物資采購策略的重要性及編制重點

中原油田分公司物資供應(yīng)處 王穎

物資采購策略研究和應(yīng)用，是推進(jìn)科學(xué)理性采購的一項重要性基礎(chǔ)工作，是提高物資供應(yīng)工作主動性和預(yù)見性的重要措施。因此，要加強(qiáng)對于對采購策略的管理，重視對編制要求、編制內(nèi)容等問題的研究。

1 物資采購策略的重要性

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的快速發(fā)展和市場競爭的日益激烈，物資供應(yīng)在企業(yè)運營成本管理中的地位日益凸顯。國際化大公司普遍把物資供應(yīng)工作提升為企業(yè)的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)范疇，作為核心業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)劃和管理。中國石化茂名分公司之所以成為全國國有企業(yè)10大典型之一，其中一條重要經(jīng)驗就是將與公司效益關(guān)聯(lián)度大的供應(yīng)、銷售、港口、鐵運等單位列為一類單位重點考核，加強(qiáng)物資采購和產(chǎn)品銷售管理。但不少企業(yè)認(rèn)為規(guī)范采購管理、保證供應(yīng)、降低成本和控制風(fēng)險是物資供應(yīng)部門一個部門的事情，導(dǎo)致物資供應(yīng)部門的工作難以開展，甚至成了“單打獨斗”、“孤軍作戰(zhàn)”，給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)能建設(shè)帶來不便，甚至造成經(jīng)濟(jì)損失。

而中國石化從今年年初重點推進(jìn)的物資采購策略編制工作，是對解決這一情況的有效探索。例如，中原油田分公司將物資采購策略編制作為各部門協(xié)同共管、相互制衡、發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，提高物資管理水平的突破口和切入點，從2010年11月份開始，該公司分管物資領(lǐng)導(dǎo)先后3次組織召開專題研討會，就采購策略研究制訂進(jìn)行了深入探討和工作部署，組織制訂了《中原油田年度物資采購策略編制管理辦法》和《采購策略編制標(biāo)準(zhǔn)模板》，開發(fā)了物資采購策略系統(tǒng)，按照全面運用業(yè)務(wù)改造成果、體現(xiàn)科學(xué)理性采購要求、明確物資管理績效指標(biāo)的思路，對采購計劃策略、采購方式策略、供應(yīng)商選擇策略、價格控制策略、質(zhì)量控制策略、物流策略、儲備策略等7個方面的填報要素、內(nèi)容、要求等進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計、流程化規(guī)范和程序性開發(fā)。通過近一年的探索完善、優(yōu)化提升，該公司編制的《2012年度物資采購策略》，共計涉及物資45個大類、4.2萬項、26億元，已成為指導(dǎo)企業(yè)實施物資采購的工作綱要和管理指南，進(jìn)一步規(guī)范了采購過程、約束了采購行為，提高物資科學(xué)理性采購水平和供應(yīng)風(fēng)險防控能力。

2 物資采購策略的編制重點

2.1 編制要求

(1)采購策略是按照年度計劃和工程項目，對一定時期的需求物資進(jìn)行一攬子整體謀劃和統(tǒng)籌考慮，物資種類多，影響時間長。在采購策略編制上，應(yīng)綜合分析企業(yè)年度生產(chǎn)任務(wù)、物資需求特性及外部物資市場環(huán)境的基礎(chǔ)上，根據(jù)各類物資的重要程度、使用方向、采購周期、資源狀況等各種因素進(jìn)行差別化編制。其中，對油田勘探開發(fā)和生產(chǎn)建設(shè)所需關(guān)鍵、大金額、技術(shù)含量較高、安全環(huán)保有明確要求的重要物資，原則上按品種編制；對油田生產(chǎn)建設(shè)常用輔助物資，原則上按料性分類編制；對不直接用于生產(chǎn)建設(shè)的低值易耗等非生產(chǎn)物資，原則上按大類或中類編制。

(2)在編制采購策略時，必須開展該物資上年度采購工作分析評價，應(yīng)從采購計劃執(zhí)行、采購方式選擇、合同履行情況、供應(yīng)商選擇情況、市場狀態(tài)評估、質(zhì)量狀況評估等6個方面，并針對采購中存在的難點問題及可能出現(xiàn)的特殊情況提前制訂解決方案，以提高對供應(yīng)風(fēng)險的預(yù)見性和防范能力，確保采購效益最大化。

(3)采購策略體現(xiàn)系統(tǒng)性、全過程的管理方法，為保證編制質(zhì)量，充分發(fā)揮其對采購工作的指導(dǎo)和約束作用，應(yīng)按照全面運用業(yè)務(wù)改造成果、體現(xiàn)科學(xué)理性采購要求、明確物資管理績效指標(biāo)的思路，對采購策略填報要素、內(nèi)容、要求等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計和規(guī)范。

(4)為提高物資采購工作技術(shù)含量和決策水平，應(yīng)突出重點，分工協(xié)作，促進(jìn)采購策略與生產(chǎn)實際緊密結(jié)合，堅持物資、生產(chǎn)、技術(shù)、工程、機(jī)動等部門和用戶單位共同參與編制，發(fā)揮各專業(yè)部門技術(shù)優(yōu)勢，從規(guī)范物資采購技術(shù)要求出發(fā)，通過對采購物資的規(guī)格型號、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商選擇范圍等進(jìn)行技術(shù)論證和聯(lián)合評審，實現(xiàn)需求物資標(biāo)準(zhǔn)化，提高物資質(zhì)量性能與生產(chǎn)實際需求的符合性、適用性和實效性，從源頭上控制物資供應(yīng)風(fēng)險，降低采購難度、采購風(fēng)險和采購成本。

(5)通過標(biāo)準(zhǔn)模板形式、輔助系統(tǒng)對物資供應(yīng)工作流程、內(nèi)容、格式等方面做出規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化規(guī)定，與物資業(yè)務(wù)管理要求、操作規(guī)范和程序標(biāo)準(zhǔn)相配套、相驗證，確保采購工作高效有序進(jìn)行。

2.2 編制內(nèi)容

(1)采購計劃策略方面：設(shè)置了計劃審批策略，要求明確該類物資采購計劃的審核部門，與庫存資金占用責(zé)任主體界定的配套管理，以對采購后可能形成的庫存積壓進(jìn)行責(zé)任追究；同時，設(shè)置了采購周期管理，要求按照從簽約到入庫時間，對物資采購周期進(jìn)行研究和明確，以提高物資保供的預(yù)見性和主動性，并為生產(chǎn)單位及時編報需求計劃提供參考依據(jù)。

(2)采購方式策略方面：按照總部直采、總部組采、授權(quán)采購中心采購、企業(yè)自采的采購管理模式，對總部訂單、執(zhí)行總部框架協(xié)議、企業(yè)框架協(xié)議、執(zhí)行上年框架協(xié)議、工礦合同、寄售合同等簽約方式進(jìn)行了規(guī)范，強(qiáng)化了以授權(quán)集中采購和框架協(xié)議采購為主導(dǎo)模式的集中采購管理。在采購中，對技術(shù)要求相對統(tǒng)一、采購頻次高，能形成一定采購批量、供求市場相對穩(wěn)定的物資采取框架協(xié)議的采購方式；對工程項目用料、競爭性較強(qiáng)的通用物資、價格波動大的物資，采取招標(biāo)的采購方式；對專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)含量高、專利產(chǎn)品、新產(chǎn)品、獨家產(chǎn)品以及有特殊技術(shù)要求的物資，采取專家(聯(lián)合)談判的采購方式；對小額、通用、常耗的物資，采用網(wǎng)上詢比價的采購方式；對常耗低值物資采用動態(tài)競價的采購方式。

(3)供應(yīng)商選擇策略方面：按照廠家直供、業(yè)績引導(dǎo)、規(guī)范競爭，兼顧規(guī)范扶持改制企業(yè)的原則，要求根據(jù)物資的重要程度和年度物資需求量測算出合理的供應(yīng)商數(shù)量，以及該類物資供應(yīng)商年度供應(yīng)份額，做到與供應(yīng)商精細(xì)量化管理相配套。同時，按照供應(yīng)商業(yè)績引導(dǎo)訂貨機(jī)制，明確了一級、二級供應(yīng)商、內(nèi)部企業(yè)優(yōu)秀供應(yīng)商在招標(biāo)中的加分和報價折價率，以及商務(wù)采購結(jié)果前20%供應(yīng)商的分配供應(yīng)份額比例等相關(guān)要求，以促進(jìn)物資供應(yīng)份額向整體實力雄厚、業(yè)績突出的供應(yīng)商集中。

(4)價格控制策略方面：以總部執(zhí)行價、ERP系統(tǒng)控制價、工程項目預(yù)算價為控制依據(jù)，要求必須對綜合評價法、最低價法、當(dāng)期市場價、公式測算法等價格確定方式和調(diào)價方式予以明確，通過強(qiáng)化物資成本構(gòu)成分析和性能價格比分析，提高采購科學(xué)定價能力，防范低價劣質(zhì)風(fēng)險。一般情況下，對成本構(gòu)成清晰、且受原材料影響較大的主要生產(chǎn)物資采取價格公式的調(diào)定價方式；對市場價格變動頻繁的通用物資，采取成本構(gòu)成分析、固化基本價格，比較附加費用的定價方式或采取約定調(diào)定價原則的調(diào)定價方式。

(5)質(zhì)量控制策略方面：制訂了《物資質(zhì)量控制級別清單》，結(jié)合《重要物資質(zhì)量監(jiān)造目錄》和《入庫必檢物資目錄》，明確了各級別物資質(zhì)量的控制方法、產(chǎn)品質(zhì)量及外協(xié)件質(zhì)量要求和質(zhì)量檢驗方式；依據(jù)物資供應(yīng)業(yè)務(wù)流程，重點對合同簽訂、加工制造、檢驗驗收、交付使用四個階段進(jìn)行質(zhì)量控制；將質(zhì)量保證金或質(zhì)保函作為保證質(zhì)量的約束手段，在合同條款中明確質(zhì)保金留存的比例、時間和支付條件。

物流策略。按照安全、及時、經(jīng)濟(jì)的原則，優(yōu)化物流全過程，明確運輸方式，制定運輸方案和運輸要求。運輸方案中對大宗、超重、超限物資，要制定詳細(xì)的物流運輸方案作為合同附件，進(jìn)口物資要明確商檢、減免稅、選擇代理商等內(nèi)容。一般物資明確是否需制訂物流運輸方案、是否需簽訂物流協(xié)議。另外，大件物資明確分拆運輸、現(xiàn)場組裝；有特殊要求的、貴重、超限、超重等物資需明確包裝、裝卸等具體要求。明確的內(nèi)容作為具體合同條款或合同附件出現(xiàn)，在策略中選擇具體要求。一般物資不需明確，只在合同條款中按照通用、常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)填寫即可，在策略中選擇通用標(biāo)準(zhǔn)。

儲備控制策略。儲備方式一般包括寄售、正規(guī)、聯(lián)合儲備三種方式。要按照合同的簽約方式進(jìn)行選擇儲備方式，其中框架協(xié)議項下的寄售訂單物資選擇寄售儲備、正規(guī)訂單物資選擇正規(guī)儲備。合理儲備要考慮生產(chǎn)計劃任務(wù)量的大小、物資采購周期、物資重要程度、管理指標(biāo)、采購難易程度及庫容面積等因素，對入庫物資進(jìn)行儲備數(shù)額的合理測算。周轉(zhuǎn)次數(shù)方面，要根據(jù)計算公式為：發(fā)料金額/平均庫存，進(jìn)行測算，要求指標(biāo)為，專用管4次、鋼材6次、其他物資12次以上。對于超儲備、低儲備、已積壓及易形成積壓等可能出現(xiàn)的問題，要制定控制措施，少量選擇可直接填寫到策略中，內(nèi)容較多的以文檔形式附策略后。

3 對物資采購策略管理的幾點認(rèn)識

物資采購策略管理是一項系統(tǒng)性、前瞻性的工作，需對一定時期的物資需求數(shù)量、供求狀況、價格趨勢、變動規(guī)律有準(zhǔn)確的分析和理性的認(rèn)知，要結(jié)合企業(yè)物資供應(yīng)工作實際情況，立足于對內(nèi)部需求規(guī)律和外部市場趨勢的準(zhǔn)確把握，按照先推進(jìn)、再實踐，先總結(jié)、再規(guī)范的思路，積累經(jīng)驗，循序漸進(jìn)。

(1)采購策略研究與應(yīng)用是物資供應(yīng)科學(xué)管理理念的體現(xiàn)。采購策略是物資供應(yīng)工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的重要載體，我們更加注重策略制訂和過程控制的細(xì)節(jié)管理。要加強(qiáng)內(nèi)部生產(chǎn)需求、外部市場環(huán)境、現(xiàn)有資源狀況的分析研究，通過收集整理具有說服力、指導(dǎo)性的相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為科學(xué)制訂物資采購策略提供準(zhǔn)確的決策依據(jù)。同時，關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制策略的措施描述和填報內(nèi)容盡量規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化，與物資業(yè)務(wù)管理要求、操作規(guī)范和程序標(biāo)準(zhǔn)相配套、相驗證，必要時可采取指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)化、固化，做到業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)相互銜接、相互制約，控制策略描述準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)具體，便于理解操作和責(zé)任追溯，確保控制措施落到實處。

(2)采購策略研究與應(yīng)用是供應(yīng)鏈管理理念的體現(xiàn)。采購策略作為一項系統(tǒng)性工作規(guī)劃，覆蓋了從需求提出到物資投用的整個業(yè)務(wù)流程，需要油田各相關(guān)部門和單位發(fā)揮集體智慧和專業(yè)優(yōu)勢，齊抓共管、同步運行。特別是對采購策略重點業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)的界定、程序的規(guī)范，應(yīng)由生產(chǎn)、技術(shù)、裝備等相關(guān)部門共同參與研究制訂，以集中會審形式集體決策、發(fā)布實施，各部門按照既定的采購策略職責(zé)分工分頭開展工作，通過靠制度、靠機(jī)制和程序來規(guī)范業(yè)務(wù)，一方面可以有效化解物資供應(yīng)部門獨自承擔(dān)的壓力，有效抵制指定采購、人情采購等不規(guī)范行為，另一方面可以提高采購策略的嚴(yán)肅性、約束力和執(zhí)行力，確保采購工作高效有序進(jìn)行。

(3)采購策略研究與應(yīng)用是對傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)改造成果的綜合應(yīng)用。近年來，按照總部的工作部署和管理要求，油田傳統(tǒng)物資業(yè)務(wù)改造工作取得積極進(jìn)展，物資需求研究、市場分析、采購管理、過程控制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的專業(yè)化分工職能體系逐步建立完善，但是各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)專業(yè)管理之間仍然存在條塊分割的問題，整體性、系統(tǒng)性管理效果沒有得到全面體現(xiàn)。采購策略管理的實施，突出了科學(xué)理性采購的統(tǒng)籌運作、計劃控制和策略研究，強(qiáng)調(diào)了各個專業(yè)的管理控制、協(xié)調(diào)配合和整體聯(lián)動，物資采購供應(yīng)關(guān)鍵節(jié)點的控制措施、管理效果可以得到全面展現(xiàn)和應(yīng)用，可以說，采購策略的研究應(yīng)用是科學(xué)理性采購的必然要求，也是對傳統(tǒng)業(yè)務(wù)改造成果的一種全面鞏固和綜合檢驗。

[1]馬士華.新編供應(yīng)鏈管理[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2008.

[2]甘華鳴.采購[M].北京:中國國際廣播出版社,2002.

[3]石油石化物資供應(yīng)管理委員會.石油石化物資供應(yīng)管理[M].北京:中國石化出版社,2010.

[4]交通部.超限運輸車輛行駛公路管理規(guī)定(交通部2002年第2號令).