關(guān)于事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的幾點思考

郭超

摘 要：本文重點分析了事業(yè)單位在檔案管理過程中存在的問題，從提高單位職工對檔案管理的認識，開展專業(yè)人才培養(yǎng)和制度化建設(shè)，不斷引入現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用等方面提出幾點思考，從而規(guī)范事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；規(guī)范；管理

隨著效能建設(shè)的穩(wěn)步推進，現(xiàn)代的事業(yè)單位工作節(jié)奏也不斷提高，對各個方向的規(guī)范性要求不斷提升。事業(yè)單位的檔案管理有很多種類，有人事檔案管理、文書檔案管理、會計檔案管理、業(yè)務(wù)工作檔案管理等，這些檔案是一個單位及職工的歷史反映，加強事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，為今后查閱相關(guān)資料提供依據(jù)。

一、檔案管理的問題分析

（一）人才知識老化

事業(yè)單位檔案管理工作的人員基本都是現(xiàn)代單位中資歷較高的人，他們從事檔案管理時，操作具有專業(yè)性不是很強。隨著時代的發(fā)展，單位檔案精細化程度越來越高，需要從事人員具備高度的責(zé)任感，就檔案整理、調(diào)閱等方面有著清晰的制度概念，這些都是需要認識認識檔案管理工作的人不斷掌握和了解，然而現(xiàn)實情況就是很多單位從事檔案管理的人員知識老化，年輕人較少，他們從事這一崗位的責(zé)任心相對較強，但是專業(yè)化的管理、標準化的操作很難做到，需要不斷進行培訓(xùn)，一些剛剛從事這一崗位的年輕同志更是需要有一個系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓(xùn)過程中，才能有效地開展單位檔案管理工作。

（二）制度化建設(shè)有待提高

單位檔案管理的關(guān)系到每一個職工的切身利益，需要強化制度管理在單位檔案中的作用。然而單位檔案管理的制度化建設(shè)存在一定的問題。例如，調(diào)閱相關(guān)人員的認識檔案的時候，一些單位沒有作做到兩個人同時在場。這樣制度化建設(shè)的松散大大降低了檔案管理的嚴肅性、客觀性、可靠性，檔案是一個單位或職工歷史資料的再現(xiàn)，一旦出現(xiàn)單位檔案管理制度化的松懈，將直接影響一個單位管理。例如，當需要提拔領(lǐng)導(dǎo)干部時，需要對其人事檔案進行調(diào)閱，檢查其是否存在年齡等方面的問題，這樣可以更加客觀的選拔干部，制度化的松懈將使得這種認識檔案的調(diào)閱出現(xiàn)問題，使得單位檔案失去了客觀性。

（三）現(xiàn)代化手段應(yīng)用力度不高

信息化技術(shù)是當今社會發(fā)展的重要內(nèi)容，這一技術(shù)開始滲入不同的行業(yè)領(lǐng)域。單位檔案管理工作也需要借助這一技術(shù)，實現(xiàn)管理的便捷性、高效性。然而由于一些單位對檔案管理工作的重視力度不足，現(xiàn)代化的管理手段很難使用在檔案的管理之中。從事單位檔案管理工作人員對現(xiàn)代化手段不是很熟練也是這一手段很難實現(xiàn)應(yīng)用的主要原因。這種現(xiàn)代化手段應(yīng)用水平不高的現(xiàn)狀使得一些單位在檔案管理中工作效率較低、管理水平不高。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案規(guī)范化的幾點建議

（一）提高單位檔案管理的認識

需要營造檔案管理重要性的宣傳氛圍。在日常工作之余，邀請專家給單位職工普及相關(guān)單位檔案管理的知識和內(nèi)容，實現(xiàn)單位職工對自己單位檔案管理工作的重要性認識。例如，需要調(diào)閱相關(guān)人員的人事檔案的時候，需要出具相關(guān)的調(diào)閱函，對調(diào)閱人事檔案的事由、單位進行明確。在進行調(diào)動一個人工作的時候，用人新單位需要出具調(diào)檔函，要求用人原單位將其人事檔案發(fā)送給現(xiàn)在單位，沒有調(diào)檔函，任何人都不可能拿走相關(guān)人員的人事檔案。只有強化全員對單位檔案管理的認識，事業(yè)單位的檔案管理才能有發(fā)展基礎(chǔ)。

（二）強化單位檔案人員業(yè)務(wù)能力

剛剛從事單位檔案管理工作的同志有時明顯感到經(jīng)驗不足，在上崗之前需要對其進行上崗前的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能更好地開展單位的認識檔案管理，在自己的崗位上實現(xiàn)更加精湛的工作成績。首先需要規(guī)劃單位檔案管理工作的培訓(xùn)計劃。成為一個合格單位檔案的管理人員需要具備很多素養(yǎng)，對單位的發(fā)展，人員變動等深入了解，這些都是單位檔案管理者需要具備的基本能力，在培訓(xùn)的計劃階段需要設(shè)計相關(guān)的課程教學(xué)方案和實施手段，對培訓(xùn)的方式進行有效整理和梳理，系統(tǒng)化的培訓(xùn)方案可以全面提升單位檔案管理人員的崗前業(yè)務(wù)技能。然后就是培訓(xùn)。按照崗前培訓(xùn)計劃和方案，開展有針對性就檔案的整理、保存、調(diào)閱等制度進行全面系統(tǒng)的培訓(xùn)。

（三）制度化的管理

單位檔案管理有著自己的一些規(guī)定，這些規(guī)定都是為了進一步避免出現(xiàn)徇私舞弊的現(xiàn)象，實現(xiàn)單位檔案管理的有效開展。制度化建設(shè)是一項工作開展好壞的關(guān)鍵，需要不斷突出制度設(shè)計的合理性，可操作性。與此同時也需要進一步落實相關(guān)制度的執(zhí)行，保證制度的建設(shè)落到實處。例如，在調(diào)閱相關(guān)人員的單位檔案的時候需要進一步明確需要兩個人同時在場，這樣才能進行相關(guān)檔案的查閱。單位檔案的管理需要一些相關(guān)的設(shè)備配套，配備必要的樟腦丸等，避免蟲蝕現(xiàn)象的發(fā)展。例如人事檔案出現(xiàn)使用A4紙取代16開的紙張要求，就必須在人事檔案管理的過程中進一步落實這種管理制度。

（四）現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和滲透，各行各業(yè)都開始使用這一技術(shù)，在管理過程中，需要進一步突出計算機在單位檔案管理過程中的作用。計算機管理可以實現(xiàn)單位檔案管理工作量的壓縮，工作效率的提升。同時可以進一步建立電子檔案或者電子目錄，方便檔案查閱工作。這種計算機信息化的單位檔案管理進一步提高了其保存的質(zhì)量，當紙質(zhì)資料出現(xiàn)破損之后，可以調(diào)閱相關(guān)的電子檔案，同時電子檔案的存儲空間相對比較寬裕。同時進一步拓展了單位檔案的形式，可以將一些圖片、視頻、音頻資料進行有效保存，這些資料也是可以說明相關(guān)人員的歷史問題的一些材料，電子檔案的建立就可以實現(xiàn)這種非紙質(zhì)資料的有效整理。

三、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理具有嚴肅性，需要從業(yè)人員具有高度的責(zé)任感和使命感。需要提高單位職工對檔案管理的認識，開展專業(yè)人才培養(yǎng)和制度化建設(shè)，不斷引入現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，才能有效提高事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量和效率。

參考文獻：

[1]梁鼎琪，林曉晨.事業(yè)單位人力資源管理信息化的必要性研究[A].決策論壇——系統(tǒng)科學(xué)在工程決策中的應(yīng)用學(xué)術(shù)研討會論文集（下），2015，11：182-183.

[2]龔淑梅，李瑞枝等.社區(qū)居民健康檔案建立與管理現(xiàn)狀調(diào)查及措施[A].河南省健康教育新進展學(xué)術(shù)交流會暨高級研修班、河南省五官科學(xué)術(shù)交流暨急危重病人現(xiàn)代護理與發(fā)展趨勢高級培訓(xùn)班、河南省老年病人安全護理學(xué)術(shù)交流會暨高級研修班，2013，07：118-119.

[3]張宗亮，陳雁南，曹以南，賴竹斌，匡海峰，陳林，王曉文，張紹春，張宗亮，董紹堯，王立群，徐祥昆，鄧加林.大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案知識管理研究與應(yīng)用[A].電力行業(yè)信息化和工業(yè)化深度融合2013年年會，2013，11：156-157.