基于流程管理的圖書館盤存工作研究——以重慶大學(xué)圖書館為例

□孫 銳 楊新涯 鄧玲玲

1 引言

流程是一系列完全閉合的、適時(shí)執(zhí)行的、有邏輯性的活動(dòng)，它服務(wù)于以流程為導(dǎo)向的業(yè)務(wù)對(duì)象［1］。流程管理（process management，PM），又稱業(yè)務(wù)流程管理或企業(yè)流程管理（business process management，BPM），是20世紀(jì)90年代企業(yè)界最早提出，并應(yīng)用于企業(yè)管理的一種新的管理思想和管理方法。流程管理的核心是流程，流程管理的本質(zhì)是構(gòu)造卓越的業(yè)務(wù)流程［2］。一個(gè)流程如果能隨著時(shí)間的推移，面對(duì)種種變化仍能實(shí)現(xiàn)效果和效率，則該流程具有適應(yīng)性［3］。

圖書館的圖書業(yè)務(wù)流程是圖書館的核心流程，傳統(tǒng)的圖書業(yè)務(wù)流程是：圖書經(jīng)資源建設(shè)部采集、編目、加工、典藏到外借書庫(kù)或者閱覽室提供讀者利用。簡(jiǎn)化如圖1：

圖1 單向的圖書業(yè)務(wù)流程

這是一條單向、開放的流程，不符合流程完全閉合的基本要求。圖書典藏到閱覽室或書庫(kù)后沒有相關(guān)環(huán)節(jié)定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行核查，多年以后圖書實(shí)際狀況與圖書管理系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)會(huì)有很大出入，因?yàn)閳D書在利用中存在丟失、報(bào)損、調(diào)撥、剔舊等損耗，但由于各種原因，不是所有的損耗都能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并據(jù)實(shí)修改資產(chǎn)狀態(tài)，因此無(wú)法保證館藏?cái)?shù)據(jù)與實(shí)有資產(chǎn)吻合。讀者根據(jù)錯(cuò)誤的館藏信息在書架上找不到圖書，抱怨因此產(chǎn)生，降低了對(duì)圖書館服務(wù)的滿意度。同時(shí)，沒有準(zhǔn)確的資產(chǎn)數(shù)據(jù)，圖書館無(wú)法進(jìn)行有效的資產(chǎn)管理、員工工作質(zhì)量管理［4］。理想的圖書業(yè)務(wù)流程應(yīng)是一個(gè)閉合的、良性循環(huán)的流程：圖書經(jīng)資源建設(shè)部采集、編目、加工、典藏到外借書庫(kù)或者閱覽室提供讀者利用，相關(guān)部門定期進(jìn)行圖書盤存，并據(jù)實(shí)完善館藏?cái)?shù)據(jù)。通過定期的圖書盤存，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書數(shù)據(jù)與館藏變化的監(jiān)控，使館藏情況清楚、正確。簡(jiǎn)化如圖2：

圖2 循環(huán)的圖書業(yè)務(wù)流程

2 重慶大學(xué)圖書館盤存工作緣起

重慶大學(xué)圖書館1930年建館，至今已有80余年的歷史，期間經(jīng)歷過多次大規(guī)模圖書資產(chǎn)調(diào)配，如20世紀(jì)50年代全國(guó)進(jìn)行院系調(diào)整，重慶大學(xué)圖書館部分文、法、商、醫(yī)圖書也隨著院系調(diào)整而調(diào)撥給四川大學(xué)、四川財(cái)經(jīng)學(xué)院等圖書館，對(duì)館藏?cái)?shù)量有一定影響［5］。2000年重慶大學(xué)、重慶建筑大學(xué)、重慶建筑專科學(xué)校三校合并，三校圖書館的館藏也進(jìn)行了合并，實(shí)行統(tǒng)采統(tǒng)編，設(shè)立了四個(gè)分館：A區(qū)理工分館、B區(qū)建筑分館、C區(qū)歷史文獻(xiàn)分館、D區(qū)虎溪分館，四個(gè)分館定位不同，館藏也進(jìn)行重新配置，各分館既有新建的閱覽室，也撤銷、合并了一部分閱覽室。另外，建館80余年間有多次大規(guī)模的捐贈(zèng)，如80年代贈(zèng)送西北建筑工程學(xué)院，90年代贈(zèng)重慶城市科技學(xué)院、永川水校，以及多次的剔舊報(bào)損。經(jīng)歷了上述變化，圖書館的實(shí)有資產(chǎn)與累計(jì)資產(chǎn)有了很大的出入，但是數(shù)據(jù)是否進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整，歷時(shí)多年，相關(guān)工作記錄不完整，無(wú)法確認(rèn)。

90年代初，機(jī)讀目錄興起，圖書館開始大規(guī)模地回溯書目數(shù)據(jù)，以便采用計(jì)算機(jī)管理。重慶大學(xué)的機(jī)讀目錄是根據(jù)卡片目錄進(jìn)行回溯的，卡片目錄與圖書實(shí)物之間的出入沒有能夠在回溯的時(shí)候發(fā)現(xiàn)并修改，導(dǎo)致圖書利用中數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)不完整、數(shù)據(jù)缺失等情況屢屢發(fā)生。

基于以上原因，重慶大學(xué)圖書館的資產(chǎn)狀況不夠明晰，各校區(qū)圖書分館的資產(chǎn)沒有可信的數(shù)據(jù)，而這樣的結(jié)果是由于圖書業(yè)務(wù)流程不完整，只有圖書的編目入庫(kù)，缺失已入庫(kù)圖書的定期盤點(diǎn)清查環(huán)節(jié)，無(wú)法形成閉合循環(huán)的業(yè)務(wù)流程鏈而造成的。重慶大學(xué)圖書館于2009年3月決定對(duì)整個(gè)資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，以徹底摸清圖書館的資產(chǎn)狀況，并將盤存列入日常工作，設(shè)置了專門的盤存管理崗位，負(fù)責(zé)盤存工作的計(jì)劃、組織與實(shí)施。

3 重慶大學(xué)圖書館盤存工作實(shí)踐

3.1 盤存管理權(quán)限確定

管理權(quán)限設(shè)定是基于流程和系統(tǒng)設(shè)置的安全規(guī)則，或者安全策略的重要環(huán)節(jié)。資源建設(shè)部是負(fù)責(zé)系統(tǒng)地規(guī)劃、選擇、收集、組織文獻(xiàn)資源，建立具有特定功能的藏書體系的核心部門，圖書資產(chǎn)的變動(dòng)狀況理應(yīng)由資源建設(shè)部進(jìn)行全程的監(jiān)控，盤存中出現(xiàn)的問題圖書，問題數(shù)據(jù)也應(yīng)由資源建設(shè)部進(jìn)行清理解決。因此，重慶大學(xué)圖書館確定資源建設(shè)部擁有盤存、處理?yè)p耗書籍入庫(kù)的權(quán)限。

3.2 盤存業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

重慶大學(xué)圖書館使用的ADLIB2.0系統(tǒng)設(shè)計(jì)了“盤存工作”功能模塊，下設(shè)盤存歷史、盤存設(shè)置、進(jìn)行盤存、盤存審核、損耗書籍入庫(kù)、盤存統(tǒng)計(jì)查詢6個(gè)功能點(diǎn)：

盤存歷史：各館藏地盤存歷史情況顯示和查詢，可以查詢每一次盤存的損耗情況，以及輸出損耗圖書的清單。提供按分館、館藏地檢索。

盤存設(shè)置：設(shè)置盤存工作的相關(guān)參數(shù)，如：需要盤存的館藏地、盤存開始和結(jié)束的時(shí)間、盤存負(fù)責(zé)人、參與盤存館員等。

進(jìn)行盤存：具體的盤存操作，有盤存權(quán)限的館員才能進(jìn)行盤存操作。通過掃描圖書的館藏號(hào)或條碼號(hào)盤點(diǎn)圖書。

盤存審核：盤存負(fù)責(zé)人審核盤存，并可以在此取消已設(shè)置的盤存批次。審核通過的盤存批次狀態(tài)為“已審核”，不能再進(jìn)行“進(jìn)行盤存”的操作。

損耗書籍入庫(kù)：對(duì)盤存過程中漏盤的圖書進(jìn)行入庫(kù)操作，需要授權(quán)才能操作。盤存損耗的書籍館藏狀態(tài)為“盤存損耗”，不會(huì)出現(xiàn)在讀者檢索結(jié)果列表里，需要進(jìn)行入庫(kù)操作更改館藏狀態(tài)后才能檢索利用。

盤存統(tǒng)計(jì)查詢：包括盤存工作量統(tǒng)計(jì)、盤存損耗書籍分類統(tǒng)計(jì)、出版年統(tǒng)計(jì)、出版社統(tǒng)計(jì)。

3.3 盤存工作組織與開展

3.3.1 盤存方案擬定

盤存方案是整個(gè)盤存工作的實(shí)施方案，包括盤存方式選定、盤存人員確定及相關(guān)部門任務(wù)分配，盤存所需設(shè)備器材計(jì)劃、盤存時(shí)間表確定等要素。

（1）盤存方式選定

圖書盤存的方法從盤存的范圍分可分為全面盤存法和抽樣盤存法。全面盤存法是對(duì)列入檢查范圍的所有圖書進(jìn)行全面、徹底的盤點(diǎn)的方法，能夠得出該館藏地實(shí)有圖書，損耗圖書的精確數(shù)據(jù)，能全面了解圖書存在的各種問題，如書目數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、館藏?cái)?shù)據(jù)錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)缺失等情況，并可根據(jù)盤存結(jié)果對(duì)館藏的數(shù)據(jù)進(jìn)行完善，能實(shí)現(xiàn)重新確認(rèn)圖書狀態(tài)的目標(biāo)。但是工作量大，時(shí)間長(zhǎng)，對(duì)讀者使用圖書影響大。抽樣盤存法是在列入檢查范圍的圖書中，抽取一部分價(jià)值較大、利用率比較高、容易丟失的圖書進(jìn)行盤點(diǎn)的方法。抽樣盤存法具有針對(duì)性強(qiáng)，工作量相對(duì)較小，不用搬動(dòng)所有圖書，盤存時(shí)間短，對(duì)讀者使用圖書影響小的優(yōu)點(diǎn)。但是只能得到圖書的損耗率，不能將所有問題圖書數(shù)據(jù)修改完善，不能完全實(shí)現(xiàn)重新確認(rèn)圖書狀態(tài)的目標(biāo)。

從盤存地點(diǎn)是否接待讀者來(lái)分可分為開館盤存法和閉館盤存法。開館盤存法是指盤存過程中，圖書館照常開放，不影響讀者使用圖書的方法。多用于讀者比較少，圖書量較小的館藏地盤存。閉館盤存法是指盤存過程中，圖書館完全閉館，不接待讀者的方法。多用于讀者量大的館藏地盤存，因?yàn)樽x者量大必然會(huì)大量翻動(dòng)圖書，影響盤存的精確性。

圖書館可以結(jié)合盤存目標(biāo)，選擇不同的盤存方法。重慶大學(xué)圖書館針對(duì)理工分館多年未進(jìn)行徹底盤存的事實(shí)，采用閉館全面盤存法。

（2）盤存人員及相關(guān)部門確定

盤存工作是跨部門的工作，涉及到讀者部、資源建設(shè)部、系統(tǒng)部等，工作分工要明確，責(zé)任落實(shí)到人。同時(shí)，溝通協(xié)調(diào)工作很重要。重慶大學(xué)圖書館盤存工作由資源建設(shè)部負(fù)責(zé)，具體包括盤存工作人員培訓(xùn)、盤存工作組織實(shí)施；讀者工作部參加盤存，工作人員參加培訓(xùn)，準(zhǔn)備所需的推車、操作空間等；系統(tǒng)部負(fù)責(zé)完善系統(tǒng)功能，提供電腦安裝、電源線、網(wǎng)線、條碼閱讀器等相應(yīng)設(shè)備器材準(zhǔn)備工作。

至于盤存所需設(shè)備器材與時(shí)間表的計(jì)劃，要綜合考慮盤存館藏地的空間、能夠閉館的時(shí)間來(lái)安排?？臻g大可以多安排員工進(jìn)行盤存，這樣能縮短閉館的時(shí)間，所需要的設(shè)備器材也就比較多；反之則減少員工，延長(zhǎng)閉館的時(shí)間。

3.3.2 盤存工作開展

重慶大學(xué)圖書館使用的ADLIB2.0系統(tǒng)“進(jìn)行盤存”功能點(diǎn)通過逐冊(cè)掃描館藏號(hào)或條碼號(hào)進(jìn)入盤存系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)添加生成實(shí)際資產(chǎn)數(shù)，已經(jīng)外借的圖書自動(dòng)計(jì)入實(shí)際資產(chǎn)數(shù)據(jù)［6］。

盤存工作開展中，最重要的是做好工作的分工與管理，多人在同一個(gè)館藏地同時(shí)開展盤存工作，對(duì)書架進(jìn)行分配并要做好標(biāo)記，否則容易漏盤。對(duì)有問題的圖書需要分門別類地?cái)[放，方便接下來(lái)的處理。重慶大學(xué)圖書館使用的ADLIB2.0系統(tǒng)將資產(chǎn)設(shè)定為盤存狀態(tài)后，不允許對(duì)該館藏地的資產(chǎn)進(jìn)行新增、調(diào)撥與修改。因此，問題圖書如：館藏地錯(cuò)誤、無(wú)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的圖書處理在盤存結(jié)束后進(jìn)行，都應(yīng)分開擺放，方便后面的工作。盤存的意義就是在于發(fā)現(xiàn)這些問題并及時(shí)處理，按問題分開擺放有利于提高處理問題圖書的效率。

3.3.3 盤存結(jié)果統(tǒng)計(jì)分析

盤存結(jié)果統(tǒng)計(jì)分析包括圖書損耗率的統(tǒng)計(jì)、盤存損耗圖書情況統(tǒng)計(jì)分析、損耗原因分析等。

圖書損耗率統(tǒng)計(jì)：盤存損耗圖書是指館藏賬面有，但沒有盤存到實(shí)物的圖書，系統(tǒng)自動(dòng)將該書館藏狀態(tài)標(biāo)注為“盤存損耗”。圖書損耗率＝圖書損耗冊(cè)數(shù)／賬面冊(cè)數(shù)×100%。如表1：

表1 重慶大學(xué)圖書館理工分館盤存情況表

盤存損耗圖書情況統(tǒng)計(jì)分析：通過實(shí)有資產(chǎn)與賬面資產(chǎn)比對(duì)，生成圖書損耗清單，對(duì)該圖書清單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可以得出損耗圖書的分類情況，出版年情況，出版社情況，如圖3、圖4：

圖3 自科借書處盤存損耗圖書按年代統(tǒng)計(jì)圖

圖4 自科借書處盤存損耗圖書分類統(tǒng)計(jì)圖

損耗原因分析是盤存最重要的一環(huán)，只有認(rèn)真分析損耗的原因，才能進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，減少損耗，提高圖書館管理質(zhì)量。通過理工分館的盤存，我們發(fā)現(xiàn)造成損耗的主要原因有以三方面：

一是管理不到位，導(dǎo)致相關(guān)工作環(huán)節(jié)沒有落實(shí)到位。例如：圖書捐贈(zèng)、剔舊、報(bào)損后沒有按照要求及時(shí)進(jìn)行館藏?cái)?shù)據(jù)的修改；圖書館內(nèi)部借書管理比較混亂，缺乏相應(yīng)的制度約束；圖書附件缺乏有效的管理，導(dǎo)致主書與附件分離，附件還架困難。

二是數(shù)據(jù)回溯不完善，導(dǎo)致部分圖書不能提供檢索，變成死書。理工分館的盤存中發(fā)現(xiàn)有近2萬(wàn)冊(cè)圖書是數(shù)據(jù)回溯時(shí)遺漏了的。數(shù)據(jù)缺失，讀者就無(wú)法檢索，形成死書，造成圖書資產(chǎn)浪費(fèi)。

三是數(shù)據(jù)錯(cuò)誤沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)并更改。館藏號(hào)與書名不相符、條碼號(hào)錯(cuò)誤等問題也比較常見。

4 結(jié)語(yǔ)

盤存工作是圖書館應(yīng)定期開展的一項(xiàng)日常工作，是圖書館圖書業(yè)務(wù)流程不可缺少的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，圖書的定期盤存是對(duì)館藏種種變化的監(jiān)測(cè)，從“采編典流”的單向流動(dòng)，變成“采編典流盤”的循環(huán)流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了整體文獻(xiàn)管理水平的提升，利于提高圖書館資產(chǎn)管理、員工工作質(zhì)量管理的管理水平。但是目前尚未受到圖書館行業(yè)的普遍關(guān)注，也缺乏廣泛的實(shí)踐，對(duì)盤存工作的研究急待深入。

1 貝克爾（BeckeGJ）等著；劉樣艷，薄玉秋譯.業(yè)務(wù)流程管理.北京：清華大學(xué)出版社，2004：4－5

2 李明子.現(xiàn)代管理的新理念——流程管理.中華護(hù)理雜志，2005（12）：956－958

3 柳瑞禹等.現(xiàn)代工程與施工企業(yè)管理，北京：科學(xué)出版社，2010：289－295

4 陳國(guó)剛.圖書資產(chǎn)的清查與管理.圖書館界，2010（4）：63－65

5 彭曉東.重慶大學(xué)圖書館八十年.重慶：重慶大學(xué)出版社，2011：43－58

6 重慶大學(xué)圖書館.重慶大學(xué)數(shù)字圖書館業(yè)務(wù)系統(tǒng).［2010－12－04］.http：／／202.202.12.43：9081／open／bin／libMain.html