機關(guān)公文流轉(zhuǎn)過程中的保密管理

文/段富林

公文管理與保密工作是機關(guān)文檔管理的一項重要工作，它對確保公文的有效運轉(zhuǎn)，提高機關(guān)工作效率具有十分重要意義。在日常處理公文中會接觸或產(chǎn)生大量的密級文件，尤其有涉及到人事調(diào)整、容易誘發(fā)不穩(wěn)定因素的重大決策部署等，這些密級文件資料是企業(yè)秘密和工作秘密的載體，甚至有的涉及國家秘密，它是公文管理的一項重要內(nèi)容。要求每位文件管理人員要有一個最起碼的素質(zhì)，那就是要對公文保密，確保公文的安全。2012新頒布的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》第一章總則第五條規(guī)定，公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。因此，公文保密與公文管理密不可分，加強公文管理，保證公文安全、保密和及時有效利用，是一項重要職責(zé)，如何做好公文在流轉(zhuǎn)過程中保密工作，是文件管理人員的一項重要內(nèi)容，做好公文的管理與保密重在嚴(yán)格規(guī)范，筆者根據(jù)多年的文書經(jīng)驗，總結(jié)出要做到以下 “九規(guī)范”。

1.文件制作要規(guī)范。隨著辦公自動化程度的不斷提高，日常辦公和信息傳遞越來越多地在計算機以及網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，對網(wǎng)絡(luò)的依賴程度越來越高。但制作涉密公文時所使用的計算機必須是物理隔離的，不能與國際互聯(lián)網(wǎng)連接，不得使用含有無線網(wǎng)卡、無線鼠標(biāo)、無線鍵盤等具有無線互聯(lián)功能的設(shè)備處理涉密信息。在制作秘密公文時形成的草稿、討論稿、修改稿、征求意見稿、廢頁等，在知悉范圍的同時，要注明密級標(biāo)識，機密級以上公文還要編號，起草人員應(yīng)有一定的保密責(zé)任，要依法對涉密文電進(jìn)行保密管理，避免失泄密事件發(fā)生。需要保存的，應(yīng)當(dāng)妥善保管，不需要保存的，應(yīng)當(dāng)按保密規(guī)定及時銷毀。在制作正式涉密公文時，應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)規(guī)定標(biāo)明密級和保密期限，注明發(fā)放范圍及制作數(shù)量，絕密級、機密級的應(yīng)當(dāng)編排序號。要根據(jù)主、抄送單位數(shù)量以及存檔要求來確定文件的印制份數(shù)，不得隨意增印和濫發(fā)文件。涉密文件的制作應(yīng)當(dāng)在本機關(guān)、單位內(nèi)部文印室或保密工作部門指定的具備保密資質(zhì)的文印單位制作，用來印制涉密文件的復(fù)印機或一體機不得與國際互聯(lián)網(wǎng)連接。

2.收發(fā)文要規(guī)范。在涉密文件的收發(fā)過程中，要嚴(yán)格按照收發(fā)涉密文件的基本程序辦理，因為在這個環(huán)節(jié)中所出現(xiàn)的任何疏漏，都有可能造成泄密。具體應(yīng)當(dāng)把握以下四點：一是涉密文件收取時，文件管理人員要嚴(yán)格檢查信封上收文單位、密封標(biāo)志，核對無誤后，進(jìn)行簽收。二是文件管理人員在簽收完畢后，應(yīng)當(dāng)對所接收的涉密文件認(rèn)真檢查，及時在專用收文登記本上登記，或在專用計算機上進(jìn)行錄入，詳細(xì)登記文件名稱、編號、密級、收文日期、傳閱范圍等內(nèi)容。三是發(fā)送涉密文件時，要嚴(yán)格“確有必要、注重效用”的原則發(fā)布，并嚴(yán)格履行審核、會簽、簽發(fā)等程序，發(fā)送時要做好登記、密封、清點等工作，及時核對文件份數(shù)及發(fā)送單位，防止錯發(fā)、漏發(fā)，對于接收涉密文件的單位在適時按照保密要求進(jìn)行檢查監(jiān)督。

3.傳閱文件要規(guī)范。文件傳閱，是機關(guān)單位日常工作的一個重要內(nèi)容和環(huán)節(jié)。它是文件內(nèi)容精神上傳下達(dá)的重要一步，傳達(dá)、閱讀涉密文件要遵循 “工作需要”和 “需要知道”的原則，必須由專人負(fù)責(zé)，遵照領(lǐng)導(dǎo)的批示，按照業(yè)務(wù)管理權(quán)限確定的閱文范圍，限定在必須知悉和可以知悉該秘密事項的人員范圍內(nèi)。在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中，首先要認(rèn)真做好《涉密文件傳閱一覽表》的填寫，文書人員要隨時掌握涉密文件的去向，做到心中有數(shù)。其次帶有密級的公文要用專門的涉密文件傳閱夾來傳送，要與普通文件夾區(qū)分開，或者標(biāo)注醒目的顏色，予以提示，起到閱文者對涉密文件的警示提醒作用。當(dāng)天傳閱的文件當(dāng)天收回，如遇領(lǐng)導(dǎo)忙于其他事務(wù)，一次沒有看完，也要收回，入柜保管，第二天再送，要做到領(lǐng)導(dǎo)文件傳閱不過夜。第三涉密公文的閱讀、處理應(yīng)在辦公室內(nèi)進(jìn)行，重大絕密級公文應(yīng)在專門的機要保密室或機要閱文室進(jìn)行閱讀，閱文者不得將密件帶回家或在公共場所閱讀、辦理；傳閱文件一律采取直傳方式，不得橫向傳閱。第四傳閱文件應(yīng)有時限，任何閱辦人不得積壓、延誤或長期私存涉密文件。

4.文件復(fù)制要規(guī)范。按照國家《保密法》規(guī)定，非經(jīng)允許不得擅自復(fù)印密件。因工作需要確需復(fù)印秘密公文時應(yīng)當(dāng)注意：一是復(fù)制絕密級公文須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)；允許復(fù)制的機密、秘密級公文，要經(jīng)過擬文部門的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)印，復(fù)印的份數(shù)要進(jìn)行登記，復(fù)印件要視同原件做好保密工作。二是復(fù)制涉密公文應(yīng)當(dāng)在本機關(guān)、單位內(nèi)部文印室或保密工作部門指定的具備保密資質(zhì)的文印單位制作，特別需要指出的是印刷、復(fù)制秘密文件，是秘密文件運轉(zhuǎn)中的一個重要環(huán)節(jié)。文件管理人員要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行印刷、復(fù)制，要填寫《密件復(fù)制審批登記表》，復(fù)制涉密文件不得改變原文密級或去除保密標(biāo)識，不得有無關(guān)人員在場，廢頁不隨意丟棄，應(yīng)按照保密要求及時銷毀。

5.文件借閱清退要規(guī)范。涉密文件要按領(lǐng)導(dǎo)批示，向業(yè)務(wù)處室借閱時要辦理審批、登記、簽字手續(xù)，以此來增強有關(guān)人員的責(zé)任感，要認(rèn)真填寫《密級文件借閱清退登記表》，這樣有利于文件丟失后的查找，在經(jīng)過辦理時限后，文書人員及時催促業(yè)處室及時歸還所借涉密文件，如不能按時歸還者，文書人員要抓緊催閱、催辦、催退，退文時要當(dāng)面清點份數(shù)，及時辦理清銷手續(xù)。

6.會議文件發(fā)放要規(guī)范。一項敏感政策如果在沒有公布之前，都屬于保密階段，有的要通過召開小范圍的聯(lián)席會議進(jìn)行研究討論。對于這些文件，做好保密工作尤為重要。有些與會人員對會議文件的保密、重視程度不夠。重文件的利用，輕文件的管理。一些人隨便亂扔亂放，會議文件丟失是時有發(fā)生的。還有一些人對需要清退的會議文件缺乏主動性，越是密級高，越是強調(diào)清退的，就越想散會后帶回去，只考慮工作方便不考慮保密要求。如何規(guī)范會議文件的發(fā)放，要做到：會議文件要與正式文件一樣對待，會議文件的制發(fā)，也要有嚴(yán)格的發(fā)文編號和發(fā)出登記；涉密文件發(fā)出要履行簽字手續(xù)，由與會人員帶回的文件，會議主辦部門應(yīng)及時向參會單位發(fā)出《會議文件清單》，詳細(xì)列出會議所發(fā)文件目錄，通知受文單位文書處理部門及時收繳登記，統(tǒng)一管理。不能帶回的文件，與會人員應(yīng)主動把文件交回會議發(fā)文者，重要的機密件一般不要發(fā)給與會人員，如果確需發(fā)給與會人員，應(yīng)在文件右上角注明 “會后收回”的字樣，在會議結(jié)束前及時收回，切實搞好會議文件的保密工作。

7.文件傳遞要規(guī)范。2012年新《條例》第二十六條對公文傳遞和傳輸做出嚴(yán)格的安全保密規(guī)定。明確規(guī)定 “涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸?！币簿褪钦f，在傳遞涉密文件時，嚴(yán)禁通過普通郵政郵寄，嚴(yán)禁委托無關(guān)人員捎帶秘密載體，嚴(yán)禁在不符合國家規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)中進(jìn)行傳輸涉密文件。

8.文件保管要規(guī)范。文件管理人員每天收到各個上級機關(guān)和業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的各類公文，面對眾多的文件資料，一定要把一般公文和密級公文區(qū)分開來保管。首先要選擇安全保密的場所和部位，并配備必要的保密設(shè)備，如 “三鐵一器”即：鐵門、鐵窗、鐵柜、報警器，硬件的配置提高了，才能保證涉密文件的安全。密級公文應(yīng)當(dāng)存放在有保密設(shè)施的文件專用柜中，絕密級公文要存放在安全可靠的保密設(shè)備中，一般單獨存放于保險柜和加密保密柜中，由專人負(fù)責(zé)管理，定期清查。絕密級文件一定要按時間要求及時清退到上級主管部門，秘密級公文視情況，及時移交檔案室或銷毀?？傊?，絕密級公文與其他秘密公文分開存放，秘密公文與一般公文分開存放，一般公文與資料分開存放，確保公文管理的安全。

9.文件的銷毀要規(guī)范。任何個人都不能擅自銷毀涉密公文。對清退整理過的沒有保存價值的公文、資料、刊物等，按規(guī)定予以銷毀。銷毀涉密公文，應(yīng)認(rèn)真清理登記造冊，及時填寫《涉密文件銷毀清單》報單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，應(yīng)送有保密資質(zhì)的或保密部門指定的廠家銷毀，由送件單位二人以上押運和監(jiān)銷，絕對不能將涉密的公文資料當(dāng)廢紙出售給廢品收購站或個人，銷毀應(yīng)采用化漿方法處理，化漿要徹底，押運人員要看到涉密文件資料全部入漿池，不能還原后方可離開。有的少量紙介質(zhì)涉密文件使用碎紙機銷毀的，碎紙機應(yīng)當(dāng)符合保密要求；存有涉密文件廢棄的涉密光盤、軟盤、硬盤應(yīng)采取物理或化學(xué)方法徹底銷毀；作為他用的計算機硬盤再次使用時不能簡單地格式化，要用國家信息安全認(rèn)證的 “硬盤信息消除器”徹底消除后，方可再次使用。

以上是在公文流轉(zhuǎn)過程中應(yīng)注意的 “九大規(guī)范”，但在日常工作中，公文流轉(zhuǎn)的保密管理也要取得領(lǐng)導(dǎo)支持，保證文件管理工作到位。領(lǐng)導(dǎo)是公文閱辦的主體，是涉密的主要對象，是本單位公文管理與保密的關(guān)鍵所在。領(lǐng)導(dǎo)對公文管理與保密的重視程度和支持力度直接決定著公文管理與保密工作的成效。要增強領(lǐng)導(dǎo)的保密意識，加強保密知識的宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部知曉對保密工作負(fù)有重要責(zé)任。