對重點(diǎn)建設(shè)項目檔案收集與整理的粗淺看法

崔偉華

（哈爾濱投資集團(tuán)有限責(zé)任公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著經(jīng)濟(jì)的速猛發(fā)展和政府的加大投入，許多重點(diǎn)建設(shè)項目不斷開工和完工，在工程前期工作、施工和竣工等各階段，都形成了大量有價值的檔案。要保管好這些檔案，更好地為重點(diǎn)建設(shè)項目工作服務(wù)，首先就要做好重點(diǎn)建設(shè)項目檔案的收集與整理工作。

一、重點(diǎn)建設(shè)項目檔案的收集范圍

重點(diǎn)建設(shè)項目檔案是指重點(diǎn)建設(shè)項目的提出、立項、審批、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工投產(chǎn)全過程中形成的，具有保存價值的，應(yīng)歸檔的各種載體的文件材料。其收集范圍主要包括以下幾個方面：

1.立項審批文件。主要包括項目建設(shè)書及批復(fù)、可行性研究報告、項目評估、環(huán)境預(yù)測調(diào)查報告，設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書等。

2.設(shè)計文件。包括初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計技術(shù)材料，專利文件，設(shè)計計算書，關(guān)鍵技術(shù)試驗、總體規(guī)劃設(shè)計、設(shè)計評價、鑒定及審批材料等。

3.施工技術(shù)文件。主要包括施工定位測量、地質(zhì)勘探資料：質(zhì)保書、試驗報告；隱藏工程驗收記錄；工程記錄及測試、沉降、位移、變形、監(jiān)測記錄；圖紙會審、變更設(shè)計通知單、技術(shù)核定單等修改數(shù)據(jù)；工程質(zhì)量事故報告及處理記錄；工程質(zhì)量檢查、評定資料；焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄；設(shè)備、管線及電氣、儀表施工安裝記錄、質(zhì)量評定、事故處理報告等等。

4.竣工文件。主要包括建筑安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、測試記錄、隨工檢查簽證、記錄、工程變更單、重要工程質(zhì)量事故報告、已安裝設(shè)備明細(xì)表。竣工圖主要包括：總平面圖、建筑、給水、排水、煤氣、通訊、暖通、監(jiān)控、電梯等專業(yè)竣工圖；建設(shè)用地范圍內(nèi)地下綜合管網(wǎng)圖（含管線接口位置）等等。

5.監(jiān)理文件。主要包括監(jiān)理通知、備忘錄、報告、會議紀(jì)要；施工質(zhì)量分析；監(jiān)理規(guī)程；合同管理文件、三控制文件、協(xié)調(diào)文件等。

6.設(shè)備文件。主要包括設(shè)備、材料采購合同、出廠質(zhì)量合格說明；設(shè)備、材料裝箱單、開箱記錄；設(shè)備圖紙使用說明書；設(shè)備安裝調(diào)試記錄等等。

7.竣工驗收文件。主要包括工程竣工驗收報告；工程設(shè)計總結(jié)、監(jiān)理總結(jié)；質(zhì)量評審材料；環(huán)保、勞動安全衛(wèi)生、消防、檔案等竣工驗收審批文件；竣工驗收會議決議文件、驗收證書及驗收委員會簽字名單；項目評優(yōu)報獎申報材料、批準(zhǔn)文件及證書等。

二、重點(diǎn)建設(shè)項目檔案的整理

建設(shè)項目檔案的整理，就是在遵循檔案材料形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用的原則下，對文件材料進(jìn)行分類、組織保管單位和編目工作。

1.分類。按工程項目分類法分類，就是按照一個基本建設(shè)項目的全部材料為單位劃分類別。在一個項目之內(nèi)，可以按單項工程或?qū)I(yè)性質(zhì)劃分屬類。

2.組卷。按建設(shè)項目立項、設(shè)計、施工、竣工四個階段分別組卷。項目立項階段，按項目申報、地質(zhì)勘探、工程征地等環(huán)節(jié)分別組卷。設(shè)計階段按設(shè)計程序分別組卷?？筛鶕?jù)材料的多少，分別組成一卷或數(shù)卷。施工階段一般按單位、單項工程或?qū)I(yè)組卷，組卷時文字材料在前，圖樣材料在后。工程竣工驗收階段的文字材料，一般單獨(dú)組卷。

3.卷內(nèi)文件排列。建設(shè)項目按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計）、工程施工、工程竣工驗收等順序排列。

4.案卷的項目。⑴編寫案卷頁號。以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，正面寫在右下角，反面寫在左下角。不裝訂的以件為單位編寫件號，并加蓋檔號章。⑵填寫卷內(nèi)目錄。主要是序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁次的填寫。⑶填寫備考表。卷內(nèi)備考表填寫卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)，以及在組卷和案卷管理中需要說明的問題。

5.編制檢索工具。主是編制總目錄、分類目錄、底圖檔案目錄等。

重點(diǎn)建設(shè)項目檔案是整個建設(shè)項目工作的重要組成部分，只有把項目檔案工作做好，整個建設(shè)項目工作才有一個完美的結(jié)局。