企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的途徑

張春梅

（黑龍江北大荒農(nóng)墾集團(tuán)總公司北安分公司 黑龍江 北安 164000）

本文從改善檔案利用的環(huán)境、搞好檔案信息化建設(shè)、提高檔案工作人員素質(zhì)、加強(qiáng)檔案法制建設(shè)、提高服務(wù)水平諸多方面深刻論述了企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的途徑。通過有效地開發(fā)利用檔案信息資源，挖掘信息能量，使檔案工作始終緊扣企業(yè)的脈搏，堅(jiān)持與企業(yè)改革發(fā)展同步，更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。以適應(yīng)社會信息化進(jìn)程的需要，切實(shí)轉(zhuǎn)變和變革檔案信息服務(wù)方式，更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

加入世貿(mào)組織后，我國經(jīng)濟(jì)正處于一個產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)大調(diào)整的變革時期，國有企業(yè)同樣面臨著加快發(fā)展、擴(kuò)大再生產(chǎn)和進(jìn)行戰(zhàn)略性改組與推進(jìn)的深化改革。新時期做好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作，對于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，具有極其重要的意義。因此，開發(fā)檔案信息資源，適應(yīng)社會信息化進(jìn)程的需要，切實(shí)轉(zhuǎn)變和變革檔案信息服務(wù)方式，更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，已成為檔案信息部門的重要任務(wù)。作為企業(yè)檔案部門，要抓住當(dāng)前難得的發(fā)展機(jī)遇，認(rèn)真探索開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的新途徑，使企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)條件下，適應(yīng)新形勢，迎接新挑戰(zhàn)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)全面發(fā)展。

一、以電子化管理為突破口，利用現(xiàn)代化手段，搞好檔案信息化建設(shè)

企業(yè)要想適應(yīng)深化改革和經(jīng)營機(jī)制轉(zhuǎn)變的需要，就必須從實(shí)際情況出發(fā)，建立和擁有一套適合本企業(yè)的檔案資料信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。以往的檔案工作形式和內(nèi)容，已不足以適應(yīng)新形勢下企業(yè)發(fā)展的需要。因此，企業(yè)檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)知識和創(chuàng)新開發(fā)檔案信息資源，借助于先進(jìn)的技術(shù)手段，強(qiáng)化信息意識，創(chuàng)新服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，與社會同步并領(lǐng)先做好信息化建設(shè)，為企業(yè)的改革和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第一，普及使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用加速了全社會信息化的進(jìn)程，檔案部門作為信息采集、存儲、傳輸和相互溝通主要渠道，必須充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)高效地處理檔案信息，以極快的速度輸入、存貯和輸出信息，從業(yè)務(wù)管理到檔案的檢索、編目、編研等方面廣泛應(yīng)用，提高檔案資源管理和信息開發(fā)利用的效率。

第二，運(yùn)用現(xiàn)代化通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。使計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)越性得到充分的發(fā)揮。要以電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為中心，利用政府電子政務(wù)、辦公自動化的契機(jī)，借助局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、因特網(wǎng)形成數(shù)字化信息鏈，使檔案部門變成為社會服務(wù)，為大眾服務(wù)的信息集散地。通過實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理，提高檔案信息的傳輸能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，提高工作效率，為利用者提供快捷服務(wù)，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中擔(dān)當(dāng)重要角色。

第三，運(yùn)用現(xiàn)代光學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息存貯高密度化，用縮微膠片、膠卷、全息縮微膠片、光盤等縮微復(fù)制品逐步代替印刷品，提高信息存貯密度，節(jié)省存貯空間?？s微技術(shù)，可全文存貯檔案文件，將縮微影像終端與計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)相連接，通過計(jì)算機(jī)的快速檢索，以檔案縮微品的全文讀出，還原復(fù)印或遠(yuǎn)距離傳輸?shù)确绞教峁┙o利用者。

第四，做好檔案信息深加工工作，為企業(yè)提供超前服務(wù)。堅(jiān)持檔案資源與未來發(fā)展相銜接的原則，強(qiáng)化信息的吸納、采集工作，不斷豐富、擴(kuò)充檔案信息資源，在保證檔案材料的齊全、完整的基礎(chǔ)上，不斷豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，保證檔案的安全保管和有效利用。

二、以提高檔案工作人員素質(zhì)為己任，培養(yǎng)和造就一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、知識面寬、德才兼?zhèn)涞臋n案工作隊(duì)伍

企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用程度，與檔案人員的知識水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)有著密切的關(guān)系。新形勢下，隨著檔案工作方式由保管型向發(fā)展型轉(zhuǎn)變，檔案的管理手段由手工操作向管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，以及檔案載體形態(tài)、管理程序、技術(shù)方法發(fā)生的相應(yīng)變化，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作，對檔案工作人員的思想素質(zhì)、工作能力和業(yè)務(wù)水平提出了更高的要求。

第一，檔案工作人員要有較高的政治素質(zhì)，較高的思想和政治覺悟，較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心。檔案工作人員必須通過參加政治理論學(xué)習(xí)，提高思想政治素質(zhì)，強(qiáng)化職業(yè)道德意識，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)精神，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和使命感，能夠緊跟時代的步伐，適應(yīng)時代的要求，具備全心全意為企業(yè)服務(wù)的職業(yè)道德，想企業(yè)之所需，急企業(yè)之所難，使檔案工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

第二，檔案工作人員要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，具有現(xiàn)代知識結(jié)構(gòu)。既要有檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論知識和相關(guān)學(xué)科、邊緣學(xué)科知識、法律知識，還要有企業(yè)經(jīng)營管理的業(yè)務(wù)知識、計(jì)算機(jī)知識與技能。通過參加培訓(xùn)和自學(xué)相結(jié)合的形式，不斷提高、充實(shí)完善自己，培養(yǎng)科學(xué)管理檔案的治學(xué)態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和開發(fā)利用的需要。

三、加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，為開發(fā)利用檔案信息資源提供保障

市場經(jīng)濟(jì)條件下，檔案信息資源的正確合理利用，對于維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益，維護(hù)社會主義市場經(jīng)濟(jì)秩序，有著極其重要的作用。因此，在企業(yè)中必須強(qiáng)化法制意識，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，使檔案事業(yè)健康成長，為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。

第一，依法強(qiáng)化檔案管理體制，加強(qiáng)檔案執(zhí)法監(jiān)督，切實(shí)履行檔案行政管理職能。檔案行政管理部門要與專業(yè)主管部門密切配合，制定群眾性的檔案違法舉報和有關(guān)獎懲制度，在檔案利用過程中制訂檔案利用監(jiān)督措施，使檔案既得到充分利用，又保證《檔案法》和《保密法》的實(shí)施。做到有法必依、違法必究，維護(hù)《檔案法》的嚴(yán)肅性，有效制止檔案信息資源的破壞和流失，保障檔案信息資源的完整與安全。

第二，依法利用好檔案。要充分利用好向社會開放的檔案，按嚴(yán)格的程序利用好未開放的檔案，使之為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。檔案管理要有制度，檔案的收集、歸檔、分類、組卷和編目等要有程序和制度，尤其要做好檔案管理的保密工作，有一套完整的規(guī)章制度，通過建立健全檔案工作法律法規(guī)，完善相關(guān)制度，找出工作薄弱面，加強(qiáng)崗位工作責(zé)任制。

第三，依法優(yōu)化檔案軟、硬件建設(shè)。各企業(yè)應(yīng)把加強(qiáng)檔案法制宣傳工作，組織各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)企業(yè)檔案法制意識和法制觀念當(dāng)作一項(xiàng)重要任務(wù)來抓，把檔案管理工作納入企業(yè)正常管理軌道。努力改善檔案工作條件，提高檔案管理與服務(wù)功能，保障企業(yè)檔案在法治的軌道上有效運(yùn)行與健康發(fā)展。

四、以強(qiáng)化服務(wù)為宗旨，開拓檔案信息開發(fā)利用工作新領(lǐng)域

隨著社會各項(xiàng)事業(yè)的全面發(fā)展，檔案工作的領(lǐng)域也在不斷拓寬，工作重點(diǎn)已轉(zhuǎn)移到提供服務(wù)上來。企業(yè)檔案信息利用工作更要把握服務(wù)宗旨，牢固樹立服務(wù)的意識，掌握利用者的需求和利用特點(diǎn)，取得最佳的開發(fā)利用效果。

第一，更新觀念，樹立積極主動服務(wù)的意識。改變過去的被動服務(wù)思想，一切活動以企業(yè)經(jīng)營為中心，積極參與企業(yè)各項(xiàng)活動，要把檔案管理的目標(biāo)與企業(yè)建設(shè)目標(biāo)統(tǒng)一起來，有針對性地開展窗口服務(wù)、推薦服務(wù)和專題服務(wù)，最大限度地揭示檔案信息，提高利用效率和價值，有的放矢地將信息資源提供給有關(guān)部門。同時努力提高服務(wù)水平。端正服務(wù)態(tài)度，熟悉服務(wù)對象，掌握服務(wù)市場，深入了解利用者的需求，及時有效地為利用者提供有價值的檔案信息。

第二，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，為企業(yè)發(fā)展提供超前服務(wù)。要不斷探索新的服務(wù)方式和工作手段，開展多種形式的檔案信息開發(fā)利用工作，如開展專業(yè)技術(shù)咨詢，代為整理立卷、檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等。在擴(kuò)充服務(wù)內(nèi)容更新服務(wù)手段上，實(shí)行以檔案為主體的情報、資料、技術(shù)圖書、專利文獻(xiàn)等相關(guān)信息一體化管理，使靜態(tài)信息與動態(tài)信息，內(nèi)部信息與外部信息融為一體，有機(jī)結(jié)合，達(dá)到由單一信息開發(fā)變?yōu)楹铣尚畔㈤_發(fā)，拓寬檔案的利用渠道，改善服務(wù)功能，增強(qiáng)預(yù)見性和主動性，使檔案工作由封閉、半封閉服務(wù)向開放式服務(wù)過渡。同時鼓勵和支持檔案中介服務(wù)，與有關(guān)單位聯(lián)合開發(fā)檔案信息資源，與其他企事業(yè)單位簽訂信息服務(wù)合同，擴(kuò)大檔案服務(wù)的社會覆蓋面。

社會總是在不斷向前發(fā)展進(jìn)步的，企業(yè)檔案信息開發(fā)利用工作作為新時期的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在突破原有的思維定勢和固定模式的基礎(chǔ)上，正在積極探索創(chuàng)新不斷向前發(fā)展。需要從改善檔案利用的環(huán)境、搞好檔案信息化建設(shè)、提高檔案工作人員素質(zhì)、加強(qiáng)檔案法制建設(shè)、提高服務(wù)水平諸多方面積極開展工作。通過有效地開發(fā)利用檔案信息資源，挖掘信息能量，使檔案工作始終緊扣企業(yè)的脈搏，堅(jiān)持與企業(yè)改革發(fā)展同步，更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。