淺談醫(yī)院人事檔案管理

王 瑤

人事檔案是組織人事部門按照黨的政策，根據(jù)干部人事工作的需要，將日常工作中形成的記載干部個人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內容的文字材料集中整理而形成的，以干部個人姓名為保存單位，真實、全面地反映個人情況。

1 人事檔案工作對醫(yī)院的人力資源管理發(fā)揮了重要作用

1.1 為醫(yī)院的發(fā)展、建設提供各類人才信息

人事檔案提供準確的基本情況和數(shù)據(jù)，幫助醫(yī)院領導做到知人善任和選賢舉能。無論是內部人員任免、調動，還是外部人才招聘，都需要盡可能全面地、準確地了解人員各方面的情況。通常會將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。而人事檔案可以準確地反映出個人的年齡、學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術職稱、個人獎懲及工作中的表現(xiàn)等信息。這些客觀數(shù)據(jù)，為醫(yī)院領導進行人力資源的合理配置和干部的任用選拔提供了重要的決策依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門人員結構調配方面都發(fā)揮著重要的作用。

1.2 為職稱評定提供參考

每年的職稱評定工作都需要人事部門提供有關依據(jù)，并組織鑒定。在職稱評聘時，人事檔案就可以提供準確的人員基本信息數(shù)據(jù)作為參考。從各年度的年度考核、專業(yè)技術職稱的變動、下鄉(xiāng)支農的鑒定以及工資變動等各方面的材料反映其專業(yè)技術任職的詳細情況。此外，檔案中的學習培訓、進修類的材料也為職稱評聘工作提供了真實且有價值的學歷學位信息。

1.3 為工資調整提供依據(jù)

每次工資改革和調整時，人事檔案所提供的工齡、學齡和專業(yè)技術職稱等信息都是必不可缺的基礎數(shù)據(jù)。準確、真實的人事檔案信息為勞動工資改革和各類福利待遇提供了基本依據(jù)，是工資改革和調整順利進行的前提。如，新員工定級，必須根據(jù)當事人的檔案中記載的學歷、工齡、職稱等情況才能準確的確定工資標準。

1.4 檔案和當事人切身利益相關

對于個人來說，無論是工作調動、出國政審、還是入黨團以及離退休手續(xù)的辦理、各項證明的出具等都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。檔案是歷史的真實記錄，對于工作調動人員或新參加工作人員，只有將人事關系及檔案交給用人單位人事檔案管理部門或人才流動管理機構保存的人員，才能享受應有的待遇，如工齡連續(xù)計算、國家規(guī)定的檔案工資調升等。如果沒有檔案，最直接的影響就是無法辦理退休、也領取不了養(yǎng)老金。因為退休年齡不是以戶口本或身份證上的出生日期決定，而是以檔案中記載的出生年齡來決定。

2 人事檔案的管理現(xiàn)狀

人事檔案本身并不能帶來經(jīng)濟效益，而且許多醫(yī)院的領導更注重醫(yī)院的經(jīng)濟效益，所以醫(yī)院的人事檔案工作在資金投入、制度、手段、模式和人員等方面上都存在不少問題。

2.1 主動歸檔意識比較淡薄

由于醫(yī)院一直以來都是以醫(yī)療科研的工作為中心，要求行政后勤人員把為臨床一線服務的工作放在首位，從而忽視人事檔案的作用。再加上干部職工對人事檔案重要性的認識不足，因此個人比較容易忽視將應歸檔的材料主動交給人事部門存檔，造成了人事檔案的不完整或不連貫等問題。

2.2 歸檔材料甄別不嚴

人事檔案材料的甄別目的是確定收集來的材料是否需要存放進檔案的首要條件。干部人事檔案的鑒別工作，是干部人事檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料，按照一定的原則和有關文件規(guī)定，進行審核、甄別材料的真?zhèn)?、判定收集來的散材料是否有歸檔保存的價值。

目前，不少人事檔案中存在不需要歸檔的材料，尤其是一些工作年限較長同志的檔案，由于檔案管理人員收集散材料時甄別不嚴，就出現(xiàn)了諸多問題，如重件、無章材料和沒有保存價值或保存價值不大的材料等等。對于這些材料既沒有退還本人也沒有統(tǒng)一登記銷毀，而是直接放進了檔案柜或檔案中的散材料夾。這樣不僅會造成工作上的混亂還大大增加了人事檔案存放的壓力，且違背了國家對人事檔案管理的立卷、分類、歸檔的要求。

2.3 檔案內容存在弄虛作假

隨著檔案信息量的擴大與交流，檔案信息資源的共享及利用給了一些人可乘之機，弄虛作假現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，憑空捏造，隨意更改，造成檔案內容前后矛盾，使檔案材料缺乏真實性、可靠性。如為了就業(yè)、調動等在填寫履歷時有意增大年齡或偽造學歷材料，為了延遲退休故意減小年齡等。這樣一份不真實的材料進入干部人事檔案必然會帶來一系列的副作用，有時甚至可能影響到對干部選拔任用的合理性。

2.4 檔案材料缺失

在人事檔案材料收集過程中，有些需要歸檔的材料由于歷史原因或其他原因而缺失。如干部履歷表、職稱晉升呈報表、下鄉(xiāng)知青期間工齡的認定材料、黨團材料和工資變動審批表等。從而造成了檔案內容的頭尾不清、來源不明，直接影響了人事檔案的連續(xù)性和完整性。

2.5 檔案管理手段落后

專業(yè)性、政治性、機密性是人事檔案管理工作的重要特點。根據(jù)國家相關規(guī)定，人事檔案需要有專門的庫房存放，有專職人員進行管理。我院干部人事檔案材料份數(shù)多，且因歷史原因資料復雜。但因辦公用房比較緊張，多年來檔案室一直都和人事辦公室在一起，檔案管理地都是人事科人員兼職。在人事檔案管理手段上，沒有配備單獨的計算機，且人事檔案基本上還是紙質檔案，管理模式也還是一直采取人工收集、編錄、檢索、調閱等，使得人事檔案在利用的過程中不能以最簡潔的方式和最快的速度，查找到所需的相關資料，大大地降低了工作效率。

3 多措并舉，實現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理

3.1 領導重視是完善人事檔案目標管理的關鍵

醫(yī)院人事檔案管理工作是人事工作的重要組成部分，是人事管理工作中一項必不可少的基礎工作。醫(yī)院領導必須重視人事檔案管理工作，及時解決人事檔案管理工作中存在的實際問題，給予人事檔案管理工作充足的人力、物力、財力的支持，使醫(yī)院的人事檔案管理工作得以順利的開展。

3.2 建立健全干部人事檔案管理規(guī)章制度，完善檔案管理臺賬

人事檔案管理工作必須嚴格按照規(guī)范的程序辦理，從收集材料到歸檔及裝訂成冊都有很嚴格的要求，從而使檔案管理工作有章可循，職責分明，安全有序。

3.3 建立檔案收集和歸檔的有效途徑

嚴格按照中組部新的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求對檔案進行管理。人事檔案材料的收集采取經(jīng)常性、定期和集中收集相結合的辦法。這就需要與各科室建立制度性的歸檔流程，督促這些科室的工作人員提高主動歸檔意識，把歸檔工作作為一項日常性事務來執(zhí)行[1]。平時工作中要把收集來的散材料及時歸檔形成新的人事檔案材料，力求縮短檔案與干部實際情況的時間差，以便于檔案資源實時適應工作需要，提高其利用率。而部門之間的默契配合將大大提高工作效率。

3.4 認真做好干部人事檔案的查借閱和轉遞工作

干部檔案的提供利用方式多為查閱和借閱兩種。在利用和提供利用干部檔案的過程中必須嚴格把關，嚴格執(zhí)行《干部檔案的查借閱工作制度》，對查借閱人員進行審查把關。干部人事檔案的轉遞工作也是人事檔案管理工作的一項經(jīng)常性業(yè)務，是由干部人事檔案的流動性決定的。在辦理檔案轉遞工作時，按要求如實、規(guī)范地填寫《干部檔案報送單》，轉遞手續(xù)必須完備，使人事檔案的管理工作逐步達到標準化、制度化、規(guī)范化和科學化。

3.5 利用計算機系統(tǒng)進行檔案存儲和管理，有效提高工作效率

運用現(xiàn)代化管理技術和先進的管理辦法，對醫(yī)院的人事檔案實行信息化管理和維護。利用計算機軟件對基礎數(shù)據(jù)進行分析和統(tǒng)計，通過這些功能，大大地提高了工作的效率和人事檔案資源的利用率，增強了檔案的活力和生命力。

3.6 提高檔案管理人員的業(yè)務水平和素質

檔案工作對專業(yè)知識的要求較高，是一門專業(yè)技術工作。管理人員不但要政治素質高，業(yè)務能力強而且要具備較強的事業(yè)心和責任感，同時還要熟練掌握信息技術以及現(xiàn)代化的科學管理手段。醫(yī)院應定期對檔案管理人員進行有計劃的培訓、學習，使其掌握現(xiàn)代化檔案管理理論與新技術的運用。

3.7 樹立主動服務意識，有利于推動檔案工作開展

人事檔案是人力資源管理工作的基礎信息庫，為醫(yī)院各類人才的合理配置和任用選拔提供了重要依據(jù)。因此向全院職工宣傳人事檔案對個人的重要性是必須的，使醫(yī)護人員清楚的認識到檔案和自己的切身利益是緊密聯(lián)系在一起的。取得全院職工對人事檔案工作的支持，將為人事干部檔案管理工作的開展提供更大的便利。

總之，人事檔案資源及時、準確、高效地為醫(yī)院人事工作服務是醫(yī)院人事檔案工作的根本出發(fā)點和歸宿。樹立檔案工作的服務觀念、時效觀念、價值觀念，拓展服務領域，能更好地為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻[2]。

[1]周寶珍.醫(yī)院人事檔案資源管理現(xiàn)狀與開發(fā)[J].人力資源管理,2011,(4):20-22.

[2]李明.新形勢下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].中國醫(yī)學創(chuàng)新,2011,(3):18-19.