“兩個體系”建設(shè)與檔案管理模式

陳 麗

（哈同高等級公路管理處佳木斯管理所 黑龍江 佳木斯 154007）

在計劃經(jīng)濟體制向社會主義市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)變、傳統(tǒng)政治體制向民主政治體制轉(zhuǎn)變、反映自然半自然經(jīng)濟和計劃經(jīng)濟體制的精神文化向反映社會主義市場經(jīng)濟體制的現(xiàn)代精神文化轉(zhuǎn)變的歷史進程中，社會的經(jīng)濟成分、組織形式、利益分配、就業(yè)方式，乃至人們的思想觀念、價值取向、文化生活都發(fā)生革命性的變革。與此同時，社會公眾文化需求日益增長、民主意識與信息知情意識日益覺醒、終身學(xué)習(xí)理念漸趨確立。進而，體現(xiàn)國家經(jīng)濟發(fā)展變化、人民群眾需要的真實性功能的檔案及檔案管理模式就要隨之擴展、變革，才能在社會發(fā)展的進程中實現(xiàn)自身的價值。

一、檔案收集以資源建設(shè)思路指導(dǎo)工作

“以人為本”、“社會檔案觀”等的確立，對于傳統(tǒng)檔案資源建設(shè)模式具有革命性的影響。隨著檔案館職能、檔案內(nèi)涵等認識的深化，檔案應(yīng)該記載“人類生活的方方面面”，檔案工作者要“創(chuàng)造一個反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文獻材料世界”，檔案館藏要反映“人類生活的廣闊領(lǐng)地”的理念已開始為大家所接受。為了“使館藏內(nèi)容在反映立檔單位的職能活動及其歷史作用，社會發(fā)展過程中的時代階段，地方特色和人文現(xiàn)象，人們的血緣關(guān)系及社會關(guān)系錯綜復(fù)雜等等方面，更加豐富多彩，從而更能滿足人類時代利用需求”，檔案收集模式應(yīng)以社會轉(zhuǎn)型進程中國家、社會關(guān)系的變革為契機，根據(jù)檔案產(chǎn)生領(lǐng)域多元化、檔案所有權(quán)多元化的客觀實際，明確對于國家、社會具有保存價值檔案的具體范疇，從而完整的保存一個國家、地區(qū)或?qū)I(yè)的文明成果和發(fā)展歷程。目前，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，是檔案管理工作落實科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措，不僅要把涉及普通群眾合法權(quán)益的各種文件材料納入歸檔范圍，還必須將其納入進館范圍，使其成為各級各類檔案館館藏的組成部分，才能真正建立起永久性的檔案資源體系，檔案管理為廣大人民群眾服務(wù)承諾才能成為現(xiàn)實。所以，檔案收集必須走出傳統(tǒng)檔案收集的圈子，用全新的眼光發(fā)現(xiàn)資源，用有效的方法積累資源，創(chuàng)新性地開展收集工作。從被動收集變?yōu)橹鲃邮占驼骷?，不斷拓寬收集渠道，改變只是坐等歸檔單位上門的傳統(tǒng)做法，而要經(jīng)常創(chuàng)造機會主動走出去，把收集、征集、交換、寄存等多種形式結(jié)合起來。

二、檔案資源管理模式

隨著數(shù)字信息不斷巨量產(chǎn)生，實踐的深入，技術(shù)的不斷成熟，人們逐漸認識到管理的重要性，看到了出現(xiàn)問題的癥結(jié)不僅是技術(shù)，更主要是管理沒有同步跟進而造成的。人類已進入技術(shù)革命的第三個浪潮——以信息技術(shù)為主流的社會發(fā)展進程中。數(shù)字記錄技術(shù)必將取代紙張模擬記錄技術(shù)，成為社會主流的記錄、傳遞、保存信息的手段。紙張之后陸陸續(xù)續(xù)出現(xiàn)了膠片、錄音磁帶等，這些新型載體材料雖然擴展了紙張記錄的種類，可以實現(xiàn)對聲像進行動態(tài)的記錄，然而它們只是紙張記錄的一種補充，不構(gòu)成對紙張信息管理系統(tǒng)的沖擊和變革，所以對它們的保管仍按照紙張信息理論與實踐去做，雖然不是最佳的，但勉強可以。到了計算機記錄工具時代數(shù)字信息技術(shù)卻大有替代紙張信息記錄系統(tǒng)的趨勢，即以計算機為核心的信息技術(shù)更是以全面改變?nèi)祟惿娣绞胶蜕鐣婷驳膽B(tài)勢發(fā)展著，那么與其具有密切關(guān)系，以維護人類信息完整、安全、長久的信息資源管理技術(shù)，必然面臨著更新變革的挑戰(zhàn)。

另外，不同地區(qū)檔案館的檔案資源構(gòu)成狀態(tài)，往往在數(shù)量、質(zhì)量上存在明顯的差異，其差異是由自然、社會等多方面的因素造成的。各地的歷史文化淵源，經(jīng)濟、文化發(fā)展水平，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，檔案工作人力、物力和財力的投入量，檔案工作政策，檔案管理水平，檔案人員的檔案理念、信息意識水平等都會對檔案資源的數(shù)量及構(gòu)成產(chǎn)生影響。我們應(yīng)以不斷滿足人的全面需求、促進人的全面發(fā)展的視角研究檔案資源的基本建設(shè)戰(zhàn)略，用更為開放的理念構(gòu)建檔案資源管理體系。

隨著資源共享理念的逐漸深入人心及現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，館藏數(shù)量的多寡雖然重要，但已不再是制約檔案館職能實現(xiàn)的決定要素。為了順應(yīng)社會文化需求日益增長的客觀需求，我們應(yīng)努力實現(xiàn)檔案資源的宏觀管理，并在此基礎(chǔ)上建立現(xiàn)代化的檔案檢索網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，改變檔案館之間橫向聯(lián)合差、檔案資源優(yōu)勢互補難以實現(xiàn)、檔案資

源利用效率低的局面。因為各個檔案館處于不同的地位和條件，內(nèi)在的獨立性和獨特性使他們有著不可代替的作用，各館館藏你有我無或我有你無，需要以積極的合作來達到互補。與此同時，檔案館還應(yīng)加強與圖書館、博物館等社會文化事業(yè)機構(gòu)的合作、交流，實現(xiàn)包括館藏資源、人才資源、設(shè)備資源、管理資源乃至市場資源的合理共享。

三、檔案利用服務(wù)模式

近年來，檔案部門根據(jù)本地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展變化，及時了解人民群眾的查閱需求，增強了提供利用的主動性。但距離滿足人民群眾的需求還有很大差距，特別是檔案社會需求的多元化發(fā)展使傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式面臨新的挑戰(zhàn)。如果說在相當長的一段時間內(nèi)人們尚愿意到檔案館一一翻閱檔案原件以獲取相關(guān)信息的話，那么，隨著信息時代的來臨，人們獲取信息的渠道已大為增加，信息社會更需要將“記憶”篩選、重組、以知識的原態(tài)出現(xiàn)。為此，特里·庫克認為電子時代是一個契機，面對日益增多的易變、易逝、易流動的電子文件和人們對電子文件信息的大量需求，忠誠的保管員并不能實現(xiàn)對歷史的忠誠，“我們必須停止扮演實地保管員的角色而成為概念、知識的提供者”。為了應(yīng)對檔案信息需求多元化的挑戰(zhàn)，更好的滿足社會公眾的檔案信息需求，篩選檔案館的社會功能，我們必須方便人民群眾的檔案利用體系。應(yīng)以檔案目錄中心、數(shù)字檔案館、檔案信息網(wǎng)站等的建設(shè)為契機，制定科學(xué)合理、周全透明的檔案利用服務(wù)策略和制度，采取數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等與公民具有親和力的服務(wù)方式，為公眾提供量體裁衣的個性化服務(wù)以滿足其需要。

檔案利用服務(wù)模式的變革一方面在于檔案利用服務(wù)方式的優(yōu)化，另一方面在于檔案利用服務(wù)方式的創(chuàng)新。檔案利用服務(wù)方式優(yōu)化是指根據(jù)社會發(fā)展的特點及需求賦予傳統(tǒng)檔案利用方式以新的內(nèi)涵，如：提供現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)，整合民生檔案提供利用等；檔案利用服務(wù)方式的創(chuàng)新則是檔案利用服務(wù)方式向?qū)I(yè)化、個性化、層次化、精品化拓展；把檔案館作為重要的科學(xué)文化設(shè)施和參觀項目列入旅游指南，提供檔案文化休閑服務(wù)等。

總之，社會的發(fā)展，人類的進步，為檔案館提供了全新的發(fā)展空間；“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系”是落實科學(xué)發(fā)展觀“以人為本”思想的體現(xiàn)；改進檔案收集、利用、資源管理模式是促進檔案館真正融入社會，使廣大人民群眾能夠平等、充分地享受檔案館所提供的各類服務(wù)，滿足社會公眾的歷史信息需求、文化休閑需求乃至受尊重的需求，實現(xiàn)檔案館的跨越式發(fā)展。

[1]沈英.加快數(shù)字檔案館建設(shè)實現(xiàn)“兩個體系”的提升.上海檔案，2011（7）.