學(xué)術(shù)性社團(tuán)辦公室業(yè)務(wù)探究

文/凌勇堅(jiān)

這里所說的地方學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織，是指那些在當(dāng)?shù)孛裾块T登記注冊(cè)，并有具體的支撐單位、辦公場(chǎng)所、聯(lián)系人和法人資質(zhì)的群眾性組織。社團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)為理事會(huì)，由理事長(zhǎng)等理事團(tuán)隊(duì)所組成；辦事機(jī)構(gòu)為秘書處，也即辦公室。

辦公室通常由秘書長(zhǎng)或副秘書長(zhǎng)主持工作，中小型學(xué)術(shù)性社團(tuán)一般為兼職的，常常為一人擔(dān)當(dāng)；大社團(tuán)除了秘書長(zhǎng)以外，還配備有若干位其他工作人員，有專職的。如何做好社團(tuán)辦公室工作，出色地完成上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門、支撐單位交給的任務(wù)，把社團(tuán)搞得生氣勃勃、有社會(huì)影響力、有所作為，既是一門學(xué)問，也需要技巧和良好的外部環(huán)境。

一、秘書長(zhǎng)業(yè)務(wù)和素質(zhì)

（一）秘書長(zhǎng)業(yè)務(wù)。社團(tuán)秘書長(zhǎng)是社團(tuán)的主要負(fù)責(zé)人，是辦文、辦會(huì)、辦事的大管家，大致有這樣一些事務(wù)性工作：代表社團(tuán)參加上級(jí)管理部門組織的各類活動(dòng)、會(huì)議、年度考評(píng)、年檢，接受工作任務(wù)，匯報(bào)階段性工作和年度工作情況等；其次是直接承擔(dān)或向下分配工作任務(wù)，作年度工作總結(jié)、制訂新年工作計(jì)劃，組織召開理事、常務(wù)理事會(huì)議和會(huì)員或會(huì)員代表大會(huì)、準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)資料、安排會(huì)議日程、登記和記錄會(huì)議情況、發(fā)展新會(huì)員、籌集社團(tuán)經(jīng)費(fèi)、撰寫宣傳資料等；再者是按照上級(jí)管理部門的要求和理事長(zhǎng)的意圖，做好換屆工作的各項(xiàng)準(zhǔn)備，撰寫或協(xié)助撰寫大會(huì)工作報(bào)告，起草或修訂社團(tuán)章程，申報(bào)相關(guān)的材料，辦理相關(guān)的手續(xù)，做好與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、下屬會(huì)員之間的聯(lián)絡(luò)等。

例如，湖州市機(jī)電工程學(xué)會(huì)的秘書長(zhǎng)，就是兼職的，獨(dú)當(dāng)一面，負(fù)責(zé)辦公室日常事務(wù)，除了遇上大事要事以外，一般都是自己把握尺度，全權(quán)處理。

（二）秘書長(zhǎng)素質(zhì)。社團(tuán)秘書長(zhǎng)是理事長(zhǎng)的重要決策參謀和得力助手，他的思想理念、知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作狀況如何，對(duì)社團(tuán)工作的績(jī)效影響極大。正是因?yàn)槊貢L(zhǎng)的這種角色、地位和作用，決定了對(duì)他有著較高的素質(zhì)要求。通常掛靠單位推薦出任學(xué)術(shù)性社團(tuán)秘書長(zhǎng)的人選，一般都有熱心于社團(tuán)工作、政治覺悟較高的得力員工，且文字功底較好、有團(tuán)隊(duì)意識(shí)和創(chuàng)新精神、樂于奉獻(xiàn)、辦事雷厲風(fēng)行、思維活躍、還擅長(zhǎng)于溝通和交際。特別是當(dāng)遇上與理事長(zhǎng)意見不一致的情況 （從客觀上講，公務(wù)繁忙、非專職的理事長(zhǎng)往往容易產(chǎn)生某些局限性，可能會(huì)提出一些與本社團(tuán)的情況不相符合的意見）時(shí)，秘書長(zhǎng)還能耐心地?fù)Q位思考，尋求理事長(zhǎng)意見的內(nèi)在合理性；對(duì)于非原則性問題，一般應(yīng)服從理事長(zhǎng)的意見，同時(shí)誠(chéng)懇地提出自己對(duì)問題的理解和分析，給理事長(zhǎng)以必要的解釋和提醒。與此同時(shí)，秘書長(zhǎng)也應(yīng)該適應(yīng)理事長(zhǎng)的工作特點(diǎn)以及思維方式。

例如，湖州市機(jī)電工程學(xué)會(huì)在籌辦2009年度理事會(huì)議過程中，理事長(zhǎng)曾提出安排多位非理事的支撐單位人員在會(huì)上發(fā)言，目的是想多宣傳支撐單位的品牌，推出一些服務(wù)項(xiàng)目。秘書長(zhǎng)覺得這樣做不妥，因?yàn)橹螁挝辉诶硎聲?huì)中的成員就有4位，不妨讓他們來代言。后經(jīng)商討，達(dá)成了減少幾位非理事參與的意見，避免了可能產(chǎn)生的負(fù)面影響。

二、運(yùn)籌技巧

常言道，在什么山頭唱什么歌，辦公室工作也一樣。由于學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織的屬性決定了它的辦公室工作既有一般辦公室工作的共性，又有個(gè)性，社團(tuán)秘書長(zhǎng)就得緊緊圍繞這一特點(diǎn)來展開。首先社團(tuán)沒有行政執(zhí)行力，得靠自己去開拓，建立公信力，創(chuàng)造吸引力，來營(yíng)造凝聚力。其次是要有服務(wù)的理念，做好為會(huì)員和會(huì)員單位服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)這篇文章，搭建會(huì)員施展才華、有利成長(zhǎng)的平臺(tái)，注意多進(jìn)行一些使下屬感興趣的活動(dòng)，對(duì)涌現(xiàn)出來的一些好人好事及時(shí)進(jìn)行表揚(yáng)和表彰。再者是要善于上下、橫向間的溝通，尋求更多方面的支持和理解，善于整合各種資源為社團(tuán)所用，創(chuàng)設(shè)有利于社團(tuán)運(yùn)作的外部氛圍。還要有勤于筆耕的良好習(xí)慣，多動(dòng)筆撰稿宣傳社團(tuán)工作的進(jìn)展、開展的活動(dòng)情況、取得的成績(jī)和能提供的新服務(wù)等，以擴(kuò)大社團(tuán)在社會(huì)上的影響力和認(rèn)知度，顯示存在的作用和價(jià)值，引起大眾對(duì)社團(tuán)工作的更多關(guān)切，激起更多同仁參與和支持社團(tuán)工作的熱情。

在這一方面，湖州市機(jī)電工程學(xué)會(huì)做得還是比較到位的。它雖是一個(gè)小社團(tuán)，可在當(dāng)?shù)氐挠绊懥s不亞于那些大社團(tuán)，出現(xiàn)在公眾視線中的頻度比較高，特有人氣。這倒不是該社團(tuán)秘書長(zhǎng)有什么特別過人之處，也不是社團(tuán)搞的活動(dòng)特別精彩，而無非是能因地制宜，多開展了一些人們喜聞樂見的活動(dòng)，運(yùn)籌周到，并勤于筆耕。每當(dāng)社團(tuán)組織了或派員參加了各類活動(dòng)以后，秘書長(zhǎng)都會(huì)在第一時(shí)間用精彩的文字進(jìn)行撰稿宣傳，全面出擊，既將消息掛于學(xué)會(huì)網(wǎng)站和支撐單位網(wǎng)站，又投稿業(yè)務(wù)主管單位網(wǎng)站，甚至于酌情投寄當(dāng)?shù)孛襟w，還定期出社團(tuán)簡(jiǎn)報(bào)，認(rèn)知度自然而然地就高了。

三、績(jī)效探究

綜觀目前各地的各類地方學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織，為什么在相似的環(huán)境里，一些社團(tuán)就辦得好，充滿活力，社會(huì)影響力大，有凝聚力，得到了發(fā)展；而另一些社團(tuán)就顯得死氣沉沉，處于活動(dòng)不正常和休眠狀態(tài)，甚至于出現(xiàn)了生存危機(jī)，這里面有什么奧秘呢？據(jù)一系列的觀察分析發(fā)現(xiàn)，這除了與行業(yè)差異、社團(tuán)組織結(jié)構(gòu)、目標(biāo)定位等因素有關(guān)以外，更多的是與支撐單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持程度、秘書長(zhǎng)的個(gè)人特質(zhì)、在支撐單位里所處的位置和主觀能動(dòng)性等諸因素有關(guān)，也即與辦公室的業(yè)務(wù)開展情況有關(guān)。

（一）凡是那些多年由秘書長(zhǎng)或副秘書長(zhǎng)專人具體負(fù)責(zé)辦公室工作，包括參加上級(jí)主管部門召開的會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)、考核和評(píng)估，以及從事上下之間、橫向之間的聯(lián)系，責(zé)任在肩，一竿子到底，心中的責(zé)任感就會(huì)由然而生。促使其千方百計(jì)地去開動(dòng)腦筋，整合各種資源，多開展一些活動(dòng)，為社團(tuán)組織的發(fā)展服務(wù)，同時(shí)也積累了經(jīng)驗(yàn)，則社團(tuán)工作的亮點(diǎn)也就會(huì)多一些。

（二）凡是那些支撐單位領(lǐng)導(dǎo)或社團(tuán)理事長(zhǎng)能經(jīng)常不斷地過問和關(guān)心社團(tuán)組織的工作，則秘書長(zhǎng)的辦公室工作就會(huì)運(yùn)籌得高效一些，就較會(huì)去主動(dòng)出擊，多動(dòng)腦筋干實(shí)事，社團(tuán)的運(yùn)作就活躍，影響力大，有生氣。

（三）凡是那些社團(tuán)組織的主要負(fù)責(zé)人 （尤指理事長(zhǎng)和秘書長(zhǎng)）在屆內(nèi)變動(dòng)較大、或讓多人參與運(yùn)籌社團(tuán)工作、或經(jīng)常臨時(shí)隨機(jī)派員參加上級(jí)職能部門組織活動(dòng)的社團(tuán)，由于職責(zé)相對(duì)不明確，結(jié)果往往是大家沒有責(zé)任，抱著履行公事的態(tài)度去應(yīng)對(duì)，得過且過，無人也無法去精心規(guī)劃社團(tuán)組織的未來，則社團(tuán)的狀況就自然會(huì)遜色一些。

（四）凡是那些在支撐單位里擔(dān)任著行政職務(wù)，日子過得比較滋潤(rùn)和充實(shí)，且性情溫和、比較滿足于現(xiàn)狀、按部就班的秘書長(zhǎng)，相對(duì)不太會(huì)過多地主動(dòng)出擊，更不會(huì)去開拓創(chuàng)新，辦公室的工作也就平靜如水。相反，那些在支撐單位里雖然沒有擔(dān)任過任何行政職務(wù)，且有思想、個(gè)性、抱負(fù)，一心想干點(diǎn)業(yè)績(jī)出來而苦于沒有平臺(tái)的人，倒會(huì)珍惜這一機(jī)會(huì)，開動(dòng)腦筋去創(chuàng)新，想盡一切辦法多干點(diǎn)實(shí)事，把辦公室工作做好、做活，則社團(tuán)就往往顯現(xiàn)出特色。

以上所述的四點(diǎn)，湖州市機(jī)電工程學(xué)會(huì)可以說體會(huì)良多。例如該社團(tuán)在剛創(chuàng)建的前10余年時(shí)間里，支撐單位是湖州市經(jīng)委，那時(shí)還處于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，理事長(zhǎng)和秘書長(zhǎng)又分別為該機(jī)構(gòu)的主要領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)，且都比較熱衷于社團(tuán)工作，收取會(huì)費(fèi)、開展活動(dòng)等自然不成問題，因而績(jī)效較好，很有活力?？墒堑搅说谒拇螕Q屆大會(huì)以后，理事長(zhǎng)調(diào)走了，隨后不久秘書長(zhǎng)也退休了，從而呈現(xiàn)出群龍無首之勢(shì)。雖然支撐單位方面也臨時(shí)指定了他人來代理，但畢竟是 “臨時(shí)”，隨后不久政府職能轉(zhuǎn)換之風(fēng)吹起，臨時(shí)代理者的熱情更加低落了，此時(shí)的社團(tuán)工作基本處于了休止?fàn)顟B(tài)，到了快被注銷的邊沿。直到2006年換屆大會(huì)后，更換了支撐單位，重新配備了力量，社團(tuán)組織才再度煥發(fā)了生機(jī)和活力。

四、舉措和前景

（一）完善舉措。要使學(xué)術(shù)性社團(tuán)成為一支更多地造福于民眾、助推社會(huì)進(jìn)步的有生力量，不妨從這樣兩個(gè)方面來著手：一是除了前期選人要慎重、科學(xué)，選準(zhǔn)人以外，日后還得要經(jīng)常不斷地鼓勵(lì)和鞭策秘書長(zhǎng)去努力工作、注重學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新；支撐單位應(yīng)在一些考核、分配、培訓(xùn)等方面，向社團(tuán)秘書長(zhǎng)有所傾斜，提高其綜合素質(zhì)和工作熱情；工作上給予大力支持，努力營(yíng)造良好的社團(tuán)活動(dòng)氛圍。二是建立保證機(jī)制，在一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較好的地區(qū)，如東部沿海地區(qū)，不妨推行社團(tuán)秘書長(zhǎng)津貼制，經(jīng)費(fèi)來源可以是雙軌制，如上級(jí)政府財(cái)政撥一點(diǎn)、支撐單位出一點(diǎn)；秘書長(zhǎng)一旦有了津貼，也就引入了鞭策手段，這就促使他去開動(dòng)腦筋花力氣，多干些實(shí)事，力爭(zhēng)把社團(tuán)經(jīng)營(yíng)得更好；與此同時(shí)，支撐單位和社團(tuán)業(yè)務(wù)主管部門也更能理直氣壯地來要求秘書長(zhǎng)，該如何又不該如何，甚至于提出任期目標(biāo)要求。

（二）業(yè)務(wù)前景。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，社團(tuán)組織對(duì)社會(huì)進(jìn)步的助推作用也一定會(huì)越來越顯得重要，作為依附于社團(tuán)的辦公室工作，自然是隨著社團(tuán)組織的存在而存在、發(fā)展而發(fā)展。在新的形勢(shì)下，通過辦公室工作的磨練，相信一定會(huì)熏陶出一支能吃苦耐勞、能打硬仗、工作高效的秘書長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)。據(jù)業(yè)內(nèi)人士披露，目前在環(huán)太湖區(qū)域的學(xué)術(shù)性社團(tuán)組織，比10年前已將近翻了一番，從事于社團(tuán)工作的人員數(shù)量大增，且還有繼續(xù)增加的勢(shì)頭，學(xué)歷層次普遍提高，形勢(shì)是喜人的。