淺談科研檔案管理工作

謝 虹

（省婚姻家庭研究所 黑龍江 哈爾濱 150001）

科研檔案顧名思義就是主要包括在科研實(shí)踐活動(dòng)中形成的各種形式和載體的原始記錄材料。

在科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展形勢(shì)下，隨著檔案法規(guī)的頒布，逐步建立、健全了科研檔案管理體制，完善了科研檔案的收集、整理、立卷歸檔工作，改變了科研檔案管理落后于形勢(shì)的被動(dòng)局面。但是，科研檔案在面向市場(chǎng)、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的過(guò)程中還存在著科研項(xiàng)目材料不完整、不系統(tǒng)，特別是缺少一些關(guān)鍵性的技術(shù)材料等問(wèn)題，影響其開(kāi)發(fā)利用。本文就此分析了原因，探討了應(yīng)采取的對(duì)策。

一、科研檔案收集工作中存在的問(wèn)題

（一）重成果性材料，輕過(guò)程性材料，原始性材料歸檔較少

科研檔案可分為成果性材料、依據(jù)性材料和原始性材料。在科研檔案材料歸檔過(guò)程中，成果性、總結(jié)性、鑒定性材料較多，而在研究實(shí)驗(yàn)階段形成各種載體的原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)文件、圖紙等重要的原始性材料卻很少。許多珍貴的原始材料遺失或者仍保留在個(gè)人手中，嚴(yán)重影響了科研檔案的系統(tǒng)性和完整性。

（二）一般性材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少

科研成果水平的核心材料是關(guān)鍵性技術(shù)材料，它是科研人員在科研過(guò)程中解決技術(shù)難題、進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新的寶貴資料。這些技術(shù)材料體現(xiàn)了該項(xiàng)科研成果的新思想、新概念和新方法，它的歸檔保存和利用價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出一般性材料。但在歸檔的材料中，一般性材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少，嚴(yán)重影響了科研檔案的開(kāi)發(fā)和利用。

（三）紙質(zhì)材料多，其它載體的材料少

描述一種物理現(xiàn)象和記錄各種信息的方式，不只是用紙張，還可使用軟（磁）盤、磁帶、光盤、照片、錄像帶，等等。然而，在歸檔材料中，紙質(zhì)材料多，其它載體的材料少。加強(qiáng)其它載體材料的收集，是形勢(shì)發(fā)展的需要，也是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

（四）歸檔材料不規(guī)范，復(fù)印件較多

有的科研人員缺乏檔案意識(shí)，用“三色筆”書(shū)寫，有的人用規(guī)格不統(tǒng)一的紙張書(shū)寫，有的聲像檔案聲音不清，圖像不明。有的原件份數(shù)有限，只好向檔案部門移交復(fù)印件。這些不規(guī)范的材料給科研檔案的管理和保護(hù)帶來(lái)了困難，嚴(yán)重影響了科研檔案的壽命。

二、產(chǎn)生問(wèn)題的主要原因

科研材料的專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)、內(nèi)容復(fù)雜、來(lái)源渠道分散、載體類型多樣等，是造成上述問(wèn)題的客觀原因。主觀原因則有以下三個(gè)方面。

（一）科研人員檔案意識(shí)不強(qiáng)

有些科研人員只重視科研項(xiàng)目的研究和成果的報(bào)獎(jiǎng)，卻忽視了科研材料的歸檔工作。片面地認(rèn)為前者是自己的本職工作，后者是檔案人員的事，不能積極主動(dòng)地配合檔案人員做好科研材料的歸檔工作：有些科研人員認(rèn)為，科研成果是自己辛勤勞動(dòng)的果實(shí)，形成的科研文件材料屬于自己，留在手中理所當(dāng)然；有些科研人員認(rèn)為，將科研材料交到檔案部門后，今后查找麻煩，利用很不方便；有些科研人員對(duì)檔案部門的功能和職責(zé)不了解，擔(dān)心將科研材料交給檔案部門后，有些關(guān)鍵性的計(jì)算數(shù)據(jù)、技術(shù)訣竅、技術(shù)秘密一旦泄露出去，將造成很大的經(jīng)濟(jì)損失，因而將關(guān)鍵性技術(shù)材料留在手中，只交一般性的材料；還有的科研人員在平時(shí)的科研工作中，不重視科研材料的積累和保存，使得一些原始的、有價(jià)值的材料散失，特別是在科研項(xiàng)目研究周期比較長(zhǎng)、涉及人員多、范圍廣的情況下，這種現(xiàn)象更加嚴(yán)重。

（二）科研經(jīng)費(fèi)的來(lái)源渠道拓寬

隨著科研體制改革的深入，科研經(jīng)費(fèi)的來(lái)源渠道拓寬了?？蒲薪?jīng)費(fèi)的來(lái)源除國(guó)家財(cái)政撥款外，有單位自籌、國(guó)外資助、科技貸款，等等，這種科技投入的方式必定給科技檔案的收集增添了難度。

（三）科研檔案管理人員素質(zhì)不高

科研工作是專業(yè)性很強(qiáng)的工作，在其整個(gè)活動(dòng)過(guò)程中形成的檔案材料也具有很強(qiáng)的專業(yè)性。面對(duì)門類繁多的科研檔案，檔案人員在收集的過(guò)程中會(huì)遇到許多矛盾。多數(shù)檔案管理人員缺乏科技專業(yè)知識(shí)，對(duì)科研檔案形成的規(guī)律、科研工作環(huán)節(jié)或工作程序也缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和了解，使得一些重要的關(guān)鍵性技術(shù)材料散落在科研人員手中，以致科研檔案收集不完整、不系統(tǒng)，影響了科研檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技進(jìn)步服務(wù)的效能。

三、應(yīng)采取的對(duì)策

（一）加強(qiáng)宣傳，提高科研人員的檔案意識(shí)

科研材料的收集工作僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，還需要科研人員的理解、支持和配合。要做到這一點(diǎn)，關(guān)鍵是要提高科研人員對(duì)檔案工作的重要性、必要性和嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。首先，要向科研人員廣泛深入地宣傳《檔案法》，并組織他們學(xué)習(xí)一些有針對(duì)性的法律條文，增強(qiáng)法制意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到，將科研材料毫無(wú)保留地交給檔案部門是自己應(yīng)盡的責(zé)任?？蒲谐晒m然凝聚著科研人員辛勤勞動(dòng)的汗水，但也有國(guó)家的援助?？蒲胁牧蠎?yīng)屬于國(guó)家財(cái)富，不能據(jù)為已有。

（二）提高科研檔案管理人員自身素質(zhì)，努力搞好科研檔案收集工作

在政治上，要具有全心全意為人民服務(wù)的思想。對(duì)檔案工作要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行科研檔案管理制度及有關(guān)的法律法規(guī)，要有嚴(yán)格的保密觀念和法制意識(shí)，自覺(jué)維護(hù)黨和國(guó)家的機(jī)密。

在業(yè)務(wù)上，要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案編篡學(xué)等基本理論，學(xué)習(xí)與自己工作緊密相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，學(xué)習(xí)文學(xué)、歷史學(xué)、情報(bào)學(xué)以及政治、經(jīng)濟(jì)、法律、外語(yǔ)等，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、系統(tǒng)工程等方面的知識(shí)。只有提高了自身素質(zhì)，科研檔案管理人員在工作中才能變被動(dòng)為主動(dòng)，把好數(shù)量和質(zhì)量關(guān)。

（三）科研管理人員、科研人員和檔案人員密切配合，共同搞好科研檔案收集工作

科研管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到，科研檔案工作是科研管理工作的一個(gè)組成部分，應(yīng)將科研檔案工作納入科研管理、生產(chǎn)管理和成果管理工作之中，責(zé)任落實(shí)到業(yè)務(wù)部門和科技人員。要做到科研工作與檔案工作“四同步”，即：科研管理人員在布置科研計(jì)劃時(shí)，布置科技文件材料的歸檔要求；在檢查科研計(jì)劃執(zhí)行情況時(shí)，有檔案人員參與檢查科技文件材料積累情況；在科研成果鑒定時(shí)，有檔案人員參加鑒定會(huì)，審理科研材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核時(shí)，有檔案部門同時(shí)出具專題歸檔情況證明材料。這樣把管理體系、制度和計(jì)劃納入科技管理后，科研檔案收集工作就能得到保證。

搞好科研檔案收集工作，確保案卷質(zhì)量，是關(guān)系科技成果能否迅速轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技進(jìn)步服務(wù)的一個(gè)必要前提，也是管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。只要科研管理人員、科研人員和檔案人員密切配合，共同努力，一定能開(kāi)創(chuàng)科研檔案的新局面。