從教學工作合格評估角度審視高校教學檔案管理工作

鄭秀紅，黃金火

（莆田學院社科部，福建莆田 351100）

我國高等教育隨著從“精英教育”向“大眾化教育”的轉變，辦學規(guī)模不斷擴大，如何提高教學質量成為高校辦學的核心問題和突出問題.教育部本科教學工作合格評估是對高校辦學過程和辦學質量的全面、綜合的考查，也是對高校進行宏觀管理和分類指導.評估方案貫徹了《中華人民共和國高等教育法》、《教育部關于進一步深化本科教學改革全面提高教學質量的若干意見》精神，通過“以評促建、以評促改、以評促管、評建結合”，達到“重在建設”的目標，評估考核學校的教學條件、教學水平和教學效果.學校教學檔案是否齊全、翔實，能否全面反映學校的教學工作成為教學工作合格評估的依據(jù)和基礎，評估中通過查閱大量教學檔案材料，比照評估指標進行定量分析，評價學校的教學過程.高校教學工作合格評估是對高校教學檔案的一次全面的檢查和檢閱，通過評估工作使高校教學檔案工作得以加強，管理層次得以提升，也對高校教學檔案管理工作提出了更多、更高的要求.高校在迎接本科教學工作合格評估工作過程中，提高了高校教學檔案管理重要性的認識，進一步規(guī)范教學檔案管理，達到“以評促建、以評促改”的評估宗旨.

1 加強高校教學檔案管理工作的重要性的認識

教學檔案材料是高校教學工作合格評估最基本的材料，豐富、翔實的教學檔案材料在教學工作評估中是無可替代的，它的完整與否將直接影響評估的效果.高校教學檔案是指高校在教學管理和教學活動中形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像等不同載體材料的總和.［1］高校教學檔案反映了學校教學管理主要環(huán)節(jié)的內容、過程和效果等，記錄了教師講授知識、培養(yǎng)品格、學生學習的情況，是衡量教學管理水平和教學質量的一個重要標志，是學校教學過程的客觀記錄和真實反映，是學校教學管理和評估工作的重要依據(jù).［2］高校教學檔案對高校的教育教學有著非常重要的作用和意義，是對過去教學情況的反省與總結，為教學改革提供信息.高校教學檔案具有獨立性、分散性和服務性的特點，完整的、系統(tǒng)的教學檔案是學校必須積累和保留的重要教學資料，它不僅能夠為宏觀的教學頂層設計、微觀的教學日常管理，而且能為深化學校教學改革、教學研究、提高教學質量提供依據(jù).因此，加強高校教學檔案的規(guī)范管理，對系統(tǒng)的了解高校的教學運行情況非常重要.［3］

1.1 提高高校教學質量的客觀需要

高校教學檔案是記錄高校教學和教學管理工作的重要憑證.高校教學檔案來源于教學，準確、全面地印證了高校教學管理的全過程，是高校教學質量高低的客觀反映.教學檔案反映了學校人才培養(yǎng)的思路、人才培養(yǎng)的模式、人才培養(yǎng)的方案等教學管理設計和教學管理過程;教學檔案是教師教學過程的第一手資料，記錄了教師授課課程的教學大綱、授課計劃、備課、授課情況，試卷、規(guī)范閱卷、學生成績、教學總結等，反映了教師的教學過程，通過歷年教學檔案的比較，了解教師的業(yè)務水平;對歷年學生考試試卷、畢業(yè)論文、畢業(yè)設計的跟蹤比較分析，反映學生學習的情況.完整的教學檔案為教學活動提供分析和借鑒，促進高校的教學質量不斷提高.［4］教學檔案是評估的重要依據(jù)，評估過程中，通過查閱教學檔案，評價學校教學的管理過程和教學管理水平.

1.2 開展教學改革的重要依據(jù)

在教學實踐中，需要不斷地積累教學成果，開展教學模式和教學方法的改革.教學檔案凝結著廣大教師從事教學活動的成功經驗和失敗教訓，記載了教學改革的成果，是教學工作評估評價教師開展教學活動、探索教學規(guī)律、進行教學改革的客觀記錄和重要依據(jù).教學檔案反映了學校教學管理人員不斷探索教學管理的成果，是教學工作評估評價學校教學管理隊伍的水平和不斷探索教學管理改革的依據(jù).教學檔案承載著學校開展教學改革的成果，是教學工作評估評價學校教學改革的重要依據(jù).

1.3 迎接教學工作合格評估的需要

高校教學工作合格評估對教學檔案管理工作是一次全面的考驗和檢閱，通過教學工作合格評估促使高校的教學檔案工作得以加強，管理層次得以提升，評估為高校教學檔案管理工作提供了良好的發(fā)展契機，“以評促改，以評促管”，使高校教學檔案管理工作更加規(guī)范、更加科學.［3］從教育部開展的高校教學工作合格評估工作來看，完整、豐富的教學檔案是高校接受合格評估的前提和基礎，［5］由于教學檔案具有原始性強的特點，又是學校教學工作的原始記錄，能真實地反映學校教學活動的全貌.在教學工作合格評估工作中，評估指標體系中的每一項指標和對應的每一項工作，都應有文字、音像、實物等來佐證，如關于教學質量方面，要積累教學進程表、授課計劃、教師教案等相關的原始資料;從試卷檔案檢查教師的出卷水平及批閱情況，從試卷評分標準檢查試卷的科學性，反映教學大綱執(zhí)行情況，從試卷分析檢查學生考試成績的分布情況;從學生的畢業(yè)論文、畢業(yè)設計反映教師的指導水平和學生的學習成果、創(chuàng)新能力等.這些都是教學工作合格評估必須要查的教學檔案.如果沒有翔實、豐富的教學檔案材料，高校教學水平和過程管理工作就無依據(jù)，出現(xiàn)“工作做了不少，缺乏客觀記憶，無法真實評價，影響評估效果”的不理想局面，將產生負面影響，也影響高校評估結果.［6］

2 當前高校教學檔案管理工作的缺失

2.1 高校教學檔案管理工作專業(yè)人員缺乏

目前許多高校都沒有給教學部門配備專職的教學檔案管理人員，很多高?；鶎咏虒W單位的教學檔案管理人員，不但不是科班出身，而且大多是教學秘書或行政秘書兼任，這些人平時大多忙于教學、科研、師資、行政等事務性管理工作，工作忙，任務重，能投入到教學檔案工作中的精力十分有限，對教學檔案管理工作只是基本的存檔，沒有更多的精力顧及教學檔案的收集、整理和歸檔工作.教學檔案管理人員更換頻繁，直接后果就是把教學材料隨手放，不能定期整理、歸類，甚至丟失教學檔案材料，造成教學檔案管理工作不到位.特別是管理人員缺乏檔案管理知識，缺乏專業(yè)的理論支撐，業(yè)務不熟悉，影響了教學檔案管理工作.由于專業(yè)人員缺失，使教學檔案收集與整理不到位，影響了教學工作合格評估的成果.

2.2 高校教學檔案管理工作信息化水平低

傳統(tǒng)的高校教學檔案都是以紙質檔案為主，不但工作量大，而且長期保存要占用大量空間，造成管理成本高、利用率低，并且部門之間教學檔案難以進行交流，不方便查找.隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，高校的管理工作也隨之走向了信息化，高校都建立了圖書資料信息管理系統(tǒng)、學生信息管理系統(tǒng)等管理信息系統(tǒng)，但是許多高校對教學檔案管理重視不夠，教學檔案管理的數(shù)字信息化水平偏低，缺乏現(xiàn)代化的硬件基礎設備和技術，工作效率低，滯后的教學檔案管理已不適應現(xiàn)代化的教學需要.［7］相對而言，高校的教學檔案管理的信息化水平偏低，造成教學檔案連續(xù)性、完整性問題，未能為教學工作合格評估充分展示學校教學過程和教學管理的證據(jù)材料.

2.3 高校教學管理人員檔案管理意識淡薄

高校教學管理人員對教學檔案管理的意識淡薄，特別是高校領導對教學檔案工作重視程度不夠，表現(xiàn)在:學校領導對教學檔案工作重要性認識不到位，認為教學檔案人員工作輕松、簡單，無需什么高深理論，不需要很高的學歷，使教學檔案管理工作停留在低層次.［8］部分教學檔案管理工作人員對教學檔案管理的重要性認識不夠，體現(xiàn)在具體的管理過程中不到位和不規(guī)范，影響了教學檔案的規(guī)范管理，未能全面地為教學工作評估提供有效材料.

3 加強高校教學檔案管理工作的途徑

3.1 提高思想認識是前提

提高高校各級領導對教學檔案工作重要性的認識，是搞好教學檔案管理的前提.提高思想認識，強化教學檔案在教師教學工作中的地位，廣大教師和檔案管理人員就能重視教學檔案工作.提高學校領導和教學管理的職能部門領導對教學檔案工作的重要性的認識，推動教學檔案管理工作，使教學檔案全面、實錄了學校教學活動的全過程，積累了學校教學工作的寶貴財富，為教學工作合格評估提供依據(jù).學校檔案管理的一線工作人員，要提高思想認識，認識到教學檔案工作的重要性，認識到教學檔案工作是一項重要的教學管理基礎工作，是學校管理水平的重要標志，是迎接教學工作合格評估的重要原始佐證材料.

3.2 健全管理制度是關鍵

要保證高校教學檔案管理工作規(guī)范、有序，高校要依照《高等學校教學檔案工作規(guī)范》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法規(guī)，建立和健全高校教學檔案管理制度，規(guī)范高校教學檔案管理程序，完善管理體制，實現(xiàn)規(guī)范化管理.教學檔案管理規(guī)章制度要明確教學檔案管理人員的職責和分工范圍，實行有效的、可行的教學檔案管理人員獎懲制度，賦予教學檔案管理人員一定的權限，使其不僅僅被動的充當檔案管理的機器，從而更好的激勵其工作的積極性，樹立強烈的責任感和調動工作進取心，做到有章可循，就能保證教學檔案收集的系統(tǒng)性和連續(xù)性，整理教學檔案的科學性和利用教學檔案的安全性.加強教學檔案管理的規(guī)范工作，是高校管理發(fā)展的需要，是規(guī)范教學檔案工作的需要，是迎接教學工作合格評估的需要.

3.3 信息化管理是保障

教學檔案管理信息化是適應信息化時代的大學管理的需要.教學檔案管理的信息化主要體現(xiàn)在:把紙質教學檔案轉化為電子版，從而實現(xiàn)教學檔案管理方式的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化;將檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化管理系統(tǒng)很好的融合在一起，充分發(fā)揮各自的功能，以保障教學檔案資源經過數(shù)字化的內藏、網(wǎng)絡化的傳遞、自動化的管理和遠程化的服務能被合理利用，提高利用率.運用現(xiàn)代化信息技術管理高校教學檔案，不但可以節(jié)省存儲空間，減少成本，避免了紙張的浪費，同時電子化的存儲方式還能減少各種人為或者自然的損壞，使教學檔案能被完好的保存，延長了使用壽命，為教學工作合格評估積累完整的、系統(tǒng)的教學檔案材料.

高校教學檔案管理工作與教學工作合格評估有著密不可分的關系.高校教學檔案管理工作是前提，它為教學工作合格評估提供真實、完整、系統(tǒng)的教學信息和原始數(shù)據(jù)，充實完整的教學檔案是高校順利通過評估的必要條件，是高校教學工作合格評估的基礎和依據(jù)，而高校教學工作合格評估將進一步促進教學檔案管理、提高教學檔案管理層次和水平.因此，要以高校教學工作合格評估為動力，抓住機遇，“以評促建、以評促改”，推動高校教學檔案建設和管理工作，促進教學管理的規(guī)范化、制度化，提高高校教學質量.

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［1］鐘瑜芳.高校教學檔案管理的幾個問題［J］.科學管理，2006（5）:15－16.

［2］盧宏偉.淺析高校教學檔案的形成與管理［J］.北京檔案，2009（5）:23－24.

［3］劉云.高校教學檔案管理初探［J］.長江大學學報，2010（3）:302－303.

［4］劉艷娟.淺談高校教學檔案管理工作［J］.科技情報開發(fā)與管理，2011（20）:114－115.

［5］高生軍，趙耀峰.以評促建:提升高校教學檔案管理水平［J］.延安職業(yè)技術學院學報，2009（1）:31－33.

［6］王茹熠.談高校教學檔案的現(xiàn)代化管理［J］.黑龍江教育，2010（10）:24－26.

［7］張金鳳.高校教學檔案信息化管理研究［D］.廣西民族大學，2010.

［8］劉加威，逄通，呂秀莉.談高校檔案管理的現(xiàn)狀與對策分析［J］.齊齊哈爾醫(yī)學院學報，2009（4）:458－459.