淺談機械工程資料的管理

李 越

(鎮(zhèn)江中船日立造船機械有限公司質(zhì)檢科，江蘇鎮(zhèn)江 212011)

一項機械工程是由無數(shù)個施工過程、施工階段組成的。施工過程雖然只是產(chǎn)品制作過程中很小的一個步驟，但卻非常重要。只有確保每個施工過程的質(zhì)量得到有效控制，才能最終保證產(chǎn)品的質(zhì)量，才能得到用戶的認可，提高用戶的滿意度。在施工過程中，有效的控制方法之一就是確保每個施工細節(jié)都有記錄，無論是工藝問題，還是質(zhì)量問題，都有詳細記載，有資料可查［1］。這些詳細、嚴謹?shù)馁Y料是一項優(yōu)質(zhì)工程質(zhì)量驗收、評價的重要依據(jù)，然而，在機械工程實際操作過程中，人們的注意力大多集中在工程價格、技術要求、驗收標準等環(huán)節(jié)上，往往忽視全過程中有關資料的管理。

1 明確工程資料質(zhì)量控制的必要性

一項工程從計劃到制作，到完工交驗，要經(jīng)過圖紙審查、工藝制定、價格商定、技術協(xié)議、驗收報告簽訂等多個環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)工序多，時間長，影響大，涉及多個部門和單位，形成了龐大的制作過程工作體系［1］，并且具有如下特點:

1)制作過程各異，產(chǎn)品涉及面較廣，生產(chǎn)制作周期不同，原材料種類繁多，工種類別多，涉及設備機床精度大不相同等。

2)整個工程項目始終貫穿圖紙審核、制定技術要求和工藝規(guī)范、制作范圍、生產(chǎn)管理、質(zhì)量驗收以及售后服務或質(zhì)量跟蹤等。

3)各施工單位技術水平不一樣，在制作過程中會出現(xiàn)各種各樣的問題。在施工過程中，因為工人的工種不同，必須進行交叉作業(yè)、流水施工，工序間交接頻繁，需要對這些過程進行檢查監(jiān)督，檢查項目繁多。

4)在制作過程中，由于人員變動、設備和制作手段改變等因素往往會臨時修改工藝過程，而這一過程有時需要質(zhì)檢人員在現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)問題，提出方案，同時經(jīng)質(zhì)檢部門檢查確認。

5)由于施工形式不同，產(chǎn)品完成后的最終交驗不僅僅是現(xiàn)場檢查，完工資料的準備、審核、存檔也是一項非常重要的工作。大多數(shù)情況下，細致的完工檢查都是由制作單位自己完成的，外檢人員主要是查看自檢資料，有疑問時才會親臨現(xiàn)場，并親自動手進行復檢。

鑒于機械工程的上述特點，如果不認真監(jiān)控工程資料的編制質(zhì)量，記錄不恰當、不及時、不準確的現(xiàn)象隨時都有可能出現(xiàn)，進而影響整個工程質(zhì)量。工程資料質(zhì)量監(jiān)管主要是為了保證完工資料的完整、準確、系統(tǒng)、齊全，真實而有效地記錄、反映施工和完工驗收的整個過程。工程資料要規(guī)范、標準、符合歸檔要求［1－8］，做到原始資料和實物相一致，技術數(shù)據(jù)真實可靠，簽字手續(xù)完備齊全。

在激烈的市場競爭中，優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品代表了制造企業(yè)的實力，反映制作業(yè)績、質(zhì)量評價、資質(zhì)信譽的有效憑證則可以有效提高制造企業(yè)的“接單”率。制造一流產(chǎn)品，編制一流的完工驗收文件都是評價優(yōu)質(zhì)工程的必要條件。如鎮(zhèn)江中船日立造船機械有限公司是為造船廠主機廠生產(chǎn)制作零部件的企業(yè)，產(chǎn)品首先要經(jīng)過主機廠的驗收，然后是專利單位(主機廠的技術是引進德國MAN B＆W公司的)、船級社，甚至還有船東直接參與產(chǎn)品的驗收。上述的所有驗收“關口”都必須查閱大量的完工資料。作為制作過程真實記錄的完工文件是工藝過程在產(chǎn)品質(zhì)量上的反映。完工資料的質(zhì)量直接影響到驗收人員對產(chǎn)品的第一印象，在某種情況下會直接影響驗收結果。因此，加強工程資料的管理，編制高質(zhì)量的完工文件對制作企業(yè)有著重要的意義和作用，如提高技術能力、優(yōu)化管理制度、創(chuàng)新管理水平、承攬工程項目等［9］。

2 工程資料管理制度化

監(jiān)督管理工程資料的質(zhì)量，首先要建立切實可行的規(guī)章制度;其次要有科學、規(guī)范的管理方法;再次要強化工程施工關鍵環(huán)節(jié);最后要加強管理，做好原始記錄工作。工程資料管理制度化主要包括以下方面:

1)編制工作計劃，制定工程完工文件，依據(jù)施工進度適時具體規(guī)劃資料，關注各質(zhì)量節(jié)點。

2)實行技術負責人負責制，建立健全施工資料管理崗位責任制。由專人負責完工資料的形成、積累、整理、移交、歸檔工作。

3)強化資料管理的意識和學習制度，定期學習完工資料編制質(zhì)量標準、規(guī)范。

4)定期檢查工程資料，特別要注意檢查資料收集的準確性。

5)結合資料管理與施工企業(yè)貫徹標準制定有效措施，控制文件質(zhì)量。

6)在施工組織設計中，明確并細化說明完工資料的編制責任、內(nèi)容、深度、要求，并將施工的最終結果信息反饋給工藝人員，以便今后加以改善［1］。

3 有效監(jiān)控工程資料管理過程

機械工程完工資料主要包括綜合管理文件、工程驗收資料、質(zhì)量保證資料、完工尺寸記錄表等內(nèi)容。記錄者是制作單位，主要承擔完工資料的建立、積累、整理任務。記錄不允許存在虛假內(nèi)容，更不允許出現(xiàn)差錯。制作單位的首要工作就是做好工程資料的原始記錄和管理［1－4］。

3.1 做好原始記錄，確保資料準確、規(guī)范

3.1.1 做好準備工作

首先，了解工程資料形成的流程，需要經(jīng)過的部門、負責人以及資料填寫的注意事項等。其次，認真收集、整理整個工程項目的圖紙、圖集、施工方法、新工藝、施工方案等。如鎮(zhèn)江中船日立造船機械有限公司在填寫資料時非常慎重，注意符合船市要求。尤其對需要經(jīng)過外籍船東驗收的產(chǎn)品，還需要配有正確的外文驗收說明及相關資料。內(nèi)容以能夠說明產(chǎn)品的質(zhì)量狀況為準，簡潔明了，不能“畫蛇添足”。有時外文驗收資料不精確也會給產(chǎn)品的交驗帶來不小的麻煩。

3.1.2 驗收程序有資料核查

驗收程序要求有資料核查。制作企業(yè)必須嚴格執(zhí)行這一規(guī)定，認真把握好每一個需要記錄和歸檔的環(huán)節(jié)，做到資料完整、齊全、系統(tǒng)，以對工程的施工和管理過程做出全面反映。在工作實踐中，要及時跟進工程進度，如有變動及時變更記錄，避免出現(xiàn)各種遺漏，如現(xiàn)場檢查、簽收資料不齊全，缺少工程質(zhì)量變更記錄等。在工程人員發(fā)生變動時，一定要做好移交手續(xù)，避免因手續(xù)不全而造成資料遺失［1］。

近些年，隨著國內(nèi)機械行業(yè)的大力發(fā)展，許多工廠、工種都采用了數(shù)控加工工藝。有人認為，數(shù)控加工是由編程來保證產(chǎn)品質(zhì)量的，不需要過多的記錄。同普通機械加工相比，數(shù)控加工多用于輪廓形狀特別復雜或難于控制尺寸、精度要求高的產(chǎn)品，編程資料、首檢資料、完成品驗收資料等也是產(chǎn)品等級的“身份證”，是必不可少的［9］。3.1.3 確保原始記錄精確

記錄必須真實地反映施工實際。記錄不準確將會影響整個施工質(zhì)量。例如，制造過程中如果發(fā)生了工藝變更但沒有執(zhí)行變更手續(xù)，還按原工藝施工，隱蔽工程驗收記錄或內(nèi)容不準確等，必將造成工程質(zhì)量與實際施工情況不符。

比如，對于造船機械制造公司來說，在交船檢時，除了常規(guī)的工程資料外，客戶常常會要求提供一些材質(zhì)報告、熱處理報告、機械性能報告、化學分析報告等，所有這些報告要求內(nèi)容真實可靠。一旦船檢人員對所提供數(shù)據(jù)資料有疑問，很有可能無法通過驗收。此外，很多工程數(shù)據(jù)是有可靠使用范圍的，一定要確?？煽渴褂们疤嵯聰?shù)據(jù)的真實性。

3.1.4 確保原始記錄的時效性

工程技術人員在施工過程中要遵循資料與工程施工同步的原則，做到及時記錄，及時歸檔。資料管理者要及時深入施工現(xiàn)場，對施工進度與工程資料的銜接情況了如指掌，確保工程資料的時效性。一旦施工過程出現(xiàn)新問題、新情況和新信息，要反應迅速，及時記錄歸檔［1］。

3.2 自檢記錄，確保資料完備、科學

按照行政主管部門制定的規(guī)范完成施工記錄之后，制作企業(yè)的質(zhì)量管理部門一定要進行自檢，檢查施工過程資料的內(nèi)容、深度是否符合國家有關施工標準、工藝等方面的技術規(guī)范和規(guī)程，是否符合國際慣例。

施工過程中，產(chǎn)品的每個部件、零件都有工藝過程卡，重要或關鍵產(chǎn)品還有專門的質(zhì)量信息跟蹤卡。與質(zhì)量信息有關的資料還有:

1)不合格品報告書。由于檢查員無法判斷產(chǎn)品處置方法，則開出此報告，由技術科評審后交由總工程師批準實施，一般處置包括讓步接受、修正后接受、報廢重作等。

2)不合格品整改通知書。檢查員能夠自主判斷處置方法，則開出此報告，要求作業(yè)者按報告內(nèi)容執(zhí)行，檢查員檢查臺帳(檢查員的工作記錄)。

在這些原始資料中記錄有大量的生產(chǎn)過程質(zhì)量信息，有些是符合工藝規(guī)范和圖紙要求的，有些則超出了規(guī)范或標準范疇，需要進行修正后才能使用。在這個過程中，檢查資料的管理非常重要，可以使這些過程有所追溯。所有的資料內(nèi)容要完備，手續(xù)要齊全，以形成有效的質(zhì)量資料，避免原始記錄脫節(jié)、錯漏的現(xiàn)象發(fā)生。

4 規(guī)范工程資料的檔案管理

施工單位應設立專人負責工程資料的檔案管理。首先，依據(jù)行業(yè)標準對記錄好的工程資料和其它技術管理資料進行整理和歸類。其次，按照檔案管理機構對檔案的具體要求進行立卷歸檔，形成工程檔案。最后，將工程檔案移交質(zhì)檢部門進行審核驗收。通過審核的資料才能向客戶交驗，通過最終的驗收。通過驗收的機械工程資料還要限定保存時間，一般與產(chǎn)品交付后的質(zhì)保期有關，時間以比質(zhì)保期長為原則，以便充分發(fā)揮其憑證作用，確保在質(zhì)保期內(nèi)資料可查詢、可追溯。

5 結束語

機械工程資料管理工作是項目管理過程中的一項重要工作，只有不斷提高施工單位的管理水平和質(zhì)量意識，才能保證工程資料的準確、及時、規(guī)范、完整，從而為打造一流工程、精品工程提供真實、可靠的質(zhì)量保證資料。

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