如何加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器檔案管理工作

彭 慧

山東省聊城市東阿縣產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)所，山東聊城 252201

0 引言

產(chǎn)品質(zhì)量指的是在商品經(jīng)濟(jì)范疇，企業(yè)依據(jù)特定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造、檢測(cè)、計(jì)量、運(yùn)輸、儲(chǔ)存、銷售、售后服務(wù)、生態(tài)回收等全程的必要的信息披露。產(chǎn)品、過程、體系都具有固有特性，所以，質(zhì)量不僅指產(chǎn)品的質(zhì)量，也指過程和體系的質(zhì)量。本文所涉及的產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)為產(chǎn)品質(zhì)量控制的決定性環(huán)節(jié)，產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器檔案管理工作決定著產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)的嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)以及可靠性，作用非常重要。加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器檔案管理工作應(yīng)考慮各個(gè)方面的因素包括人員素質(zhì)、儀器管理、立卷管理規(guī)范化等等。

1 提高思想認(rèn)識(shí)是做好產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器檔案管理工作的前提

隨著社會(huì)的發(fā)展以及人們生活水平的提高，產(chǎn)品的質(zhì)量問題正在得到社會(huì)各界的共同的關(guān)注以及高度重視。2011年國(guó)家質(zhì)檢總局發(fā)布了《關(guān)于2011年度質(zhì)量檢測(cè)設(shè)備獲證單位和授權(quán)機(jī)構(gòu)監(jiān)督抽查情況的通報(bào)》（質(zhì)檢特函〔2012〕2號(hào)），從通報(bào)中，可以看到質(zhì)檢機(jī)構(gòu)存在的共性問題：一是機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系不能有效實(shí)施；二是檢驗(yàn)檢測(cè)人員未進(jìn)行執(zhí)業(yè)注冊(cè)；三是制造監(jiān)督檢驗(yàn)不到位，不按要求出具監(jiān)檢聯(lián)絡(luò)單和監(jiān)檢意見通知書；四是存在不嚴(yán)格執(zhí)行檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)項(xiàng)目漏檢；五是檢驗(yàn)儀器設(shè)備未定期計(jì)量檢定；六是檢驗(yàn)原始記錄填寫不規(guī)范等現(xiàn)象。這些問題說明質(zhì)檢機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理還存在很多問題，還需要不斷完善。

總之，產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器檔案管理工作的科學(xué)進(jìn)行是維持產(chǎn)品的質(zhì)檢儀器的重要保證。

2 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)是做好產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器檔案管理工作的主要措施

根據(jù)實(shí)驗(yàn)儀器的使用特點(diǎn)并結(jié)合本單位的實(shí)際情況制定符合自身發(fā)展的產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器檔案管理規(guī)范：

1）主要進(jìn)行監(jiān)督質(zhì)量管理、儀器和設(shè)備管理的領(lǐng)導(dǎo)主管儀器設(shè)備及儀器設(shè)備檔案管理工作，建立分級(jí)負(fù)責(zé)責(zé)任制，每臺(tái)儀器的使用部門的負(fù)責(zé)人定為儀器使用的第二級(jí)責(zé)任人，各使用部門設(shè)立副級(jí)的二級(jí)的兼職儀器設(shè)備檔案管理員，實(shí)行上級(jí)單位、使用部門、儀器操作人員逐級(jí)管理的三級(jí)管理制度；

2）結(jié)合自身單位、自身儀器的實(shí)際使用情況，規(guī)定檔案管理職員嚴(yán)格按照要求履行職責(zé)，明確自己的工作詳細(xì)內(nèi)容，制定績(jī)效工作考察工作制度；把分級(jí)責(zé)任制度規(guī)范的放入到年初的目標(biāo)任務(wù)考核以及儀器使用的管理目標(biāo)責(zé)任制中去；

3）各機(jī)構(gòu)所建的質(zhì)量管理體系文件一開始不一定能適應(yīng)本單位的實(shí)際需要，還需要在實(shí)施中不斷地完善和持續(xù)改進(jìn)。內(nèi)部評(píng)審和管理評(píng)審是體系持續(xù)改進(jìn)的重要途徑，內(nèi)部審核的目的是審核體系的符合性和有效性，管理評(píng)審的目的是評(píng)審體系的適宜性和有效性，在體系運(yùn)行中必須按規(guī)定進(jìn)行內(nèi)部評(píng)審和管理評(píng)審。

3 規(guī)范整理實(shí)驗(yàn)儀器是做好產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器檔案管理工作的關(guān)鍵方法

實(shí)驗(yàn)儀器基本是以臺(tái)單位，產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器檔案也最好以臺(tái)為單位，或以卷單位。檔案的整理要與實(shí)際的使用情況相結(jié)合，做到方便查找、翻閱，以便儀器出現(xiàn)問題時(shí)做到快速、便捷的查找。

所得記錄必須能夠客觀的反映從質(zhì)檢儀器設(shè)備的背景查找、儀器確定的選型、從相關(guān)企業(yè)購(gòu)買、所在單位的驗(yàn)收、請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員對(duì)儀器進(jìn)行安裝、本人進(jìn)行調(diào)試、對(duì)儀器的整個(gè)使用、儀器出現(xiàn)問題時(shí)所牽涉到的維修、儀器壽命結(jié)束對(duì)上級(jí)主管單位進(jìn)行報(bào)廢等的整個(gè)過程進(jìn)行合理科學(xué)管理的完整過程，管理的過程同時(shí)要進(jìn)行完整詳盡的檔案記錄工作。

4 明確歸檔范圍是做好產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)

儀器使用的上級(jí)主管單位一定要特別注重產(chǎn)品質(zhì)檢儀器材料的歸檔：1）開設(shè)相關(guān)的職位：開設(shè)相關(guān)的專人負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器建立整理檔案，要詳盡的記錄名稱、儀器的型號(hào)及儀器廠家的名稱；2）每個(gè)儀器的使用說明書，儀器配套的使用專門的軟件；3）專業(yè)人員維修和使用的記錄，每次儀器升級(jí)的廠家及維修人員；4）定點(diǎn)的專業(yè)儀器及專業(yè)的維護(hù)記錄；5）相關(guān)的測(cè)試過程中所使用到的配套的配件及溶液等等；6）每次使用時(shí)測(cè)量的物質(zhì)（固體、液體）包括儀器使用前后的狀態(tài)，是否有破損等，使用儀器的時(shí)間范圍，使用問題出現(xiàn)時(shí)的維修單位計(jì)量，上次計(jì)量檢定的日期，上次檢定的結(jié)果，歷次計(jì)量檢定的詳細(xì)記錄(日期/結(jié)果),儀器瞬壞的情況等級(jí)(嚴(yán)重、較嚴(yán)重、輕微)，每次記錄時(shí)檔案的編號(hào)等。

5 提高人員素質(zhì)是做好產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器檔案管理工作的決定因素

加強(qiáng)人員素質(zhì)的培養(yǎng)應(yīng)該使儀器操作者具備以下的素質(zhì)以及能力：1）實(shí)驗(yàn)操作人員應(yīng)加強(qiáng)儀器設(shè)備管理，嚴(yán)格按儀器設(shè)備管理程序?qū)x器設(shè)備的使用、保養(yǎng)、故障處理、周期測(cè)試和定期檢定進(jìn)行管理，未經(jīng)檢定或檢定不合格的儀器設(shè)備不得投入使用，以確保檢測(cè)數(shù)據(jù)和結(jié)果的準(zhǔn)確性、可靠性；2）操作人員不僅要求專業(yè)的素質(zhì)，更要要求檔案管理的意識(shí)以及能力，這點(diǎn)就需要上級(jí)的部門以及單位進(jìn)行人才的培養(yǎng)，因?yàn)橹鲃?dòng)的意識(shí)到去做會(huì)很大程度的簡(jiǎn)便檔案工作的管理；3）最重要的一點(diǎn)是培養(yǎng)操作人員的職業(yè)道德，對(duì)操作人員進(jìn)行職業(yè)道德的教育是非常關(guān)鍵的部分，素質(zhì)高的操作人員會(huì)節(jié)約很多的時(shí)間去進(jìn)行檔案的管理工作。

6 結(jié)論

檔案管理工作中存在許多繁瑣、不易解決的問題，相信通過以上幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)會(huì)對(duì)檔案管理有一個(gè)清晰的思路和理解，從而解決管理工作中出現(xiàn)的各種問題。

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