現(xiàn)代物流信息系統(tǒng)的實(shí)施與管理

張家口教育學(xué)院 李靜 范曉宏

在經(jīng)濟(jì)全球化的市場背景下，任何企業(yè)都處于生存和發(fā)展的激烈競爭中。一個(gè)企業(yè)如果想要凸顯它的競爭優(yōu)勢，增強(qiáng)核心競爭力，就必然會(huì)追求單位時(shí)間的最大產(chǎn)出，只有如此才能達(dá)到企業(yè)利潤最大化，物流信息系統(tǒng)的應(yīng)用在這一過程中起到舉足輕重的作用。

1 現(xiàn)代物流信息系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

物流信息系統(tǒng)是把眾多物流信息結(jié)合成一個(gè)有機(jī)系統(tǒng)，通過各種方式搜集、選擇、輸入與物流業(yè)務(wù)相關(guān)的各種有效數(shù)據(jù)，經(jīng)過有針對性、有目的性的計(jì)算機(jī)處理，輸出對管理工作有用的信息。從某種程度上說，供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的每個(gè)組織利用物流信息系統(tǒng)都是為了一個(gè)目的，那就是將企業(yè)的各個(gè)部門、環(huán)節(jié)鏈接成為一個(gè)統(tǒng)一的、協(xié)同運(yùn)作的系統(tǒng)集合，實(shí)現(xiàn)充分的信息共享。供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的各個(gè)組織能否及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取各種有效信息，直接關(guān)系到整個(gè)供應(yīng)鏈效率的提高。當(dāng)然，這個(gè)系統(tǒng)是柔性的、動(dòng)態(tài)的，隨時(shí)可以依據(jù)客戶需求的變化進(jìn)行實(shí)時(shí)地調(diào)整，并以快捷、有效的方式向客戶提供其所需的一切產(chǎn)品和服務(wù)。

目前，有許多企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)在決策過程中仍然局限于參考以往的生產(chǎn)習(xí)慣和時(shí)間計(jì)劃表，而經(jīng)常對全球競爭的激烈程度和范圍估計(jì)不足；企業(yè)為了獲得競爭優(yōu)勢，確保在同行業(yè)競爭領(lǐng)域中占領(lǐng)一席之地，就要對產(chǎn)品的質(zhì)量和成本給予相當(dāng)?shù)闹匾?，然而卻對在強(qiáng)化生產(chǎn)的同時(shí)所需要做的相關(guān)機(jī)制的改進(jìn)及改進(jìn)所需的時(shí)間估計(jì)不足。這個(gè)時(shí)候，準(zhǔn)確的信息和快速的通信能力就顯得格外重要。

美國ZDL集團(tuán)在華分公司GAE環(huán)境工程機(jī)械制造有限公司是一家典型的機(jī)械集成型制造企業(yè)，從2001年開始在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用F-SHIFT軟件系統(tǒng)，意在將財(cái)務(wù)子系統(tǒng)和生產(chǎn)子系統(tǒng)結(jié)合為一體，這在當(dāng)時(shí)確實(shí)解決了相當(dāng)一部分采購訂單收發(fā)貨及財(cái)務(wù)收支預(yù)算問題。然而，在系統(tǒng)實(shí)施了四年之后，越來越多的問題逐步暴露出來，諸如物料描述規(guī)則不規(guī)范、庫存盤點(diǎn)數(shù)量更新不及時(shí)、采購訂單收貨滯后、財(cái)務(wù)報(bào)表結(jié)算項(xiàng)目不清晰等等。

由此可知，物流信息系統(tǒng)管理軟件在幫助企業(yè)提升管理水平，為客戶提供前瞻性的管理思想和管理模式方面，確實(shí)有著獨(dú)到的優(yōu)勢。然而，任何一套物流信息系統(tǒng)的實(shí)施都不是一蹴而就的事，需要根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展和市場的變化不斷調(diào)整、不斷更新。

2 物流信息系統(tǒng)的選擇與實(shí)施

2.1 物流信息系統(tǒng)的選擇

選擇一個(gè)適合自己企業(yè)的物流信息系統(tǒng)不是一件簡單的事情，需要綜合考慮多重因素，并將復(fù)雜多變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境融入其中，具體而言：選擇一個(gè)一般意義上的“最好的”軟件產(chǎn)品不如針對本企業(yè)實(shí)際情況選擇一個(gè)最為適用的軟件產(chǎn)品，適合自己的就是最好的；既要滿足企業(yè)當(dāng)前發(fā)展的需求，又要考慮未來可能出現(xiàn)的各種機(jī)遇和挑戰(zhàn)；要選擇有成功用戶先例的軟件產(chǎn)品，因?yàn)槌晒Φ挠脩艨梢则?yàn)證軟件產(chǎn)品及其相關(guān)服務(wù)的有效性，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的惟一標(biāo)準(zhǔn)；在開始選擇軟件之前，應(yīng)先進(jìn)行一些基本的培訓(xùn)，了解相關(guān)的知識(shí)后再作選擇；應(yīng)當(dāng)確定軟件產(chǎn)品的哪些修改或擴(kuò)充是必需的，以及由誰來承擔(dān)這些工作，自己、供應(yīng)商還是第三方，如果是上游供應(yīng)方，需要鞏固與供應(yīng)方的關(guān)系，以便發(fā)生問題時(shí)對方能在第一時(shí)間出現(xiàn)；保留原有系統(tǒng)中的優(yōu)勢部分，綜合軟件性能價(jià)格比，使軟件選擇的總成本最?。卉浖x擇隊(duì)伍中應(yīng)包括對企業(yè)組織有影響力的人、將來要參與系統(tǒng)實(shí)施的人以及數(shù)據(jù)處理部門的相關(guān)人員。

以蘇寧環(huán)球股份有限公司(以下簡稱蘇寧)為例，現(xiàn)行的SAP/ERP系統(tǒng)已經(jīng)是蘇寧的第四代物流信息系統(tǒng)。針對企業(yè)自身的運(yùn)營特點(diǎn)，蘇寧在自己的平臺(tái)上開辟了一塊專門針對供應(yīng)商的客戶服務(wù)。供應(yīng)商可以直接向在線客服提問咨詢，蘇寧再通過專門組織的團(tuán)隊(duì)做出回應(yīng)。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對接后，對方可以直接在系統(tǒng)上看到蘇寧的采購訂單，信息及時(shí)展現(xiàn)，方便快捷。

2.2 物流信息系統(tǒng)的實(shí)施要“以人為本”

任何成功的物流信息系統(tǒng)，實(shí)際上都是在圍繞著一個(gè)原則進(jìn)行，那就是“人的原則”，即以人為本、落實(shí)到人、為人服務(wù)?！耙匀藶楸尽钡钠髽I(yè)文化指的是在管理過程中以人作為出發(fā)點(diǎn)和中心，圍繞激發(fā)和調(diào)動(dòng)人的主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性展開，以實(shí)現(xiàn)人與企業(yè)共同發(fā)展的一系列管理活動(dòng)。系統(tǒng)的決策者、管理者、操作者、受益者都是與系統(tǒng)有著這樣那樣關(guān)系的人；企業(yè)團(tuán)隊(duì)中的各級(jí)人員都應(yīng)對系統(tǒng)實(shí)施有一個(gè)充分的理解，使自己參與其中，高層管理人員的參與程度、中層管理人員的積極性以及基層員工對系統(tǒng)的使用程度都是系統(tǒng)能否成功運(yùn)行的重要因素；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對系統(tǒng)運(yùn)行的推進(jìn)和督促，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職業(yè)精神，系統(tǒng)顧問的專業(yè)技能、關(guān)鍵用戶的協(xié)調(diào)配合以及最終用戶的實(shí)際操作，所有這些無一不體現(xiàn)出人的因素的重要性。所有這些人的努力工作，都是為了輸入系統(tǒng)中的信息和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，而這些信息和數(shù)據(jù)又都是在為處于供應(yīng)鏈中各個(gè)環(huán)節(jié)的人們作好自己的現(xiàn)實(shí)工作提供著現(xiàn)實(shí)的依據(jù)和作業(yè)資源。

3 物流信息系統(tǒng)實(shí)施過程中的常見問題和教育推進(jìn)

3.1 系統(tǒng)實(shí)施過程中的常見問題

系統(tǒng)實(shí)施與現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)操作流程和運(yùn)營方式是否相適應(yīng)是需要一段時(shí)間，一個(gè)過程才能檢驗(yàn)出效果的，所以這個(gè)過渡期是系統(tǒng)上線成功與否的關(guān)鍵時(shí)期，在這個(gè)時(shí)期不可避免地會(huì)有這樣那樣的問題凸顯出來，需要信息系統(tǒng)中各個(gè)環(huán)節(jié)人員的重視和配合，才能得以及時(shí)解決。

3.1.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

如果庫存記錄或物料清單不準(zhǔn)確，計(jì)劃人員和生產(chǎn)人員就不能根據(jù)這些數(shù)據(jù)做出有效判斷來指導(dǎo)生產(chǎn)。這就是系統(tǒng)實(shí)踐者們常說的“如果輸入的是垃圾，那么輸出的也肯定是垃圾”。 因此，作為上游的控制環(huán)節(jié)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確直接決定著整個(gè)系統(tǒng)效率的高低。及時(shí)準(zhǔn)確的信息輸入是系統(tǒng)高效運(yùn)行的前提條件。

3.1.2 企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)不重視

這是系統(tǒng)不能順利實(shí)施的最為關(guān)鍵的因素，選擇并運(yùn)行一套信息系統(tǒng)，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)必須參與其中，這是戰(zhàn)略意義上的事，戰(zhàn)略層次上的問題沒有解決清楚，下游的戰(zhàn)術(shù)層次和操作層次必然潛伏著各種各樣的矛盾。

時(shí)任蘇寧信息中心負(fù)責(zé)人的任峻作為第四代SAP/ERP系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施的重要親歷者，為我們提供了有關(guān)項(xiàng)目實(shí)施的一些資料：整個(gè)項(xiàng)目是在2005年7月20日啟動(dòng)的；系統(tǒng)方案的提供商為SAP公司，后期負(fù)責(zé)幫助系統(tǒng)實(shí)施的顧問來自IBM公司；用于系統(tǒng)項(xiàng)目上的軟硬件及實(shí)施費(fèi)用超過1億元；從全國各地各部門抽調(diào)了150名在各自崗位上有兩年以上工作經(jīng)驗(yàn)的員工組成項(xiàng)目組成員。所有這些工作的推進(jìn)都不是一件容易的事情，蘇寧電器董事長張近東親自開動(dòng)員大會(huì)，還專門設(shè)立了一些獎(jiǎng)懲措施。因?yàn)樽鳛榈钠髽I(yè)高管、決策層首先要認(rèn)識(shí)到這個(gè)大工程需要這樣的前期工作基礎(chǔ)，只有如此系統(tǒng)實(shí)施才有可能順利進(jìn)行。

3.1.3 關(guān)鍵崗位員工調(diào)換工作

如果新員工的培訓(xùn)不能及時(shí)跟上，同時(shí)關(guān)鍵崗位的員工又因?yàn)楦鞣N各樣的原因不得不調(diào)換工作，就容易產(chǎn)生因新員工不了解情況盲目上崗而使整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施受阻的狀況。

3.1.4 有些員工不愿放棄業(yè)已習(xí)慣的工作方式去使用系統(tǒng)

有這種情結(jié)的員工總是希望通過修改系統(tǒng)來適應(yīng)他們原有的工作方式，事實(shí)證明信息系統(tǒng)的實(shí)施將會(huì)大大改變?nèi)藗冊械墓ぷ髂Ｊ剑蠹冶仨殞@一改變做好充分準(zhǔn)備。誰不能適應(yīng)新的工作方法，誰就必將成為淘汰的對象。

3.1.5 某些員工對系統(tǒng)缺乏主人翁的精神和感情

如果只有少數(shù)人在進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施工作，其他部門的人員不介入或只是以提供幫助的方式參與其中，整個(gè)項(xiàng)目的推進(jìn)將會(huì)相當(dāng)困難。每一位員工都應(yīng)當(dāng)意識(shí)到，企業(yè)的發(fā)展與自身的發(fā)展息息相關(guān)，企業(yè)發(fā)展得好，才能為個(gè)人提供更好地發(fā)展平臺(tái)，因此，每一位員工都應(yīng)以主人翁的意識(shí)參與到信息系統(tǒng)的實(shí)施當(dāng)中。

3.2 物流信息系統(tǒng)實(shí)施的幾點(diǎn)建議

(1)領(lǐng)導(dǎo)的全面支持和始終如一；(2)高度重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，建立必要的責(zé)任制度和考核制度；(3)建立系統(tǒng)目標(biāo)并據(jù)以衡量系統(tǒng)的性能，持續(xù)不斷地向目標(biāo)邁進(jìn)；(4)重要員工才是成功規(guī)劃和實(shí)施系統(tǒng)的基本保證，沒有經(jīng)驗(yàn)的人不要放到關(guān)鍵的崗位上；(5)用于培訓(xùn)的費(fèi)用要比忽視培訓(xùn)將要付出的代價(jià)小得多，所以不要壓縮培訓(xùn)費(fèi)用；(6)一定不要忽視專家的幫助，自己干將比聘請有經(jīng)驗(yàn)專家的花費(fèi)更大；(7)不要把手工系統(tǒng)的工作方式照搬到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中去；(8)系統(tǒng)上線不要急于求成，同時(shí)也要避免實(shí)施過程太長，要有必要的緊迫感；(9)樹立全員參與的意識(shí)，建立主人翁精神，才能充分發(fā)揮系統(tǒng)的效益；(10)系統(tǒng)不能包治百病，訓(xùn)練有素的用戶可以找出問題的癥結(jié)并予以解決。

3.3 系統(tǒng)上線后的繼續(xù)維護(hù)和員工的再教育

物流信息系統(tǒng)實(shí)施以后，企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境發(fā)生重大變化，這就需要定期維護(hù)這些系統(tǒng)工具，隨時(shí)與上游供應(yīng)方保持聯(lián)系，以應(yīng)對現(xiàn)實(shí)企業(yè)環(huán)境的不斷變化，這些變化主要包括企業(yè)新增生產(chǎn)線、改進(jìn)生產(chǎn)工藝、增加子公司等等。

員工的再教育是一個(gè)伴隨著企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的長過程，員工的再教育應(yīng)當(dāng)緊密地和企業(yè)的運(yùn)行機(jī)制相結(jié)合。人們對所學(xué)知識(shí)的遺忘過程會(huì)有一個(gè)所謂的“半衰期”，即隨著時(shí)間的推移，人們會(huì)對以往學(xué)過的知識(shí)慢慢忘記。因此需要進(jìn)行再教育和再培訓(xùn)來不斷強(qiáng)化記憶；對于企業(yè)高層管理者也存在著再教育的問題，他們比其他任何人都更需要接受系統(tǒng)的培訓(xùn)。任何高層管理者的變更，對系統(tǒng)運(yùn)行都會(huì)產(chǎn)生重大影響，如果他不了解系統(tǒng)的原理，完全有可能因其自己的某種疏漏而造成系統(tǒng)功能的降低。

4 結(jié)語

2001年12月11日，中國加入了世界貿(mào)易組織，承諾經(jīng)過三到四年的過渡期，中國的物流市場將全面對外開放。屆時(shí)，世界市場上的諸多物流企業(yè)將跨進(jìn)國門，如何應(yīng)對如此激烈的競爭？國內(nèi)物流與國際物流能否順利接軌？這些在很大程度上取決于相關(guān)的物流信息系統(tǒng)能否順利運(yùn)行。正確選擇、建立、實(shí)施、運(yùn)行、維護(hù)一套物流信息系統(tǒng)不僅關(guān)乎本企業(yè)的生存發(fā)展，也關(guān)乎我國物流的市場化程度。因此，我們應(yīng)兩手抓，既要認(rèn)真學(xué)習(xí)理論知識(shí)，又要重視實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累，只有如此才能增加自己在國際物流市場上競爭的籌碼。

[1]成志明.蘇寧背后的力量[M].中信出版社,2009.

[2]佚名.華東成為物流供應(yīng)鏈軟件應(yīng)用最大市場,2011.

[3][美]杰弗瑞.萊克.精益制造的14項(xiàng)管理原則:豐田模式[M].機(jī)械工業(yè)出版社,2010.

[4]彭巖.物流企業(yè)管理[M].清華大學(xué)出版社,2009.

[5]駱溫平.第三方物流[M].高等教育出版社,2010.