淺談如何做好檔案信息現(xiàn)代化管理

魏振欽

(鄄城縣疾病預(yù)防控制中心 山東 鄄城 274600)

檔案信息現(xiàn)代化管理的一個(gè)重要標(biāo)志，就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)，建立起一個(gè)融檔案保護(hù)與檔案信息處理于一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為了更方便快捷地把檔案信息轉(zhuǎn)化為可利用的社會(huì)資源，鄄城縣疾病預(yù)防控制中心不惜投入大量資金更新設(shè)備，尤其是在檔案管理升級(jí)達(dá)標(biāo)工作中，為檔案室配置了計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)施。疾病預(yù)防工作者應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行檔案管理的實(shí)際情況，創(chuàng)造條件盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化。現(xiàn)結(jié)合鄄城縣疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的實(shí)際情況，提出以下幾點(diǎn)看法與同仁共勉。

1 解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化檔案信息現(xiàn)代化管理意識(shí)

要實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理，首先，要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)方式，不斷強(qiáng)化檔案信息現(xiàn)代化管理意識(shí)。其次，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)武裝自己，增強(qiáng)檔案工作人員的工作能力以適應(yīng)新時(shí)代的檔案工作。由于科技的進(jìn)步，檔案的管理手段也在發(fā)生變化，檔案的載體形態(tài)、管理程序、技術(shù)方法等都發(fā)生了變化，這些變化對(duì)檔案工作人員的工作能力提出了新的要求。因此，根據(jù)檔案工作的需要，必須對(duì)檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神。檔案工作是“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”，要發(fā)展檔案事業(yè)，服務(wù)疾病防控事業(yè)，就必須博學(xué)多才，特別是要注重對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和檔案邊緣學(xué)科知識(shí)的掌握，同時(shí)還要大膽探索疾病防控檔案管理工作的自身特點(diǎn)和規(guī)律，找出一條快捷有效地為各項(xiàng)疾病防控工作和全社會(huì)服務(wù)的新路子。盡快利用現(xiàn)代化設(shè)備，建立疾病防控檔案信息網(wǎng)絡(luò)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)疾病防控檔案管理工作的生機(jī)與活力。

2 檔案管理應(yīng)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理是以現(xiàn)代化作為發(fā)展方向，而現(xiàn)代化則又是以標(biāo)準(zhǔn)化為前提。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)是以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為中心，而計(jì)算機(jī)的高效率應(yīng)用必須建立在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上。對(duì)于毫無規(guī)律可循的檔案，就是經(jīng)過精心設(shè)計(jì)，也會(huì)因運(yùn)算程序的復(fù)雜而使其效率大為降低。假若沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為共同的依據(jù)，各檔案室各行其是，檔案管理工作的現(xiàn)代化也就無從談起。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化及科學(xué)化的必要條件。

對(duì)疾病防控工作形成的文書、病例檔案等，現(xiàn)在實(shí)行按問題——年度分類，分保管期限立卷歸檔。有些門類檔案的分類辦法仍執(zhí)行20世紀(jì)70年代末或80年代初制定的標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)行檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化要求，對(duì)這些現(xiàn)在的疾病防控檔案管理工作實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是我們首先要解決的問題。

3 檔案管理應(yīng)走“文檔一體化”道路

我國檔案管理體制在過去很長一段時(shí)間基本上處于封閉狀態(tài)，現(xiàn)行的立卷方法和原則基本上還是沿襲新中國成立初期在學(xué)習(xí)蘇聯(lián)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上總結(jié)出來的一套方法。這套方法在全面概括文件的特點(diǎn)、保護(hù)文件之間的歷史聯(lián)系、便于手工查找利用等方面有獨(dú)到的優(yōu)勢，但對(duì)現(xiàn)代化檢索技術(shù)而言，這種固有的立卷方法和要求就顯得過于具體、繁雜和沒有必要，應(yīng)以更簡便的立卷方法取而代之，以便由計(jì)算機(jī)來完成立卷工作。由于文書和檔案是由兩個(gè)獨(dú)立部門分別管理，使檔案部門不能在文件信息積累的起始階段就轉(zhuǎn)化為檔案并及時(shí)投入開發(fā)利用。如果從文件一開始形成就利用計(jì)算機(jī)將它們有機(jī)聯(lián)系起來，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)系統(tǒng)工程的處理方法分成若干子系統(tǒng)進(jìn)行處理，逐次利用各子系統(tǒng)的勞動(dòng)成果使檔案信息在網(wǎng)上共享，實(shí)行“文檔一體化”，就能有效地提高檔案利用時(shí)效。日新月異的現(xiàn)代化技術(shù)，已使立卷改革由可能變?yōu)榭尚?。一方面，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索一份文件，只要給予確定性檢索條件，就能在幾秒種內(nèi)查到所需要的文件；另一方面，查閱不用原件，利用不進(jìn)庫房已成為現(xiàn)實(shí)。

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息的種類和形式越來越豐富，信息的存儲(chǔ)和傳播手段越來越先進(jìn)。隨著時(shí)間的推移，電子檔案將逐漸在各級(jí)檔案室的庫藏地位中占主導(dǎo)。筆者認(rèn)為，在現(xiàn)有的辦公條件下，檔案管理的對(duì)象應(yīng)由單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發(fā)展。現(xiàn)階段電子文件與紙質(zhì)文件并存，檔案部門在收集紙質(zhì)文件的同時(shí)也應(yīng)收集電子文件，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子文件檔案共管，把工作重點(diǎn)由文件管理逐步轉(zhuǎn)移到對(duì)信息的儲(chǔ)存和二次開發(fā)上。對(duì)形成的各種文獻(xiàn)，利用計(jì)算機(jī)加工后，建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過信息高速公路可以與各級(jí)各類檔案室、服務(wù)單位、利用者個(gè)人，以及國家公共信息網(wǎng)、圖書館、新聞媒體等進(jìn)行互交式聯(lián)系，而且這種聯(lián)系可以是世界范圍的。從而使檔案部門由管理型向服務(wù)和開發(fā)型轉(zhuǎn)變，擴(kuò)大對(duì)外交流和對(duì)外開放，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

4 盡快培養(yǎng)跨世紀(jì)檔案工作人才

經(jīng)濟(jì)的振興和社會(huì)的進(jìn)步，無一不依靠人才，而我國人才培養(yǎng)尤其是檔案工作人才的培養(yǎng)仍然是一個(gè)相當(dāng)薄弱的環(huán)節(jié)。最大限度地搞好21世紀(jì)人才培養(yǎng)，培養(yǎng)出一批一專多能的業(yè)務(wù)尖子，是擺在我們面前的一個(gè)緊迫而現(xiàn)實(shí)的問題。21世紀(jì)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的趨勢將是從單純的數(shù)字化向思維化的信息處理方向發(fā)展。因此，應(yīng)用計(jì)算機(jī)是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化的必要條件，而“駕駛”這一設(shè)備的人，也要具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識(shí)，才能根據(jù)檔案管理自身需要，對(duì)軟件程序作改良性修改。目前，大多數(shù)檔案工作人員計(jì)算機(jī)管理知識(shí)缺乏，所能做的就是按照軟件程序依樣畫瓢，一旦系統(tǒng)需求有變化而需改進(jìn)時(shí)就束手無策，望“機(jī)”興嘆。這就要求從事檔案工作的人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，以及引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。

檔案部門根據(jù)自身發(fā)展需要，舉辦培訓(xùn)班，盡快培養(yǎng)跨世紀(jì)檔案工作人才，使他們不僅有一定的政治理論水平、業(yè)務(wù)水平，還要有廣博的知識(shí)和強(qiáng)烈的開拓進(jìn)取意識(shí)，掌握一定的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和操作技能，盡快使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

展望未來，檔案事業(yè)面臨著新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，檔案部門必須增強(qiáng)緊迫感和憂患意識(shí)，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開拓進(jìn)取，充分利用現(xiàn)代化管理設(shè)備，構(gòu)筑一套全新的現(xiàn)代化檔案管理模式。