淺談水利科技檔案管理

喬 影

（寧安市河道管理站 黑龍江 寧安 157400）

水利科技檔案是在水利各項科研設(shè)計、工程勘察與測量、科學(xué)研究與技術(shù)改進(jìn)等活動中形成的具有憑證、參考價值的重要信息及其載體。是直接記述和反映水利科技活動的歷史記錄，是水利科研成果的重要表現(xiàn)形式，是國家重要的科技信息源。為了維護(hù)水利科技檔案的完整與安全，必須建立完善的水利科技檔案服務(wù)體系以適應(yīng)國家水利事業(yè)發(fā)展的需要。

一、加強(qiáng)法制宣傳，增強(qiáng)責(zé)任意識

各級水利管理部門要通過多種形式學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》，進(jìn)一步提高各級領(lǐng)導(dǎo)、科研管理部門、檔案管理部門、科研人員對水利科技檔案重要性的認(rèn)識，使廣大科研人員了解、熟知檔案法律、法規(guī)，增強(qiáng)有關(guān)人員的檔案意識，讓科研人員明確“應(yīng)歸檔的水利科技文件材料，須由文件材料產(chǎn)生、經(jīng)辦部門或項目（課題）組，指定專人進(jìn)行收集整理后，按規(guī)定移交給本單位檔案工作機(jī)構(gòu)集中管理，任何部門與個人均不得據(jù)為己有或拒絕按時歸檔”。從而在思想上重視科技檔案工作，自覺承擔(dān)積累、整理科技文件材料的義務(wù)，主動履行科技檔案歸檔的職責(zé)，切實將科技檔案工作納入科技管理的各項工作職責(zé)之中。

二、加強(qiáng)制度建設(shè)，為科技檔案管理創(chuàng)造條件

一要制定接收保管制度。凡是反映水利科學(xué)技術(shù)研究、勘測與規(guī)劃設(shè)計、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)觀測與分析、項目建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)、設(shè)備儀器制造等水利科技活動的過程與結(jié)果，具有保存價值的、按一定的歸檔制度保存起來的文字、圖表數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的科技文件材料必須集中統(tǒng)一保管。二要制定整理制度。整理必須維護(hù)和確?？萍紮n案的齊全完整，抓好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作，對接收的科技檔案進(jìn)行分類、編目。三要制定借閱制度。借閱時應(yīng)根據(jù)檔案的機(jī)密等級履行不同的審批手續(xù)，歸還時，應(yīng)詳細(xì)檢查。借閱人員應(yīng)愛護(hù)科技檔案，注意安全和保密，嚴(yán)禁私自涂改、翻印、抄錄、拆散及轉(zhuǎn)借。四要制定鑒定銷毀制度。科技檔案工作人員與有關(guān)部門組成鑒定小組，定期進(jìn)行科技檔案的鑒定工作，剔除并銷毀已失去保存價值的科技文件材料，同時根據(jù)本單位科技檔案的種類和價值，編制保管期限表，作為鑒定工作的主要依據(jù)。

三、加強(qiáng)收集工作，豐富科技檔案信息資源

檔案管理人員在科技檔案收集中應(yīng)提前介入，主動服務(wù)。一要主動到有關(guān)部門收集應(yīng)歸檔的科技文件材料，不能坐等上門；二要協(xié)助有關(guān)部門學(xué)習(xí)國家制定的水利科技文件材料的歸檔范圍，建立健全科技檔案的收集、整理、歸檔制度，抓住各個重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段，協(xié)助他們搞好科技文件材料的收集工作，不斷拓寬科技檔案收集范圍，加強(qiáng)對科技檔案形成過程的控制，保證科技檔案的齊全、完整。

四、做好科技檔案的鑒定工作，保證歸檔的科技檔案真實準(zhǔn)確

要以實事求是的科學(xué)態(tài)度對科技檔案進(jìn)行鑒定，避免造成不必要的損失。一是鑒別歸檔的科技文件材料有無保存價值，從而確定科技文件材料的取舍，剔除無保存價值的科技文件材料。二是判定科技文件材料價值的大小來確定保管期限的長短，對歸檔的科技文件材料劃出保管期限。三是對已過保管期限的科技檔案要提交鑒定委員會重新進(jìn)行鑒定，對已失去保存和利用價值的科技檔案要剔除銷毀，對原劃分保管期限不當(dāng)?shù)目萍紮n案要重新劃分保管期限。四是根據(jù)國家有關(guān)保密規(guī)定，審查科技檔案的密級劃分，對該解密的予以解密，鑒別、核對歸檔的科技文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。

五、運(yùn)用高新技術(shù)，實現(xiàn)資源共享

一要利用先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備和軟件，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的科技檔案進(jìn)行數(shù)字化，建立科技檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源共享。數(shù)據(jù)庫以文本為主，包括聲像、影像等多種媒介的信息，檢索、分析、復(fù)制、利用十分方便。二要建立網(wǎng)絡(luò)。由于建立了計算機(jī)數(shù)據(jù)庫，可以比較方便地對各級主管部門的科技檔案信息進(jìn)行處理，及時補(bǔ)充進(jìn)數(shù)據(jù)庫，充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的即時性，在網(wǎng)上發(fā)布。同時，還可以開展網(wǎng)上咨詢服務(wù)工作，為成果的推廣、應(yīng)用提供快捷方便的信息服務(wù)。

六、加強(qiáng)安全保密工作，保障科技檔案信息安全

一要健全和完善科技檔案保密制度。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，科技檔案保密制度需要不斷完善。各單位應(yīng)依據(jù)《水利部保密工作管理規(guī)定》和《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》的要求，建立健全保密制度，加強(qiáng)對水利科技檔案的保密管理，使水利科技檔案保密工作做到有章可循。二要加強(qiáng)涉密科技檔案日常管理。對涉密科技檔案特別是機(jī)密科技檔案要單獨(dú)保管。在提供利用時，對與所查內(nèi)容無關(guān)的涉密科技檔案進(jìn)行密封。同時，按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密檔案統(tǒng)計臺賬和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)管理、準(zhǔn)確掌握、有效保密創(chuàng)造條件。檔案庫房管理也是保密工作的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。三要嚴(yán)格機(jī)密檔案利用的逐級審批管理。機(jī)密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。機(jī)密檔案使用完畢后，應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

七、加強(qiáng)科技檔案編研工作，做好科技檔案信息開發(fā)

科技檔案編研工作作為一項科學(xué)研究工作，要求所有從事開發(fā)科技檔案信息資源編研工作的人員和非檔案部門的技術(shù)人員共同參與，這樣可以發(fā)揮檔案管理人員和技術(shù)人員的協(xié)作互補(bǔ)優(yōu)勢，取得良好的編研效果?？萍紮n案編研不應(yīng)關(guān)起門來，而要加強(qiáng)館（室）之間的聯(lián)合。各單位的科技檔案信息資源在構(gòu)成狀態(tài)、資料信息量、質(zhì)量上都有較大差異，但又各有特點(diǎn)，各有優(yōu)勢，如果加強(qiáng)橫向聯(lián)合，取長補(bǔ)短，發(fā)揮各自優(yōu)勢，聯(lián)合開展科技檔案編研或編研信息交流，實現(xiàn)資源共享，無疑有助于推動科技檔案編研工作，對推進(jìn)科技檔案產(chǎn)業(yè)化也具有積極意義。因此要加強(qiáng)館（室）之間科技檔案編研信息的交流，徹底改變“關(guān)門編研”的工作局面，走出一條銳意開拓、聯(lián)合編研的工作新路。

八、提高自身素質(zhì)，塑造科技檔案工作者的良好形象

科技檔案工作者如何才能得到各方面的支持，除靠有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度外，還要具備自身的協(xié)調(diào)能力?？萍紮n案工作者經(jīng)常與文字打交道，要有一定的寫作能力。有了一定的文字修養(yǎng)水平，才能將零散的文件材料系統(tǒng)化，直接為各項工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、深層次的服務(wù)?？萍紮n案工作者要具有應(yīng)用現(xiàn)代化手段的管理能力?？萍紮n案部門提供的不只是紙質(zhì)檔案，還有大量的電子檔案?？萍紮n案工作者要具備能夠?qū)n案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠快速收集信息，安全保護(hù)信息和及時準(zhǔn)確提供信息的能力。