品管圈在減少電話預(yù)約掛號登記錯誤中的應(yīng)用

章雪蓮 曹敏飛

品管圈（quality control circle）是從事相同工作、工作性質(zhì)相類似的基層人員，自發(fā)地進行品質(zhì)管理活動[1]。我院綜合服務(wù)中心于2010年10月成立“七色花圈”，由7名工作人員組成，就減少電話預(yù)約掛號登記錯誤率為課題，6個月間成功開展了品質(zhì)圈活動。

預(yù)約診療服務(wù)工作是公立醫(yī)院以病人為中心開展醫(yī)療服務(wù)的重要改革措施，對于方便群眾就醫(yī)，提高醫(yī)療服務(wù)水平具有重要意義[2]。我院于2009年5月開展預(yù)約診療服務(wù)工作，陸續(xù)開展了電話預(yù)約、診間預(yù)約、網(wǎng)上預(yù)約、門診服務(wù)臺預(yù)約四種方式，其中電話預(yù)約量已占到總預(yù)約人次的59%，2010年第二季度電話預(yù)約人次數(shù)達4650人次，現(xiàn)每季度電話預(yù)約人次數(shù)以近一倍的速度增長，電話預(yù)約方式逐步被患者認可，并已成為我院預(yù)約診療服務(wù)的主要方式。但在落實預(yù)約服務(wù)登記過程中也存在一些人工登記錯誤，為減少錯誤，“七色花圈”利用品管圈理論和方法展開活動，取得了很好的效果，現(xiàn)將具體的做法與體會介紹如下。

品管圈方法

組圈 2010年10月，醫(yī)院綜合服務(wù)中心作為醫(yī)院品管圈活動首期推行由服務(wù)中心、相關(guān)科室6名成員組成的小組，通過QCC相關(guān)知識培訓(xùn)，成員明確組圈含義，并選出圈長1名，輔導(dǎo)員1名，成員5名，明確輔導(dǎo)員、圈長、圈員的職責(zé)和責(zé)任。

圈名、圈徽的選定 每一個品管圈都需要擁有一個圈名和圈徽，正如每個人擁有自己的名字一樣[3]。服務(wù)中心QCC小組每位成員集思廣益，各自設(shè)計圈名和圈徽，每位成員投票認同“七色花圈”作為QCC小組的圈名。

主題選定 召開品管圈圈員會議，圈員針對本科存在的問題，提出6個待選課題，通過腦力激蕩法、討論、投票，選出本次品管圈活動的主題為“減少電話預(yù)約掛號病人姓名登記失誤次數(shù)”。將課題報質(zhì)控部審批，通過后立即展開品管圈活動。

了解現(xiàn)狀 根據(jù)醫(yī)院服務(wù)中心預(yù)約掛號登記目前存在的問題制定調(diào)查表，內(nèi)容包括姓錯、名錯、姓名不符3類錯誤。抽取2010年10月26日－2010年11月30日通過電話預(yù)約的795人次，發(fā)現(xiàn)患者名字錯誤27人次，姓氏錯誤9人次，姓名不符3人次，錯誤率為4.91%。根據(jù)“80/20”原則，確定預(yù)約環(huán)節(jié)最主要的問題是登記時名字、姓氏錯誤，占總錯誤的92.3%。見圖1。

目標設(shè)定 依據(jù)公式：目標值＝現(xiàn)況值－（現(xiàn)況值×改善重點×圈能力）。現(xiàn)況值根據(jù)現(xiàn)狀調(diào)查得出姓名登記錯誤率為4.91%，改善重點從圖1柏拉圖中得出為92.3%，7名圈員綜合評定圈能力為74%，得出目標值＝4.91－ (4.91×92.3%×74%)=1.55%。故目標設(shè)定為“在2011年3月31日前，電話預(yù)約登記錯誤率由4.91%降低到1.55%”，改善幅度為68.43%。

問題分析 品管圈成員就電話預(yù)約姓名登記錯誤從人員、環(huán)境、方法、機器四方面進行原因分析。見圖2。

擬定對策及實施 針對前一步驟利用魚骨圖分析的主要問題形成原因，每位圈員頭腦風(fēng)暴提出所有能改善對策，并對其可行性，經(jīng)濟性，圈能力進行打分，根據(jù)“80/20”原則選定5項作為改進對策，同時擬定詳細的實施計劃，明確各自職責(zé)，發(fā)揮主人翁精神投身到對策實施中，具體對策如下。

第一，減少語音相同的字、詞和疑難字登記錯誤。(1)科室備用一本《新華字典》，以便查閱疑難字詞。(2)圈長負責(zé)語音相同的字、詞進行匯總成冊。(3)每個工作人員接電話時遇到疑難字、詞詳細與患者溝通，語音相近的字、詞對比確認后再輸入電腦，同時登記在專門登記本，預(yù)約成功后增加短信與患者再次確認核對。

第二，減少環(huán)境和機器因素影響。(1)白天將電話鈴聲降低，夜間提高鈴聲音量。(2)工作人員手機放在離辦公桌1米以外的地方。(3)每人相互監(jiān)督講話分貝，上班時避免喧嘩、大聲交流。(4)上下班時每人及時整理辦公桌。(5)每月邀請電話維修工和信息工程師維護電話和電腦，保證電話、電腦運轉(zhuǎn)正常。

第三，與患者充分交流。 (1)輔導(dǎo)員梳理各班職責(zé)，按工作內(nèi)容進一步分工，并形成規(guī)定。(2)在原有基礎(chǔ)上增加一名工作人員，增加一個班次。(3)將話機編號，來電先后接聽。(4)科內(nèi)培訓(xùn)服務(wù)用語，統(tǒng)一使用文明服務(wù)用語，平時相互監(jiān)督。(5)每月增加工作考評，召開例會，如有錯誤或有困難輔導(dǎo)員及時談話。(6)預(yù)約時首先明確首診還是復(fù)診，如復(fù)診患者應(yīng)向患者索取就診卡號，預(yù)約后詳細向患者解釋預(yù)約后的注意事項。

第四，減少流程缺陷。(1)增設(shè)預(yù)約成功后短信提醒服務(wù)，內(nèi)容包括預(yù)約注意事項，姓名核對，疑問請撥電話等內(nèi)容。(2)設(shè)置統(tǒng)一登記表格，先手工登記，仔細核實后錄入電腦。

結(jié)果

有形成果 改善后通過查檢2011年2月2日-2011年3月29日電話預(yù)約1843人次，其中名字錯誤19人次，姓氏錯誤3人次，姓名不符0人次，錯誤率為1.19%。目標達成率=[(改善后數(shù)據(jù)－改善前數(shù)據(jù))÷(目標設(shè)定值－改善前數(shù)據(jù)）]×100%=110.71%；進步率=[(改善前數(shù)據(jù)－改善后數(shù)據(jù))÷改善前數(shù)據(jù)]×100%=75.76%，數(shù)據(jù)表明，本次活動達到了預(yù)期目標，錯誤率減少了75.76%，效果顯著。見圖3。

無形成果 用本圈圈員設(shè)計的評估問卷5分量表，從6個方面對無形成果進行評估，分別由各圈員在實施前后進行每項評分，畫出雷達圖。見圖4。在6個方面取得顯著的無形成果。

討論

提高了員工工作積極性和團隊凝聚力[4]“品管圈”活動引入了全新的管理方法，強調(diào)讓圈員自發(fā)地參與活動，使自己享有更高的自主權(quán)、參與權(quán)、管理權(quán)，最大限度地調(diào)動了圈員的工作積極性，為他們提供了施展才華的舞臺，圈員從問題意識、改進意識、參與意識等方面出發(fā)，各抒己見，激發(fā)創(chuàng)造性思維，主動發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題并及時解決問題。通過“品管圈”活動加強了各部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，提升了團隊和諧度，增強了團隊的凝聚力。

促進標準化建立 將服務(wù)中心電話預(yù)約流程納入到服務(wù)管理體系，納入到各班崗位職責(zé)與工作量化考核細則中，從而形成標準化作業(yè)細則，中心主任以此為依據(jù)對全體成員進行檢查、監(jiān)督、評價，通過項目標準化而達到鞏固成果和持續(xù)改進。

工作流程得到優(yōu)化 “品管圈”活動提供了分析問題、解決問題的科學(xué)方法，更深層次、多方位、更全面地把握現(xiàn)狀，全體圈員通過頭腦風(fēng)暴法針對存在問題的要因提出了切實有效的對策，通過對策的實施不僅明確了各自工作職責(zé)，而且通過增設(shè)預(yù)約后短信提醒，規(guī)范使用登記本，不斷完善電話預(yù)約服務(wù)流程，使流程得到了優(yōu)化，使工作質(zhì)量得到進一步提高。通過本期活動也使患者對我院的預(yù)約過程建立信心，預(yù)約量逐步上升，有利于患者與院方建立誠信，有利于創(chuàng)建和諧的醫(yī)患關(guān)系。

結(jié)論

開展“品管圈”活動對于醫(yī)院、服務(wù)中心和患者均有雙贏的收獲。首先，從醫(yī)院管理角度而言，可以有效落實預(yù)約診療服務(wù)，縮短掛號隊伍，改善門診就醫(yī)環(huán)境，減少醫(yī)療糾紛，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，從而可以樹立醫(yī)院的品牌；其次，從科室管理角度而言，可以增強科室的凝聚力，使服務(wù)中心的管理更加有序化、標準化；再次，從人才培養(yǎng)角度而言，可以提高溝通協(xié)調(diào)能力、榮譽感、團隊精神、工作責(zé)任心和解決問題的能力；最后，從患者角度來看，切實體會到電話預(yù)約掛號服務(wù)熱情、周到、快捷和實惠，對醫(yī)院預(yù)約掛號增加認同感，和諧了醫(yī)患關(guān)系。

1 張幸國.醫(yī)院品管圈活動實踐與技巧[M].浙江：浙江大學(xué)出版社，2010:2

2 劉姿，張秀蘭，唐澤華，等.預(yù)約掛號爽約病人情況調(diào)查與對策探討[J].中國醫(yī)院管理，2010,30(6):25-26

3 張幸國.醫(yī)院品管圈活動實踐與技巧[M].浙江.浙江大學(xué)出版社，2010:14-15

4 周玲，張秀蘭，繆麗燕.淺議“品質(zhì)圈”活動在降低藥庫藥品周轉(zhuǎn)天數(shù)中的應(yīng)用[J].湖南中醫(yī)藥大學(xué)學(xué)報，2010,30(4):68-69