現(xiàn)代信息環(huán)境下高校檔案編研的實踐與思考

田 麗

(鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 鄭州 450052)

檔案編研工作，是近年來檔案管理隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的逐步改善和普及而迅速凸顯出來的一項重要工作，它帶來的是檔案管理由傳統(tǒng)的封閉性保管查閱，到主動提供開放性社會化信息服務(wù)的一個歷史性轉(zhuǎn)變。這個轉(zhuǎn)變使檔案編研工作比以往任何時期都顯得更加重要。檔案編研是檔案部門根據(jù)館(室)藏檔案和社會需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。傳統(tǒng)的檔案編研基本上是由人工從紙質(zhì)檔案案卷中查閱相關(guān)信息進行編寫印制的。而現(xiàn)在的檔案編研卻可以充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化檔案館的龐大信息存貯及自動檢索系統(tǒng)工具，進行編寫、復(fù)制和鏈接。目前，各高等院校都相繼建立了檔案網(wǎng)站，并且將檔案網(wǎng)站建立的檔次作為評價院校綜合實力的重要標志之一，而檔案編研成果則是檔案網(wǎng)站的重要組成內(nèi)容。

一、檔案編研工作的意義

1．高等教育事業(yè)的發(fā)展，迫切要求大力推進檔案編研工作

隨著我國高等學(xué)?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的深入推進，高校檔案館(室)的數(shù)字化建設(shè)和檔案網(wǎng)站建設(shè)取得了可喜的成績。過去那種紙質(zhì)檔案“一統(tǒng)天下”的格局已被紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案、多媒體傳播、檔案網(wǎng)站等多種表達式并存的格局所取代。

2．高校的現(xiàn)代化管理，迫切需要檔案編研成果提供全方位、多層次的信息

高校檔案共分十多個類目設(shè)置，囊括了高校管理的各個方面各個歷史階段的信息資料。檔案編研就是通過對各類檔案進行分析研究，按專題分門別類匯編成系統(tǒng)性資料提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、管理部門和廣大師生以及社會各界調(diào)閱使用。這些資料不但是文字的，而且可以是聲像的、電子的、多媒體的，是傳統(tǒng)的單純紙質(zhì)編研資料所無法比擬的。

3．高校檔案的現(xiàn)代化管理，迫切需要檔案編研工作提供對原始資料的保護和利用

現(xiàn)有的庫存檔案，大部分為紙質(zhì)資料，但也有部分照片、唱片、磁盤、光盤，絲織、麻布、金屬、塑料等實物檔案。檔案資料大部分為孤本，有的是十分珍貴的歷史原跡，有的在現(xiàn)有技術(shù)條件下難以永久保存，即使是不被人為使用，隨著時間的推移也會失去其原有的品質(zhì)及使用價值，何況在開展利用服務(wù)時，更容易破損，影響檔案的壽命。但是以編寫檔案史料的方式提供利用，可以減少磨損，從而延長檔案的壽命。

4．高校文化的傳承與宣傳，迫切需要檔案編研成果的宣傳展示

我院的檔案資料保存了50年代以來在各個歷史發(fā)展階段的珍貴文物，反映了新中國成立以來我院職業(yè)人才培養(yǎng)的成績。這期間涌現(xiàn)出了各個階段的先進事跡和杰出人物，激勵著一代又一代師生奮發(fā)作為、攻艱克難。在60周年校慶活動中通過檔案編研的宣傳資料對廣大的在校師生，特別是青年一代起到了良好的正面教育作用。

5．推動和提高高校檔案的影響力，迫切需要檔案編研工作的新突破

通過編研工作，把檔案信息資源從封閉狀態(tài)開發(fā)出來，使廣大利用者看到檔案的價值，加深對檔案和檔案工作的了解，起到了很好的宣傳作用。使檔案管理工作由庫管型為主轉(zhuǎn)變?yōu)閹旃苄团c加工創(chuàng)造型相結(jié)合的現(xiàn)代化檔案管理。

二、從編研選題上挖掘檔案編研的寶藏

檔案編研選題的原則：一是實用性原則。首先應(yīng)該滿足本院教職員工和學(xué)員的教育、學(xué)習(xí)、科研、工作的需要;其次是滿足社會同業(yè)和大眾宣傳、交流的需要。編研選題要與學(xué)院的教學(xué)、科研和管理等工作緊密結(jié)合，對實際工作具有指導(dǎo)作用和參考價值。檔案編研還要結(jié)合高校改革和院校特色開展對外宣傳，提高和擴大院校的社會知名度和社會聲譽，為院校向社會招生和企事業(yè)單位來院招聘提供全方位的信息服務(wù)。檔案編研同時也要結(jié)合國內(nèi)外學(xué)術(shù)動向和科技發(fā)展新成果，開展專業(yè)編研，積極參與、交流、推廣院校的學(xué)術(shù)或科技成果，編輯出符合高校發(fā)展需要的和有社會宣傳交流作用的檔案編研成果。二是技術(shù)性原則。高校檔案記載了院校管理方方面面的工作內(nèi)容，反映出院校在各個歷史階段的辦學(xué)方向、指導(dǎo)思想、教學(xué)管理、師資面貌、學(xué)員構(gòu)成、專業(yè)設(shè)置、學(xué)術(shù)和科研水平，其中科學(xué)技術(shù)性在高校全部檔案中具有特殊的重要作用。三是真實性原則。編研人員必須尊重歷史、尊重科學(xué)、實事求是地開展檔案編研工作，確保檔案編研成果的歷史真貌。

目前，在檔案管理工作中普遍認可的檔案編研成果選題主要分三個層次：

第一層次是根據(jù)檔案館藏中的原始文件(或原始文件的復(fù)印件)，按時間或不同類別匯編成冊。

第二層次是對原始文件進行摘錄、縮編、剪輯，并按一定要求重新組織編寫而成的概要性、介紹性資料。

第三層次是在對館存檔案資源和其它相關(guān)社會信息資源進行分析研究和歸納的基礎(chǔ)上，取其精要、辨其真?zhèn)?、剔其謬誤、相互佐證、明宗證義編寫形成的一種新的參考材料。這個層次的編寫過程是一個再創(chuàng)造過程，編寫難度比較大，對檔案編研人員的專業(yè)素質(zhì)要求特別高。

三、從編研成果的形式上拓展館藏檔案的信息價值

常見的檔案編研成果形式有以下八種：

1．專題匯編

專題匯編是將反映同一問題的一組文件匯集成冊。可以是全文匯編，也可以是摘錄匯編;可以是文字匯編，也可以是圖形匯編。

2．大事記

大事記是按照時間順序，簡要地反映學(xué)校一定歷史時期與一定范圍內(nèi)發(fā)生的大事要事的真實文字記錄。大事記述范圍要準確，力求大事突出，要事不漏。

3．組織機構(gòu)改革

主要是根據(jù)檔案史料將院校組織機構(gòu)和院系結(jié)構(gòu)等方面的歷史變化、隸屬關(guān)系等情況編寫成冊，以供人們了解其變遷史。

4．簡介

主要是對檔案的內(nèi)容、范圍作簡單的介紹，為利用者選用檔案提供線索。簡介突出“簡”字，簡明扼要，要點突出。

5．手冊

手冊大多是專業(yè)性的，具有簡明、實用、方便的特點，是深受高校專業(yè)部門和師生喜愛的、資料齊全、知識全面的工具書。

6．志鑒

志鑒是記述院校綜合情況的歷史性資料工具書。編纂志鑒對檔案史料的征集和檔案編研人員的要求較高，需要院校領(lǐng)導(dǎo)及各業(yè)務(wù)部門高度重視，密切配合，一般是在志鑒主管部門指導(dǎo)下完成。

7．文摘

以簡單的文字摘錄檔案的主要內(nèi)容，便于人們了解檔案的概況。摘錄要精煉，文字要簡短。

8．調(diào)研報告

主要對某一個專題、某個專業(yè)、某項技術(shù)的檔案進行綜合研究后編寫的專題報告、專著等。

高校檔案編研成果除上述文本形式外，在現(xiàn)代化信息環(huán)境下還出現(xiàn)了圖片、音頻、視頻、專題電視片、網(wǎng)站等不同的傳播形式。

四、創(chuàng)新編研手段，大力推進編研工作的發(fā)展

檔案編研手段的創(chuàng)新主要體現(xiàn)在兩個方面：一是檔案編研的組織手段，二是檔案編研的技術(shù)手段。

1．確立開放意識，創(chuàng)新檔案編研的組織手段

在多數(shù)高校，由于編研人員知識的局限性，對種類繁多、內(nèi)容豐富的專業(yè)教學(xué)檔案不可能全部熟悉，勝任編研工作的檔案管理人員也不可能足額配備，無法承擔大量的編研任務(wù)。怎樣解決這個矛盾?筆者認為用開放的思維來對待這些問題。其實，高校檔案的管理從來就不是少數(shù)專職檔案管理人員獨自能夠完成的，為了完成每年數(shù)量龐大的案宗收集入庫和建立案卷檢索目錄，檔案管理部門在高校的各個職能部門都聘請了大量的兼職檔案員來共同完成資料歸檔的任務(wù)。為了解決檔案編研人才的短缺，檔案管理部門也可以充分發(fā)揮高校專業(yè)人才眾多的優(yōu)勢，聘請其它部門的專門人才納入到檔案編研的隊伍中來參與和協(xié)助檔案編研，共同合作完成編研課題。

2．充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案編研的技術(shù)手段

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，檔案編研工作如虎添翼。運用計算機進行文字編輯處理，消除了傳統(tǒng)檔案編研手工抄寫的許多弊端，大大提高了編研效率，降低了編研人員的勞動強度。運用多媒體技術(shù)，使聲像檔案在滿足社會需求方面發(fā)揮了直觀優(yōu)勢，較好地貼近了社會的需求。

隨著辦公網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，為檔案編研工作帶來了前所未有的便利。通過網(wǎng)絡(luò)可以及時了解有關(guān)學(xué)科和相關(guān)專業(yè)發(fā)展的最新情況，及時掌握有關(guān)學(xué)科的最新研究動態(tài)，考慮不同的利用者需求，運用多種科學(xué)的分類檢索和鏈接手段，從而最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用。通過網(wǎng)絡(luò)，還可以及時地與有關(guān)專家學(xué)者取得聯(lián)系，與圖書館、科研學(xué)術(shù)部門以及其他院校系部等相關(guān)單位取得聯(lián)系，在網(wǎng)上互通信息、互通編研課題，尋找合作伙伴，走聯(lián)合編研之路，以提高檔案編研的利用價值。將檔案的“潛在價值”通過檔案編研轉(zhuǎn)變?yōu)椤艾F(xiàn)實價值”。通過網(wǎng)絡(luò)建立檔案網(wǎng)站，將編研成果上網(wǎng)發(fā)布，信息傳播不再受時空限制，不再受財力物力的制約，同樣可以滿足利用者對檔案信息準確、快捷、時效的要求。通過網(wǎng)站對話，還可以及時了解受眾對檔案編研成果的意見和要求，為提高和創(chuàng)新檔案編研能力提供動力。

五、強化和提高保密及專利意識，確?，F(xiàn)代信息環(huán)境下檔案編研成果安全

現(xiàn)代信息環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)猶如一把“雙刃劍”，在帶來利用便利的同時，也給檔案編研成果帶來了前所未有的安全隱患。其保密性、可靠性等問題也日益突出。首先，從思想上加強檔案信息安全重要性和緊迫性的認識，對于涉及保密、涉及專利的檔案及編研成果，必須依照相關(guān)法規(guī)制定一套行之有效的安全管理體系和安全監(jiān)控機制，制定和采取檔案信息內(nèi)容服務(wù)的安全對策;其次，從采集和發(fā)布編研工作流程程序上設(shè)置不同層次的責(zé)任關(guān)口，加強保密和專利法及相關(guān)規(guī)定的學(xué)習(xí)，熟悉保密年限和級別，熟悉專利注冊和限制使用條件;再次，從硬件設(shè)備上提供保障，在資金投入上加大力度，購置當前比較成熟的安全技術(shù)設(shè)備;最后，從技術(shù)上提供安全保障，采用安全可靠的系統(tǒng)軟件、防火墻技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、防病毒技術(shù)、信息加密與數(shù)字水印技術(shù)，以確保檔案編研成果在現(xiàn)代信息環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)安全性。

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