論文書檔案立卷改革的必要性

徐 銳

（伊春市檔案局 黑龍江 伊春 153000）

一、引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作也朝著現(xiàn)代化和電子化方向發(fā)展。這對(duì)文書檔案歸檔立卷工作提出了新的要求。我國(guó)傳統(tǒng)的歸檔立卷方法，存在著立卷過程復(fù)雜繁瑣，主觀隨意性和個(gè)人化色彩比較濃重的問題。同時(shí)，由于傳統(tǒng)的立卷方法缺乏統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，立卷人員對(duì)于案卷質(zhì)量常常難以把握。因此，在檔案管理工作信息化和數(shù)字化的時(shí)代，對(duì)文書檔案立卷的方法進(jìn)行改革，對(duì)提高我國(guó)檔案管理的水平具有非常重要的意義和作用。為此本文就這一問題進(jìn)行了研究，并提出了自己的一點(diǎn)想法。

二、傳統(tǒng)文書立卷方法存在的問題分析

傳統(tǒng)的文書立卷方法是以案卷為單位組卷的，案卷是手工檢索時(shí)期的必然產(chǎn)物，以案卷為單位的組卷方法是與當(dāng)時(shí)生產(chǎn)力和科技發(fā)展?fàn)顩r相適應(yīng)的，加上當(dāng)時(shí)社會(huì)條件過多地強(qiáng)調(diào)安全、保密，使檔案工作重心偏向整理、保管；傳統(tǒng)的檔案裝訂采用的是“三孔一線”的裝訂方式，這種方式具有便于管理、不易散失等特點(diǎn)；傳統(tǒng)立卷以問題為中心，我們可以通過案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄來進(jìn)行分層查找，限定檢索范圍，增強(qiáng)手工檢索的目的性和效率，從這個(gè)意義上講傳統(tǒng)的立卷方法是有益的。但是在檔案管理工作信息化和數(shù)字化的時(shí)代，傳統(tǒng)的文書立卷存在著越來越多的弊端，多年的實(shí)踐證明以卷為單位的組卷方法使檔案工作諸多環(huán)節(jié)陷入困境。具體表現(xiàn)在：

（一）工作程序繁瑣，工作量大

傳統(tǒng)的立卷歸檔方法首先要對(duì)卷號(hào)、卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄進(jìn)行統(tǒng)一編寫，然后按照三孔一線的方法進(jìn)行裝訂。在卷皮和卷內(nèi)文件目錄上，案卷標(biāo)題名要進(jìn)行重復(fù)抄寫，在卷皮上還要對(duì)其它的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行填寫，工作過程之繁瑣，工作量之大，與新時(shí)代高效率生產(chǎn)不相適應(yīng)。

（二）案卷題名難以擬寫

實(shí)踐證明，案卷組卷方法是歸檔文件整理難度加大，立卷工作的難點(diǎn)就是對(duì)案卷題名的擬寫。在各種教材中都要求歸檔文件應(yīng)當(dāng)按照6個(gè)特征立卷，并要求講6個(gè)特征綜合使用，他要求在名稱之中體現(xiàn)出責(zé)任者、問題、名稱等，對(duì)于字?jǐn)?shù)又有要求，名稱也會(huì)對(duì)日后的編目，檢索等工作順利進(jìn)行有著重要的影響。事實(shí)上，由于立卷人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)參差不齊，認(rèn)識(shí)程度也因人而異，因此，這種復(fù)雜的工作過程和工作方法，讓檔案人員很難掌握，整理結(jié)果也往往是一人一個(gè)樣。

（三）保管期限劃分不準(zhǔn)確

檔案的保管期限是檔案保管價(jià)值的體現(xiàn)，它直接決定著到期檔案的鑒定和銷毀。事實(shí)上，在進(jìn)行傳統(tǒng)的檔案保管期限劃分時(shí)，存在兩方面的問題，一方面是檔案人員很難用歷史的、全面的和發(fā)展的觀點(diǎn)來準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。尤其是大量的檔案還不是以整卷為處理對(duì)象，所以盡管費(fèi)了九牛二虎之力，但結(jié)果仍是既破壞了原貌，又在質(zhì)量上很不理想。另一方面是管理人員認(rèn)識(shí)不同，常常出現(xiàn)保管期限劃分不準(zhǔn)確、組卷不合理等問題。

（四）檔案價(jià)值難以衡量，開放鑒定難

檔案是否開放，其形成時(shí)間長(zhǎng)短已經(jīng)不是問題，主要是看其是否可以讓人們知曉。由于傳統(tǒng)的以案卷為單位組卷，每當(dāng)開放鑒定時(shí)，面對(duì)案卷中大部分可開放僅有一二件不能開放的案卷就比較難處理。結(jié)果便是要么干脆整卷不開放，要么拆卷重整。然而這兩種處理方法均不是上策，前者無端縮小了開放范圍；后者耗費(fèi)很大的工作量不說，并且對(duì)檔案的原始狀態(tài)進(jìn)行了一定的破壞，而且對(duì)以后的編目等工作帶來一系列的麻煩。

（五）不適應(yīng)計(jì)算機(jī)檢索的要求

隨著檔案工作時(shí)間的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化進(jìn)程大大加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來越多地應(yīng)用于檔案管理工作。由于計(jì)算機(jī)檢索速度的快捷，以及高效、靈活的縮減方式和強(qiáng)大的隨機(jī)多途徑的檢索能力，加上各種應(yīng)用軟件的配合使用，使計(jì)算機(jī)成為檔案管理不可缺少的工具。在過去，由于技術(shù)條件的限制，手工檢索是傳統(tǒng)的利用途徑，利用計(jì)算機(jī)查找傳統(tǒng)的歸檔文件，只能通過模糊檢索，并必須經(jīng)過兩次檢索才能得到所需要的文件，這種方法已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適用計(jì)算機(jī)檢索要求。在這種情況下，我們完全可以對(duì)歸檔文件簡(jiǎn)化整理，而在查找時(shí)，則依靠現(xiàn)代化檢索手段來彌補(bǔ)。

（六）不便于檔案文件的復(fù)制

傳統(tǒng)立卷裝訂要求必須擁有整齊下邊、右邊，且對(duì)于紙張規(guī)格要去統(tǒng)一，大要進(jìn)行剪掉，小要盡心裱糊，特別是裝訂線的地方要求進(jìn)行裱糊。這樣在進(jìn)行復(fù)印，就必須要將裝訂拆開，否則文件的復(fù)印將不完整。

以上所列的幾大問題，根本原因均出于“卷”。如果我們的基本保管單位是件而不是卷的話，那么在各種鑒定、整理工作中就會(huì)方便得多。為此，“立卷”改革是勢(shì)在必行。

三、文書檔案立卷改革措施和方向

文書立卷改革中，對(duì)于“件”的把握和界定是一個(gè)重點(diǎn)和難點(diǎn)問題。因此，對(duì)于“件”進(jìn)行定義和劃分的關(guān)鍵，就是在遵循檔案管理工作相關(guān)原則的基礎(chǔ)上，建立合乎人們檢索思維和檔案歷史形成特征的最小管理單位。檔案整理中，無論哪種類型檔案，常常都是存在“一事一文”和“一事多文”這兩種形式。

目前，我國(guó)進(jìn)行的文書立卷改革方向，常常僅僅是針對(duì)文書檔案，主要原因有以下兩個(gè)，首先傳統(tǒng)的立卷方法對(duì)于計(jì)算機(jī)檔案管理的相關(guān)要求不適應(yīng)；其次，在文書檔案之中，存在著非常明顯“一事一文”的特征，只要稍加改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，就可以輕松地借助計(jì)算機(jī)輔助管理。傳統(tǒng)的管理方式之中，大多數(shù)文書檔案都可以輕松地進(jìn)行平面化管理，事實(shí)上，傳統(tǒng)的文書檔案中也存在著“一事多文“的格式和形式，對(duì)于這些文件如果不按全宗進(jìn)行處理，在進(jìn)行后期檢索服務(wù)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)很多問題。

首先，使得文件之間的有機(jī)聯(lián)系分散了，這樣多年以后在文件成為歷史性檔案時(shí)，就難以進(jìn)行考究。其次，存在著類別層次混亂的問題，從事由角度對(duì)“一事多文”和“一事一文”兩種檔案進(jìn)行實(shí)體劃分時(shí)，他們?cè)陬愋蜕鲜菍儆谕粋€(gè)管理層次和類別的，在對(duì)其進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)該是以一個(gè)全宗單位為一件，不可與其他類別的文件混淆和拆散。在進(jìn)行檔案整理工作之中，實(shí)際上存在著目錄結(jié)構(gòu)和實(shí)體結(jié)構(gòu)兩種方式的。所謂實(shí)體結(jié)構(gòu)就是要按照實(shí)體分類原則、全宗原則及最低類目中檔案特征整理方法，最大限度地對(duì)于文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行保持和管理，這些原則也是目錄結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)。第三是不利于相關(guān)的檢索要求，提高工作效率和提高檢索質(zhì)量是文書立卷工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。

檔案實(shí)體整理的成套性問題成為計(jì)算機(jī)時(shí)代和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的不可回避的問題，當(dāng)然，在實(shí)體整理時(shí)保持一成不變也是不可取的。實(shí)體整理也應(yīng)該是一個(gè)不斷發(fā)展和變化的過程。事實(shí)上，檔案管理工作往往存在著一定的滯后性和穩(wěn)定性特點(diǎn)。檢索體系管理和檔案信息管理往往存在一定的超前性和預(yù)測(cè)性，因此，文書檔案在實(shí)體整理上，應(yīng)該按照“一事一文”和“一事多文”兩種情況立卷。同時(shí)，根據(jù)文書檔案的內(nèi)容特征進(jìn)行分開處理，在此種情況，文件級(jí)的整理方法是不易全盤采用的。具體整理方式可以是對(duì)“一事一文”的相關(guān)文書實(shí)行文件級(jí)管理的方式，而對(duì)于“一事多文”要組成一件進(jìn)行相關(guān)文書實(shí)行文件級(jí)管理的方式，而對(duì)于“一事多文”要組成案卷，這樣既保持了文件的有機(jī)聯(lián)系，又實(shí)現(xiàn)了文書檔案的快速歸檔整理。

四、改變現(xiàn)有的裝訂方法

檔案整理工作的原則之一就是“便于保管和利用”因此在進(jìn)行檔案裝訂時(shí)，完全可以借鑒傳統(tǒng)案卷裝訂形式采用綜合處理的方法，例如，可以進(jìn)行多份文件的合訂。這種合訂的方式，就解決了上文提到的“三孔一線”裝訂方式存在的諸多問題。一般，在進(jìn)行合訂時(shí)要注意四個(gè)原則：第一，為了滿足保密的相關(guān)要求，按文件密級(jí)進(jìn)行分開裝訂；第二，單獨(dú)裝訂數(shù)量較多的成套性文件，方便日后的使用；第三，單獨(dú)裝訂日常工作中需要經(jīng)常借出的文件；第四，保持適當(dāng)張訂件數(shù)，方便復(fù)印。

五、結(jié)論

立卷改革是對(duì)傳統(tǒng)立卷方法的一次重大變革，是檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，走向現(xiàn)代化、信息化的必然。將逐步實(shí)現(xiàn)從“卷”轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹薄摹皞鹘y(tǒng)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤艾F(xiàn)代”、從“封閉”轉(zhuǎn)變?yōu)椤伴_放”等3個(gè)方面的轉(zhuǎn)變，以避免以往以案卷為單位組卷方法的不合理性；摒棄傳統(tǒng)的手工管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化；神話檔案的利用等。然而，我們應(yīng)清楚地認(rèn)識(shí)到，文書立卷改革也存在不足之處。比如同一全宗內(nèi)檔案的編目體系不一致會(huì)給檔案的管理中得統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)帶來困難；以件為單位使檔案的數(shù)量成倍增加，會(huì)給檔案館的年度庫(kù)房慶典增加難度等等。但我們?cè)跈?quán)衡利弊后就不難發(fā)現(xiàn)，以件為保管單位立卷的弊端是比較容易克服的。我們應(yīng)該從大處著眼，充分認(rèn)識(shí)文書立卷改革的重要意義，“卷”和“件”雖然只是一字之差，但其從內(nèi)涵到形式確實(shí)都是一種必要地改革。文書立卷改革的推廣、應(yīng)用，需要我們?cè)趯?shí)踐中認(rèn)識(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷發(fā)現(xiàn)和研究新情況，認(rèn)真有效地解決新問題。