民辦高校人事檔案管理的現(xiàn)狀與建議

李 媛

（湖南涉外經(jīng)濟(jì)學(xué)院 湖南 長沙 410205）

自2002 年12 月 《中華人民共和國民辦教育促進(jìn)法》頒布以來，我國的民辦教育獲得了蓬勃發(fā)展，其中，民辦高校的發(fā)展尤為引人注目。截止2011 年底，我國民辦高校已達(dá)962所，在校學(xué)生人數(shù)達(dá)384 萬人。 民辦高等教育已成為我國高等教育的一個(gè)重要組成部分，為社會(huì)做出了很大貢獻(xiàn)。 然而，如何規(guī)范、加強(qiáng)自身的管理，不斷提升自身的辦學(xué)水平，已成為其能否獲得持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。 其中，人事檔案的科學(xué)管理與合理利用就是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。 因此，有必要對民辦高校的人事檔案管理進(jìn)行針對性的分析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施與方法。

1 現(xiàn)狀與特點(diǎn)

1.1 師生比例大。 由于投資主體的性質(zhì)不同，對目標(biāo)利益的追求不同，民辦高校的師資、管理人員的組織構(gòu)成與公辦高校相比有很大區(qū)別，對管理成本的控制更為嚴(yán)格。 以湖南為例。 湖南現(xiàn)有民辦高校14 所，其中，高職院校12 所，本科院校2 所，在校學(xué)生12.6 萬人，在校教職工4 千2 百余人，師生比大致為1:30，約為公辦高校的三分之一。

1.2 從業(yè)人員構(gòu)成復(fù)雜。 民辦師資隊(duì)伍的基本構(gòu)成可用“二元結(jié)構(gòu)、四個(gè)部分”來進(jìn)行表述。 所謂二元結(jié)構(gòu)，是指專職教師、兼職教師兩種不同的結(jié)構(gòu)單元；所謂四個(gè)部分，是指著二元結(jié)構(gòu)又可各分成兩個(gè)不同的組成部分，即，專職教師可分為兩種，一種是行政檔案、組織關(guān)系均在學(xué)院，并由學(xué)院繳納“五險(xiǎn)一金”的教師；一種是公辦高校退休教師，身體好，年齡未滿68 歲，且能完成規(guī)定教學(xué)工作量的。 專職教師一般簽訂3 年期以上的勞動(dòng)合同。兼職教師也可分成兩種，一種是代課教師，學(xué)院根據(jù)上課時(shí)數(shù)每月給付課時(shí)費(fèi)，一種是從公司、企業(yè)、工廠聘請的雙師型、技能型教師，學(xué)院根據(jù)合同規(guī)定按月給付酬金。 兼職教師一般簽訂一年期的勞動(dòng)合同。管理人員、工勤人員的構(gòu)成情況與師資構(gòu)成類似。

1.3 教職工流動(dòng)性大。 民辦高校的教學(xué)質(zhì)量與公辦高校相比，社會(huì)美譽(yù)度較低。 盡管其成因十分復(fù)雜，但無疑與高水平的管理隊(duì)伍，特別是雙高型（高學(xué)歷、高職稱）的教師隊(duì)伍不穩(wěn)定有關(guān)。 一般來說，由于民辦高校人事管理基本形成了“雙向選擇，來去自由”準(zhǔn)則，教職工的流動(dòng)性較大。 盡管簽有勞動(dòng)合同， 但在實(shí)際操作層面， 合同的制約往往形同虛設(shè)。 教職工因個(gè)人需求得不到滿足，說走就走的現(xiàn)象幾乎時(shí)有發(fā)生。

2 問題與對策

筆者認(rèn)為， 民辦高校教職工隊(duì)伍的現(xiàn)狀與構(gòu)成特點(diǎn)，是與民辦高校自身的特點(diǎn)相適應(yīng)的。 關(guān)鍵是怎樣從發(fā)展的角度來分析現(xiàn)狀和這些特點(diǎn)， 怎樣從人力資源開發(fā)與利用的視角，來做好人事檔案的管理與利用工作。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)要重視。 民辦高校的迅速發(fā)展，使其檔案管理的模式不得不發(fā)生大的變化， 即由被動(dòng)式管理向主動(dòng)式管理轉(zhuǎn)變。 然而，不可諱言的是，部分民辦高校沒有配備專職的人事檔案管理人員， 僅由組織人事部門的工作人員來管這項(xiàng)工作，甚至沒有配置專用的檔案庫房，從而使檔案工作處于一種無序的狀態(tài)。 人事檔案是記載教職工個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷職稱、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、組織評(píng)價(jià)等內(nèi)容的事實(shí)材料，是全面考察、了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。 因此，主管組織人事工作的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，要高度重視人事檔案管理工作。 應(yīng)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以基本保證， 檔案管理經(jīng)費(fèi)要落實(shí)到位，增添必要的硬件設(shè)施，關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，要讓他們具有同等的升遷機(jī)會(huì)。 同時(shí)，應(yīng)經(jīng)常組織在崗人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地掌握人事管理工作的政策、法規(guī)和專業(yè)知識(shí)，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2.2 完善規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理水平。 規(guī)章制度的健全與完善，是人事檔案工作規(guī)范化的前提，也是提高工作效率的重要保證。 由于民辦高校人事構(gòu)成比較復(fù)雜，更替比較快，必須建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度。 要通過制度來規(guī)范人事檔案管理工作，所有工作環(huán)節(jié)不允許出現(xiàn)任何差錯(cuò)。 如材料的收集、篩選、甄別、補(bǔ)充、更新、完善，手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確，以及檔案的保管、保密、利用、借閱、歸檔等等，都必須做到規(guī)范準(zhǔn)確、萬無一失。 同時(shí)，還要做到檔案管理歸類準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷，真正做到檔案信息的準(zhǔn)確性、唯一性與權(quán)威性。

2.3 從檔案的基本環(huán)節(jié)做起，為檔案的科學(xué)管理打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。 筆者從事檔案管理工作多年，在工作實(shí)踐中積累了些許經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出“建、補(bǔ)、歸、用”四個(gè)字，做好了這四個(gè)字，對檔案管理也就能起到提綱挈領(lǐng)的效果。

所謂“建”，就是建檔，建立檔案。 不管是“二元結(jié)構(gòu)，四個(gè)部分”的員工也好，還是遵循“雙向選擇、來去自由”的員工也罷，凡屬是與學(xué)校簽訂了勞動(dòng)合同的人員，一律須按要求交驗(yàn)并提供必要的個(gè)人資料，建立起個(gè)人檔案。 這些個(gè)人資料包括：交驗(yàn)學(xué)歷、學(xué)位、身份證、職稱等證書原件并提供復(fù)印件；交驗(yàn)勞動(dòng)合同并提交復(fù)印件；填寫相關(guān)表格等等，做到一人一檔，人人有檔。

所謂“補(bǔ)”，是指個(gè)人檔案材料的及時(shí)補(bǔ)充，不斷完善。 一個(gè)人目前所經(jīng)歷的，很快就會(huì)成為過去，成為歷史，而檔案就是對歷史的如實(shí)記錄。 不過，“補(bǔ)”所重視的，是對歷史事實(shí)“節(jié)點(diǎn)”的補(bǔ)充，如，學(xué)歷的提升、職稱的變化、職務(wù)的更迭、獎(jiǎng)懲的記錄、考核的記載等等，均應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。 不斷補(bǔ)充的結(jié)果是，個(gè)人的檔案記錄逐步準(zhǔn)確完備，從而更為完整客觀地反映個(gè)人的真實(shí)情況。

所謂“歸”，是指對檔案材料的篩選甄別、分門別類、歸檔整理。 就檔案管理的一般程序來說，任何個(gè)人材料進(jìn)入檔案，都需要有一個(gè)去粗存精、去偽存真的篩選、甄別的過程，這既是對歷史事實(shí)的一種尊重，也是對當(dāng)事人的一種義務(wù)。 正是由于這種高度負(fù)責(zé)的服務(wù)態(tài)度和精益求精的工作精神，才使得由組織保管的個(gè)人檔案具有了權(quán)威的特質(zhì)。 同時(shí)，分門別類與歸檔整理的基本要求是條目清晰，表里對應(yīng)，裝幀規(guī)范，查找便捷。 除紙質(zhì)件之外，個(gè)人檔案的基本信息（如三齡一歷）還應(yīng)錄入電腦，使之與紙質(zhì)材料相對應(yīng)，建立起個(gè)人基本情況的電子檔案，以方便查找與使用。

所謂“用”，主要是指采用、使用。 個(gè)人檔案是對個(gè)人歷史的如實(shí)記錄，它記載的是一個(gè)人成長、成才、成熟的歷程，反映的是一個(gè)人能力、水平、學(xué)識(shí)的大小與高低，體現(xiàn)的是一個(gè)人品德、素養(yǎng)的程度與優(yōu)劣。 是組織考察、選用、使用人才最原始、最權(quán)威、最準(zhǔn)確的信息與依據(jù)。 檔案是充滿活力的，是完全可以“用”的。 不過，任何形式的“用”，都必須在嚴(yán)格保密和符合程序要求的前提下進(jìn)行。 否則，“用” 就成了“濫”，人事檔案管理也就失去了科學(xué)性，失去了其最基本的意義。

綜上所述，就目前而言，民辦高校與公辦高校相比，由于投資主體的不同，在政策環(huán)境、輿論環(huán)境，以及社會(huì)認(rèn)同程度等方面存在很大差異， 其人事檔案管理也就面臨著很大挑戰(zhàn)。 不過可以肯定的是，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展，以及民辦高校辦學(xué)水平的不斷提升，民辦高校人事檔案管理也會(huì)隨之日趨規(guī)范，水平也會(huì)日趨提高。 筆者對此深信不疑。

［1］中華人民共和國民辦教育促進(jìn)法[Z].2002，12.

［2］李釗.湖南涉外經(jīng)濟(jì)學(xué)院辦學(xué)特色研究[M].湖南人民出版社，2009，10.