人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析和相應(yīng)對策的研究

謝 虹

（黑龍江省婚姻家庭研究所 黑龍江 哈爾濱 150001）

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。它是國家檔案的重要組成部分,和會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等同屬專門檔案性質(zhì)。建國以后,人事檔案一直發(fā)揮著不可替代的作用,為人事調(diào)動(dòng)、人員聘用、轉(zhuǎn)正定級、干部提拔、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升以及離退休、養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)手續(xù)辦理等工作提供了很多便利和幫助。

一、當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和事業(yè)單位人事制度改革的深化,人才流動(dòng)日益頻繁,原有的人事檔案管理體制、管理制度和管理方法已越來越不適應(yīng)組織人事工作發(fā)展的需要。

（一）關(guān)于人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此。一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會(huì)導(dǎo)致人事檔案工作長期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

（二）管理水平不高，管理力量薄弱，管理手段落后

隨著人事制度改革向縱深推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、內(nèi)部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在設(shè)備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

（三）人事檔案收集工作缺乏力度

一是收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)，這一問題在無專職人事檔案工作人員的單位中比較突出。二是收集歸檔的材料不全面。三是一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強(qiáng)的真實(shí)性和唯一性。但在實(shí)際檔案中，“三齡一歷”(年齡、工齡，黨齡、學(xué)歷)虛假現(xiàn)象較為嚴(yán)重。如一些鑒定、考核和評價(jià)材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

（四）人檔分離、棄檔不用的人員數(shù)量不斷增加

隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動(dòng)日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，人才的流動(dòng)造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。

（五）人事檔案材料制作不規(guī)范

干部檔案材料，須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16開規(guī)格的檔案材料以及對那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時(shí)常有A4紙規(guī)格的材料歸檔，如《大專院校畢業(yè)生登記表》、《晉升職稱審批表》、《先進(jìn)工作者呈報(bào)表》等等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地、漫無邊際”，這樣人為的重復(fù)勞動(dòng)，不僅造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，同時(shí)也使得人事檔案案卷很不美觀。

（六）人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，有的單位是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

（七）人事檔案利用工作水平較低

其作用尚未充分發(fā)揮出來。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價(jià)值低，功能越來越弱化。

二、人事檔案管理工作的對策與思考

（一）強(qiáng)化社會(huì)人事檔案管理意識(shí),是人事檔案工作改革的關(guān)鍵

（二）注重人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)

各級組織人事部門要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》三十八條之規(guī)定，加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過對檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。

（三）加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

要將檔案工作當(dāng)做一件大事來抓，高度重視這項(xiàng)工作，并在檔案工作中嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定去做，一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，另一方面還要在庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

（四）維護(hù)人事檔案的真實(shí)性,是人事檔案工作改革的可靠保證

包括從源頭上遏制虛假材料進(jìn)入人事檔案和開展“三齡一歷”檔案審核工作。

（五）改革人事檔案管理體制是人事檔案工作改革的必由之路

包括改革人事檔案管理體制,實(shí)施人事代理和改革人事檔案整理方法,實(shí)行實(shí)體整理不裝訂。

（六）深入開發(fā)人事檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理,是人事檔案工作改革的最終目標(biāo)

增加人事檔案內(nèi)容,尤其是增加反映個(gè)體特點(diǎn)、業(yè)績和誠信方面的有效內(nèi)容是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息開發(fā)利用的前提條件。采取建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和建設(shè)人才開發(fā)的權(quán)威機(jī)構(gòu)等措施,開發(fā)人事檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的現(xiàn)代化管理，最終實(shí)現(xiàn)把人事檔案中心建設(shè)成為當(dāng)?shù)氐娜瞬判畔⒒?黨和政府實(shí)施人才工作決策的參謀部以及進(jìn)行人才預(yù)測、開發(fā)的權(quán)威機(jī)構(gòu)的目標(biāo),為人才的優(yōu)化配置和合理流動(dòng)發(fā)揮積極的作用。