高校檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)探討

云 雪

摘要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化等給傳統(tǒng)的高校檔案工作帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。因此，加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已成為新時(shí)期檔案管理的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：高校檔案館；基礎(chǔ)設(shè)施；建設(shè)；

高校檔案是一所高校發(fā)展的歷史見證的載體，高校檔案管理工作是高校發(fā)展和建設(shè)中必不可少的基礎(chǔ)性工作，是其他任何管理工作都無(wú)法替代的。工欲善其事，必先利其器。沒有好的設(shè)施基礎(chǔ)，檔案的優(yōu)化管理只能是一紙空談。因此，加強(qiáng)高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為高校檔案發(fā)展提供基礎(chǔ)保障，是當(dāng)今信息時(shí)代的必然趨勢(shì)，也是高校檔案持續(xù)發(fā)展的必由之路。

一、檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基本原則

1、經(jīng)濟(jì)性。高校檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要依據(jù)檔案館總體的經(jīng)濟(jì)實(shí)力來(lái)合理規(guī)劃，在采購(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)應(yīng)該貨比三家、精挑細(xì)選，既達(dá)到使用要求又可降低投資費(fèi)用，使有限的資金發(fā)揮最大的效益。

2、完善性?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)要從檔案整體工作出發(fā)，應(yīng)涵蓋檔案工作的各個(gè)層次、各個(gè)方面，全面考慮安全保管、正常開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作到各種功能的有效實(shí)現(xiàn)，保證檔案各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。

3、發(fā)展性。檔案館庫(kù)建設(shè)，要具有時(shí)代特征和發(fā)展的眼光。檔案館不應(yīng)只看到眼前，應(yīng)結(jié)合學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，積極采用先進(jìn)的技術(shù)方法和手段，配備現(xiàn)代檔案管理的設(shè)備設(shè)施，既要滿足檔案館當(dāng)前的工作需要，也要注重檔案館的未來(lái)發(fā)展，將檔案館建設(shè)成為展示高校發(fā)展實(shí)力的窗口。

二、加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的幾點(diǎn)建議

1、加強(qiáng)基礎(chǔ)建筑建設(shè)。第一，建筑物要有生動(dòng)的個(gè)性。高校檔案館，其建筑應(yīng)該力爭(zhēng)成為學(xué)校的一種象征，去努力體現(xiàn)和詮釋學(xué)校自身的歷史特點(diǎn)。第二，選址布局。規(guī)劃設(shè)計(jì)上要與圖書館、博物館等文化設(shè)施有所協(xié)調(diào)。像圖書館、檔案館等幾種性質(zhì)相近的文化設(shè)施要有統(tǒng)一整合資源配置的意識(shí)。具體而言，要從規(guī)劃布局上，或考慮適當(dāng)集中，體現(xiàn)檔案館、圖書館館功能和建筑的統(tǒng)一性，給人以和諧的感覺；或適當(dāng)散開，各自獨(dú)立，張揚(yáng)個(gè)性，以不同的特色提升學(xué)校的文化品味。第三，館內(nèi)布局。檔案館內(nèi)要設(shè)有寬敞的大廳，為賓客參觀以及師生交流提供場(chǎng)所，還要在會(huì)議室、走廊等公共區(qū)域布置有檔案特色的裝飾物件，為檔案館增加新的特色，進(jìn)而凸現(xiàn)檔案館的文化特性。

2、加強(qiáng)高校檔案館（室）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。要想發(fā)揮好檔案館的作用，就要加強(qiáng)日常工作，在檔案信息的收集、整理加工等基礎(chǔ)工作中下足工夫。（1）舉辦展覽館、報(bào)告會(huì)或者專題講座，增強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識(shí)，也增強(qiáng)廣大師生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而可以配合檔案人員更好地做好檔案的收集、加工工作。（2）根據(jù)高校檔案成分復(fù)雜、種類較多的特點(diǎn)，檔案管理人員要親自去各科室、各部門收集檔案，認(rèn)真做好傳統(tǒng)意義上的檔案材料的收集、整理工作。（3）定期對(duì)所存儲(chǔ)檔案進(jìn)行編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定及保管等工作，使館（室）藏的每份檔案都出于正常狀態(tài)，確保檔案的完整、安全，隨時(shí)為使用者提供。（4）要根據(jù)高校自身特點(diǎn)，著力構(gòu)建反映高校特色的檔案體系，做到與眾不同，才能更高效的提供特色服務(wù)。（5）不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，加強(qiáng)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，拓寬檔案的使用渠道，不斷提高檔案利用率。

3、豐富檔案館的服務(wù)手段和方式。首先，建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。新時(shí)期檔案館建設(shè)需要完善數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，對(duì)所有檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)管理。檔案館也應(yīng)該開展多種利用形式，定期編制和出版各種檢索工具，方便用戶迅速而準(zhǔn)確地查詢檔案。其次，需要高可靠性的數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)，保證所有檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)安全，避免丟失。第三，館內(nèi)設(shè)立環(huán)境舒適的閱覽室，并配備各種輔助設(shè)施，方便用戶閱覽、咨詢和檢索，比如掃描儀、傳真等檔案數(shù)字化加工設(shè)備。第四，檔案館可在互聯(lián)網(wǎng)上建立自己的網(wǎng)站，使用戶可以在任何地方都可以便捷地獲取檔案館提供的各類信息，進(jìn)一步提高檔案利用服務(wù)的質(zhì)量。只有在充分利用現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，才能為檔案信息資源的管理和使用提供保證，提高服務(wù)效率和質(zhì)量，而且近年來(lái)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用也為此提供了便利的手段。

4、完善檔案館建設(shè)中的基礎(chǔ)設(shè)施采購(gòu)工作。我國(guó)高校的擴(kuò)招使得高校檔案館基礎(chǔ)設(shè)備需求不斷加大，許多館通過(guò)加大設(shè)備投入、增加設(shè)備的數(shù)量來(lái)滿足對(duì)設(shè)備資源的需求。因此，采購(gòu)工作至關(guān)重要?；A(chǔ)設(shè)施采購(gòu)之前要詳細(xì)了解其運(yùn)行特點(diǎn)、性能、維修性、經(jīng)濟(jì)性、維持費(fèi)用的高低等狀況，做到心中有數(shù)，在此基礎(chǔ)上要多開發(fā)相關(guān)的供應(yīng)商，通過(guò)逐一對(duì)比最終確定要購(gòu)買的品牌、型號(hào)、款式，總的原則是選擇技術(shù)上先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)上合算、工作中適用的設(shè)施，同時(shí)兼顧可靠性、節(jié)能性、環(huán)保性、美觀性、耐用性及售后服務(wù)等。只有這樣，才能保證檔案館設(shè)備設(shè)施采購(gòu)活動(dòng)的正常、有序進(jìn)行，用有限的經(jīng)費(fèi)購(gòu)買到最合適的設(shè)備、設(shè)施，保證檔案館的良性運(yùn)行。

總之，檔案是指在高校各項(xiàng)工作中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，通過(guò)高校檔案館的建設(shè)，能夠?yàn)闄n案館藏的優(yōu)化工作提供契機(jī)，為檔案工作精細(xì)化管理打開局面。因此，高校要力求發(fā)揮檔案館基本職能，實(shí)現(xiàn)檔案館的最優(yōu)配置，積極進(jìn)行科學(xué)管理方法的探索與創(chuàng)新，走出一條健康、穩(wěn)定、發(fā)展的路子。

（作者單位：保定學(xué)院）