煤礦新建項目檔案管理工作的實踐和探索

戚會轉(zhuǎn)

（淮北礦業(yè)集團公司檔案館 安徽 淮北 235006）

目前，全國煤礦行業(yè)新建項目在如火如荼地進行，本人所在的淮北礦業(yè)集團公司也處在“大投入、大開發(fā)、大跨越”的關(guān)鍵時期，如何管理好、使用好建設(shè)項目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個重要課題。本文就如何做好煤礦建設(shè)項目檔案管理工作，使建設(shè)項目最終順利通過竣工驗收，以及日后建設(shè)項目檔案的有效利用談一點自己的看法，希望能對建設(shè)單位的項目檔案管理有所幫助。

1 提高認識，切實加強對建設(shè)項目（工程）檔案的領(lǐng)導

建設(shè)項目（工程）檔案工作，是項目建設(shè)的重要組成部分，是一項重要的基礎(chǔ)性管理工作。建設(shè)項目（工程）檔案是否齊全、完整、管理科學，不僅關(guān)系到工程能否順利通過驗收，也關(guān)系到今后的生產(chǎn)建設(shè)和發(fā)展。各籌備單位應(yīng)高度重視，嚴格按照《檔案法》《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》和《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，建立項目檔案工作領(lǐng)導責任制，把檔案工作納入建設(shè)項目法人責任制、招標投標制、工程監(jiān)理制、合同管理和參建單位工程質(zhì)量責任制之中，并指定專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。

2 抓好組織機構(gòu)建設(shè)，推動檔案工作有序開展

檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容。做好檔案工作對于項目最終能否順利通過有關(guān)部門驗收及竣工后的生產(chǎn)、運行、維修、改擴建的需要具有十分重要的意義。因此，各項目在籌備期間必須高度重視檔案管理工作，將項目檔案工作納入本單位工程質(zhì)量行政領(lǐng)導人責任制進行監(jiān)督；將項目文件的收集和管理列入項目建設(shè)工程計劃、各承辦機構(gòu)與有關(guān)部門的職責范圍和崗位責任制，并采取相應(yīng)的檢查、考核措施；各項目單位都要抓好檔案管理組織機構(gòu)建設(shè)，成立由主要領(lǐng)導負責的檔案工作領(lǐng)導小組，負責對檔案工作的領(lǐng)導與指導。要明確檔案收集與管理責任部門，明確專人負責，有條件的單位要配備專職檔案人員。要研究制定本單位檔案管理制度和規(guī)范標準，及時解決檔案管理工作中存在的實際問題，協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導施工、監(jiān)理和設(shè)計單位做好檔案的收集、整理及歸檔工作，為做好檔案工作奠定堅實的組織基礎(chǔ)。

3 實施保證金制度，建立工程檔案管理工作有效運行機制

堅持把工程建設(shè)進展情況與日常檔案工作進行對接，將完整性、準確性、系統(tǒng)性的要求落實到具體工作之中，努力提高檔案規(guī)范化管理水平。實行檔案管理風險抵押制度，施工方按工程造價的5%扣交工程資料保證金，現(xiàn)場項目部每項工程繳納抵押金3000元，把責任分解到施工方、監(jiān)理方、礦方各個層面，形成“責任追查處罰鏈”，推動各項工作的落實。明確規(guī)定，工程結(jié)束驗收后15個工作日內(nèi)整改完畢移交竣工資料，竣工資料整改不合格，每延遲一天扣檔案資料押金500元。嚴格監(jiān)理單位責任，所有移交建設(shè)單位的工程竣工資料，需經(jīng)監(jiān)理負責監(jiān)督、檢查，審查后移交檔案室，仍不符合規(guī)定要求的，每一單項工程扣除監(jiān)理費用1000元。檔案工作領(lǐng)導小組成員每人交押金1000元，根據(jù)責任范圍工作進展情況兌現(xiàn)獎罰，保障了檔案工作規(guī)范有序開展。

4 加強檔案人員的培訓交流學習，不斷提高業(yè)務(wù)技能

淮北礦業(yè)集團公司新建項目檔案員大多為剛畢業(yè)的非檔案專業(yè)大學生，他們對檔案知之甚少，針對這種情況，企業(yè)除組織他們參加國家及省市檔案部門舉辦的各類培訓班外，還要求他們到集團公司檔案館集中學習，以實戰(zhàn)方式進行練兵，進行面對面交流，現(xiàn)場觀摩，指導辦理檔案登記、立卷、歸檔等手續(xù)，使他們盡快提高工作能力和業(yè)務(wù)水平。同時，在新礦井提交驗收前，讓其他新建項目檔案人員共同參與，積累實踐經(jīng)驗，這些做法都取得了很好的效果。

5 明確檔案的收集范圍，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)

收集工作是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)工作。積累、收集檔案工作要從立項開始做起?；窘ㄔO(shè)項目檔案是隨著項目的建設(shè)逐漸形成的，要從工程項目的開頭開始積累、收集檔案，從項目的提出、論證初始，就要對工程檔案工作進行通盤考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，堅持執(zhí)行“四同步”制度，即：企業(yè)下達項目計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。

基本建設(shè)項目檔案收集的重點是：立項審批文件、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計材料、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、合同文件、生產(chǎn)技術(shù)準備、工藝設(shè)備文件、涉外文件、財務(wù)文件、科研課題文件材料、竣工文件以及文書檔案等。為提高項目檔案質(zhì)量，防止檔案收集不齊全，檔案人員必須參加工程驗收及設(shè)備開箱。各項目籌備單位領(lǐng)導及檔案工作人員不僅要在工程驗收時對檔案工作把好關(guān)，更應(yīng)注意在平時服好務(wù)，在工程建設(shè)初期，就要深入現(xiàn)場，幫助指導施工、監(jiān)理、設(shè)計單位編制建設(shè)項目竣工文件，使檔案工作一開始就步入正軌，少走彎路。

6 認真做好檔案資料的歸檔與整理，提高案卷質(zhì)量

各項目籌備單位負責人及檔案管理人員要積極督促設(shè)計、施工、監(jiān)理單位，在工程完成后三個月內(nèi)移交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件資料。檔案人員在接收工程檔案時，要嚴格核查資料，采取日常核查和集中審查相結(jié)合的方式，力爭做到每卷檔案材料齊全完整、準確規(guī)范。日常工作中，由檔案員認真清查各類需存檔的資料和文件，對缺項進行登記，及時通知檔案信息員，做好材料的補充、收集、轉(zhuǎn)遞工作。如在設(shè)備儀器檔案管理過程中，設(shè)備儀器資料從開箱就要求由礦檔案室人員參加收集清查資料，廠家負責補充，然后由檔案室專人進行分發(fā)，供有關(guān)部門和單位使用，檔案室保證有一套留存。在特殊載體類檔案管理中，我們規(guī)定照片、光盤和紙質(zhì)檔案必須同步移交，確保不缺項。工程竣工驗收階段，對施工方移交的成套資料，重點查看隱蔽工程驗收記錄的真實性、工程設(shè)計變更的落實情況，認真審查竣工圖及文字資料是否完整、準確、簽證是否完備，組卷排列是否合理等，并將存在的問題列出清單提交相關(guān)單位，限期整改完善，符合規(guī)定后，驗收小組簽字認可，整卷移交歸檔。

對于收集來的檔案資料，檔案人員要按照檔案形成的規(guī)律和特點，按照《淮北礦業(yè)集團公司檔案分類細則》《科學技術(shù)案卷構(gòu)成的一般要求》，進行科學分類、系統(tǒng)排列及編目工作。做到分類準確，案卷封面填寫規(guī)范，案卷標題擬寫正確，案卷排列有序。

為了保證檔案的內(nèi)在質(zhì)量和以后的查考利用，各項目籌備單位在籌備期間必須提供檔案存放場所和檔案裝具，滿足檔案存放要求，同時還應(yīng)按照檔案管理“三分開”及“八防”的要求考慮投產(chǎn)后檔案庫房的選址，滿足檔案長期存放要求，確保庫房及檔案安全。

同時，集團公司檔案館加強對項目籌備單位檔案工作的檢查與指導，對在籌備期間檔案工作做得好的單位給予表彰獎勵。對由于管理不善造成檔案丟失、損壞或收集不齊全的層層追究有關(guān)人員的責任。通過以上做法，近五年來，筆者所在的淮北礦業(yè)集團公司，六個項目檔案專項驗收均取得了九十分以上的好成績，得到了國家及省市檔案部門的一致好評。