企業(yè)大型慶典活動(dòng)的組織與體會(huì)

文/杜鵬程

企業(yè)大型系列慶典活動(dòng)是企業(yè)根據(jù)自身改革發(fā)展的要求，所組織開展的向社會(huì)各界展示企業(yè)形象的一種組織行為。系列慶典活動(dòng)的規(guī)模與氣氛代表著企業(yè)的實(shí)力與風(fēng)范。成功籌備組織好企業(yè)慶典活動(dòng)，往往能起到回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，展示成就、提升形象，凝心聚力、促進(jìn)發(fā)展的良好作用。

一、系列慶典活動(dòng)的成功組織，必須得到企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

不論什么工作，上級(jí)支持，就意味著成功一半。慶典一經(jīng)決定舉行，就要及時(shí)成立由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)、具體承辦部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員組成的慶典籌備組織機(jī)構(gòu)，對(duì)此全權(quán)負(fù)責(zé)。慶典籌備組織機(jī)構(gòu)人員組成的高層化，可以確保為慶典活動(dòng)提供強(qiáng)有力的組織和資源保障。在慶典籌備組織機(jī)構(gòu)內(nèi)，根據(jù)慶典活動(dòng)具體工作需要，下設(shè)會(huì)務(wù)組織、現(xiàn)場接待、文字資料、新聞報(bào)道、安全保衛(wèi)、財(cái)務(wù)后勤等若干工作小組，分工負(fù)責(zé)，銜接到位，責(zé)任到人，狠抓落實(shí)，保證慶典活動(dòng)圓滿完成。山西焦煤在組織十周年慶典活動(dòng)中，成立了由董事長、黨委書記和總經(jīng)理任組長，其他班子成員任副組長，機(jī)關(guān)各部門部室負(fù)責(zé)人和各子分公司董事長、黨委書記為成員的領(lǐng)導(dǎo)組及辦公室。領(lǐng)導(dǎo)組相繼召開十周年慶?；顒?dòng)動(dòng)員大會(huì)、畫冊(cè)及專題片招標(biāo)會(huì)和協(xié)調(diào)會(huì)議，提出了“統(tǒng)籌兼顧、文化引領(lǐng)、廣泛參與、多辦實(shí)事、務(wù)實(shí)節(jié)儉”的活動(dòng)原則，確定了“總體籌劃、注重結(jié)合、貫穿全年、漸進(jìn)推進(jìn)”的總體安排，以及以“最高的熱情、最嚴(yán)的要求、最好的展示”搞好活動(dòng)的工作要求。

二、系列慶典活動(dòng)的成功組織，必須及早制定全面、具體、操作性強(qiáng)的慶典活動(dòng)總體策劃

一要及早謀劃。企業(yè)系列慶典活動(dòng)一般內(nèi)容多、持續(xù)時(shí)間長、要求標(biāo)準(zhǔn)高、面臨難度大、參與人數(shù)多，需要及早謀劃，心中有數(shù)。2011年是山西焦煤建企10周年紀(jì)念日，但是企業(yè)從2010年10月就召開相關(guān)會(huì)議，明確了活動(dòng)的指導(dǎo)思想和主題。2010年12月29日，集團(tuán)黨委以黨發(fā)99號(hào)文下發(fā)《關(guān)于開展慶祝山西焦煤成立十周年活動(dòng)的通知》，對(duì)慶?；顒?dòng)指導(dǎo)思想、宣傳內(nèi)容、活動(dòng)原則、主要活動(dòng)、組織領(lǐng)導(dǎo)等作出總體安排，明確要求將慶祝十周年各項(xiàng)活動(dòng)的重點(diǎn)放在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、宣傳成就、展示風(fēng)貌、提升形象等方面。這些，為集團(tuán)公司成功舉辦慶祝活動(dòng)奠定了堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)，各子分公司、各單位、各部門以高度的責(zé)任感和飽滿的政治熱情及時(shí)啟動(dòng)各項(xiàng)工作。

二要體現(xiàn)特色。慶典是慶祝活動(dòng)的一種形式，要求每一項(xiàng)具體活動(dòng)都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重，不論是舉行慶典的具體場合、慶典進(jìn)行過程中的某個(gè)具體場面，還是全體出席者的情緒、表現(xiàn)，都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡快、喜悅的氣氛。這樣的慶典活動(dòng)能塑造企業(yè)良好形象，展示企業(yè)雄厚實(shí)力和美好的發(fā)展前景，展示企業(yè)員工良好精神面貌和干部隊(duì)伍的凝聚力、戰(zhàn)斗力，擴(kuò)大企業(yè)在社會(huì)各界的影響力。山西焦煤在十周年慶典活動(dòng)中，用創(chuàng)新的思維、務(wù)實(shí)的理念搞好創(chuàng)意設(shè)計(jì)、協(xié)調(diào)組織、檢點(diǎn)落實(shí)等各項(xiàng)工作。安排部署了以走進(jìn)特殊群眾送溫暖、走向社會(huì)助他人、走進(jìn)社區(qū)建家園、走進(jìn)農(nóng)村促和諧、走進(jìn)客戶謀發(fā)展為主要內(nèi)容的“五走進(jìn)”公益活動(dòng)。利用社會(huì)公益日活動(dòng)代替大型慶典活動(dòng)，簡樸務(wù)實(shí)，方式新穎，大雅不俗受到內(nèi)外較高評(píng)價(jià)。

三是主題明確。企業(yè)系列慶典活動(dòng)，旨在全方位檢閱廣大干部職工的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作作風(fēng)、組織能力、道德情操，充分展示各級(jí)各部門扎實(shí)有效的組織能力和全體干部職工文明向上的優(yōu)良素質(zhì)，完美展示焦煤精神和文明風(fēng)尚，必須有明確主題。山西焦煤把開展十周年慶典活動(dòng)，作為推進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型翻番、跨越發(fā)展的重要舉措，緊緊圍繞回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、展示成就、弘揚(yáng)精神、激勵(lì)員工、促進(jìn)發(fā)展的主題，從不同側(cè)面展現(xiàn)主題、豐富主題，使紀(jì)念活動(dòng)都具有豐富的思想內(nèi)涵和鮮明的主題特色，給人以啟發(fā)、教育和激勵(lì)。

三、系列慶典活動(dòng)的成功組織，必須統(tǒng)籌安排，把握重點(diǎn)

開展好系列慶典活動(dòng)，是全體干部職工政治生活中的一件大事喜事。必須顧全大局、協(xié)調(diào)配合、通力合作，從領(lǐng)導(dǎo)層到執(zhí)行層，各個(gè)方面密切配合才能保證活動(dòng)圓滿成功。

一要精心制作慶典宣傳資料、文化產(chǎn)品、紀(jì)念禮品，生動(dòng)展示企業(yè)成就和良好形象。山西焦煤在十周年慶典活動(dòng)中，通過編印《聚焦》畫冊(cè)、舉辦《轉(zhuǎn)型翻番、跨越發(fā)展》牌板展、制作《聚焦》電視專題片、編撰“十周年文化系統(tǒng)叢書”從不同側(cè)面研究總結(jié)了焦煤發(fā)展的寶貴經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，用不同文體和一片真情回顧了山西焦煤10年來的輝煌歷程，抒寫了對(duì)焦煤的無限熱愛與忠誠。

二要精心擬訂好慶典的具體程序。一般堅(jiān)持三個(gè)原則，一是時(shí)間宜短不宜長，慶典儀式應(yīng)以一個(gè)小時(shí)為限。二是程序宜少不宜多。三是如果有文藝節(jié)目宜雅不宜俗。

三要精心確定好慶典出席人員和邀請(qǐng)函等工作。慶典的出席者通常應(yīng)包括上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)和地方黨政領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)主要合作單位領(lǐng)導(dǎo)和重點(diǎn)客戶、離退休老領(lǐng)導(dǎo)和勞動(dòng)模范、新聞單位領(lǐng)導(dǎo)等，以上名單一經(jīng)確定，就應(yīng)早發(fā)出邀請(qǐng)。鑒于慶典的出席人員甚多，牽涉面極廣，故不到萬不得已，均不得將慶典取消、改期或延期。

四要精心組織安排好來賓的接待工作。通過主辦方熱心細(xì)致的接待工作，使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意，從而使每位來賓都能心情舒暢。慶典的接待人員，原則上應(yīng)由年輕、精干、形象較好、口頭表達(dá)能力和應(yīng)變能力較強(qiáng)的對(duì)口接待部門負(fù)責(zé)人和青年員工組成。接待小組成員的具體工作有以下幾項(xiàng)：來賓的迎送、來賓的引導(dǎo)、來賓的陪同、來賓的招待。

五要精心布置好慶典儀式的現(xiàn)場。慶典會(huì)場選擇時(shí)，需要通盤考慮的主要問題有：一是地點(diǎn)的選擇。在選擇具體地點(diǎn)時(shí)，應(yīng)結(jié)合慶典的規(guī)模、影響力以及本單位的實(shí)際情況來決定。慶典活動(dòng)舉行場地確定后，應(yīng)提前組織進(jìn)行考察，集合慶典設(shè)備用品的數(shù)量、大小及參加活動(dòng)的人員數(shù)量，必須考慮到治安、交通、環(huán)保、消防等方面的不利因素，做好應(yīng)急防范準(zhǔn)備。同時(shí)慶典會(huì)場臨近水源、電源的設(shè)置要合理、保障安全。二是環(huán)境的美化。在反對(duì)鋪張浪費(fèi)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)量力而行，美化慶典舉行現(xiàn)場的環(huán)境，烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛。三是場地的大小。在選擇舉行慶祝儀式的現(xiàn)場時(shí)，現(xiàn)場的大小應(yīng)與出席者人數(shù)的多少成正比。四是音響的準(zhǔn)備。在舉行慶典之前，務(wù)必要把音響準(zhǔn)備好，在慶典舉行前后，播放一些喜慶、歡快的樂曲，對(duì)于播放的樂曲，應(yīng)先期進(jìn)行審查。五是要充分考慮季節(jié)和天氣因素，做好相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案準(zhǔn)備。

四、企業(yè)系列慶典活動(dòng)的成功組織，關(guān)鍵在于密切配合，狠抓落實(shí)

企業(yè)慶典活動(dòng)各參與部門必須及時(shí)溝通，密切配合，責(zé)任到位，精心實(shí)施，保證活動(dòng)的有序開展。一般包括如下幾個(gè)方面。

一要營造濃厚的慶典氛圍。通過群眾廣泛參與的各種豐富多彩的活動(dòng)，增強(qiáng)職工的慶典意識(shí)和參與度。山西焦煤在十周年慶典活動(dòng)中先后組織開展了“春滿礦山”迎新春活動(dòng)、“頌歌獻(xiàn)給黨、放歌贊焦煤”歌詠比賽、“慶祝建黨90周年活動(dòng)”“職工籃球賽”“風(fēng)雨十年路、感恩焦煤情”等活動(dòng)。冠名參加了“山西焦煤杯”華夏古文明·山西好風(fēng)光旅游有獎(jiǎng)知識(shí)競賽、“在太行山上”群眾歌詠演唱會(huì)等大型活動(dòng)。各子分公司積極組織開展紀(jì)念座談、演講報(bào)告、論壇交流、文藝演出、體育競賽、歌曲演唱、詩歌朗誦、書法攝影展、短信祝福等豐富多彩的文化活動(dòng)，既轟轟烈烈、富有聲勢(shì)，又務(wù)實(shí)節(jié)儉、富有深度，體現(xiàn)了多樣性、立體化，增強(qiáng)了感染力。

二是精心策劃和組織好新聞宣傳工作。在十周年慶?；顒?dòng)中，山西焦煤緊扣主題、強(qiáng)勢(shì)引導(dǎo)，形成了上下結(jié)合、內(nèi)外互動(dòng)、高潮迭起的“戰(zhàn)役式”宣傳效應(yīng)。在對(duì)內(nèi)宣傳上，充分發(fā)揮報(bào)紙、網(wǎng)站、電視“三位一體”的綜合優(yōu)勢(shì)，推出《發(fā)展的足跡》《精彩十年路，跨越新征程》《十年記憶》等欄目，圖文并茂地回顧了焦煤十周年的輝煌歷程，反映了上下喜慶十周年、開局“十二五”的精神風(fēng)貌。在對(duì)外宣傳上，積極爭取省委宣傳部支持，將焦煤成立十周年宣傳報(bào)道與“走轉(zhuǎn)改”活動(dòng)有機(jī)結(jié)合，組織30多家主流媒體、40余名記者，深入4大產(chǎn)業(yè)公司進(jìn)行 “山西焦煤行”采訪報(bào)道，用獨(dú)特的視角，鮮活的語言展開了全方位、高密度、多角度、持續(xù)性的宣傳報(bào)道。

三要選擇資質(zhì)好的專業(yè)禮儀公司。為使慶典活動(dòng)達(dá)到預(yù)期的效果，起到其應(yīng)有的作用，避免活動(dòng)的脫節(jié)，應(yīng)該將慶典活動(dòng)的全過程交給經(jīng)驗(yàn)豐富、實(shí)力雄厚、信譽(yù)良好的專業(yè)禮儀服務(wù)公司來完成，可使主辦方節(jié)省精力、專注于會(huì)務(wù)組織和來賓接待方面。

四要加強(qiáng)與地方政府和公安部門的協(xié)調(diào)。應(yīng)提前一周左右將慶典計(jì)劃報(bào)地方政府和公安部門審批，最好當(dāng)面接洽，爭取對(duì)方的支持。在活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)地方政府、公安和交通主管部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)予以回訪，表示感謝，增進(jìn)友誼，以便形成長期的合作關(guān)系。

五是建立例會(huì)制度，強(qiáng)化調(diào)度跟蹤。慶典活動(dòng)前期籌備中涉及方方面面的事情比較多，慶典籌備組織機(jī)構(gòu)應(yīng)每日召開會(huì)議，及時(shí)溝通情況，研究布置相關(guān)工作，明確細(xì)節(jié)銜接方面的原則和要求，落實(shí)慶典議程、會(huì)場布置、現(xiàn)場音響、電源（含備用電源）、天氣狀況、防雨預(yù)案、安全保衛(wèi)、交通和車輛安排等方面的細(xì)節(jié)安排和銜接，做好各項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案，明確會(huì)場秩序維護(hù)和發(fā)生緊急情況時(shí)的疏散順序。在慶典活動(dòng)前兩三天提前組織檢查落實(shí)和預(yù)案演練，便于具體工作人員執(zhí)行。

總體來看，山西焦煤通過成功組織十周年系列慶典活動(dòng)，充分展示了企業(yè)改革發(fā)展的巨大成就，起到了內(nèi)聚人心、外樹形象的良好作用，有效提升了企業(yè)的形象地位、美譽(yù)度和軟實(shí)力；進(jìn)一步增強(qiáng)了廣大干部職工的自豪感、責(zé)任感和使命感，振奮了干部職工的精神，凝聚了大集團(tuán)的力量，有效地促進(jìn)了廣大干部職工更加自覺地團(tuán)結(jié)在山西焦煤旗幟下，立足本職，努力拼搏，為企業(yè)發(fā)展建功立業(yè)；再次昭示了山西焦煤大氣磅礴的“內(nèi)核力”和厚重勃發(fā)的原動(dòng)力。