淺議高職學(xué)校人事檔案信息化的管理

湖北 吳冬梅

隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，高職學(xué)校人事制度的改革正在不斷深入。高職學(xué)校人事檔案管理，作為高職學(xué)校人事管理工作中的一個(gè)重要組成部分，其信息化管理，已經(jīng)成為高職學(xué)校人事檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇，是在新的形勢下，高職學(xué)校人事檔案工作，應(yīng)該如何更好地為師資隊(duì)伍建設(shè)、干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)所要探索的重要內(nèi)容之一。人事檔案信息化管理的推進(jìn)，必將為整個(gè)高職學(xué)校的改革與發(fā)展，提供高效、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息依據(jù)，從而積極推動(dòng)高職學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的順利開展。

高職學(xué)校人事檔案信息化的管理，筆者認(rèn)為，其核心內(nèi)容應(yīng)該是通過檔案信息資源的數(shù)字化及檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)高職學(xué)校人事工作中產(chǎn)生的各類信息，特別是對(duì)教職工在教學(xué)科研工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)行科學(xué)地存儲(chǔ)、加工、檢索、傳輸，從而為高職學(xué)校人事檔案工作，提供高效而及時(shí)的服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。其內(nèi)容概而言之，主要有：人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、人事檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，人事檔案信息資源的有序整理、人事檔案信息技術(shù)的應(yīng)用、人事檔案信息資源的開發(fā)利用。

一、高職學(xué)校人事檔案信息化過程中存在的問題

（一）缺乏人事檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)

實(shí)現(xiàn)高職學(xué)校人事檔案信息化管理，是一項(xiàng)繁重的工作任務(wù)。其諸項(xiàng)工作，要想得到順利而有序地進(jìn)行，首先必須得到高職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子和相關(guān)部門的高度重視和大力支持，并且能做到切實(shí)把人事檔案管理工作，列入重要議事日程。這似乎已成為當(dāng)今人們的共識(shí)。從當(dāng)前高職學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)況看，由于高職學(xué)校對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作的不夠重視，其人力和財(cái)力投入不足等諸方面的問題，人事檔案信息化發(fā)展的速度，必然會(huì)受到限制，因而使之與高等教育的現(xiàn)代化發(fā)展無法適應(yīng)，使人事檔案在高職學(xué)校管理與改革中無法發(fā)揮應(yīng)有的積極作用。

（二）缺乏高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊(duì)伍

人才是高職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。當(dāng)前，高職學(xué)校的人事檔案管理人員，大多年齡偏大，由于缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，他們的信息技術(shù)能力和水平也較差，很難適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)的需要。沒有人才，再好的計(jì)劃，再好的設(shè)施，都是一句空話。因此，培養(yǎng)人事檔案信息化人才，已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。

（三）缺乏完善的法規(guī)體系和業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系

人事檔案記載的信息，是非常豐富的，其時(shí)間跨度亦大。但因其主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息，常常會(huì)出現(xiàn)一些差錯(cuò)。比如，其數(shù)據(jù)前后不一，甚至?xí)霈F(xiàn)同一時(shí)間，同一種信息竟有多種不同的記錄。如何使這些問題在信息化建設(shè)中得到順利地解決，使原始紙質(zhì)的檔案與數(shù)字檔案，做到很好地銜接，并且在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時(shí)，解決標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的問題。顯然，這需要我們的工作人員有一個(gè)完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，使從事檔案信息化建設(shè)的工作者得到政策上的支持與方式方法上的指導(dǎo)，從而形成一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)、縝密的人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫。

二、高職學(xué)校人事檔案信息化管理的幾點(diǎn)建議

（一）充分認(rèn)識(shí)人事檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性

隨著高職學(xué)校人事制度改革的不斷深入，要充分認(rèn)識(shí)人事檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性。要在國家政策的引導(dǎo)下，積極穩(wěn)妥地推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。要不斷加大人力和財(cái)力的投入。與此同時(shí)，還要不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，以提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，把人事檔案信息化建設(shè)，真正作為高職學(xué)校人事工作中的一項(xiàng)重要組成部分來進(jìn)行建設(shè)，而不能只停留在口頭上。

（二）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

人事檔案信息化建設(shè)的一個(gè)關(guān)鍵因素，就是要建設(shè)一支具有高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊(duì)伍。在人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要檔案工作者，不僅要具有豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)能力，更要具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力和熟練應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力。從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有較好的檔案管理理論素養(yǎng)和檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，與此同時(shí)，還應(yīng)具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔能力和現(xiàn)代信息化檔案歸檔管理能力。要在意識(shí)上與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新服務(wù)觀念，善于運(yùn)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，適應(yīng)新的服務(wù)需求。還要有不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)、新理念的習(xí)慣和積極性，以便能在信息化檔案管理工作崗位上，規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效、高質(zhì)量地認(rèn)真工作。

（三）建立完善的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系

人事檔案信息化建設(shè)，是新時(shí)期對(duì)高職學(xué)校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務(wù)。也正因如此，這項(xiàng)工作，無法照搬傳統(tǒng)手工管理階段的制度。它必須結(jié)合各校信息化建設(shè)的實(shí)際進(jìn)度，結(jié)合各學(xué)校人事檔案信息化管理的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的工作流程和規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進(jìn)人事檔案管理工作向制度化、規(guī)范化發(fā)展。特別是人事檔案，其內(nèi)容直接涉及個(gè)人的基本情況和隱私，所以，更要制定出相對(duì)完善的管理制度，以保證人事檔案信息化建設(shè)的順利開展。

三、結(jié)語

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理信息化是未來的發(fā)展趨勢，也是時(shí)代要求的必然趨勢。因此，加強(qiáng)信息化人事檔案管理，提高其質(zhì)量和效率，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。學(xué)校只有不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)管理，才能更好地發(fā)揮其作用，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。然而，人事檔案信息化，又是一個(gè)長期漸進(jìn)的過程。它有待在實(shí)踐過程中，不斷改進(jìn)，不斷完善。要因校制宜，以信息建設(shè)思想，總攬全局，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的歷史性跨越，從而保證人事檔案信息化建設(shè)，與高職學(xué)校信息化同步發(fā)展，為高職學(xué)校的教學(xué)和科研服務(wù)。

【1】戎曄.高校人事檔案信息化建設(shè)初探[J].科教文匯，2010(30）:180.

【2】張志行，陳艷.高校人事檔案信息化管理研究與探索［J］.江蘇教育學(xué)院學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2010，26(2)：57-59.