附屬醫(yī)院臨床教學檔案管理體系的建立與實踐

栗 蘊，方 旭，李 慈

（云南省第一人民醫(yī)院 1.教學科；2.感染管理科，云南 昆明 650032）

臨床教學檔案是附屬醫(yī)院承擔教學任務，從事教學活動的歷史記錄。它是教學水平和教學質量的真實反映，是醫(yī)院教學職能的有形體現(xiàn)，其為教學經(jīng)驗的總結及教學改革起到了重要的憑證作用。同時，臨床教學檔案記載的從教學評估、教學手段和方法到教學研究及改革等各方面教學活動信息，也可作為提高教學質量和管理水平的科學依據(jù)和參考材料[1]。因此，如何讓臨床教學檔案充分發(fā)揮其價值，是附屬醫(yī)院做好臨床教學工作一個值得探討的重要課題。本文結合我院臨床教學管理經(jīng)驗對臨床教學檔案資料體系的建立，規(guī)范化、科學化管理及其在臨床實踐中的應用進行了探討?，F(xiàn)分析總結如下。

臨床教學資料檔案體系的建立：

臨床教學檔案是在臨床教學管理及教學實踐活動中形成的，具有保存和查考利用價值，并按一定歸檔制度集中保管起來的文字、圖表、聲像實物等不同載體的教學歷史記錄材料的總稱[2]。根據(jù)管理需要，并結合我院臨床工作實際，建立了一套完善的臨床教學資料檔案。該檔案體系分為黨群工作、行政工作、師資隊伍、教學工作、學科建設與科技工作、本科學生工作、研究生工作，設備儀器等8類。①黨群工作類：主要包括本院及上級黨委發(fā)文，黨群工作規(guī)章制度，工作計劃、總結、工作會議材料，政治學習安排、記錄。②行政工作類：主要包括本院及上級行政發(fā)文，本院教學管理資料，本院部主持、承辦的工作及會議材料，本院職工考評材料，本院圖書資料室建設與利用，醫(yī)院和主管部門匯編的規(guī)章制度。③師資隊伍類：主要包括教職工狀態(tài)資料和教師個人材料。④教學工作類：主要包括專業(yè)建設與改革，課程建設與改革，教材建設，實驗教學，實踐教學，畢業(yè)設計（論文），課程考核，成績與學籍，教學運行，教學質量監(jiān)控，選修課。⑤教學研究與教研教改類：主要包括教師教研教改材料，學術交流材料，社會服務。⑥本科學生工作類：主要包括學風建設，課外科技活動，思想品德修養(yǎng)，人才培養(yǎng)質量。⑦研究生工作類：主要包括復試資料，培養(yǎng)方案，學位論文匯總或優(yōu)秀論文匯編，畢業(yè)研究生和授予學位研究生名冊。

臨床教學檔案管理方法：

一、健全領導機構，建立穩(wěn)定的教學檔案管理人員體系：臨床教學檔案是附屬醫(yī)院臨床教學質量的重要體現(xiàn)形式，也是本科教學評估的重要依據(jù)。我院領導高度重視臨床教學工作，注重教學檔案資料的管理。成立了教學科主管教學工作，實行院-科（教學科）-室（教研室）三級教學負責制，嚴格執(zhí)行各項教學任務。建立責任機制，把臨床教學檔案與教學質量列入院對科責任考核內容，明確教研組組長（科主任）是臨床教學工作的第一責任人，調動了?？浦魅螌εR床教學工作的積極性和重視程度。教學科及內、外、婦產(chǎn)、兒、醫(yī)技、護理六大教研室均設有兼職檔案員負責臨床教學檔案的收集、整理和歸檔工作。教研室兼職檔案員負責收集、整理各教研組臨床教學材料，定期按要求向教學科移交歸檔，教學科兼職檔案員根據(jù)歸檔材料年限劃分再向院綜合檔案室移交。通過教學檔案管理人員體系的建立，確定了各級人員崗位責任制，可制定目標管理標準考核制度，做到獎懲分明。同時，教學檔案也作為醫(yī)院、學校每學期進行臨床教學工作檢查的重點必查項目，從而確保了檔案資料的完整性。

二、建立細化的教學檔案歸檔范圍和標準體系：由于教學檔案具有多元性、復合性、分散性、周期性的特點，醫(yī)學院校一般沒有針對臨床教學檔案管理的統(tǒng)一標準。一旦更換兼職檔案員，就很難保證教學檔案的齊全、完整和質量。因此，我院首先強化教研室（組）主任、副主任及教學秘書的檔案管理意識，加強對教研室兼職檔案員檔案知識培訓，其次，建立了細化的具有附屬醫(yī)院特色的教學檔案歸檔范圍和標準體系，明確教學文件材料的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔原則、歸檔期限、存檔類別及歸檔時間、檔案編碼原則、時間節(jié)點等內容，統(tǒng)一教學檔案管理標準。通過細化的歸檔范圍和標準體系建立，保證了臨床教學檔案的系統(tǒng)性和連續(xù)性，提高了教學檔案的質量。

三、制定完善的規(guī)章制度，明確職責：根據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》，我院制定了嚴格的臨床教學檔案管理規(guī)章制度。做到臨床教學檔案專人負責，專人管理，充分體現(xiàn)教學檔案管理痕跡，為發(fā)揮教學檔案利用率提供有力依據(jù)。

四、建立現(xiàn)代化教學檔案管理系統(tǒng)：臨床教學檔案管理的主要目的就是為醫(yī)院教學工作提供檔案信息服務，指導教學改革、提高教學質量、推動教學發(fā)展。傳統(tǒng)的教學檔案管理手段，很難提高臨床教學檔案的利用率，很難發(fā)揮臨床教學檔案的作用。做為既承擔繁重醫(yī)療衛(wèi)生工作，又承擔臨床教學任務的附屬醫(yī)院，更應利用現(xiàn)代化手段，建立教學檔案資源信息庫，對教學檔案進行有序、高效管理。我院率先將浩瀚檔案計算機管理系統(tǒng)平臺運用于對臨床教學檔案的管理，從檔案的移交開始管理，實現(xiàn)了囊括檔案著錄，自動編排檔號，打印卷內目錄、案卷目錄、案卷封面及各種檢索工作，檔案高速模糊檢索，各項統(tǒng)計，檔案借閱、歸還、催還，檔案注銷等各項教學檔案工作的計算機管理。使原本繁雜的工作變得簡單化，并做到資源共享，信息交流便利，更充分發(fā)揮了臨床教學檔案的作用。下一步我們將運用數(shù)字化管理技術，逐步實現(xiàn)臨床教學檔案管理工作網(wǎng)絡信息化。以網(wǎng)上查閱為手段，擴大教學檔案的使用范圍，在完善保密條件的前提下，與公共網(wǎng)絡連接，實現(xiàn)資源共享，方便使用者及時、快捷查找、閱讀所需檔案資料，以適應和滿足醫(yī)學教育事業(yè)的需要，真正做到檔案信息的傳播和信息資源的共享[1]。

[1]栗蘊.附屬醫(yī)院臨床教學檔案管理探討[J].衛(wèi)生軟科學,2011,25(5):307-309.

[2]向國春,劉剛,陳志強.臨床醫(yī)學教學檔案的建設和管理[J].重慶醫(yī)學,2009,38(20):2642.