淺談風(fēng)險(xiǎn)矩陣法在采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中的應(yīng)用

上海精密計(jì)量測(cè)試研究所 夏冬艷

采購(gòu)是組織購(gòu)買(mǎi)物資(或接受勞務(wù))及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。它既是一個(gè)組織“實(shí)物流”的重要組成部分，又與“資金流”密切關(guān)聯(lián)。組織所采購(gòu)的物資的質(zhì)量和價(jià)格、供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)合同的訂立、物資的運(yùn)輸、驗(yàn)收等供應(yīng)鏈狀況，會(huì)影響組織的生存與可持續(xù)性發(fā)展[2]。如果缺乏對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)測(cè)和管理，將使采購(gòu)不能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)中斷、采購(gòu)成本增加、利潤(rùn)損失等，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)喪失機(jī)會(huì)。

在項(xiàng)目管理中，我們經(jīng)常使用風(fēng)險(xiǎn)矩陣評(píng)估法(Risk Matrix)來(lái)管理項(xiàng)目，達(dá)到項(xiàng)目的預(yù)定目標(biāo)。本文中，也研究將風(fēng)險(xiǎn)矩陣法引入到采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中，識(shí)別出潛在的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，利用科學(xué)的數(shù)學(xué)工具構(gòu)建了用于采購(gòu)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)矩陣，使企業(yè)能制定有效的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理措施，提高采購(gòu)管理水平，將損失降低到最小化，實(shí)現(xiàn)利益最大化。

1 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別

從企業(yè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源角度劃分，常見(jiàn)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)可分為內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)和外部風(fēng)險(xiǎn)兩大類(lèi)[3]。內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)是指由采購(gòu)主體自身因素和采購(gòu)管理內(nèi)部因素所引起的風(fēng)險(xiǎn)，內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)主要包括計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、存量風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)[3]。外部風(fēng)險(xiǎn)源于外部環(huán)境因素，這種風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)源于供應(yīng)商和采購(gòu)主體自身難以避免的風(fēng)險(xiǎn)因素。外部風(fēng)險(xiǎn)主要包括意外風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險(xiǎn)。

在企業(yè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別過(guò)程中，識(shí)別出如下采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)需要進(jìn)行管理：風(fēng)險(xiǎn)1—送貨延誤；風(fēng)險(xiǎn)2—備件積壓；風(fēng)險(xiǎn)3—數(shù)量不符；風(fēng)險(xiǎn)4—質(zhì)量不合格；風(fēng)險(xiǎn)5—價(jià)格波動(dòng)；風(fēng)險(xiǎn)6—合同欺詐；風(fēng)險(xiǎn)7—技術(shù)進(jìn)步。

2 基于風(fēng)險(xiǎn)矩陣的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的方法體系

風(fēng)險(xiǎn)矩陣指“通過(guò)測(cè)定后果和可能性來(lái)排序和顯示風(fēng)險(xiǎn)的工具”，是在項(xiàng)目管理過(guò)程中識(shí)別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)重要性的一種結(jié)構(gòu)性方法，并能夠?qū)?xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的潛在影響進(jìn)行評(píng)估，是一種操作簡(jiǎn)便且定性分析與定量分析相結(jié)合的方法，該方法由美國(guó)空軍電子系統(tǒng)中心(Electronic Systems Center)的采辦工程小組于1995年4月首次提出，并在美國(guó)軍方武器系統(tǒng)研制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理中得到廣泛的推廣應(yīng)用。下面以企業(yè)識(shí)別出的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)為例，來(lái)說(shuō)明風(fēng)險(xiǎn)矩陣在采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中的應(yīng)用。

2.1 確定概率(P)、影響(C)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)則[1]

利用風(fēng)險(xiǎn)矩陣法將風(fēng)險(xiǎn)對(duì)評(píng)估項(xiàng)目的影響和概率分為5個(gè)等級(jí)(表1、表2)。

表1 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率的說(shuō)明

表2 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)影響的等級(jí)說(shuō)明

2.2 成立專(zhuān)家組，對(duì)所識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)確定C值、P值

為了能夠在詳細(xì)的評(píng)估過(guò)程中通過(guò)定量分析較好地評(píng)估采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，我們假設(shè)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，成立了專(zhuān)家組，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的經(jīng)驗(yàn)和合理的判斷，對(duì)企業(yè)主要面臨的7種采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和對(duì)采購(gòu)成功的影響，根據(jù)C、P準(zhǔn)則(表1、表2)進(jìn)行了如下的預(yù)測(cè)(表3)。

表3 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)與量化值

2.3 風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、風(fēng)險(xiǎn)對(duì)組織目標(biāo)的影響以風(fēng)險(xiǎn)帶形式用采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)矩陣表示

R(風(fēng)險(xiǎn)等級(jí))=C(風(fēng)險(xiǎn)后果)×P(發(fā)生可能性)來(lái)劃分風(fēng)險(xiǎn)的重要性，一般以圖表來(lái)直觀顯示的居多。對(duì)于相同風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)可能處于不同的風(fēng)險(xiǎn)帶中，風(fēng)險(xiǎn)帶是風(fēng)險(xiǎn)重要性的體現(xiàn)，不同風(fēng)險(xiǎn)帶中的風(fēng)險(xiǎn)具有不同的重要性。本采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)案例中，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)C、P準(zhǔn)則對(duì)照表，建立三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)帶(如圖1)。

上風(fēng)險(xiǎn)帶：0≤R≤4，無(wú)論活動(dòng)帶來(lái)什么利益，風(fēng)險(xiǎn)帶中的風(fēng)險(xiǎn)都是不可容忍的，無(wú)論應(yīng)對(duì)成本多大，都必須應(yīng)對(duì)；

中風(fēng)險(xiǎn)帶：5≤R≤10，對(duì)該風(fēng)險(xiǎn)帶中的風(fēng)險(xiǎn)，要考慮實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的成本與收益，并平衡機(jī)會(huì)與潛在的后果；

下風(fēng)險(xiǎn)帶：12≤R≤25，該風(fēng)險(xiǎn)帶中的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)微不足道，或者風(fēng)險(xiǎn)如此之小以至于無(wú)需采取應(yīng)對(duì)措施。

圖1 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)帶

3 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施

對(duì)于三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)帶，構(gòu)建了風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方式和應(yīng)對(duì)原則，見(jiàn)表4，“可控”、“不可控”指風(fēng)險(xiǎn)原因是否在企業(yè)內(nèi)部。

表4 各風(fēng)險(xiǎn)帶的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方式和原則

結(jié)合表4的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方式和原則，企業(yè)可以對(duì)處于不同風(fēng)險(xiǎn)帶中的七個(gè)風(fēng)險(xiǎn)選擇應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于處于下風(fēng)險(xiǎn)帶的風(fēng)險(xiǎn)5(價(jià)格波動(dòng))和風(fēng)險(xiǎn)7(技術(shù)進(jìn)步)，無(wú)須采取應(yīng)對(duì)措施。處于中風(fēng)險(xiǎn)帶區(qū)域的風(fēng)險(xiǎn)2(備件積壓)和風(fēng)險(xiǎn)6(合同欺詐)，具有相同的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，但C、P值不同，它區(qū)分了影響(后果)占優(yōu)勢(shì)，還是可能性(概率)占優(yōu)勢(shì)，很顯然，風(fēng)險(xiǎn)6(合同欺詐)一旦發(fā)生，那后果就是很?chē)?yán)重的，所以必須采取措施避免發(fā)生。此類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)一般與人為因素存在一定的潛在聯(lián)系，從內(nèi)部因素而言，要嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)控制度，實(shí)行監(jiān)督、管控、操作的分離原則，并加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)與教育，培養(yǎng)既懂招投標(biāo)、合同、法律、市場(chǎng)調(diào)查，又懂材料、設(shè)備等專(zhuān)業(yè)知識(shí)、有敏銳的洞察力與趨向性判斷力的復(fù)合型業(yè)務(wù)人員。而風(fēng)險(xiǎn)2(備件積壓)，雖然發(fā)生的可能性很大，但產(chǎn)生的后果卻很微小。所以，破解此類(lèi)備件積壓風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，企業(yè)要認(rèn)真檢查編制物資需求計(jì)劃的依據(jù)、盤(pán)庫(kù)利庫(kù)程序、物資需求計(jì)劃分級(jí)審核體系中審核的內(nèi)容分工是否清晰，超儲(chǔ)或缺失風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是否全方位覆蓋等。處于上風(fēng)險(xiǎn)帶的風(fēng)險(xiǎn)3(數(shù)量不符)，發(fā)生的可能性很大，產(chǎn)生的后果屬于中等，一般與人為因素存在一定的潛在聯(lián)系，入庫(kù)前未按合同及制度要求對(duì)采購(gòu)數(shù)量進(jìn)行審核和驗(yàn)收。因此，從內(nèi)部因素而言，要嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)控制度，實(shí)行采購(gòu)員到貨驗(yàn)收與庫(kù)管員接受入庫(kù)驗(yàn)收，若驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)是供貨方發(fā)貨數(shù)量不符，那就按合同約定追究供貨方的責(zé)任，讓其承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)4(質(zhì)量不合格)，一旦發(fā)生就比較嚴(yán)重，對(duì)于此類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，一定要避免發(fā)生，要嚴(yán)格供貨商管理，嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收程序，必要時(shí)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行實(shí)地跟蹤生產(chǎn)或監(jiān)制，若致使我方權(quán)利受損，那必然要追究供貨方責(zé)任。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)1(送貨延誤)，企業(yè)可以制定采購(gòu)物資跟蹤機(jī)制，有人負(fù)責(zé)與供貨方協(xié)調(diào)物資的生產(chǎn)與備貨發(fā)貨情況。若是供貨方自身發(fā)貨延誤，那就按合同約定追究供貨方的責(zé)任，讓其承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。

總而言之，對(duì)評(píng)估分析出的風(fēng)險(xiǎn)，可能因企業(yè)規(guī)模、實(shí)力不同對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的偏好和容忍度也不同，采取的措施也可能有所不同，但總體而言，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方向和原則是一致的。采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣法對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估并制定應(yīng)對(duì)措施是有價(jià)值的。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，采購(gòu)活動(dòng)無(wú)處不在，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)貫穿始終。本文對(duì)風(fēng)險(xiǎn)矩陣法在采購(gòu)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的應(yīng)用進(jìn)行了探討，尤其對(duì)評(píng)估的方法體系作了重點(diǎn)闡述，細(xì)化了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估流程，融入了定量化數(shù)學(xué)計(jì)算方法，使其應(yīng)用更具有科學(xué)性和操作性，并對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)提出了一些可行性措施。如何用數(shù)學(xué)工具量化風(fēng)險(xiǎn)及加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理的效率可能是采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域需進(jìn)一步關(guān)注的重點(diǎn)。

[1]黨興華,黃正超,趙巧艷.基于風(fēng)險(xiǎn)矩陣的風(fēng)險(xiǎn)投資項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估[J].科技進(jìn)步與對(duì)策,2006(1).

[2]風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專(zhuān)業(yè)人員職業(yè)培訓(xùn)指南編寫(xiě)組.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專(zhuān)業(yè)人員職業(yè)培訓(xùn)指南[M].北京:人民日?qǐng)?bào)出版社,2010.

[3]劉彬,萬(wàn)薇薇.電力建設(shè)企業(yè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的防范措施與應(yīng)對(duì)[J].電力建設(shè),2007,28(2).