Microsoft Exce的數(shù)據(jù)分析的基本方法

紀 彧

本溪市機電工程學校，遼寧本溪 117000

隨著時代的發(fā)展，我們對計算機已經(jīng)不再陌生，它已經(jīng)運用到各個領域當中，為人們的工作、學習、生活提供著方便。而一些相應產(chǎn)生的應用軟件更是大大提高了人們的工作和學習的效率。Microsoft Excel作為一個常用軟件，它簡單的操作已經(jīng)被大多數(shù)人認可，但是它的強大的函數(shù)運算功能和數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析的功能，我們認識的就有限了。接下來我們就談一談Microsoft Excel的數(shù)據(jù)分析的基本方法。

數(shù)據(jù)分析就是用適當?shù)慕y(tǒng)計方法對數(shù)據(jù)進行分析，以求最大化地開發(fā)數(shù)據(jù)資料的功能，發(fā)揮數(shù)據(jù)的作用，是為了提取有用信息和形成結(jié)論而對數(shù)據(jù)加以詳細研究和概括總結(jié)的過程。目的是把隱沒在一大批看來雜亂無章的數(shù)據(jù)中的信息集中、萃取和提煉出來，以找出研究對象的內(nèi)在規(guī)律。數(shù)據(jù)分析是組織有目的地收集數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)，使之成為信息的過程。在實用中，數(shù)據(jù)分析可幫助人們作出判斷，以便采取適當行動。

1 數(shù)據(jù)排序

數(shù)據(jù)排序的目的是幫助我們找到一個或多個相似數(shù)據(jù)群組，以便實現(xiàn)簡單易行的數(shù)據(jù)分析。

在實際應用中，為了提高查找效率，需要重新整理數(shù)據(jù)，對此最有效的方法就是對數(shù)據(jù)進行排序。簡單的排序分為升序和降序（按字母順序、數(shù)據(jù)的大小、日期的前后、中文字的內(nèi)碼來確定順序），利用數(shù)據(jù)菜單中的排序命令，按照主要關鍵字、次要關鍵字、第三關鍵字進行升序和降序排列；我們還可以先利用工具菜單中的選項命令自定義序列，再利用數(shù)據(jù)菜單中的排序命令中的選項自定義排序次序。

2 數(shù)據(jù)篩選

數(shù)據(jù)篩選的目的是在大量數(shù)據(jù)中將符合條件的數(shù)據(jù)顯示出來。數(shù)據(jù)篩選有兩種方法：自動篩選和高級篩選。自動篩選是一種快速的篩選方法，我們可以通過它快速的訪問大量數(shù)據(jù)，從中選出滿足條件的記錄并顯示出來（選中要進行篩選的單元格，利用數(shù)據(jù)菜單中的篩選命令，被選定區(qū)域第一行字段名右側(cè)出現(xiàn)一個下拉按鈕，點擊下拉按鈕進行篩選）；高級篩選就是把我們需要的條件列在一個位置，把符合條件的內(nèi)容篩選出來（條件和內(nèi)容是獨立分開的），實現(xiàn)這個操作就是在要進行篩選的單元格之外的區(qū)域列出條件，同行列出“與”關系，不同行列出“或”關系，條件區(qū)域的字段名必須與源數(shù)據(jù)的字段名一致。高級篩選可以完成自動篩選的工作，但是自動篩選有時候不能完成高級篩選的工作，所以如果需要處理的數(shù)據(jù)條件比較復雜，還是應該利用高級篩選來完成所要完成的工作。

3 分類匯總

分類匯總是把數(shù)據(jù)分成不同的類別，把不同類別的數(shù)據(jù)匯總在一起，是對數(shù)據(jù)整體結(jié)果體現(xiàn)。分類匯總的方法是先把需要匯總的字段進行排序，然后利用數(shù)據(jù)菜單中的分類匯總命令按照分類字段、匯總方式、選定匯總項創(chuàng)建分類匯總，接下來相同字段的數(shù)據(jù)就以分級顯示的方式顯示出來。在分類匯總中我們可以選擇不同的字段、不同的匯總方式、不同的選定匯總項進行我們需要的分類匯總。分類匯總后我們可以通過匯總后的結(jié)果，把需要分析的數(shù)據(jù)看的更清晰明了。如果，我們不再需要分類匯總的結(jié)果，可以在分類匯總的對話框中選擇全部刪除按鈕進行分類匯總的清除。

4 數(shù)據(jù)格式

很多人不會把數(shù)據(jù)格式作為一種數(shù)據(jù)分析工具，但是數(shù)據(jù)格式確實可以幫我們進行很多與數(shù)據(jù)分析相關的操作。

4.1 自定義單元格格式的應用

在設置單元格格式中的分類中選擇自定義，然后在類型中對單元格進行定義，就可以把數(shù)據(jù)分析結(jié)果體現(xiàn)出來，從而實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的分析。

4.2 條件格式的應用

在格式菜單中選擇條件格式命令，在對話框中對我們的條件和單元格顯示方式進行定義后，可以把符合格式條件的內(nèi)容按定義的格式顯示出來，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)間的對比，達到數(shù)據(jù)分析的目的。自定義格式只改變數(shù)據(jù)的外觀,并不改變數(shù)據(jù)的值,也不影響數(shù)據(jù)的計算。靈活運用好Excel的自定義格式功能，會對我們的工作做到很好的補充。

5 數(shù)據(jù)列表

數(shù)據(jù)列表是Microsoft Excel2003新增功能，是為數(shù)據(jù)列表區(qū)域增加匯總行。

在數(shù)據(jù)菜單中選擇列表命令中的創(chuàng)建列表，選擇列表區(qū)域后單擊確定，列表創(chuàng)建完成。在列表命令的下拉菜單中選擇匯總行。匯總行可以實現(xiàn)對每一列數(shù)據(jù)的不同類型（平均值、計數(shù)、數(shù)值計數(shù)、最大值、最小值、求和、方差、標準偏差）的統(tǒng)計，以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的分析。利用數(shù)據(jù)列表也可以發(fā)布列表。

6 數(shù)據(jù)圖表

數(shù)據(jù)圖表是一種很直觀的數(shù)據(jù)分析方法，也是大多數(shù)人樂于使用的一種方法。它可以把我們是數(shù)據(jù)以圖表的形式呈現(xiàn)在我們的眼前，并對未來的發(fā)展做出預測，這對我們的分析判斷起到了很好的輔助作用。

數(shù)據(jù)圖表共有73個子類的圖表類型，每一種類型的圖表都有適合顯示的數(shù)據(jù)場景。所以在使用數(shù)據(jù)圖表的時候，選擇合適的圖表類型，會帶給我們更直觀的分析結(jié)果。

總之，Microsoft Excel是一個功能強大、方便易學的電子表格處理軟件，在實際的工作過程中它的應用還遠遠不止這些。如果我們能掌握它的基本操作，運用好其基本功能，不斷地在實踐過程中找到其更多的功能和使用技巧，那么我們一定會發(fā)現(xiàn)Microsoft Excel帶給我們生活和工作上的很多方便，從而不斷提高工作效率。

[1]戴建耘.Exce 2002教程——微軟辦公系列國際專業(yè)認證教材.思遞波（上海）信息技術(shù)咨詢有限公司.電子工業(yè)出版社.

[2]周賀來.EXCEL2007數(shù)據(jù)分析職場應用實例.機械工業(yè)出版社.