協(xié)同辦公系統(tǒng)與即時(shí)通訊系統(tǒng)集成應(yīng)用

李成林

(重慶望江工業(yè)有限公司，重慶 400071)

OA(office automation)，廣義講，對(duì)于提高日常工作效率的軟硬件系統(tǒng)，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及辦公軟件都可以成為OA 系統(tǒng)。本文研究的OA 系統(tǒng)中主要是指利用電腦進(jìn)行全自動(dòng)的辦公，處理組織內(nèi)部的事務(wù)性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統(tǒng)。

IM(instant messaging)，是即時(shí)通訊、實(shí)時(shí)傳訊軟件，如騰訊的QQ、微軟的MSN 等。本文研究的IM 軟件不同于QQ，不是面向公眾的，而是面向企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部，主要提供企業(yè)內(nèi)部辦公溝通、對(duì)外商務(wù)溝通的服務(wù)。其目的是給員工提供更方便的溝通方式，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的信息共享和溝通能力，提高工作效率，減少企業(yè)內(nèi)部通訊費(fèi)用和出差頻次等從而為企業(yè)節(jié)省開支，同時(shí)也能創(chuàng)造一種新型的企業(yè)溝通文化。IM 在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行架構(gòu)，集成OA 的系統(tǒng)賬號(hào)及企業(yè)客戶的賬號(hào)和密碼。

1 OA 和IM 系統(tǒng)的發(fā)展和特點(diǎn)

1)OA 系統(tǒng)

我國OA 系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。由于歷史和文化的影響，政府對(duì)企業(yè)的管理除了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè)集團(tuán)在進(jìn)行許多決策的時(shí)候，也經(jīng)常需要向主管的上級(jí)部門請(qǐng)示匯報(bào)。特別是國有大型企業(yè)集團(tuán)也沿用行政的管理方式，應(yīng)用紅頭文件就比較普遍。因此OA 系統(tǒng)的基本特點(diǎn)是以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)，主要就是辦公文件處理［1］。

辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)歷了5 個(gè)階段:從PC 機(jī)加上個(gè)人辦公軟件實(shí)現(xiàn)的文字處理是第1 個(gè)階段，這個(gè)階段大概在20世紀(jì)80 年代到90 年代初，大家主要是實(shí)現(xiàn)文字處理，就是單機(jī)的辦公自動(dòng)化;第2 個(gè)階段是局域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)了文件共享、信息共享，這個(gè)應(yīng)該在90 年代;第3 個(gè)階段，即在21 世紀(jì)初期，這個(gè)階段的特點(diǎn)是以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識(shí)管理為目標(biāo)的辦公自動(dòng)化。第4 個(gè)階段，即協(xié)同辦公門戶，這個(gè)階段的特點(diǎn)是OA 系統(tǒng)作為整個(gè)組織內(nèi)部信息化的入口，相對(duì)于外部門戶(互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站)，與組織內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。第5 個(gè)階段，也就是移動(dòng)化階段。隨著3G 移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，OA 進(jìn)入了移動(dòng)化階段。移動(dòng)OA 使得辦公人員可以在任何時(shí)間任何地方使用OA，同時(shí)也引入了基于GPS 的考勤、現(xiàn)場信息采集、移動(dòng)審批等移動(dòng)功能，把OA 應(yīng)用推向了新的高度［2-3］。

目前，OA 作的所有工作除了將手工工作搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，開始利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，在系統(tǒng)開發(fā)與管理理念和方法結(jié)合方面也開始進(jìn)行探索，如任務(wù)管理方面，OA 軟件也開始逐漸適用集團(tuán)化管理和矩陣式管理［4］。但OA 系統(tǒng)的處理的信息范圍實(shí)在過于有限，也難以取代和替換專業(yè)的信息系統(tǒng)，這也是下一步數(shù)據(jù)整合和展示功能方面需要走出一條新路。

2)IM 系統(tǒng)

最早的即時(shí)通訊軟體是以色列的ICQ，騰訊公司推出的騰訊QQ 也迅速成為我國最大的即時(shí)消息軟件。目前在互聯(lián)網(wǎng)上比較流行的即時(shí)通訊服務(wù)除ICQ、QQ 和MSN 外，還有很多，大致可以分為個(gè)人即時(shí)通訊、商務(wù)即時(shí)通訊、企業(yè)即時(shí)通訊、行業(yè)即時(shí)通訊、網(wǎng)頁即時(shí)通訊等典型類型。

隨著應(yīng)用的深入企業(yè)即時(shí)通訊需求將會(huì)進(jìn)一步提高，中國大中型企業(yè)為降低企業(yè)通訊運(yùn)營成本，提高業(yè)務(wù)效率，已經(jīng)更多的關(guān)注企業(yè)即時(shí)通訊市場，全國500 強(qiáng)企業(yè)中有80%允許即時(shí)通訊軟件成為繼電話、郵件后的又一溝通方式，部分企業(yè)采購了專業(yè)的企業(yè)級(jí)即時(shí)通訊解決方案，企業(yè)已經(jīng)成為即時(shí)通訊工具的重要載體。

2 IM 和OA 系統(tǒng)集成的目的

2.1 OA 系統(tǒng)在企業(yè)經(jīng)營管理方面發(fā)揮的作用

1)了解組織結(jié)構(gòu)和人員組成

通過信息系統(tǒng)的使用，讓集團(tuán)企業(yè)各級(jí)部門和人員了解自己在整個(gè)集團(tuán)所在的組織機(jī)構(gòu)情況和其他員工情況，加強(qiáng)企業(yè)人員的交流和了解，有利于集團(tuán)的整合和企業(yè)文化的形成。

2)建立企業(yè)電子人員通訊錄

一般企業(yè)都要定期整理一份員工通訊錄作為企業(yè)工作聯(lián)系使用，通過OA 系統(tǒng)的通訊錄功能，建立集團(tuán)企業(yè)的電子通訊錄，取代紙質(zhì)通訊錄。

3)管理制度落地為規(guī)范流程

通過流程管理，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生下發(fā)的的各項(xiàng)管理制度進(jìn)行落實(shí)，通過信息化系統(tǒng)，把紙質(zhì)描述的制度變成一個(gè)個(gè)具體可以執(zhí)行的規(guī)范流程。一方面每一位員工能根據(jù)授權(quán)方面查詢集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部所有下發(fā)的制度和文件;另一方面又通過流程管理，人每一位員工正確規(guī)范按制度和管理要求去一步步走流程。

通過流程圖形化的界面，用戶還可以隨時(shí)查詢流程的事務(wù)辦理情況，了解上下流程參與人和執(zhí)行人的情況。

通過規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化流程，可有效進(jìn)行工作管理，明確了各自職責(zé)，杜絕工作推諉和職權(quán)濫用現(xiàn)象，加強(qiáng)過程監(jiān)控與督辦，提高了整體工作效率。

通過規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化流程，實(shí)現(xiàn)跨單位和跨部門多崗位的協(xié)同工作，開創(chuàng)全天候非接觸辦公服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)“零距離”服務(wù)。電子化的單據(jù)管理，也大大方便了查詢和利用。通過規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化流程，促進(jìn)流程優(yōu)化，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)協(xié)作，加強(qiáng)工作管理，提高服務(wù)質(zhì)量，改進(jìn)管理方式和管理手段，增加員工對(duì)行政部門的工作滿意度。

4)為集團(tuán)各級(jí)單位提供內(nèi)容展示

常見的是通知公告、圖片新聞、文字新聞等功能模塊，為集團(tuán)企業(yè)。一方面為企業(yè)提供簡單、實(shí)用的信息發(fā)布平臺(tái)，將企業(yè)新聞、公告、信息資料、學(xué)習(xí)資料發(fā)布在OA 系統(tǒng)和平臺(tái)上面。二是為員工提供自由投搞、評(píng)論評(píng)級(jí)的功能，員工可以自由投稿、對(duì)新聞信息資料發(fā)表評(píng)論、對(duì)學(xué)習(xí)資料發(fā)表學(xué)習(xí)心得。

5)員工個(gè)人日常辦公事務(wù)處理

常見功能模塊為電子郵件、日程管理、文檔傳閱等。其中電子郵件是基于Web 的郵件客戶端，是實(shí)現(xiàn)協(xié)作溝通的重要工具。對(duì)企業(yè)和個(gè)人電子郵件的集中管理來提高溝通的效率，主要的功能包括郵件的收發(fā)、POP3 郵件的收取、文件夾的管理、郵件過濾、郵件搜索、集成通訊錄等功能。其中日程管理為個(gè)人及團(tuán)隊(duì)的日程的安排和提醒功能。

6)公文收發(fā)、電子印章事務(wù)處理

通過OA 公文收發(fā)，減少集團(tuán)成員企業(yè)間紙質(zhì)文件的印發(fā)數(shù)量和郵寄數(shù)量，保證各成員企業(yè)公文快速高效的傳遞，同時(shí)減少公文傳遞中出現(xiàn)的大量費(fèi)用和人力。主要具有起草、修改、編排、打印、編號(hào)發(fā)文、簽收、來文登記、傳閱、批示、交換、文件檢索等功能。同時(shí)在公文中，必須通過安全電子印章實(shí)現(xiàn)對(duì)公文正文或附件進(jìn)行修改權(quán)限控制，并借助電子印章的可追溯、防抵賴特性保證了電子公文的安全。

2.2 傳統(tǒng)OA 系統(tǒng)存在的不足

目前國內(nèi)OA 系統(tǒng)的功能已經(jīng)做得比較全面，甚至有的系統(tǒng)功能過于復(fù)雜，從某種意義上說OA 系統(tǒng)是集團(tuán)企業(yè)中運(yùn)用范圍最廣，使用人員最多，但傳統(tǒng)OA 也存在不足:

1)缺乏大容量文件的實(shí)時(shí)傳遞:由于OA 系統(tǒng)使用人員多，一個(gè)大型企業(yè)集團(tuán)往往幾千人到幾萬人，考慮到服務(wù)器和數(shù)據(jù)資源占用的因素，一般不考慮在OA 系統(tǒng)中傳送大容量的附件和文件，原則上附件不允許超過50M。

2)局限于局域網(wǎng)或通過專線連:OA 系統(tǒng)一般局限于局域網(wǎng)或通過專線連接的網(wǎng)絡(luò)中使用，通常采用移動(dòng)智能平臺(tái)通常無法直接進(jìn)入OA 系統(tǒng)。

3)無法感知其他用戶實(shí)時(shí)在線:使用傳統(tǒng)OA 的用戶無法實(shí)時(shí)感知其他的用戶是否正在使用系統(tǒng)在電腦旁，一般通過OA 系統(tǒng)的待辦事宜進(jìn)行提醒處理相關(guān)事務(wù)。

4)無法進(jìn)行遠(yuǎn)程終端進(jìn)行協(xié)助:在跨集團(tuán)的信息系統(tǒng)運(yùn)行中，管理人員或維護(hù)人員有時(shí)需要對(duì)OA 系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)助，而OA 系統(tǒng)無法做到。

2.3 IM 系統(tǒng)在OA 系統(tǒng)中發(fā)揮的重要補(bǔ)充作用

鑒于OA 系統(tǒng)的不足，特別是當(dāng)系統(tǒng)中要進(jìn)行比較復(fù)雜的流程時(shí)，肯定會(huì)有很多的事務(wù)需要處理，需要及時(shí)提醒流程相關(guān)人員立即進(jìn)入OA 系統(tǒng)去處理事務(wù)。而在及時(shí)溝通通訊方面就是IM 系統(tǒng)的專長，因此幾年來在OA 系統(tǒng)中對(duì)IM 進(jìn)行融合便成為大的趨勢(shì)，雖然有的IM 系統(tǒng)逐步擴(kuò)展OA 功能，但總體來說還是在原有OA 的基礎(chǔ)上整合進(jìn)行IM的功能，彌補(bǔ)OA 的短板。IM 與OA 系統(tǒng)整合后，OA 系統(tǒng)擁有即時(shí)溝通、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、資源與信息實(shí)時(shí)共享等功能，避免多個(gè)系統(tǒng)間切換、重復(fù)輸入密碼。同時(shí)實(shí)現(xiàn)了組織機(jī)構(gòu)和人員信息同步、基于事件驅(qū)動(dòng)的業(yè)務(wù)處理全程消息提醒和回調(diào)等諸多新功能，全面增強(qiáng)了系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的實(shí)時(shí)性，方便了公司內(nèi)部的管理和人員使用。

1)OA 通過與IM 的結(jié)合，使組織機(jī)構(gòu)和人員信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，提高單位內(nèi)部協(xié)同辦公的效率;在兩個(gè)系統(tǒng)未進(jìn)行整合前，部分集團(tuán)企業(yè)員工通過互聯(lián)網(wǎng)使用QQ 和飛秋等系統(tǒng)來進(jìn)行實(shí)時(shí)信息的傳遞，用員工自己維護(hù)和建立的各種用戶群，無法做到組織架構(gòu)和人員數(shù)據(jù)統(tǒng)一，信息也無序和紊亂。

2)OA 通過與IM 的結(jié)合，使OA 溝通實(shí)時(shí)化得以實(shí)現(xiàn)，增強(qiáng)OA 系統(tǒng)處理的即時(shí)性，在有事務(wù)變化時(shí)通知相關(guān)人員，讓相關(guān)人員在第一時(shí)間內(nèi)能了解這個(gè)信息是非常有用的，可以加快OA 系統(tǒng)中的流程和任務(wù)處理的速度。

3)遠(yuǎn)程文字、語音和甚至是視頻方式的面對(duì)面的網(wǎng)絡(luò)協(xié)助溝通，降低溝通運(yùn)營成本，給員工提供更方便的溝通方式，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的信息共享和溝通能力，提高工作效率，減少企業(yè)內(nèi)部通訊費(fèi)用和出差頻次等從而為企業(yè)節(jié)省開支，同時(shí)也能創(chuàng)造一種新型的企業(yè)溝通文化。

4)在OA 系統(tǒng)中的每個(gè)選人樹的地方，對(duì)用戶的狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)感知，知道對(duì)方現(xiàn)在辦公所屬的狀態(tài)，可以加快溝通和辦事進(jìn)程;同時(shí)可以通過“個(gè)性簽名”中留下自己相關(guān)信息，如“20 -30 日在外出差”、“在開會(huì)”等等。

5)可以根據(jù)自己工作的需要，建立自己的群組，通過廣播群發(fā)，快速有效傳遞知識(shí)?？梢哉匍_集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。

6)遠(yuǎn)程協(xié)助。通過終端電腦遠(yuǎn)程協(xié)助，在產(chǎn)業(yè)專網(wǎng)內(nèi)及時(shí)進(jìn)行終端維護(hù)和計(jì)算機(jī)幫助，減少IT 人員維護(hù)工作量。

3 IM 和OA 系統(tǒng)集成的方式

3.1 集成的特點(diǎn)

1)獨(dú)立運(yùn)行:IM 軟件是客戶端軟件，在不進(jìn)入OA 系統(tǒng)時(shí)候可以最小化，不占用計(jì)算機(jī)的顯示版面，同時(shí)實(shí)現(xiàn)及時(shí)的消息提醒。可以充分使用IM 軟件的聊天功能、語音通訊、文件傳輸、會(huì)議等功能。IM 軟件中實(shí)現(xiàn)對(duì)OA 系統(tǒng)的待辦任務(wù)和相關(guān)信息的提醒。

2)賬號(hào)同步:OA 通過“數(shù)據(jù)同步”功能，將OA 系統(tǒng)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)和用戶賬號(hào)同步到IM 的數(shù)據(jù)庫中，使得IM 系統(tǒng)不用再錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。對(duì)于擁有龐大的用戶數(shù)的大的集團(tuán)單位來說，可以節(jié)省了大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入工作量。

3)信息提醒:用戶安裝了IM 客戶端后，在啟動(dòng)提醒服務(wù)后，系統(tǒng)自動(dòng)把OA 系統(tǒng)用戶的待批文件、新任務(wù)、新郵件等信息傳到IM 客戶端，提醒OA 用戶及時(shí)處理。

4)單點(diǎn)登錄:IM 和OA 系統(tǒng)使用統(tǒng)一的賬號(hào)管理，管理一般以在OA 端，在登錄OA 系統(tǒng)的同時(shí)，自動(dòng)登錄IM 系統(tǒng)。同時(shí)登錄IM 后可以直接點(diǎn)擊IM 界面的鏈接不用輸入用戶名和密碼直接進(jìn)入OA 系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)登錄OA。

5)在線感知:在OA 中用戶名稱后面可以通過IM 感知用戶是否在線。

6)即時(shí)傳輸:對(duì)于大容量和文件可以特別是超過100M級(jí)別大文件進(jìn)行即時(shí)傳輸和離線發(fā)送，彌補(bǔ)OA 系統(tǒng)中對(duì)于大容量文件傳遞的限制，減少OA 系統(tǒng)的資源占用IM 和OA系統(tǒng)集成的安全設(shè)計(jì)。

7)遠(yuǎn)程協(xié)助:終端電腦遠(yuǎn)程協(xié)助，在產(chǎn)業(yè)專網(wǎng)內(nèi)及時(shí)進(jìn)行終端維護(hù)和計(jì)算機(jī)幫助，減少IT 人員維護(hù)工作量。

8)即時(shí)回執(zhí):為了加強(qiáng)系統(tǒng)及時(shí)溝通的效果，在溝通的同時(shí)可以加入回執(zhí)的功能，確認(rèn)事務(wù)的有效處理。

3.2 IM 和OA 系統(tǒng)集成要求

3.2.1 在OA 系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)

1)用戶感知:通過對(duì)OA 系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)，在OA 系統(tǒng)中所有涉及到選人的地方，增加用戶感知，知道用戶是否上線，是否在工作的崗位上。

2)單點(diǎn)登錄IM:在登錄OA 的同時(shí)，自動(dòng)打開和登錄IM系統(tǒng)而不需要輸入用戶名和密碼。

3.2.2 在IM 系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)

1)單點(diǎn)登錄OA:在登錄IM 的同時(shí)，自動(dòng)打開和登錄OA 系統(tǒng)而不需要輸入用戶名和密碼直接調(diào)用OA 功能。

2)當(dāng)OA 中有新的文件、公告、新聞立即在IM 上進(jìn)行提醒或彈出相關(guān)信息(根據(jù)權(quán)限設(shè)定)。

3.2.3 單點(diǎn)登錄解決方案

單點(diǎn)登錄整合是系統(tǒng)整合中最常見的整合需求，實(shí)現(xiàn)雙向單點(diǎn)登錄后，用戶登陸OA 門戶可直接使用IM 客戶端，無需再次登陸。同時(shí)使用原OA 用戶賬號(hào)和密碼登陸IM 系統(tǒng)，可直接使用EAS 集成功能，無需再次登陸OA。

單點(diǎn)登錄的實(shí)現(xiàn)有以下3 種常用方式:①基于LDAP 的統(tǒng)一用戶管理及單點(diǎn)登錄;②基于用戶對(duì)應(yīng)關(guān)系表的單點(diǎn)登錄;③基于系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄。

4 結(jié)束語

OA 系統(tǒng)和IM 系統(tǒng)的集成和融合已經(jīng)越來越發(fā)揮重要的作用，OA 系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的同時(shí)邁進(jìn)了高效辦公的境界，使管理更加方便和快捷。

不少知名的OA 產(chǎn)品開發(fā)企業(yè)在將系統(tǒng)與ERP、人力資源、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、銷售和采購、項(xiàng)目管理等專業(yè)系統(tǒng)進(jìn)行集成的同時(shí)，也開始逐漸將OA 系統(tǒng)的功能向IM 系統(tǒng)領(lǐng)域進(jìn)行延伸，把IM 系統(tǒng)中的好的做法引入到OA 系統(tǒng)中去，從硬件資源占用的角度以及實(shí)施的進(jìn)度，選擇2 個(gè)產(chǎn)品通過接口進(jìn)行快速整合和集成將會(huì)在未來成為主要的方式。

［1］楊德友.網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.四川大學(xué)學(xué)報(bào)，2009，46(3):594-598.

［2］張凱，王茜.運(yùn)用J2EE 平臺(tái)設(shè)計(jì)高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)［J］.現(xiàn)代計(jì)算機(jī)，2009(4):196-197.

［3］楊耿.基于Lotus Notes 企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)［J］.計(jì)算機(jī)工程與設(shè)計(jì)，2009，30(10):2503-2505.

［4］周江川. 即時(shí)協(xié)同的辦公信息工作平臺(tái)［J］.四川兵工學(xué)報(bào)，2010(8):100-102.