高校人事檔案信息化管理初探

楊麗麗

（太原旅游職業(yè)學院，山西 太原 030032）

高校人事檔案信息化管理初探

楊麗麗

（太原旅游職業(yè)學院，山西 太原 030032）

高校人事檔案是高校的人才信息庫，是高校進一步推進教育教學改革和人事制度改革的重要依據(jù)。為了適應高校和人事檔案自身發(fā)展的需要，人事檔案信息化建設勢在必行。本文就檔案信息化建設遭遇的瓶頸，分析了人事檔案管理信息化進程中存在的主要問題，并從觀念的轉變、管理隊伍建設、數(shù)據(jù)平臺的開發(fā)等方面提出了加快信息化建設的對策措施。

高校；人事檔案；信息化建設；問題對策

高校人事檔案是人才信息的重要載體,是所有教職員工個人經(jīng)歷和社會實踐的原始記錄,是其思想品德、業(yè)務表現(xiàn)和工作情況的真實反映，也是組織人事部門開展人事工作進行人員管理的一個重要依據(jù)。而高校人事檔案管理工作也間接地衡量著高校人事管理水平的高低。隨著高校教育教學和人事制度改革的逐步推進,人事檔案作為教職工個人成長的記錄和高校發(fā)展軌跡的印證,其利用率不斷提高,工作重要性也越來越凸現(xiàn)出來。但從目前各高校人事檔案管理的狀況來看,傳統(tǒng)的管理理念和方法仍占著主導地位,檔案管理的諸多環(huán)節(jié)上基本都是由手工完成,工作強度大,重復勞動多,工作效率低。歸檔、編目等基礎性業(yè)務建設占據(jù)了檔案工作人員的大部分精力,致使檔案管理人員無暇無力顧及檔案工作中最重要的后期的信息匯集、編研與開發(fā)利用，這樣的檔案工作狀況顯然己無法適應當今高校人事檔案管理工作的需要。伴隨著便捷、高效地現(xiàn)代信息技術的迅猛發(fā)展,信息技術介入人事檔案管理已然成為人事檔案工作改革和發(fā)展的必然趨勢。

一、高校人事檔案信息化建設的基本目標

根據(jù)國家檔案局中央檔案館頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，高校人事檔案信息化建設的基本目標就是運用現(xiàn)代化的電子計算機和信息網(wǎng)絡技術，加強對人事檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用，實現(xiàn)人事檔案信息管理的標準化、人事檔案信息存儲的數(shù)字化和人事檔案信息利用的網(wǎng)絡化，全面提高人事檔案利用率，從而優(yōu)化高校人才資源配置,促進高校人才合理流動,最大限度發(fā)揮高校人才效益，為高校的人事管理工作提供高效、便捷的服務，進一步推進高校人事制度改革。

二、高校實施人事檔案信息化管理的必要性

（一）高校人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

人事檔案記載的信息與干部職工切身利益密切相關，具有證據(jù)性和法律性的特質，在職工的職稱評定、工資晉升、人才選拔、離退休和人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的證據(jù)性作用。目前，多數(shù)高校人事檔案仍然由館藏檔案、紙質檔案等實物材料構成，數(shù)字化檔案缺失，如果反復拆裝、翻閱，紙質載體不堪重負，容易造成人事檔案的損毀，不利于檔案的保護和保存。此外，人事檔案管理多采用手工歸檔、人工檢索等傳統(tǒng)方法，管理手段落后，工作效率低下，而且對人事檔案信息開發(fā)利用嚴重不足，現(xiàn)有的檔案的管理模式已經(jīng)無法適應高等學校的發(fā)展，無法為其提供更為便捷高效的服務。

（二）高校實施人事檔案信息化管理的意義

隨著計算機應用的廣泛普及和現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，根據(jù)國家對實施檔案信息化管理建設的要求，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理方式由于其耗時多、工作量大及利用效率低等問題，已不能適應時代的發(fā)展。唯有把人事檔案管理與現(xiàn)代信息技術緊密結合，轉變以館藏檔案、紙質檔案為中心的實體管理模式，實施以電子信息資源為主的檔案管理模式，變被動管理為主動管理，使人事檔案管理由手工化變?yōu)樽詣踊?、館藏由紙質化變?yōu)閿?shù)字化、檢索由人工化便為智能化，才能最大程度地提高人事檔案管理的工作效率和質量。而人事檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標邁進,才能改變?nèi)耸聶n案利用的種種局限,使人事檔案管理從封閉走向開放,實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理;也只有實現(xiàn)人事檔案信息化,才能不斷發(fā)揮人事檔案的價值,提高人事檔案工作的社會地位,實現(xiàn)人事檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

高校作為人才培養(yǎng)和科學研究的高端學府，集中著大量的優(yōu)秀人才和專家學者。在高校進行人事檔案信息化管理，建立真實全面的人才電子信息檔案，匯編成庫，并利用先進的計算機技術對人才隊伍進行統(tǒng)計和定量分析，把高校人事檔案轉化為“活”的信息，實現(xiàn)高校人才檔案資源共享，實現(xiàn)人才的優(yōu)化配置、合理流動及人才效益的最大化。

三、高校人事檔案信息化管理存在的問題

（一）思想觀念陳舊，管理模式落后

隨著高校規(guī)模的不斷擴大及人事制度改革的深入，高校人事檔案的信息量也在不斷增加。然而，受傳統(tǒng)觀念和管理模式等各種因素的影響，多數(shù)高校對人事檔案的作用和功能認識不夠，尤其是對其作為一種社會資源開發(fā)利用認識不夠。很多高效的人事檔案仍由單位內(nèi)部的組織、人事檔案部門進行封閉式管理，僅供領導或組織上使用，既不能有效地為查閱者提供服務，也不利于人才信息的共享和人才資源的優(yōu)化配置。此外，檔案管理人員的思想仍然停留在重保管輕利用、重接收輕優(yōu)化的陳舊觀念上，對檔案信息化管理的認識不足，檔案管理手段仍以手工接收、人工檢索為主，工作量大，耗時長，工作效率低下。這些落后的思想和管理模式嚴重阻礙了各高校對人事檔案信息的開發(fā)即高校人才的開發(fā)，同時也制約了人事檔案事業(yè)的改革和發(fā)展。

（二）缺乏復合型檔案管理人才

高校人事檔案的信息化管理的實施，不僅需要知曉相關法律法規(guī)、精通檔案業(yè)務，而且需要掌握現(xiàn)代信息技術的復合型檔案管理人才。目前人事檔案管理隊伍中普遍存在著思想觀念陳舊、知識結構老化和使用現(xiàn)代信息技術能力薄弱的現(xiàn)象。許多檔案管理人員缺乏工作熱情、學習意識和與時俱進的進取精神，在現(xiàn)代信息技術的學習和檔案管理專業(yè)知識的更新上積極性不高，難以摒棄原有的、陳舊的、傳統(tǒng)的檔案管理方式，不能適應新時代環(huán)境下的高校人事檔案信息化管理的需要。

（三）缺乏安全的、統(tǒng)一規(guī)范和標準的信息化檔案平臺

建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)人事檔案管理信息化的關鍵。2002年清華大學自主研發(fā)了網(wǎng)絡版的人事檔案管理信息系統(tǒng)THPAMIS。該系統(tǒng)是在檔案館內(nèi)建立計算機局域網(wǎng),在原有的單機Foxpro數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的基礎上，運用計算機和數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代信息技術管理手段,實現(xiàn)對人事目錄和人事信息的統(tǒng)一管理，解決了因管理手段落后產(chǎn)生的很多遺留問題，大大改善了檔案服務工作水平。比如，該系統(tǒng)根據(jù)館藏檔案的性質，將檔案按照“在職”“離退休”“遺留（因特殊原因離職，但未將檔案及時轉出的）”進行了分類，這樣既方便了對各類人員檔案的管理，又能準確、快速地核查學校的各種遺留檔案，并對其做出相應的處理，極大地改善了人工翻查、盤點，耗時耗力的狀況，提升人事檔案工作水平。盡管如此，受各高校信息化程度和各數(shù)據(jù)庫之間無法兼容等技術手段的限制，目前在全國范圍內(nèi)還沒有一套成熟的通用的軟件系統(tǒng)，人事檔案數(shù)據(jù)庫建設還存在著許多值得思考的問題。首先，我國還沒有統(tǒng)一規(guī)范和標準的檔案數(shù)據(jù)平臺，高校人事檔案信息化的建設仍然以高校建立適合自身需要和發(fā)展的檔案數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)為主。數(shù)據(jù)平臺之間的兼容性較差，給人事檔案信息的轉遷和更新帶來了極大的不便。其次，數(shù)據(jù)平臺的差異性，導致了各高校所采集的數(shù)據(jù)信息參差不齊，部分高校人事檔案信息量少，數(shù)據(jù)不完整，準確度低，質量較差。再次，數(shù)據(jù)平臺的安全性仍需提高。受現(xiàn)代信息技術水平和網(wǎng)絡知識水平的限制，要進行人事檔案數(shù)據(jù)平臺的共享還存在著很大的風險。因此要加強對檔案管理者、檔案查閱者、檔案管理制度和數(shù)據(jù)庫軟件的安全性管理，防止人事檔案信息外泄，給個人、單位或組織乃至國家造成不必要的損失。

四、高校實施人事檔案信息化管理的對策

（一）轉變思想觀念，增加資金投入

在現(xiàn)代信息技術飛速發(fā)展和高度運用的今天，檔案信息化建設程度已成為衡量高校現(xiàn)代化水平的重要標尺。然而，很多高校只將工作重點放在招生、教學、科研等方面，對人事檔案信息化的建設重視不夠，資金投入不足。為了保障人事檔案信息化建設的順利進行，各高校要轉變觀念，正確認識人事檔案信息化的價值、作用和意義，加大資金投入的力度，根據(jù)信息化建設的需要和檔案管理的要求，合理配置檔案庫房，并配備先進的計算機、打印機、刻錄機、掃描儀等信息技術裝備，加強人事檔案管理工作人員的培訓，提升檔案管理人員的綜合素質，深化人事檔案事業(yè)的改革與發(fā)展。

（二）提高檔案管理工作人員的素質水平

高校人事檔案信息化的實現(xiàn)不僅需要必備的現(xiàn)代化辦公設備,而且更需要業(yè)務過硬的素質全面的管理隊伍，因此，培養(yǎng)造就一支知識化、專業(yè)化的管理隊伍成為當前開展檔案信息化建設的重要任務。首先，高校人事檔案管理工作者要破除陳舊迂腐的觀念，摒棄平庸安逸、不思進取的消極思想，增強創(chuàng)新意識、服務意識，在工作中，積極研究探索檔案工作的新理論、新技術、新方式和新手段,針對人事檔案數(shù)據(jù)平臺建設、檔案資源結構、存儲介質、信息安全等問題進行研究，提高人事檔案工作的科研水平，推動人事檔案信息化建設進程。其次，在管理隊伍建設方面，一方面可以加大對現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)知識和現(xiàn)代信息技術培訓以提高檔案管理人員工作能力。另一方面，積極引進精通計算機技術、網(wǎng)絡技術和檔案管理的雙重知識結構復合型人才，也成為優(yōu)化檔案管理隊伍，提高檔案管理隊伍整體素質的重要方法。最后，可以在高校檔案專業(yè)課程設置上，加大對計算機和網(wǎng)絡技術的普及和推廣，或者開發(fā)檔案管理和現(xiàn)代信息技術相結合的邊緣學科，同樣也可以為檔案信息化建設和實施培養(yǎng)專業(yè)化人才。

（三）開發(fā)建立安全、統(tǒng)一規(guī)范和標準的信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

1.建立統(tǒng)一規(guī)范和標準的數(shù)據(jù)平臺，保證數(shù)據(jù)的真實性、準確性和完整性

首先，要建立嚴格科學的信息系統(tǒng)管理標準體系和政策法規(guī)，為檔案信息化順利進行提供理論依據(jù)和政策保證。制定一項規(guī)章制度不是某個單位自己可以獨立完成的。這項工作必須得由人事、教育以及檔案管理等部門協(xié)同，根據(jù)目前人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀以及人事檔案信息化建設的總體要求，來制定相應的完整的理論體系。在此基礎上，再根據(jù)人事管理工作的實際需要，建立起一套操作性強的業(yè)務指導系統(tǒng)，使人事檔案管理人員可以在此體系的指導下，更好更快地推進人事檔案信息化建設。

其次，檔案信息化管理實施的另一個核心任務就是數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的開發(fā)。該系統(tǒng)的優(yōu)劣決定著整個人事檔案信息平臺能否順利運行，也將直接影響著檔案信息的平臺的有效性和服務性。目前，各高校開發(fā)和使用的數(shù)據(jù)庫如軟件差異性較大，數(shù)據(jù)庫的信息篩選能力和反映水平參差不齊，導致了數(shù)據(jù)庫信息不完整、準確度不高、相互之間無法兼容等問題，嚴重地制約了信息的網(wǎng)絡共享。因此，在建立人事檔案的信息系統(tǒng)時，一定要注意數(shù)據(jù)平臺的標準化和規(guī)范化，采用國家統(tǒng)一制定的標準和規(guī)范，這是實現(xiàn)人事檔案信息網(wǎng)絡化最基本的要求，也是實現(xiàn)人事檔案資源共享的根本所在。首先，人事檔案的信息系統(tǒng)要統(tǒng)一格式，字段設定要規(guī)范。全面準確的字段設定不僅有利于人事檔案的檢索查詢，更有利于信息系統(tǒng)的更新升級和兼容共享。其次，要開發(fā)信息覆蓋全面的管理軟件。格式統(tǒng)一、信息覆蓋全面的軟件系統(tǒng)，是保證著錄信息的完整和系統(tǒng)間相互兼容的最基本的要求。

最后，在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)完成后，最重要的工作就是人事信息的著錄。人事檔案是對個人學習、工作和成長經(jīng)歷的真實客觀反映，因此，在進行數(shù)據(jù)信息的錄入時，一定要保證數(shù)據(jù)信息與人事檔案的一致性，保證錄入的信息數(shù)據(jù)真實性，只有如此電子檔案才能全面準確完整地展現(xiàn)教職工的個人經(jīng)歷和表現(xiàn)，只有如此電子檔案才能發(fā)揮其真正的作用。

2.加強數(shù)據(jù)系統(tǒng)的網(wǎng)絡化建設，維護人事信息的安全

人事檔案是具有特殊價值的檔案材料，不僅關系著個人的發(fā)展，同時也對單位、組織和國家起著重要的作用。因此，在進行高校人事檔案信息化建設的時候，要注意保證人事信息的安全，即人事檔案信息系統(tǒng)要防止由于非法侵入而導致人事信息的丟失、篡改和泄露等情況的發(fā)生。高校人事檔案信息化建設必須建立相應的安全保障體系。各高校在強化檔案信息安全意識、制定人事檔案管理和保密制度的同時，也可以通過建立權限控制機制等一些技術手段，實施系統(tǒng)分級管理，加強數(shù)據(jù)系統(tǒng)網(wǎng)絡安全建設，在保證人事檔案信息安全的前提下，為高校的發(fā)展提供最大化的服務。

總之，隨著科學技術的不斷發(fā)展，實現(xiàn)檔案的信息化管理，已成為當前和今后一個時期檔案部門和檔案工作者面臨的一項重要任務，也是檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢；而且，信息化的檔案管理模式對實現(xiàn)高校人事人才信息管理工作的社會化服務有非常突出的現(xiàn)實意義。高校檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，努力實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實現(xiàn)高校人事檔案管理的根本變革。

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1673-0046（2012）6-0119-03