制度上充分尊重和體現(xiàn)教務(wù)秘書(shū)的工作性質(zhì)和價(jià)值。只有充分認(rèn)識(shí)了教務(wù)秘書(shū)工作的重要意義，才能逐步排除教務(wù)秘書(shū)的心理壓力，調(diào)動(dòng)工作的積極性，提高工作效率，才有利于穩(wěn)定教務(wù)秘書(shū)的職業(yè)隊(duì)伍，為獨(dú)立學(xué)院教育教學(xué)工作的健康開(kāi)展保駕護(hù)航。

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