ERP系統(tǒng)的集成與實現研究-基于SAP系統(tǒng)實現銷售管理與財務管理的集成

李艷玲 梁藝多

東北財經大學(大連 116025)東軟信息學院 (大連 116023)

SAP是一家德國公司，翻譯成英文是“Systems，Applications，and Products in Data Processing”(數據處理中的系統(tǒng)、應用和產品)。My SAP ERP是一個集成的 ERP（Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計劃）系統(tǒng),，該系統(tǒng)包括了不同模塊和應用程序的復雜集成，每一個模型代表了一種基本業(yè)務處理，共包含銷售和分銷(SD)、質量管理(QM)、物料管理(MM)、生產管理（PP）、項目管理（PM）和人資源管理（HR）等 l2個功能模塊。銷售管理（Sales and Distribution）模塊是 SAP后勤模組中一個重要的模塊，它涵蓋了銷售數據管理、客戶管理、銷售訂單處理、發(fā)貨管理及出具票等主要功能；財務管理(Financial Accounting)包含了總賬、資產、基金等管理功能，依照會計法則為企業(yè)管理層及所有者提供準確的財務信息。

銷售管理與財務管理的集成主要從主數據和客戶化配置兩個方面來實現，具體包括組織架構的建立、客戶、物料主數據的重要字段的維護和會計科目的自動確定等方面，來實現銷售管理和財務管理的集成。以下對于銷售管理簡稱SD，財務管理簡稱FI，SD與FI的集成分別從下幾個方面來闡述。

1 集成化組織結構

在my SAP ERP中SD和FI各自有一套組織結構的定義，要實現SD 與FI的融合，必須在這兩套組織之間建立關聯。

SD的組織單元主要有銷售范圍（銷售組織、銷售渠道、產品組的組合）、工廠、發(fā)運點。

FI的組織單元主要有集團、公司代碼、業(yè)務范圍、利潤中心。一個集團可能有一個或多個公司代碼。每一個公司代碼在財務上是獨立的法入實體。

SD與FI的組織單元之間建立的分配和隸屬關系，是實現業(yè)務與財務數據集成組織基礎。對于大型企業(yè)集團，可以參照圖1來設計系統(tǒng)組織架構。

1.1 把銷售組織分配給公司代碼

公司為實現銷售功能，實現銷售業(yè)務，在系統(tǒng)中需要建立銷售組織，負責為一個或多個工廠(公司)銷售商品和提供服務，與客戶商定價格、付款條款，價格條款等設置在銷售組織級別。

一般來說，每個銷售組織只分配給一個公司代碼，但是為實現統(tǒng)一銷售的目的，可以把一個銷售組織分配給多個公司代碼。每一個公司代碼在財務上是獨立的法人實體，具體關聯關系見圖1所示。

圖1 SD與FI的組織架構關聯關系

1.2 工廠分配給公司代碼

在SD中，工廠作為產品出售的供貨地點，它可能是真正意義上的工廠，也可以是一個虛擬的分銷中心。在銷售產品時，工廠也能顯示出倉庫或發(fā)貨中心。具體關聯關系見圖1所示。

2 主數據的維護

My SAP ERP中主數據集中存儲在數據庫中，同一個數據編碼可以在不同的組織機構下建立不同用途的視圖信息， 供多個業(yè)務部門使用。

2.1 物料主數據

物料主數據包含了對企業(yè)采購、生產、銷售、財務和庫存管理所用到的信息。對于一個物料編碼，SD主要使用這個編碼下的銷售視圖數據，包括：交貨工廠、稅收標志、科目分配相關字段。

財務視圖存儲的數據，主要包括價值和成本信息，可以對物料進行財務評估、成本核算，就需要維護該物料的評估類、價格組等字段。關鍵字段如表l中“物料”一列所示。

表1 物料主數據與客戶主數據關鍵字段

2.2 客戶主數據

客戶主數據不但是所有的銷售業(yè)務也是交貸和付款的基礎，在編輯客戶主數據時，必須指定客戶編碼、公司代碼和銷售范圍，在創(chuàng)建銷售訂單時，會自動把客戶主數據的信息復制到銷售定單中，并進一步復制到后續(xù)單據中。關于SD與FI的集成，涉及到的一些重要字段如表1“客戶”一列所示。

3 會計科目的自動分配

SD和FI的集成，是指在銷售業(yè)務處理時，系統(tǒng)自動同步生成財務憑證，并實時更新科目余額。SD和FI的集成點主要有兩個：發(fā)貨過賬時，自動更新庫存科目的數量和價值；開發(fā)票時，自動確認應收賬款、銷售收入和稅金。在這一過程中，關鍵是自動確定記賬的會計科目編號。

3.1 發(fā)貨過賬科目的分配

(1)定義移動類型和交易碼的分配

My SAP ERP中，對于不同的物料移動，如收貨、發(fā)貨、盤盈、盤虧等，財務要記入相應的會計科目。

3.2 定義評估類

評估類定義被維護在數據主數據的財務視圖中，用來確定物料在不同交易時記入哪個科目。評估類和物料的移動類型中的“一般修改（科目修改）”一起確定會計科目。

對于銷售發(fā)貨過程，常用的交易碼（TransactionKey）是GBB，即所謂庫存移動的抵減或對應科目，進一步細分物料消耗類型，一般修改（GeneralModificationKey）為VAY，它與MovemtType關聯，如表2所示。

表2 發(fā)貨過賬類科目的配置

3.3 銷售發(fā)票科目的分配

銷售管理的最后一個環(huán)節(jié)是為客戶創(chuàng)建發(fā)票，根據交貨的數據和金額確認應收賬款、銷售收入和稅金，并自動生成會計憑證。在這個步驟上，SD與FI的集成主要從幾個方面來實現。

應收賬款科目的確定是通過客戶主數據中財務視圖的統(tǒng)馭科目字段對應的總賬科目，實時記錄和更新總賬科目。

銷售收入和稅金科目的確定，主要由客戶和物料主數據的關鍵字段，如物料主數據的科目分配組、稅收標識；客戶主數據的賬戶分配組和客戶定價過程等。

在這些字段都確定好以后，還要結合其他相關的字段如，應用類型、條件類型、科目表和銷售組織來共同決定會計科目的分配，如表3。

表3 銷售收入類科目的配置

4 SD與FI集成的實現-自動生成會計憑證

SD與FI的集成點主要有兩個，銷售發(fā)貨過賬時和出具銷售發(fā)票時，根據本文上述內容的維護和配置，會自動生成相應的會計憑證。

4.1 銷售發(fā)貨過賬時的集成

銷售發(fā)貨和財務會計的集成點出現在發(fā)貨過賬這個步驟上。發(fā)貨過賬時，系統(tǒng)通過庫存管理模塊的自動記賬功能，更新庫存的價值和數量。在發(fā)貨過賬時，一般使用標準成本，先計入中間過渡賬戶“發(fā)出商品”，到月末，也就是開票時，再根據實際成本重估庫存和產品銷售成本。當月發(fā)貨暫不開票的會計分錄。

借：發(fā)出商品貸：庫存商品

4.2 出具銷售發(fā)票時的集成

在my SAP ERP系統(tǒng)中，可以參照憑證（定單或發(fā)貨單）生成發(fā)票。ERP標準設置是在開票時確認銷售收入，而在交貨時結轉銷售成本。系統(tǒng)本身是不保證收入和成本配比的，這主要是因為兩者各有支持的原始憑證（發(fā)票和出庫單），企業(yè)在應用時可以根據自己的情況來設置計入的賬戶類型和開票方式，實現客戶化的配置。

開票做收入時的分錄

借：應收賬款

貸：應交稅金-銷項稅額

貸：主營業(yè)務收入

根據權責發(fā)生制和配比原則在確定收入時結轉銷售成本的分錄

借：主營業(yè)務成本

貸：發(fā)出商品

5 結 語

My SAP ERP是一個高度集成的應用平臺，它不僅體現在SD與FI的集成，同時也在系統(tǒng)內的所有模塊之間集成，保證在進行業(yè)務操作的同時，系統(tǒng)自動同步生成財務憑證。

[l]王紋.SAP財務管理大全.北京:清華大學出版社,2005.

[2]陳永杰.SAP商務智能完全解決方案.北京:電子工業(yè)出版社,2008.

[3]馬方.mySAPERP財務管理與應用.上海:東方出版社,2006.