高校圖書館辦公室在管理服務(wù)中的作用和服務(wù)方法變革探析

相 前

(連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，江蘇 連云港 222000)

1 前言

傳統(tǒng)圖書館的管理模式主要是以書籍的收藏和管理作為重點(diǎn)，相應(yīng)的建筑設(shè)施也是以易收藏、易管理為要求。隨著信息化及網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷加快，當(dāng)代大學(xué)生對信息的需求和來源也發(fā)生了很大的變化，館內(nèi)書籍已無法滿足學(xué)生對信息的需求，因此，高校圖書館必須對管理模式和服務(wù)方法進(jìn)行變革，擴(kuò)大服務(wù)范圍、及時更新信息、提高管理和服務(wù)水平，滿足大學(xué)生對信息和知識的需求，最大限度地發(fā)揮圖書館對學(xué)生教育的作用。而在圖書館管理服務(wù)的變革中，圖書館辦公室的作用和服務(wù)方法的變革至關(guān)重要。

2 圖書館辦公室的作用

高校圖書館作為構(gòu)成高校教育系統(tǒng)的組成部分，是由多個業(yè)務(wù)部門組成的圖書館管理服務(wù)系統(tǒng)，是一個有機(jī)的整體。而圖書館辦公室則是負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)各個層次、各個方面工作的辦事機(jī)構(gòu)，對圖書館的整體起著綜合管理的作用，主要負(fù)責(zé)圖書館的規(guī)章制度的修訂、進(jìn)行內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)館內(nèi)業(yè)務(wù)、接待來訪參觀、人事管理、圖書管理和收藏、設(shè)備管理和大量的行政事務(wù)，并且將認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)方針政策以及學(xué)校的辦學(xué)任務(wù)，因此，辦公室工作涉及到圖書館的各個方面，是保證圖書館正常運(yùn)行的不可忽視的重要環(huán)節(jié)。

2.1 圖書館辦公室的綜合管理作用

圖書館辦公室雖具有一定的專業(yè)性，但區(qū)別于其他各業(yè)務(wù)部門，它不直接承擔(dān)業(yè)務(wù)工作，而是協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)處理圖書館的全面工作，它的工作范圍廣泛，起著承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)絡(luò)各方的樞紐作用［1］。因其職能與其他部門不同，涉及的工作不僅包括圖書館的日常業(yè)務(wù)和行政管理，還包括對館內(nèi)各個部門的組織協(xié)調(diào)工作，不僅要認(rèn)真執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，還要對來館的學(xué)生負(fù)責(zé)，其工作具有一定的綜合性。

2.2 圖書館辦公室的服務(wù)作用

圖書館辦公室的工作還具有一定的服務(wù)性，對內(nèi)辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)提供全面、準(zhǔn)確的資料，配合領(lǐng)導(dǎo)完成如接待類的工作，為館內(nèi)的工作人員提供后勤保障;對外辦公室為學(xué)生提供一定的服務(wù)，諸如介紹書籍、辦理借記工作、提供閱讀環(huán)境等，同時為外來讀者辦證以及處理突發(fā)事件。

2.3 圖書館辦公室的規(guī)范作用

圖書館辦公室的工作之一就是負(fù)責(zé)全館規(guī)章制度的修訂、宣傳、監(jiān)督執(zhí)行。因此，辦公室對館內(nèi)的工作制度、工作內(nèi)容、工作程序、工作方法以及相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行了統(tǒng)一的規(guī)定，使館內(nèi)工作能夠有序的進(jìn)行。

2.4 圖書館辦公室的協(xié)調(diào)作用

圖書館辦公室因其所處的特殊位置，承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)與工作人員、領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生、工作人員與學(xué)生之間的協(xié)調(diào)任務(wù)，在他們之間起到了橋梁和紐帶的作用。

2.5 圖書館辦公室的創(chuàng)新作用

處在新的歷史發(fā)展時期，高校圖書館改革與發(fā)展的任務(wù)十分繁重。要求辦公室工作人員克服工作簡單化、程序化，陳舊保守的思想，樹立創(chuàng)新才能發(fā)展的觀念，積極探索，改革創(chuàng)新，優(yōu)質(zhì)高效地為圖書館黨政領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持，為各部門工作的協(xié)調(diào)提供保障，為讀者服務(wù)工作的井然有序提供條件［2］。

3 圖書館管理和服務(wù)方法的變革

3.1 傳統(tǒng)的高校圖書館辦公室管理

隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，信息的增長速度不斷加快，信息來源也越來越多，信息的資源開始從紙質(zhì)載體向電子、網(wǎng)絡(luò)載體轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)的圖書館管理模式和服務(wù)方式已達(dá)不到大學(xué)生以及其他讀者的需求，為適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變，圖書館的管理由館內(nèi)向館外延伸，使得高校辦公室的管理模式、服務(wù)模式和理念都發(fā)生了很大的變化。

要完成這種轉(zhuǎn)變，我們必須認(rèn)識到傳統(tǒng)高校圖書館辦公室的特點(diǎn)以及不足，才能從根本上完成這種轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)高校圖書館辦公室具有以下幾個特點(diǎn):

3.1.1 服務(wù)的封閉性

高校圖書館，在長期的發(fā)展中，致使圖書館辦公室形成了為特定的區(qū)域、特定的范圍、特定的人群服務(wù)的模式，加上因人員、服務(wù)的有限，使得不能發(fā)揮更大的作用。

3.1.2 服務(wù)的滯后性

圖書館在發(fā)展過程中，其管理模式以及體制也是隨著圖書館的發(fā)展而逐漸確定的，其館內(nèi)工作人員大多是由上級安排，在最初的發(fā)展中，起到了很大的作用，但是隨著信息化、科技化的發(fā)展，以及圖書館自身的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室管理服務(wù)模式已不能滿足社會和學(xué)生對信息的需求，效率低下，已滯后于圖書館的發(fā)展。

3.1.3 服務(wù)的被動性和單一性

傳統(tǒng)的辦公室服務(wù)大多是被動的，其服務(wù)多是在得知上級任務(wù)、部門反映、學(xué)生反映之后才開始的，具有一定的被動性，而且圖書館辦公室的服務(wù)對象相對固定，與校內(nèi)的其他部門較少來往，獲取信息的渠道以及方式也僅限于辦公室，因此還具有一定的單一性。

因此對圖書館辦公室進(jìn)行變革，主要從管理模式和服務(wù)方法上進(jìn)行變革，才能使圖書館更好地服務(wù)于社會、服務(wù)于讀者。

3.2 對傳統(tǒng)圖書館辦公室管理的變革

3.2.1 改變服務(wù)理念，提供個性化服務(wù)

高校圖書館作為高校信息資源和知識的存儲地，不僅要儲存好館內(nèi)的書籍和多媒體資源，要使圖書館的利用率得到提高，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念和方法。辦公室在做好館內(nèi)文獻(xiàn)借閱、咨詢服務(wù)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同專業(yè)的學(xué)生或?qū)W生的興趣愛好，提供不同的信息服務(wù)，并且根據(jù)以下信息需求的特點(diǎn)，提供信息服務(wù):①隨著科技的發(fā)展，信息的載體逐漸多元化，如書籍、電子、網(wǎng)絡(luò)、聲像光盤等，已形成了多媒介并存、相互補(bǔ)充的信息資源。②隨著信息資源的不斷增多，讀者對信息的需求范圍隨著時間、地域的不同，對信息的需求范圍也在發(fā)生變化。③隨著信息資源的來源不斷增多，信息的內(nèi)容也非常豐富，讀者對信息的需求不僅需要近期的，而且對回溯性的信息資源也有很大的需求。

因此，高校圖書館應(yīng)逐漸完善圖書館的軟硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)信息資源的集約化，根據(jù)圖書館資源的豐富性和讀者需求資源的廣泛性，使圖書館辦公室在管理和服務(wù)上做到有針對性地開展服務(wù)，為讀者提供更好的信息資源。

3.2.2 轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，提供人性化服務(wù)

傳統(tǒng)高校圖書館辦公室的服務(wù)主要是等待大學(xué)生進(jìn)館借閱圖書，并且受到人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、體制的限制，使得高校圖書館辦公室的服務(wù)變得被動。因此，應(yīng)采用主動的服務(wù)方式，為滿足大學(xué)生和社會讀者的信息需求，提供全面有效的信息服務(wù)，使圖書館的效益最大化，并主動與其他服務(wù)機(jī)構(gòu)之間形成信息互補(bǔ)的機(jī)制，互通、共享資源，形成社會化的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)體系，并發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，通過郵件、傳真等方式，為讀者提供人性化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)。

3.2.3 整合信息資源，提高服務(wù)水平

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校圖書館面臨著巨大的挑戰(zhàn)，要實(shí)現(xiàn)圖書館的價值，必須以讀者為中心，從讀者的需求出發(fā)，整合信息資源，提高信息利用率，首先辦公室應(yīng)將圖書館自身所具備的資源，包括書籍資源、電子資源、視聽資源進(jìn)行整合，并將其內(nèi)容進(jìn)行不同層次的劃分，以滿足不同需求的讀者，提高信息資源的有效利用率;其次，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立虛擬圖書館，并按一定的主體，將不同的資源按類進(jìn)行整合，滿足對不同信息的需求。因此，圖書館應(yīng)在最短的時間以最高的效率，通過采集、收錄、管理、存儲的方式，將信息資源分層次地進(jìn)行整合，方便讀者對信息的搜索和需求。

3.3 對傳統(tǒng)圖書館服務(wù)方法的變革

3.3.1 改善服務(wù)方式，提高服務(wù)效率

高校圖書館在長期的發(fā)展中，辦公室對圖書館內(nèi)的書籍文獻(xiàn)主要是通過手工操作，進(jìn)行登記、分類、編目等，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，建立了圖書館網(wǎng)站，進(jìn)行虛擬圖書館操作，在網(wǎng)頁上設(shè)立導(dǎo)航，對學(xué)科、專業(yè)、主題等進(jìn)行分類，利用網(wǎng)絡(luò)檢索，使讀者能夠更快地找到自己想要的信息，并對網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行共享建設(shè)，通過虛擬圖書館，提高資源的利用率。

3.3.2 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新服務(wù)平臺

當(dāng)今世界是一個信息化的時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已深入各行各業(yè)，網(wǎng)絡(luò)已是生活中不可或缺的一部分，現(xiàn)代高校圖書館的服務(wù)平臺，已是集書籍、多媒體、網(wǎng)絡(luò)為一體的綜合性系統(tǒng)，對于高校圖書館的發(fā)展，必然與網(wǎng)絡(luò)密不可分，因此，圖書館辦公室應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)信息導(dǎo)航與信息內(nèi)容的開發(fā)整理，整合信息化流程，利用網(wǎng)絡(luò)信息的快捷性和方便性提供更好的信息服務(wù)，逐漸向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。將圖書館的信息資源進(jìn)行整合，建立一個共同的服務(wù)平臺，利用圖書館的先進(jìn)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)數(shù)字化的信息資源，提高信息服務(wù)的效率。

3.3.3 創(chuàng)新管理制度，提高服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)高校圖書館辦公室的主要職責(zé)是對圖書館內(nèi)的信息資源進(jìn)行管理，并盡可能多的將信息資源提供給學(xué)生或讀者，隨著時代的發(fā)展，學(xué)生或讀者對信息資源的獲取渠道也越來越多，但是往往找不到自己想要的資源，因此，高校圖書館要為學(xué)生或讀者提供及時、有效、具有針對性的信息資源，首先必須要對圖書館辦公室的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，才能夠解決本領(lǐng)域較為深層次的問題。為了達(dá)到更好的服務(wù)效果和效益，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)工作:首先，要了解大學(xué)生或讀者的需求，辦公室可以組織定期調(diào)查。其次，對有關(guān)的學(xué)科信息資源進(jìn)行搜集和整理，建立數(shù)據(jù)庫，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供導(dǎo)航，方便讀者搜索和提供更全面的資源;再次，對于建立起來的信息資源數(shù)據(jù)庫，應(yīng)加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，讓大學(xué)生讀者及相關(guān)的讀者了解信息資源數(shù)據(jù)庫的使用方法，并開設(shè)相應(yīng)的咨詢服務(wù)臺;最后，加強(qiáng)與學(xué)院的其他院系的合作，并為相關(guān)的院系提供相應(yīng)的學(xué)科資源，提供相應(yīng)的咨詢服務(wù)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)等。

3.3.4 加強(qiáng)溝通交流，提高工作效率

高校圖書館的建立，是為了給大學(xué)生或相關(guān)的讀者提供有效的信息服務(wù)，其本質(zhì)就是服務(wù)學(xué)生或讀者，因此，圖書館辦公室應(yīng)將工作的重心放在服務(wù)學(xué)生上，同時，為了增加學(xué)生或讀者對圖書館的了解，應(yīng)讓學(xué)生或相關(guān)的讀者參與到圖書館的管理中，因?yàn)樗麄冏盍私庾x者需要什么樣的信息和服務(wù)，因此加強(qiáng)與學(xué)生和相關(guān)讀者的溝通與交流，可以增進(jìn)相互的了解，有利于提高工作效率。并建立相關(guān)的反饋機(jī)制，搜集讀者的需求和建議，對圖書館的管理進(jìn)行調(diào)整，提高服務(wù)質(zhì)量，改善服務(wù)內(nèi)容，滿足讀者需求，提高工作效率。

4 結(jié)語

高校圖書館辦公室的工作是圖書館管理中的重要組成部分，做好辦公室工作，對于提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量至關(guān)重要，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，圖書館的管理方法也在不斷變化，只有不斷提高圖書館的管理水平和改善服務(wù)方法，才能提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量，并根據(jù)現(xiàn)代圖書館的發(fā)展要求，將高校圖書館建設(shè)成為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的數(shù)字圖書館。

［1］劉華梅.怎樣做好圖書館辦公室主任工作［J］.圖書館建設(shè)，1999(3).

［2］黃美英.高校圖書館辦公室管理工作探討［J］.黎明職業(yè)大學(xué)學(xué)報，2008(3).

［3］周建強(qiáng).漫議高校圖書館辦公室的工作意識［J］.文獻(xiàn)信息管理，2007(4).

［4］李雅.提高圖書館辦公室工作水平的幾種有效途徑［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009(5).