利用Excel快速統(tǒng)計CNAS項目信息

/上海市質(zhì)量監(jiān)督檢驗技術(shù)研究院

0 引言

根據(jù)國際通行的實驗室認可管理方法，我國的檢測和/或校準技術(shù)機構(gòu)需要根據(jù)CNAS-CL01:2006《檢測和校準實驗室認可準則》（內(nèi)容等同于ISO/IEC 17025:2005），接受中國合格評定國家認可委員會（CNAS）的實驗室認可評審，證明該技術(shù)機構(gòu)進行檢測或校準的能力（包括抽樣能力）。通過認可的技術(shù)機構(gòu)方可在出具的檢測報告或校準證書上使用CNAS標志以及ilac-MRA國際互認聯(lián)合標志。此外，根據(jù)CNAS-RL01《實驗室認可規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定，CNAS還需要對通過認可的技術(shù)機構(gòu)進行監(jiān)督評審、復評審、擴大認可范圍評審等。

1 問題的提出

檢測或校準實驗室在接受CNAS評審時，必須要填寫附表2《推薦認可的實驗室檢測能力范圍》（以下簡稱附表2）或附表3《推薦認可的實驗室校準能力范圍》（以下簡稱附表3），如表1和表2所示。附表2和附表3都是以項目為序，附表2中涵蓋了項目的檢測對象、項目及參數(shù)（序號和名稱）、領(lǐng)域代碼、檢測標準（方法）名稱及編號（含年號）、限制范圍和說明等信息；附表3中涵蓋了項目的測量儀器名稱、校準參量、領(lǐng)域代碼、規(guī)范代號（含年號）名稱、測量范圍、擴展不確定度、限制說明等信息。附表2和附表3是一個規(guī)范性的文件，是表明該技術(shù)機構(gòu)能力范圍的文件。

檢測或校準實驗室在CNAS評審后，往往需要統(tǒng)計各個專業(yè)的項目總數(shù)和標準總數(shù)。以往，要不是通過電子文檔直接統(tǒng)計，要不就是全部打印出來書面統(tǒng)計。對于專業(yè)和項目較少的技術(shù)機構(gòu)而言，可以直接在附表2或附表3中進行統(tǒng)計。但是對于專業(yè)數(shù)較多，項目數(shù)上百甚至上千個的技術(shù)機構(gòu)而言，由附表2或附表3中直接統(tǒng)計或打印成稿統(tǒng)計就顯得非常麻煩了，主要原因如表3所示。

從表3中可知，問題1到問題4導致一個項目的描述可能會跨頁、甚至是跨多頁，這樣在一頁紙或一個屏幕界面中很難看到一個項目的完整信息。問題5導致專業(yè)和項目是交錯排列的，這樣統(tǒng)計同一個專業(yè)信息時就需要分段計算后再累計求和。問題4還導致標準信息存在有重復計算的可能性，這樣就需要剔除重復統(tǒng)計的標準數(shù)。

表1 CNAS附表2的表頭

表2 CNAS附表3的表頭

表3 利用附表2或附表3存在的問題

因此，無論是電子文檔統(tǒng)計還是打印稿統(tǒng)計，都存在有費時、費力、不經(jīng)濟、不環(huán)保等問題，而且非常容易出現(xiàn)統(tǒng)計過程中的失誤，需要一遍遍地重新統(tǒng)計和驗證。筆者通過不斷地摸索和驗證，找到一種借助Excel函數(shù)功能快速統(tǒng)計CNAS專業(yè)數(shù)和標準數(shù)的方法，供同行參考。下文以附表3為例進行說明。

2 統(tǒng)計項目

在附表3中，選取需要統(tǒng)計的某個專業(yè)的項目信息，無差別地復制到新的工作表1和工作表2上。

在工作表1中，刪除“序號”所在列B外的全部信息。此時，工作表1中的序號不再是連續(xù)的。選取序號所在的那一列B，點擊菜單欄上的“編輯”，如圖1所示。在下拉式菜單中選擇“定位”，出現(xiàn)彈出式菜單，如圖2所示。點擊“定位條件”按鈕，出現(xiàn)新的彈出式菜單，如圖3所示。選擇“空值”選項后確定，則序號所在列B內(nèi)無內(nèi)容的行全部都被篩選出來。點擊菜單欄“編輯”，在下列式菜單中選擇“刪除”選項，如圖4所示，出現(xiàn)彈出式菜單“刪除”，如圖5所示。選擇“整行”選項后確認，則序號所在列B內(nèi)無內(nèi)容的行全部被刪除掉。此時，列B內(nèi)有信息的單元格呈現(xiàn)出連續(xù)排列狀態(tài)。

圖1 “編輯”菜單

圖2 “定位”菜單

圖3 “定位條件”菜單

圖4 “編輯”菜單

圖5 “刪除”菜單

在序號所在列B的左側(cè)新增加一個空白列A。在列B第1個有數(shù)字信息的單元格B1的左側(cè)列A單元格A1內(nèi)輸入數(shù)字“1”，在列A下一個單元格A2內(nèi)輸入“A1+1”，如圖6所示。選定單元格A2，將鼠標移動至A2的右下角，則鼠標指針會變成黑色十字形圖標。此時，按住鼠標左鍵直接下拉至列B最后一個有數(shù)字信息的單元格平齊，則列A自動生成了連續(xù)的序列號。最后的一個數(shù)字就是該專業(yè)的項目總數(shù)。

另外，利用Excel函數(shù)ROW（Reference）返回引用行號的功能，也可以自動獲取到項目總數(shù)信息。例如，在列B最后一個有數(shù)字信息的單元格的右側(cè)列C單元格內(nèi)輸入“=ROW（）”，則在該單元格內(nèi)直接獲得到該專業(yè)的項目總數(shù)，如圖7所示。

圖6 用序號統(tǒng)計

圖7 用返回引用行號統(tǒng)計

3 統(tǒng)計標準

在工作表2中，刪除“規(guī)范代號（含年號）名稱”所在列B外的全部信息。同樣，此時工作表2中的規(guī)范代號不是連續(xù)的。根據(jù)統(tǒng)計項目信息的辦法，利用Excel的“定位”和“刪除”功能，可以使列B的標準信息行呈現(xiàn)出連續(xù)狀態(tài)。由于一個項目對應(yīng)的標準可能有多個，也就是說在一個單元格內(nèi)可能有多個標準信息。根據(jù)一個單元格包含有多個標準信息的數(shù)量，在該單元格下方新增一個或多個空白行，將標準信息分格保存，保證每一個單元格內(nèi)只有一條標準信息。

此時，在標準信息統(tǒng)計過程中，特別要注意標準信息的書寫方式。在標準信息所在單元格內(nèi)，最好刪除標準代號前、標準代號和標準名稱之間的空格。這樣利用Excel排序的功能才能使相同的標準信息排列在一起，否則易產(chǎn)生錯誤。因此，可以先借助 Excel函數(shù) SUBSTITUTE（text, old_text，new_text，instance_num）在文字串中替換指定文本的功能，刪除標準所在單元格內(nèi)的文本之間的所有空格，如圖8所示?；蚪柚鶨xcel函數(shù)TRIM（text）功能，將標準代號與標準名稱之間的連續(xù)的多個空格變成一個空格，并去掉文本首尾的空格，如圖9所示。

圖8 信息書寫方式

圖9 信息書寫方式

選擇“規(guī)范代號（含年號）名稱”所在列B后，點擊菜單欄“數(shù)據(jù)”，在下拉式菜單中點擊“排序”，如圖10所示，出現(xiàn)排序的彈出式菜單，如圖11所示。確認排序規(guī)則后，列B的所有標準信息按設(shè)定的規(guī)則進行了重新排列。此時，標準相同的信息呈現(xiàn)出前后排列的狀態(tài)。刪除相同標準信息所在的行，保證標準信息的唯一性。此后，再利用“A1+1”的Excel自動排序功能，或ROW（Reference）函數(shù)，來自動獲取到該專業(yè)的標準總數(shù)。

圖10 “數(shù)據(jù)”菜單

圖11 “排序”菜單

4 結(jié)語

統(tǒng)計CNAS授權(quán)的項目數(shù)和標準數(shù)，是每一個檢測或校準技術(shù)機構(gòu)都必須要面對的工作。本文推薦的利用Excel相關(guān)函數(shù)的快速統(tǒng)計方法，克服了書面統(tǒng)計和電子文檔直接統(tǒng)計帶來的諸多問題，不僅提高了統(tǒng)計的準確性，而且顯著縮短了統(tǒng)計的時間，為檢測或校準實驗室以及同行更好地完成項目數(shù)和標準數(shù)的統(tǒng)計工作提供了一個快速而有效的解決方案。