秘書工作 “五味”論

文/楊慶

秘書工作是對個人品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力各方面要求非常高的工作。有人將秘書工作戲稱為“萬金油”工作。意指：從事秘書工作的人，應(yīng)懂應(yīng)會的知識應(yīng)當(dāng)全面、深入。筆者從事秘書工作7年，深深體會到從事秘書工作，不僅僅是對個人知識、能力的全面考察和提升，而且更是對個人意志、品質(zhì)的考驗和錘煉。人們在日常生活中離不開“酸甜苦辣咸”五味。通過秘書工作多年的體會，竊以為，秘書工作具備“五味”之精神。

一、酸。一是秘書工作應(yīng)有文人之 “酸”。首先這是由秘書工作的性質(zhì)決定的。秘書之 “書”，意味著要與文字打交道。文字工作是秘書工作的基本內(nèi)容。作為秘書，文字工作主要涉及兩個部分：一是記錄、抄寫工作；二是公文、講話稿的撰寫工作。記錄工作要求秘書能準確、迅速、無遺漏地記下領(lǐng)導(dǎo)的講話內(nèi)容；抄寫工作要求秘書字跡工整、字體優(yōu)美，給人以美感。公文、講話稿的起草要求秘書殫精竭慮，反復(fù)推敲，不厭修改。其次這也是由高校的性質(zhì)決定的。高校是知識分子的聚集地。從事秘書工作每天要同在某一專業(yè)領(lǐng)域的專家、學(xué)者打交道。需要有一定的知識修養(yǎng)，深切體會師生員工的所想、所感，才能同教師、學(xué)生有共同語言。二是秘書工作應(yīng)有收斂固澀之“酸”?！八帷痹谒幚碜饔蒙嫌惺諗抗虧π?，秘書工作也應(yīng)有鋒芒收斂的氣度。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，一言一行從另一個側(cè)面反映著學(xué)校、校領(lǐng)導(dǎo)的形象。同時，秘書工作有一定的機密性，能接觸到其他人不知曉的機密，觀察到別人看不到的領(lǐng)導(dǎo)的另一面。秘書應(yīng)當(dāng)時刻注意自己的言行，做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該看的不看。三是秘書工作要有忍受之 “酸”。在日常工作中，秘書難免會受到來自領(lǐng)導(dǎo)的批評，有時這種批評可能是不恰當(dāng)?shù)?。作為秘書會感到委屈。在這種情形下，秘書應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)，體諒和理解領(lǐng)導(dǎo)，忍受些委屈，而不應(yīng)當(dāng)不顧后果地與領(lǐng)導(dǎo)爭論正確與錯誤。學(xué)會保持平常心，調(diào)節(jié)心理，控制自己的情感。

二、甜。 “甜”總是給人一種愉悅的感受，有 “美好”之義。秘書工作之“甜”首先是喜愛這項工作。懷著感情從事秘書工作與把秘書工作僅僅作為 “工作”來對待具有截然不同的效果。帶著感情從事秘書工作，把秘書工作不僅僅作為一項 “職業(yè)”來看待，而更是作為自身價值實現(xiàn)的方式和目標來踐行，把自身與工作合為一體，融入到工作中，在工作中享受快樂。其次，秘書工作之“甜”是一種達觀、向上的態(tài)度?！皯B(tài)度決定一切”。秘書工作是清貧的工作，但在工作中不能斤斤計較，對人對事應(yīng)包容、信任。在工作中應(yīng)保持樂觀的情緒，鍛煉自己的坦蕩胸襟，錘煉自身的蓬勃的朝氣、昂揚的銳氣和浩然的正氣。第三，“甜”即“甘”。秘書工作要心甘情愿做，增強工作的主動性。秘書工作常常是 “事找人”，而非“人找事”。秘書每天面臨著龐雜的事務(wù)，處理這些事務(wù)常常是被動的。但這不意味著秘書工作沒有主動性。秘書完全可以充分發(fā)揮自身的主觀能動性，高效地開展創(chuàng)造性工作，由“事找人”變?yōu)椤叭苏沂隆?。比如：在工作中，為領(lǐng)導(dǎo)決策創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境，幫助領(lǐng)導(dǎo)解決瑣碎的事情，使領(lǐng)導(dǎo)集中精力抓大事；在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)和辦公室的指令中，改進執(zhí)行方法，創(chuàng)造性地優(yōu)化現(xiàn)有方法，“多快好省”地完成工作任務(wù)；在調(diào)查研究中，提前做好工作方案，主動出擊，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要時，隨時拿出方案；提高秘書工作的科學(xué)性、有效性，避免當(dāng)一天和尚撞一天鐘現(xiàn)象的發(fā)生。

三、苦。作為感受，“苦”難以讓人接受，但苦在藥理作用上卻能清熱瀉火。俗語云“艱難困苦，玉汝于成”。秘書工作是 “苦差事”。正因為是“苦差事”，所以秘書工作也是最鍛煉人的差事。從事秘書工作一要能吃苦，二要勤奮。無論是撰寫講話稿，還是會務(wù)接待工作，還是調(diào)研、信訪工作，每一項工作都有難度。撰寫講話稿，要達到“語不驚人死不休”，經(jīng)常要通宵達旦，冥思苦想。撰寫的稿子，有時還會被領(lǐng)導(dǎo)全盤否定，推倒重來；接待工作，要做到細致、細致、再細致，殫精竭慮，接待環(huán)節(jié)要做到環(huán)環(huán)相扣，保證不出一絲紕漏；調(diào)研工作，要深入基層，查實情，訪民意，防止走馬觀花；信訪工作要做到熱情、周到，有時還要忍受信訪對象的打罵。不論哪一項工作，均要求秘書有能吃苦的精神，有 “咬定青山不放松”的意志力。除了能吃苦，秘書還要勤奮。要做到“腦勤”“眼勤”“手勤”“腿勤”?！澳X勤”是善于站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考解決問題，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的左右臂膀，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。“眼勤”是對事務(wù)反應(yīng)的靈敏度。能對事物的性質(zhì)和發(fā)展變化有相當(dāng)?shù)拿翡J力，能迅捷地領(lǐng)悟并抓住事物的本質(zhì)，看清它的發(fā)展變化趨勢?！笆智凇笔菍κ聞?wù)的快捷準確的執(zhí)行力。對領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)能迅速、準確地完成。“腿勤”是保證上下溝通渠道的暢通，促進信息流的快速運轉(zhuǎn)。通過“苦”的鍛煉，必將“天降大任”，自身素質(zhì)和能力獲得很大提高。

四、辣。“辣”對人體感官有一定的刺激作用，“姜桂之性，到老愈辣”。秘書工作的方式方法要“老辣”。一是在文稿起草上要老練剛勁、收放自如。對語言的使用應(yīng)達到縱橫捭闔、信手拈來的境地。二是在事務(wù)協(xié)調(diào)上要圓熟有度、張弛自如。一般認為，秘書工作難度較大的工作就是協(xié)調(diào)工作。協(xié)調(diào)好了，是領(lǐng)導(dǎo)指揮得當(dāng)；協(xié)調(diào)不好，會被人嗤之以鼻，陷入 “拿著雞毛當(dāng)令箭”的尷尬境地。實際上，在協(xié)調(diào)上應(yīng)注意針對不同事項采用不同的協(xié)調(diào)方法，做到 “具體問題具體分析”。在協(xié)調(diào)工作上采用“明”“暗”“熱”“冷”“硬”“軟”等多種協(xié)調(diào)手段結(jié)合的方式進行。“明協(xié)調(diào)”就是通過會議的形式“當(dāng)面鑼，對面鼓”進行協(xié)調(diào)；“暗協(xié)調(diào)”就是通過個別談話、電話聯(lián)系等方式一對一進行協(xié)調(diào)；“熱協(xié)調(diào)”是把握好時機，用 “趁熱打鐵”的方式協(xié)調(diào)；“冷協(xié)調(diào)”是對不易立即做出決定的事務(wù)進行冷處理，待過一段時間或考慮成熟后，再進行協(xié)調(diào)；“硬協(xié)調(diào)”是根據(jù)制度的明確規(guī)定或領(lǐng)導(dǎo)的指示，利用行政的強制力和權(quán)威性進行的協(xié)調(diào)； “軟協(xié)調(diào)”是借用輿論、道德等無形的力量進行的協(xié)調(diào)。通過多種協(xié)調(diào)方式的熟練運用，使部門、人員之間在工作上分工配合，密切合作，克服困難，井然有序，步調(diào)一致地為完成目標而齊心努力，真正起到凝心聚力的作用。

五、咸。咸的主要來源是鹽，鹽是人體必備不可缺少的基本物質(zhì)。同樣，不斷學(xué)習(xí)也是秘書的必備課程。就如同人體缺鹽會虛脫一樣，秘書不學(xué)習(xí)，會“嘴尖皮厚腹中空”。古人講 “非學(xué)無以廣才，非學(xué)無以明識，非學(xué)無以立德”。要每天抽出時間，認真學(xué)習(xí)。一要學(xué)習(xí)書本知識。首先要學(xué)習(xí)秘書學(xué)的知識，補充完善自身的知識結(jié)構(gòu)。許多從事秘書工作的人員并非是秘書專業(yè)出身的，大多是屬于“半路出家”，這就更需要補充秘書學(xué)的營養(yǎng)。通過有目的、有計劃地研讀秘書學(xué)的有關(guān)知識，豐富自己對從事職業(yè)的深刻認識，能有效地提高自己的職業(yè)技能和技巧，取得事半功倍的效果。其次，要博覽群書，廣泛涉獵。秘書是一個綜合性很強的工作，對個人知識面的要求較高，不能講“上知天文，下曉地理”，也要求對眾多學(xué)科領(lǐng)域都略知一二，這就要求秘書人員時刻不能放松對自身的要求，努力涉獵知識。二要在實踐中學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)的目的不光是為了認識世界，更重要的是要改造世界?！凹埳系脕斫K覺淺，絕知此事要躬行”。學(xué)習(xí)書本知識是對間接經(jīng)驗的學(xué)習(xí)，在實踐中踐行是對直接經(jīng)驗的學(xué)習(xí)。只有實踐，才能避免“紙上談兵”，做到理論聯(lián)系實際，真正提升自身處理和駕馭復(fù)雜問題的能力。三要反思?！拔崛∥嵘怼薄７此紝⒏行灾R再次上升為理性知識的過程，是實現(xiàn)認識的再次飛躍。通過實踐中的反思，總結(jié)自己在秘書工作中的成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，提升自己分析和解決問題的能力，最終練就一身過硬的功夫和本領(lǐng)，大大提升自身的氣度和修養(yǎng)。