高校檔案資源的開發(fā)利用與服務(wù)教學(xué)科研之研究

◆王耀萍

(河北建材職業(yè)技術(shù)學(xué)院)

高校檔案是高等學(xué)校教學(xué)、科研和管理活動(dòng)的真實(shí)寫照，是一種具有重要開發(fā)利用價(jià)值的信息資源，高校檔案信息的充分開發(fā)利用，必將促進(jìn)教學(xué)科研的改革和發(fā)展。為此，高校檔案工作者必須具有新的視野和超前的意識(shí)，積極探索為教學(xué)改革服務(wù)的新途徑、新方法、新經(jīng)驗(yàn)，探索強(qiáng)化管理與開發(fā)利用的規(guī)律和模式。

一、高校檔案資源開發(fā)利用的方法

首先，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變思想、更新觀念，積極創(chuàng)新檔案信息資源的開發(fā)和利用。檔案管理人員在做好信息的收集，保證歸檔文件的齊全完整等基礎(chǔ)工作之余，不但要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變思想，勇于創(chuàng)新，還要參加檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)，與其他檔案管理人員多交流溝通，取長(zhǎng)補(bǔ)短，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理能力的同時(shí)開創(chuàng)出一條適合高校發(fā)展的現(xiàn)代化的檔案管理新路子，推動(dòng)檔案信息開發(fā)利用工作向更高水平發(fā)展。

其次，積極推行檔案現(xiàn)代化管理手段。要全面推進(jìn)高校檔案信息管理的系統(tǒng)化，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，改進(jìn)檔案著錄方法，提高檔案信息系統(tǒng)的工作效率，構(gòu)建高校檔案管理安全系統(tǒng)，確保檔案的安全性、保密性。

再次，加強(qiáng)檔案宣傳教育工作。由于高校部分教職員工檔案信息概念比較模糊，缺乏檔案意識(shí)，使得檔案信息資源不能得到充分地利用。因此檔案部門應(yīng)把檔案宣傳教育工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)來抓，高度重視充分利用各種宣傳教育形式廣泛宣傳檔案信息資源的意義和作用，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)和利用。

最后，作好檔案編研工作。檔案編研工作高層次地反映出檔案信息資源的利用。作好檔案編研工作，可以加強(qiáng)檔案信息資源的深層次加工，減少信息資源利用者查閱的時(shí)間，使檔案信息資源作為高校的寶貴財(cái)富得到充分挖掘利用，并且最大限度地發(fā)揮其信息作用。

二、高校檔案資源的開發(fā)利用的對(duì)策

(一)把握高校教學(xué)科研對(duì)檔案工作的新要求

隨著知識(shí)和信息更新速度的不斷加快，高校教學(xué)科研工作對(duì)依靠和利用檔案信息提出了更為迫切而廣泛的要求。高校師生要掌握和了解全國(guó)乃至全世界教學(xué)科研的多種動(dòng)態(tài)信息，需要學(xué)校檔案系統(tǒng)提供準(zhǔn)確、有應(yīng)用價(jià)值的信息，以滿足教學(xué)科研的需求。教學(xué)科研的任務(wù)加大，要求高校檔案系統(tǒng)提供高效服務(wù)。由于高校體制改革的不斷深入，高校所承擔(dān)的國(guó)家、省、市級(jí)的教學(xué)科研任務(wù)不斷增多，課題的起點(diǎn)和難點(diǎn)不斷提高。實(shí)踐證明，教學(xué)科研信息資源的積累、開發(fā)和利用，對(duì)于決定教學(xué)科研項(xiàng)目起點(diǎn)的高低、加快教學(xué)科研項(xiàng)目的進(jìn)程，提升教學(xué)科研的社會(huì)價(jià)值等都有著不可低估的作用。因此，高校檔案系統(tǒng)要以教學(xué)科研為核心，圍繞教學(xué)科研中心任務(wù)，對(duì)檔案信息資源從各角度、各層次進(jìn)行整理和開發(fā)，從而最大限度地為教學(xué)科研工作提供必要的保障。

(二)理清高校檔案為教學(xué)科研服務(wù)的思路

高校檔案系統(tǒng)應(yīng)該強(qiáng)化檔案服務(wù)的創(chuàng)新觀念，打破原有的思維模式，用創(chuàng)新思維去指導(dǎo)高校檔案工作的實(shí)際，把教學(xué)科研的信息需求作為高校檔案資源的重點(diǎn)服務(wù)項(xiàng)目，準(zhǔn)確把握用戶的利用需求，幫助用戶獲得準(zhǔn)確的檔案信息。長(zhǎng)期以來，高校檔案一直存在著種類單一、資料不全的現(xiàn)象。因此，必須在現(xiàn)有檔案資料基礎(chǔ)上及時(shí)調(diào)整檔案接收、征集范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容，重構(gòu)檔案結(jié)構(gòu)體系。首先，要建立以教學(xué)科研檔案為主體，兼顧其他檔案內(nèi)容的結(jié)構(gòu)體系。尤其是科研課題檔案、教改研究檔案、學(xué)術(shù)論文、優(yōu)秀畢業(yè)論文、優(yōu)秀教材資料等必須在館(室)藏檔案中占主要地位。其次，要在檔案法律法規(guī)許可的范圍內(nèi)建立完善個(gè)人業(yè)務(wù)檔案。為了深化利用，應(yīng)將分散在科研檔案中的科技專著、科研成果、學(xué)報(bào)刊載的論文、教學(xué)檔案中的教材、學(xué)位論文以及發(fā)表在國(guó)內(nèi)外刊物上的論文等，按個(gè)人體例建立專門業(yè)務(wù)檔案。通過業(yè)務(wù)檔案可以全面展示一所高校的學(xué)術(shù)成就和綜合實(shí)力。最后要豐富檔案品種，加強(qiáng)音像檔案、實(shí)物檔案的收集，充分體現(xiàn)檔案載體的多樣化和完整性。

高校檔案資源在教學(xué)科研中的作用和價(jià)值是通過檔案的利用來體現(xiàn)的。檔案工作的本質(zhì)就是管好檔案以方便利用。開發(fā)利用檔案資源是高校檔案工作的重中之重。高校檔案館應(yīng)根據(jù)學(xué)校的中心工作和教學(xué)科研的進(jìn)展情況，開展定向服務(wù)，及時(shí)向利用者提供準(zhǔn)確的檔案信息。

(三)構(gòu)建高校檔案為教學(xué)科研服務(wù)的管理體系

1.建立完善科學(xué)的高校檔案管理機(jī)制。一是要貫徹集中統(tǒng)一管理的原則。高校在教學(xué)、科研、生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)實(shí)踐中形成的有保存價(jià)值的全部檔案，應(yīng)當(dāng)由高校檔案部門全面收集、集中管理。二是要加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)。規(guī)章制度是做好各項(xiàng)工作的前提保證，要使高校的檔案材料收集齊全完整，必須建立一套切實(shí)可行并且操作性較強(qiáng)的檔案材料歸檔的規(guī)章制度。要堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，克服隨意性，持之以恒。三是要對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理。要把檔案工作納入到學(xué)校、部門的計(jì)劃、規(guī)劃，納入教學(xué)、科研管理工作，納入教師、專業(yè)人員和機(jī)關(guān)干部的職責(zé)范圍，并且要布置、檢查、驗(yàn)收檔案工作。只有完善檔案管理機(jī)制、實(shí)行崗位責(zé)任制、責(zé)任到人，高校檔案工作為教學(xué)科研服務(wù)才能落到實(shí)處。

2.著力提高檔案工作人員的素質(zhì)。建立一支高素質(zhì)的高校檔案隊(duì)伍，是搞好服務(wù)教學(xué)科研的必然要求。高校檔案館工作人員不僅要掌握檔案管理知識(shí)，還必須了解現(xiàn)代信息管理技術(shù)。同時(shí)，檔案工作者還應(yīng)有一定的職業(yè)道德修養(yǎng)，培養(yǎng)甘為人梯、熱心服務(wù)的職業(yè)精神，使檔案開發(fā)利用工作始終處于最優(yōu)化服務(wù)狀態(tài)。

3.密切高校檔案同教學(xué)科研之間的聯(lián)系，加強(qiáng)校際間的交流與合作。檔案管理部門要及時(shí)更新觀念，加強(qiáng)同教學(xué)科研部門的聯(lián)系與溝通，充分發(fā)揮高校檔案資源在教學(xué)科研工作中的基礎(chǔ)性作用。此外，檔案作為高校一種重要信息資源，校際之間應(yīng)加強(qiáng)交流與合作，特別是對(duì)口高校之間更應(yīng)密切合作。一方面，雙方交流彼此的教學(xué)、科研、管理等情況，另一方面，相互吸取辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)自身的不足，提高自己的辦學(xué)質(zhì)量和效益，共同實(shí)現(xiàn)高校檔案資源為教學(xué)科研有效服務(wù)的目標(biāo)。

(四)強(qiáng)化高校檔案資源為教學(xué)科研服務(wù)的手段

1.做好廣大教師和學(xué)生的教學(xué)、科研的輔導(dǎo)工作。目前，高校檔案用戶以管理人員居多，教師和學(xué)生用戶非常有限。教師和學(xué)生很少或者不用檔案的主要原因是不了解檔案館(室)藏情況，或不熟悉查找方法。因此，高校檔案館(室)應(yīng)當(dāng)做好廣大教師和學(xué)生的檔案資源利用輔導(dǎo)工作，使他們能夠了解檔案資源，并在教學(xué)和科研活動(dòng)中靈活自如地利用檔案資源。高校教學(xué)科研任務(wù)繁重、時(shí)間緊張，很多人無暇經(jīng)常到檔案館(室)查閱、了解有關(guān)教學(xué)科研的檔案資料信息。這也是檔案資源不能很好地為教學(xué)科研服務(wù)的主要原因之一。基于此，高校檔案館(室)可定期以簡(jiǎn)報(bào)的形式向廣大師生公布與教學(xué)科研有關(guān)的檔案資料目錄。不僅可以實(shí)現(xiàn)高校檔案為教學(xué)科研服務(wù)的功能，提高館(室)藏檔案資源的利用率，而且還可以大大節(jié)約廣大師生的時(shí)間和精力。

2.跟蹤教學(xué)科研重大活動(dòng)，廣泛開展定期服務(wù)。定期服務(wù)是指檔案館(室)根據(jù)利用者的要求，主動(dòng)提供館(室)內(nèi)有關(guān)某一專題的全部檔案資源信息，包括檔案原始信息和資料信息。定期服務(wù)針對(duì)性強(qiáng)、效益顯著，能夠最大限度地滿足利用者的需求。因此，高校檔案館(室)與學(xué)校教學(xué)科研部門如教務(wù)處、科研處及各系(院)等部門要建立廣泛的聯(lián)系，隨時(shí)了解和掌握學(xué)校重大的教學(xué)科研活動(dòng)，并根據(jù)活動(dòng)的主題開展定期服務(wù)。

3.編研與教學(xué)科研有關(guān)的檔案參考資料。高校檔案館(室)一向重視檔案的編研，但長(zhǎng)期以來，主要側(cè)重于大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、重要會(huì)議簡(jiǎn)介等的編寫，與教學(xué)科研有關(guān)的主題卻往往被忽視。為了能夠?yàn)閺V大師生提供更全面、更系統(tǒng)的檔案信息，從而更好地為教學(xué)科研服務(wù)，高校檔案館(室)必須加強(qiáng)編研與教學(xué)科研有關(guān)的檔案參考資料。

4.建立專門的高校檔案資源研發(fā)團(tuán)隊(duì)。高校檔案資源的開發(fā)利用是一個(gè)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，一所高校的檔案資源研發(fā)情況從一個(gè)側(cè)面反映出該校的綜合教學(xué)科研水平的高低。為了更好地開發(fā)利用高校檔案資源，并使之高效地服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)科研工作，有條件的高校應(yīng)該建立專門的檔案資源研發(fā)團(tuán)隊(duì)，擔(dān)負(fù)起學(xué)校的檔案資源的全面研究和開發(fā)利用工作。真正地建立一個(gè)高素質(zhì)的高校檔案資源研發(fā)團(tuán)隊(duì)，不僅需要高素，解決檔案研發(fā)人員的校內(nèi)質(zhì)的研發(fā)人員，更需要學(xué)校的大力支持，學(xué)校要建立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置編制問題，提供足夠的工作場(chǎng)所，還要給予足量的工作經(jīng)費(fèi)。只有這樣，專門的高校檔案資源研發(fā)團(tuán)隊(duì)才能正常、有效地運(yùn)作。同時(shí)，學(xué)校還要建立和完善對(duì)于檔案資源研發(fā)團(tuán)隊(duì)的考評(píng)機(jī)制，激發(fā)該團(tuán)隊(duì)的工作熱情，進(jìn)而為學(xué)校教學(xué)科研提供更有效的綜合服務(wù)。

5.注重高校教學(xué)科研檔案資源的全面電子信息化處理。當(dāng)今世界是一個(gè)信息化的世界，高校非常有必要實(shí)現(xiàn)學(xué)校教學(xué)科研檔案資源的全面電子信息化。以高校檔案資源研發(fā)團(tuán)隊(duì)為依托，對(duì)學(xué)校的所有教學(xué)科研檔案進(jìn)行電子掃描或進(jìn)行其他類型的電子加工，使檔案資源全面實(shí)現(xiàn)電子信息化，并且在校園網(wǎng)上開辟專門的門戶連接，使全校師生分等第、分層級(jí)地利用這些電子檔案信息。對(duì)于一些需要加密的電子檔案信息必須做出相應(yīng)處理，例如，對(duì)于一些有資格、有權(quán)限的特殊利用者，可以告知其登錄密碼，并對(duì)密碼進(jìn)行定期更換，確保電子檔案信息安全。有條件的高校還可以跟其它高校共建教學(xué)科研檔案資源網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)電子檔案資源網(wǎng)上共享，提高檔案資源的利用率，更加有效地促進(jìn)高校檔案資源的開發(fā)利用與服務(wù)教學(xué)科研工作的全面開展。

總之，高校檔案資源的開發(fā)利用與服務(wù)教學(xué)科研工作是高校的核心工作任務(wù)之一，我們必須從豐富高校檔案館(室)藏內(nèi)容、改善服務(wù)方式、強(qiáng)化服務(wù)手段等多方面出發(fā)，尋求更加有效的檔案資源的開發(fā)利用途徑和方法，更好地為高校的教學(xué)科研服務(wù)。

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