企業(yè)物資采購存在的主要風(fēng)險及防范對策

余祖光

（中鐵物資集團(tuán)港澳有限公司 廣東 珠海 519070）

企業(yè)物資采購主要是指以生產(chǎn)為目的的原料、主要材料、輔助材料、工具、備件和設(shè)備等物資的購買活動。物資采購是企業(yè)經(jīng)營的一個核心環(huán)節(jié)，是企業(yè)降低成本、獲取利潤的重要來源。企業(yè)的物資采購包括了采購計劃制訂、采購審批、供應(yīng)商選擇、價格咨詢、采購招標(biāo)、合同簽訂與執(zhí)行、貨物驗收、核算、付款、物資領(lǐng)用等諸多環(huán)節(jié)，由于受各種因素的影響，采購的各個環(huán)節(jié)中都存在各種不同的風(fēng)險。提高對企業(yè)物資采購風(fēng)險的認(rèn)識，加強(qiáng)對風(fēng)險的控制與管理，可以為提高企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益提供有力保證。

1 企業(yè)物資采購存在的主要風(fēng)險

1.1 價格風(fēng)險

一是由于供應(yīng)商與相關(guān)業(yè)務(wù)人員在投標(biāo)前相互串通，透露標(biāo)底，使企業(yè)采購蒙受損失。二是當(dāng)采購人員對價格預(yù)測失誤而進(jìn)行批量采購，造成價格風(fēng)險。

1.2 采購質(zhì)量風(fēng)險

一方面由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，而導(dǎo)致企業(yè)不能正常生產(chǎn)，給用戶造成經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人身安全、企業(yè)聲譽(yù)等方面的損害。另一方面供應(yīng)商提供的物資以次充好，直接影響到企業(yè)產(chǎn)品的整體質(zhì)量、制造加工與交貨期，降低企業(yè)信譽(yù)和產(chǎn)品競爭力。

1.3 計劃風(fēng)險

因市場需求發(fā)生變動，影響到采購計劃的準(zhǔn)確性；采購計劃編制不適當(dāng)或不科學(xué)，與目標(biāo)發(fā)生較大偏離，導(dǎo)致采購中計劃風(fēng)險。

1.4 合同風(fēng)險

一是合同條款模糊不清，盲目簽約；違約責(zé)任約束簡化，口頭協(xié)議，君子協(xié)定；鑒證、公證合同比例過低等等。二是合同行為不正當(dāng)。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位，往往采取一系列不正當(dāng)手段，如對采購人員行賄，套取企業(yè)采購標(biāo)底；給予虛假優(yōu)惠，以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產(chǎn)品。而有些采購人員則貪求蠅頭小利，犧牲企業(yè)利益，不能嚴(yán)格按規(guī)定簽約。三是合同日常管理混亂。

1.5 驗收風(fēng)險

在數(shù)量上缺斤少兩；在質(zhì)量上魚目混珠，以次充好；在品種規(guī)格上貨不對路，不合規(guī)定要求等等。

1.6 存量風(fēng)險

一是采購量不能及時滿足生產(chǎn)之需要，生產(chǎn)中斷造成損失而引發(fā)的風(fēng)險。二是盲目進(jìn)貨，造成積壓，大量資金沉淀于庫存中，降低了資金周轉(zhuǎn)率，形成存儲風(fēng)險。

2 企業(yè)物資采購風(fēng)險防范對策

2.1 實(shí)行物資集中采購

通過物資集中采購，使分散的權(quán)力集中化，隱蔽的權(quán)力顯性化。強(qiáng)化物資采購供應(yīng)統(tǒng)一管理，充分發(fā)揮專業(yè)化優(yōu)勢。實(shí)施集中采購有利于監(jiān)控，在買方市場的條件下，發(fā)揮批量優(yōu)勢，最大限度地防范采購風(fēng)險。

2.2 優(yōu)化供應(yīng)商資源，建立穩(wěn)定的供應(yīng)商體系

首先，應(yīng)對供應(yīng)商的品牌、資質(zhì)、銷售業(yè)績、倉儲能力等進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，有可能的話派人到對方進(jìn)行現(xiàn)場考察，以做出整體評價。成立一個由采購、企管、技術(shù)部門組成的供應(yīng)商評選小組，對供應(yīng)商的質(zhì)量水平、交貨能力、價格水平、技術(shù)能力、售后服務(wù)等進(jìn)行評選。其次，對供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行小批量的試用，根據(jù)合作情況，逐步加大采購的力度。第三，對供應(yīng)商進(jìn)行年度考核，對合作很好的供應(yīng)商，與其建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。為避免采購物資質(zhì)量風(fēng)險。按照采購物資使用安全進(jìn)行分類，對有些重點(diǎn)使用的物資進(jìn)行二次檢驗。

2.3 選擇合適的采購方式，合理確定采購價格

第一，健全采購定價機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價格。第二，采購部門應(yīng)根據(jù)需要選聘技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律以及質(zhì)量、安全、環(huán)保等有關(guān)專業(yè)人員參與談判和審查把關(guān)。第三，采購部門應(yīng)定期分析企業(yè)重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢分析并合理利用。

2.4 加強(qiáng)合同管理，防范合同風(fēng)險

在合同簽訂前認(rèn)真檢查合同條款是否有悖于政策、法律，避免合同因內(nèi)容違法、當(dāng)事人主體不合格或超越經(jīng)營范圍而無效；通過資信調(diào)查，切實(shí)掌握供應(yīng)商的履約能力；審查合同條款是否齊全、合同用語是否恰當(dāng)、當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)是否明確、有否存在以單代約、合同手續(xù)是否具備、簽章是否齊全，還要審查相關(guān)審批手續(xù)是否完備，以及加強(qiáng)對合同原始資料的存檔與管理。從源頭上防范采購合同風(fēng)險。對已簽訂的物資采購合同，合同主辦部門應(yīng)依據(jù)采購合同中確定的主要條款，及時跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)注意收集、保存有關(guān)書面文件，并會同法律部門研究相應(yīng)對策，采取必要措施。

2.5 加強(qiáng)采購物資驗收管理，防范物資質(zhì)量風(fēng)險

物資驗收是指企業(yè)對采購物資檢驗接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗收程序不規(guī)范、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實(shí)不符、采購物資損失。

第一，制定明確的采購物資驗收程序，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗報告后方可入庫。第二，驗收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量檢驗證明，重點(diǎn)關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等是否一致。對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實(shí)物賬。物資入庫前，采購部門須檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗收時涉及技術(shù)性強(qiáng)的、大宗的，和新型、特殊的物資，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。第三，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預(yù)算采購的物資、毀損的物資等，驗收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理。對于不合格物資，采購部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。

2.6 建立與完善內(nèi)部控制制度，強(qiáng)化業(yè)務(wù)人員職業(yè)培訓(xùn)

第一，建立和完善采購信息公開和程序公開制度，實(shí)行陽光采購，避免暗箱操作，做到采購程序規(guī)范，信息透明。第二，加強(qiáng)對采購人員的教育培訓(xùn)，尤其是職業(yè)道德教育，增強(qiáng)采購業(yè)務(wù)人員法制觀念。第三，明確采購業(yè)務(wù)各崗位職責(zé)權(quán)限，確保不相容崗位分離，相互制約和監(jiān)督。第四，建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人員相關(guān)業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序和責(zé)任。

2.7 整合管理信息系統(tǒng)，實(shí)施科學(xué)采購

將企業(yè)生產(chǎn)、銷售、采購、財務(wù)等獨(dú)立的管理信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，有利于企業(yè)信息資源共享。生產(chǎn)銷售計劃、材料物資消耗定額、財務(wù)預(yù)算等信息有利于采購人員得到確實(shí)可靠、科學(xué)合理的采購任務(wù)清單，經(jīng)濟(jì)批量的制定，物料需求計劃的推算，安全庫存的保持，使采購計劃的制定建立在科學(xué)預(yù)測的基礎(chǔ)之上，有效減少人為因素，防范計劃不準(zhǔn)造成供應(yīng)不足或積壓的風(fēng)險。

2.8 加強(qiáng)采購績效評估與考核

采購績效評估就是建立一套科學(xué)合理的指標(biāo)體系，用來反映和檢查采購部門和采購人員的工作業(yè)績、工作效率。雖然對采購業(yè)務(wù)的評估至今沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但企業(yè)可根據(jù)自身的情況設(shè)計切實(shí)可行的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)采購價格 （成本）、采購質(zhì)量、采購時間和采購組織管理四個方面來進(jìn)行。對采購業(yè)務(wù)的評估應(yīng)有采購主管部門、工程或生產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商組成的人員來進(jìn)行。采購績效評估的目的是，首先，確保采購目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。其次，提供改進(jìn)采購績效的途徑。第三，作為個人或部門獎勵的參考。第四，增加業(yè)務(wù)透明度。第五，能夠產(chǎn)生更好的激勵效果。

2.9 完善企業(yè)供應(yīng)鏈，實(shí)施戰(zhàn)略采購

戰(zhàn)略采購是在合作關(guān)系與競爭關(guān)系之間尋求平衡的采購模式，以降低總成本為宗旨，基于對物資市場充分了解和企業(yè)自身長遠(yuǎn)規(guī)劃，與核心設(shè)備關(guān)鍵零部件的供應(yīng)商結(jié)成互惠雙贏的戰(zhàn)略合作關(guān)系，有效避免供應(yīng)中斷的風(fēng)險，有利于企業(yè)保持核心競爭力。

3 結(jié)束語

面對復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)環(huán)境及激烈的市場競爭，企業(yè)要提高風(fēng)險意識，要加強(qiáng)風(fēng)險識別能力，并進(jìn)行有效的控制，以防患于未然。采購是企業(yè)與的外部環(huán)境的主要接口，風(fēng)險防范和采購控制是一項復(fù)雜的任務(wù)，不只是采購管理部門工作，需要企業(yè)各個方面的全力配合，才會達(dá)到預(yù)期的效果。

［1］王曉云.淺談企業(yè)物資集中采購及其風(fēng)險控制[J].神華科技,2011,6.

［2］鄧永國.企業(yè)物資采購風(fēng)險研究[J].中國物流與采購,2008,12.