淺析民辦高校二級院系檔案管理現(xiàn)狀及對策

朱 靜

當(dāng)前民辦高校都存在主體年輕化、辦學(xué)時間短、制度建設(shè)不夠全面等一系列問題。各種建校材料、專業(yè)建設(shè)材料、教學(xué)材料紛繁復(fù)雜，材料質(zhì)量參差不齊，和一些辦學(xué)時間長的公辦院校相比，差距很大。在眾多檔案材料中，教學(xué)檔案是學(xué)院的重要檔案、特色檔案，也是學(xué)院接受教育教學(xué)評估的核心檔案，因此，二級院系應(yīng)強化檔案管理工作，將檔案管理工作作為系部重要的日常工作。

教學(xué)檔案在評估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的過程中起著重要作用，也是評估工作中最基本、最重要的材料，是高等學(xué)校眾多分類檔案中的核心部分。各二級院系是一線教學(xué)單位，是教學(xué)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的來源地，也是對這些基礎(chǔ)材料利用率最高的單位，所以對于基礎(chǔ)教學(xué)文件應(yīng)該有個合理的保管辦法。這些基礎(chǔ)教學(xué)文件資料對于教學(xué)評估、提高教學(xué)質(zhì)量、改進(jìn)教學(xué)方法、提高教學(xué)管理效率與水平以及在人才培養(yǎng)計劃的不斷深化和研究上都有著重要的作用[1]。

1 民辦高校二級院系教學(xué)檔案管理要求

高等學(xué)校教學(xué)檔案很多很繁雜，相對于二級院系來說又很固定。二級院系的教學(xué)檔案的收集管理要從專業(yè)和學(xué)生入手，以不同專業(yè)和不同年級來劃分，這樣方便檔案的查找和利用。高等學(xué)校的檔案還有一個特點，時間分類不能按照自然年度分類，因為學(xué)校的教學(xué)有嚴(yán)格學(xué)期周期。繁雜的檔案管理體系，需要及時收集、限時歸類以及定時整理。整個檔案收集整理系統(tǒng)要以滿足正常教學(xué)規(guī)律的要求為前提，更好的適應(yīng)新時期高等學(xué)校發(fā)展的要求，為教學(xué)評估工作做好保障。

高等學(xué)校檔案管理的內(nèi)容各不相同，但細(xì)化到二級院系檔案材料收集整理的分類則大致一樣。具體地說，其主要包括以下幾個方面的材料：（1）管理文件：學(xué)院對二級院系下發(fā)的指導(dǎo)性文件、通知、會議記錄等等、學(xué)院內(nèi)部的各種教學(xué)管理規(guī)章制度等、院系老師自主編寫的教材等。（2）質(zhì)量監(jiān)控：教學(xué)指導(dǎo)性的文件；教學(xué)過程中的相關(guān)材料（包括教學(xué)安排的相關(guān)材料以及教師的正常教學(xué)活動中產(chǎn)生的一些材料）、教師在校內(nèi)外學(xué)習(xí)方面的相關(guān)材料、學(xué)生對教學(xué)質(zhì)量的反饋信息的相關(guān)材料。（3）教師材料：教師個人信息資料、教師教學(xué)過程中信息資料、教師的獎懲材料。（4）學(xué)生材料：學(xué)生考試信息資料、學(xué)生論文材料、學(xué)生各科成績材料、學(xué)生參加的各種考試資料。（5）實踐教學(xué)：實驗教學(xué)和實驗室管理的規(guī)章制度、院系開出實驗項目統(tǒng)計表、院系學(xué)期實驗課表、實驗室實驗記錄、生產(chǎn)實習(xí)計劃、總結(jié)及有關(guān)材料、課程設(shè)計材料、畢業(yè)設(shè)計管理材料以及優(yōu)秀畢業(yè)論文。（6）實物類：各種重要會議的聲像資料、光盤等[2]。

2 民辦高校二級院系教學(xué)檔案管理存在的主要問題

2.1 跟不上高等教育大發(fā)展的步伐

近幾年，高等學(xué)校教育體制的不斷發(fā)展，高等學(xué)校的不斷擴招，各學(xué)校對學(xué)科專業(yè)的不斷擴大，辦學(xué)形式的不斷更新，教學(xué)的方式方法的不斷改革，教學(xué)管理也不斷走上正軌，在一線教學(xué)活動中產(chǎn)生的教學(xué)文檔也越來越繁雜，類目要求也越來越多。很多事物都是新鮮事物，檔案材料的收集整理的體系標(biāo)準(zhǔn)也有待探討。尤其是二級院系的檔案收集整理標(biāo)準(zhǔn)體系沒有形成，很多學(xué)校有學(xué)校的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是到二級院系這方面的標(biāo)準(zhǔn)要求就很簡單，很不能說明問題。

2.2 材料不夠完整、系統(tǒng)

現(xiàn)在對各個高校的教學(xué)評估活動也越來越多，隨著每年的各種各樣的評估活動，各類評估都需基層教學(xué)單位提供系統(tǒng)、完整的基本數(shù)據(jù)和材料，這些基本材料再結(jié)合學(xué)院的材料整合后給評估專家進(jìn)行評價。

由于二級院系檔案管理人員不固定，材料收集得就比較零散，外聘教師的基礎(chǔ)材料收集也就不夠詳細(xì)。此外，二級院系的材料中，管理文件和質(zhì)量監(jiān)控方面的材料都非常缺乏。由于材料的缺乏和空洞，所以在做評估的支撐材料時就顯得不夠完整和系統(tǒng)了。

2.3 材料不夠?qū)I(yè)、標(biāo)準(zhǔn)

民辦高校在高校教育大改革的趨勢下，很多學(xué)院做了體制改革，很多工作改為二級院系自行管理。教學(xué)檔案工作屬于基礎(chǔ)工作，二級院系對這項工作并不重視。在檔案管理的整個目錄下面檔案管理制度不夠健全，或者說有些二級院系根本沒有一套詳細(xì)的檔案管理制度，更不用說對檔案管理的嚴(yán)格要求的標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 材料收集整理困難

材料收集整理困難是由兩方面的因素造成的。一方面，教師對存檔材料范圍不夠了解，檔案意識不強。教師的教學(xué)任務(wù)繁重，教學(xué)過程中的材料沒有時間及時做出來上交檔案管理員，同時，有些科研項目進(jìn)行中的相關(guān)材料，老師沒有及時收集整理存檔，造成很多一手資料的流失，等到檔案管理人員催繳時臨時突擊、草率整理準(zhǔn)備的檔案歸檔資料又會出現(xiàn)材料質(zhì)量不高的問題。另一方面，很多二級院系的檔案工作是由兼職檔案員管理的，這部分人日常工作繁雜瑣碎，很容易錯過收集時間。

3 民辦高校二級院系教學(xué)檔案管理規(guī)范化的對策

（1）全民提高檔案管理的意識。持續(xù)不斷地對檔案管理的重要性，以及檔案材料的要求和檔案管理的方式方法進(jìn)行宣傳，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)教師的檔案意識。

（2）二級院系相對來說各種規(guī)章制度不夠完善，很多都是摸著石頭過河，也就是在這樣的成長過程中才能形成更為規(guī)范的管理文件。要科學(xué)的、規(guī)范的形成教學(xué)管理的文件，制定相關(guān)教學(xué)檔案存檔規(guī)范要求，將教學(xué)管理工作與教學(xué)檔案材料的歸檔管理結(jié)合起來，目前階段應(yīng)該加強以下幾個方面材料的收集：

第一，質(zhì)量監(jiān)控方面加強對開設(shè)專業(yè)的可行性方案、專業(yè)的教學(xué)計劃、專業(yè)各學(xué)科教學(xué)大綱、教師授課計劃、大綱的執(zhí)行與變化情況、授課計劃的執(zhí)行與變化情況、開新課新開課老師的試講材料和學(xué)院有組織的聽課記錄等形成文件歸檔。

第二，將學(xué)校各級教學(xué)評比活動的資料、評比選出的典型教案、優(yōu)秀論文、師德履行崗位情況、教書育人典型材料、學(xué)生對教師師德方面的反映材料、教師參加學(xué)術(shù)會議、培訓(xùn)工作記錄等列入教師材料檔案中。

第三，實踐教學(xué)的材料要規(guī)范，各種實習(xí)（下廠實習(xí)）要保留圖片資料及實習(xí)報告，并將其列入實踐教學(xué)的材料中。

第四，負(fù)責(zé)學(xué)生工作的輔導(dǎo)員以及相關(guān)班級的班主任要對已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生進(jìn)行跟蹤調(diào)查，形成記錄，注意收集社會對學(xué)校的評價以及社會對學(xué)校的要求，還要注意聲像材料的收集，列入學(xué)生材料中[3]。

（3）定期對二級院系兼職檔案員的工作進(jìn)行抽查，對工作中的不足要批評指正，幫助他們更快更好地了解檔案管理的規(guī)范和要求。多開展檔案工作業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，對兼職檔案員的專業(yè)基礎(chǔ)知識進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高兼職檔案員的工作能力和工作水平。

（4）各二級院系可以多開經(jīng)驗研討會議，在工作中發(fā)現(xiàn)的問題可以互相學(xué)習(xí)改進(jìn)，互相學(xué)習(xí)較好的工作方法。

4 結(jié)語

據(jù)調(diào)查，在評估過程中，經(jīng)常暴露一些問題。一是教學(xué)檔案材料收集不齊全、不完整、不系統(tǒng)，沒有全局觀念；二是一些歸檔材料無規(guī)可循；三是一些教學(xué)檔案材料不規(guī)范、不科學(xué)。因此，院系的教學(xué)材料檔案資料顯得更為重要，院系教學(xué)工作相關(guān)資料是學(xué)校教學(xué)工作水平評估的重要支撐之一，更是專業(yè)辦學(xué)水平評估的支撐。資料收集整理的好壞直接影響學(xué)校評估結(jié)論。二級院系檔案管理工作要遵循“以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合”的思路，重點加強檔案管理的建設(shè)。

[1]張予宏.本科教學(xué)評估與高校教學(xué)檔案建設(shè)[J].鄭州大學(xué)學(xué)報,2006,(7):191-192.

[2]李曉紅.高校教學(xué)管理制度建設(shè)與改革創(chuàng)新[J].黑龍江高教研究,2003,(5):93-95.

[3]沈躍.高校教學(xué)檔案管理的實踐與探討[J].青海師專學(xué)報,2004,(1):137-139.