產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的管理

王進民

（黑龍江省質(zhì)量監(jiān)督檢測研究院 黑龍江 哈爾濱 150000）

產(chǎn)品質(zhì)檢工作擔(dān)負著保障國計民生、維權(quán)打假的重任。在產(chǎn)品質(zhì)檢工作中形成的資料、數(shù)據(jù)眾多，記錄著產(chǎn)品質(zhì)量檢驗的全過程，是一種不可再生的資源。因此，做好產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作對保障產(chǎn)品質(zhì)檢工作持續(xù)性發(fā)展有著很強的重要性。

一、產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作的重要性

產(chǎn)品質(zhì)檢檔案是質(zhì)檢事業(yè)發(fā)展的歷史記錄，是產(chǎn)品質(zhì)檢工作的真實過程原始反應(yīng)。它不僅是質(zhì)檢工作維護法律法規(guī)和強制性標(biāo)準(zhǔn)的主要依據(jù)，同時也是上級主管部門對質(zhì)量檢驗工作全面考核的重要內(nèi)容之一，產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的管理工作直接體現(xiàn)了質(zhì)檢機構(gòu)或部門的綜合管理水平。產(chǎn)品質(zhì)檢檔案作為質(zhì)檢工作的一個重要部分，在質(zhì)檢工作社會服務(wù)形象的彰示中具有十分重要的作用。為有效地全面提升質(zhì)檢部門檔案的管理水平，推進質(zhì)檢服務(wù)機構(gòu)的整體工作質(zhì)量，特別是社會普遍對質(zhì)檢“把關(guān)工作”報以厚望的前提下，產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作必須適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展和新時期質(zhì)檢工作的發(fā)展需要，創(chuàng)新思路，與時俱進，以創(chuàng)新的觀念、機制、管理來開拓產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理的各項新服務(wù)功能。產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的收集、整理、歸檔管理工作規(guī)范化，能促質(zhì)檢工作管理水平進一步提高，使質(zhì)檢工作有案可查，并且查有實據(jù)，充分體現(xiàn)了質(zhì)檢工作的科學(xué)性、公正性和權(quán)威性。

二、產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的內(nèi)容

（一）上級下發(fā)的產(chǎn)品監(jiān)督檢驗、監(jiān)督抽查文件或委托書，抽樣指導(dǎo)書；（二）產(chǎn)品監(jiān)督檢驗和產(chǎn)品監(jiān)督抽查抽樣單，企業(yè)產(chǎn)品委托檢驗協(xié)議，業(yè)務(wù)科下發(fā)檢測部門產(chǎn)品質(zhì)量檢驗通知單；（三）抽樣過程中形成的照片，音像資料；（四）檢驗過程中形成的原始數(shù)據(jù)；（五）質(zhì)檢報告（軟件光盤）；（六）產(chǎn)品監(jiān)督檢驗和監(jiān)督抽查工作匯總材料；（七）其他材料（質(zhì)量管理體系文件、內(nèi)審與管評文件、標(biāo)準(zhǔn)查新記錄、檢驗方法研究記錄、儀器檢定校準(zhǔn)計劃及檢定校準(zhǔn)證書、質(zhì)量控制記錄、能力比對驗證文件、技術(shù)檔案、培訓(xùn)記錄、客戶抱怨與處理記錄、儀器設(shè)備檔案等）。

三、產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理中存在的主要問題

（一）部分領(lǐng)導(dǎo)對產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作的重要性認識不到位，導(dǎo)致在產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理方面投入不足，以致出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后的情況，沒有達到規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理。

（二）產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作的信息化程度相對滯后。實現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)檢檔案信息化管理要投入大量的人力、物力才能滿足需要，但個別質(zhì)檢部門領(lǐng)導(dǎo)還沒有完全認識到產(chǎn)品質(zhì)檢檔案信息化管理的重要性，投入不足致使發(fā)展滯后。具體表現(xiàn)為：1.以建產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理系統(tǒng)技術(shù)陳舊和設(shè)計功能不足，數(shù)據(jù)傳輸、處理和存儲歸檔及提取產(chǎn)品質(zhì)檢檔案信息能力難以適應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)檢工作發(fā)展需求。2.產(chǎn)品質(zhì)檢檔案信息資源利用建設(shè)力度不足，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。3.產(chǎn)品質(zhì)檢檔案信息資源開發(fā)和共享程度還不夠，需要進行整合和利用。

（三）產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理缺乏專業(yè)人員是影響產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作發(fā)展的瓶頸。檔案專業(yè)人才匱乏，許多從事與產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作打交道的同志都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對檔案知識不熟悉，管理工作不規(guī)范，對于質(zhì)檢工作中形成的資料、相關(guān)文件歸檔意識不強。認為產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，沒有意識不到產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作規(guī)范化對促進整個質(zhì)檢工作的重要性。

（四）產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理有的是用臨時或聘用人員，這些人員工作流動性較大，人員變換、工作崗位變換較勤。如果檔案管理制度不完善，變動時不能嚴格按照檔案管理交接制度和程序進行，可能造成質(zhì)檢檔案缺失、歸檔資料文件不全等問題，為今后質(zhì)檢檔案管理帶來不利影響。所以，質(zhì)檢檔案管理人員不固定是影響質(zhì)檢檔案管理工作發(fā)展的很大的一個因素。

四、完善產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的管理的措施

（一）提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)，是做好產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作的關(guān)鍵所在

產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。所以，要加強領(lǐng)導(dǎo)管理力度，提高產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理人員素質(zhì)，通過任務(wù)分解，分項落實，分時檢查的方式，將質(zhì)檢檔案管理工作真正的納入日常的工作中。在市場經(jīng)濟管理中，管好用好產(chǎn)品質(zhì)檢檔案，對資源開發(fā)起著重要作用，產(chǎn)品質(zhì)檢檔案作為產(chǎn)品質(zhì)量檢驗工作的真實記錄，對產(chǎn)品的質(zhì)量起著特殊的“監(jiān)督”作用。為此，必須采取一系列行之有效的制度、措施和資金投入加強產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作，使其更好地適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的管理體制，保證我國經(jīng)濟的快速發(fā)展。

（二）進一步加強產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的信息化建設(shè)

面臨著產(chǎn)品質(zhì)檢工作在經(jīng)濟社會中的發(fā)展越來越重要，對產(chǎn)品質(zhì)檢檔案信息化工作的時效性和有效性要求也越來越高，質(zhì)檢檔案管理的信息化程度也在不斷加強。但我們?nèi)匀灰ㄟ^借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進的管理理念，來完善質(zhì)檢檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理信息化更好地發(fā)展，我們要盡量爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，使他們能夠充分認識到產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理信息化的重大意義，進而支持將產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理信息化納入質(zhì)檢工作整體信息化之中。當(dāng)然，不同單位的產(chǎn)品檔案管理信息化進程可以是不一樣的，本著“滿足需要，充分利用”的原則，要具體問題具體分析。例如，對于那些經(jīng)濟效益好，現(xiàn)代化管理水平高的單位，要鼓勵其全面開展產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)。而對于那些經(jīng)濟效益不好的單位，可以采用分步實施、逐步推進的方式。

（三）提高產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在經(jīng)濟時代，要想將產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作做好，就必須有一支有理想、有道德、有知識、有素質(zhì)的檔案管理人員隊伍。要加強對現(xiàn)有產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理人員的繼續(xù)教育和相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，選擇責(zé)任心強的人員從事產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作。提高產(chǎn)品質(zhì)檢檔案工作人員的素質(zhì)，其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的主要途徑之一。培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論，現(xiàn)場培訓(xùn)是一個較為普遍和有效的方式，它可以將培訓(xùn)和實際操作結(jié)合起來，使受訓(xùn)人員更能較快的掌握。還可以通過加強業(yè)務(wù)研究，來積極探索新的產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理方法，以便適應(yīng)新形勢下產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作的需要。

（四）加強質(zhì)檢工作的管理

產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作連續(xù)性強，要認真研究產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作中遇到的新情況、新問題，完善產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理制度，加強產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，制定相關(guān)管理制度。在產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理人員工作發(fā)生變動時，要嚴格執(zhí)行檔案交接程序，認真清點、詳細登記，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，以保證產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作的持續(xù)性開展。

鑒于產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的重要性，作為檔案工作者，我們要保護好、管理好產(chǎn)品質(zhì)檢檔案。要依法行使自己的職責(zé)，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便。同時更要與時俱進、勇于改革、大膽創(chuàng)新，以飽滿的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為發(fā)揮產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的作用多做貢獻。