談檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)在機(jī)理

任 麗

（黑龍江省哈同公路管理處佳木斯管理所 黑龍江 佳木斯 154007）

一、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

從內(nèi)因上考察，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本目的是為了解決傳統(tǒng)的檔案管理手段和方式越來(lái)越不能適應(yīng)日益發(fā)展的客觀需要的矛盾。具體表現(xiàn)為：

第一，傳統(tǒng)的檔案管理方式與檔案收藏量增加及載體形式多樣化之間的矛盾。檔案的數(shù)量隨著歷史的延續(xù)而增長(zhǎng)，這種增長(zhǎng)勢(shì)頭是多方面因素造成的。首先是人類(lèi)對(duì)于檔案的積累總是保持著一個(gè)量的增加勢(shì)態(tài)，特別是進(jìn)入現(xiàn)代社會(huì)后，人們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到檔案在政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等各方面活動(dòng)中的重要性，更加注意檔案的形成和積累，因而造成了檔案數(shù)量上的持續(xù)增長(zhǎng)；其次，辦公自動(dòng)化技術(shù)在辦公和管理領(lǐng)域中的廣泛運(yùn)用，使得文件的制作和形成變得快捷方便，這在手段上為檔案數(shù)量的飛速增長(zhǎng)提供了技術(shù)保證。

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使檔案的載體、記錄方式出現(xiàn)了多樣化趨勢(shì)。越來(lái)越多的社會(huì)活動(dòng)記錄不再采用傳統(tǒng)的紙張形態(tài)，而是以縮微型（諸如縮微膠卷、平片）、聲像型（諸如影片、照片、唱片、錄音帶、錄像帶）、機(jī)讀型（諸如磁盤(pán)、數(shù)字式磁帶、磁泡、光盤(pán)）等新型載體和記錄方式而存在。這些新型文件具有體積小，存儲(chǔ)量大，圖、文、聲、像并茂等特點(diǎn)，因此其形成量和轉(zhuǎn)化為檔案的數(shù)量在不斷增加。這些新型載體的檔案需要特定的保管條件、保管技術(shù)和利用手段，這都是傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法提供的。此外，在新型載體的檔案產(chǎn)生的同時(shí)，古老的歷史檔案則在逐步地自然老化，甚至形成“自毀”，急需采取先進(jìn)的技術(shù)手段加以搶救?？傊?，檔案在數(shù)量、載體等方面的變化是傳統(tǒng)的管理手段、方式所難以適應(yīng)的。

第二，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式與檔案需求之間的矛盾。社會(huì)對(duì)檔案的需求是檔案工作存在和發(fā)展的根本原因，因而，社會(huì)需求的變化必然對(duì)檔案工作方式發(fā)生重大的影響。從20世紀(jì)80年代始，我國(guó)在檔案需求上發(fā)生了很大的變化，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

首先，需求面的擴(kuò)大。由原來(lái)主要為政治斗爭(zhēng)、行政管理服務(wù)，擴(kuò)大為解決政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、教育各方面的問(wèn)題而提供檔案信息服務(wù)；由主要是查證性利用檔案，擴(kuò)大為查證性、參考性、研究性利用并行；由少數(shù)專(zhuān)家、學(xué)者和黨政機(jī)關(guān)公務(wù)員利用檔案，擴(kuò)大為整個(gè)社會(huì)各行各業(yè)、各個(gè)層次、各種身分的人都利用檔案。

其次，利用檔案的系統(tǒng)性要求提高。許多利用者要求系統(tǒng)查閱有關(guān)某一專(zhuān)題、某一地區(qū)的全部檔案，這些檔案有時(shí)分散在不同全宗以至不同檔案館內(nèi)，需要進(jìn)行館際互借利用。

再次，出現(xiàn)了利用時(shí)效性觀念。利用者不再滿(mǎn)足于緩慢、模糊的提供檔案信息的方式，而要求及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取所需檔案。檔案需求的這些變化，使檔案部門(mén)的檔案流通量大為增加，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式低效的檢索能力，難以適應(yīng)這些變化。

最后，出現(xiàn)了遠(yuǎn)距離求索檔案信息的需要。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，供求關(guān)系上的空間阻隔被完全打破，利用者希望足不出戶(hù)就能獲得大量檔案信息。顯然，傳統(tǒng)上的檔案函調(diào)服務(wù)因其往復(fù)時(shí)間多、而且承載檔案信息數(shù)量有限而不再適應(yīng)這種需要，必須借助于現(xiàn)代的遠(yuǎn)距離傳輸手段來(lái)滿(mǎn)足這種需要。

以上幾方面的重大變化給檔案工作提出了許多新的要求。為了有效地解決上述矛盾，使檔案工作手段、方式與客觀需要相適應(yīng)，就必須逐步采用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和工作方式，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

二、檔案管理現(xiàn)代化的可能性

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須借助先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)手段，因而它與高科技的發(fā)展密切相關(guān)。自20世紀(jì)80年代以來(lái)，解決辦公與管理領(lǐng)域中分散數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)處理問(wèn)題的辦公自動(dòng)化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)。這些技術(shù)的廣泛運(yùn)用，極大地減輕了信息處理的工作量，把辦公人員與信息處理人員從繁瑣而復(fù)雜的勞動(dòng)中解放出來(lái)，機(jī)器系統(tǒng)代替手工勞動(dòng)已經(jīng)顯示出很大的優(yōu)越性。因此，運(yùn)用高科技設(shè)備及技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化是辦公和管理領(lǐng)域的必然趨勢(shì)。同樣，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，在檔案管理領(lǐng)域中運(yùn)用高科技設(shè)備和技術(shù)手段也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的可能性具體表現(xiàn)在：

首先，技術(shù)運(yùn)用和設(shè)備配置已越來(lái)越智能化、綜合化和高效化，使得在檔案管理這一方面的投入也能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益；同時(shí)，高性能的設(shè)備尤其是與大規(guī)模集成電路有關(guān)的電子設(shè)備價(jià)格平均每年下降10%-20%，如近五年來(lái)，個(gè)人計(jì)算機(jī)的價(jià)格平均每年下降26%；其次，檔案部門(mén)對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的研究越來(lái)越重視，相關(guān)的現(xiàn)代化管理實(shí)踐也越來(lái)越普遍，建立和積累起了理論與實(shí)踐兩方面的模式和經(jīng)驗(yàn)；另外，發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程和模式，以及國(guó)際檔案理事會(huì)的努力提倡，也為我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)和發(fā)展提供了良好的主客觀條件和基礎(chǔ)。

三、檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)實(shí)意義

檔案管理現(xiàn)代化的意義是重大而深遠(yuǎn)的，它能提高檔案工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，發(fā)展我國(guó)的檔案事業(yè)，為檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。具體地說(shuō)，其意義從以下幾個(gè)方面體現(xiàn)出來(lái)。

1.檔案管理現(xiàn)代化與社會(huì)發(fā)展需求的適應(yīng)

基于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)，社會(huì)對(duì)信息服務(wù)的需求，以及信息技術(shù)的發(fā)展給予信息部門(mén)的沖擊，呈現(xiàn)出兩方面的影響：其一是社會(huì)要求專(zhuān)門(mén)的信息部門(mén)能夠以較高的存儲(chǔ)、處理和控制信息的能力，以知識(shí)和有效信息的形式，高質(zhì)量、高速度地為社會(huì)提供服務(wù)；其二是信息技術(shù)的飛速發(fā)展，正在勢(shì)不可擋地推動(dòng)著整個(gè)信息產(chǎn)業(yè)的變革和發(fā)展，向每一個(gè)信息部門(mén)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案部門(mén)作為社會(huì)信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，也必須采取相應(yīng)的措施，以現(xiàn)代化的管理手段，把檔案信息以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及個(gè)性化的形式，轉(zhuǎn)化為知識(shí)和真正有效的信息，服務(wù)于知識(shí)經(jīng)濟(jì)，服務(wù)于這個(gè)對(duì)于有效信息有著強(qiáng)烈渴求的時(shí)代。否則，檔案工作就不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，就不能在這個(gè)變革的時(shí)代中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.檔案管理現(xiàn)代化與檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展動(dòng)力

可持續(xù)發(fā)展是人類(lèi)關(guān)于發(fā)展的新的戰(zhàn)略思想，是近年來(lái)人類(lèi)鑒于現(xiàn)代工業(yè)文明的歷史性困境，在環(huán)境意識(shí)、生態(tài)意識(shí)新覺(jué)醒的基礎(chǔ)上誕生的。它把整體觀念、持續(xù)觀念和新的道德觀念注入到發(fā)展的思想中去。它的目的是要滿(mǎn)足當(dāng)代的需要而不損害后代，滿(mǎn)足其需要的能力，它強(qiáng)調(diào)環(huán)境與經(jīng)濟(jì)的協(xié)調(diào)，追求人與自然的和諧，爭(zhēng)取現(xiàn)實(shí)與未來(lái)的統(tǒng)一，是人類(lèi)一種新的發(fā)展觀、價(jià)值觀和道德觀。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展是可持續(xù)發(fā)展觀念在檔案工作領(lǐng)域中的延伸。就檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必要性上考察，是基于兩個(gè)原因：一是檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展本身是人類(lèi)新的發(fā)展的組成部分，它取決于人類(lèi)總體可持續(xù)發(fā)展的水平，又以源源不斷的有效檔案信息服務(wù)于人類(lèi)整個(gè)可持續(xù)發(fā)展本身。二是從我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展本身看，檔案事業(yè)的生存主體——檔案館、檔案室，目前存在著比較嚴(yán)重的問(wèn)題，如館（室）藏結(jié)構(gòu)單一、有效檔案內(nèi)容信息匱乏與社會(huì)對(duì)檔案信息多元需求之間的矛盾問(wèn)題、建立高水平的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與基礎(chǔ)工作支持能力低下的矛盾問(wèn)題，量大質(zhì)次的檔案收藏過(guò)多給檔案庫(kù)房造成的壓力問(wèn)題，諸如此類(lèi)，都是制約檔案事業(yè)繼續(xù)發(fā)展的瓶頸問(wèn)題。因此，如果不運(yùn)用先進(jìn)的科技設(shè)備和技術(shù)手段進(jìn)行現(xiàn)代化管理，采取有效措施，借鑒國(guó)外同行或者國(guó)內(nèi)其他部門(mén)的模式和經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會(huì)的發(fā)展。

3.檔案管理現(xiàn)代化與國(guó)民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)協(xié)調(diào)同步發(fā)展的適應(yīng)

國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展是一個(gè)整體的社會(huì)系統(tǒng)工程，在這個(gè)工程中，各個(gè)環(huán)節(jié)相互影響、相互制約、密不可分，組成一個(gè)有機(jī)的整體。檔案事業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展中必不可少的環(huán)節(jié)，它的發(fā)展，必然要受到社會(huì)整體工程和各個(gè)環(huán)節(jié)的制約；反之，檔案事業(yè)也將對(duì)這個(gè)整體工程和各個(gè)部分產(chǎn)生影響。因此，《中華人民共和國(guó)檔案法》第四條規(guī)定：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃。”這是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的根本保證，也是我國(guó)檔案事業(yè)不斷與國(guó)民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展的法律依據(jù)。

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)現(xiàn)代化得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)狀態(tài)也隨之而進(jìn)步。因而，國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，將隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加快而快速發(fā)展。作為與現(xiàn)代化建設(shè)各項(xiàng)事業(yè)協(xié)同發(fā)展的檔案事業(yè)，如果不注重自身現(xiàn)代化的建設(shè)，就可能失去發(fā)展的動(dòng)力，也就不能更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

[1]徐義全.談檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題[J].黑龍江檔案，1996（4）.

[2]鄧其開(kāi).信息系統(tǒng)保護(hù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵[J].秘書(shū)之友，2004（12）.