企業(yè)實(shí)物檔案管理利用

何曉暉

(中鐵第四勘察設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司，湖北武漢 430063)

企業(yè)檔案館收藏的實(shí)物檔案是企業(yè)檔案全宗的一個(gè)重要組成部分。實(shí)物檔案的范圍包括該企業(yè)在經(jīng)營(yíng)、管理、生產(chǎn)、科研等各項(xiàng)工作中做出優(yōu)異成績(jī)和突出貢獻(xiàn)所獲得的榮譽(yù)證明，如獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獲獎(jiǎng)證書(shū);企業(yè)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、專(zhuān)利證書(shū)、貫標(biāo)證書(shū);有關(guān)社會(huì)活動(dòng)和有關(guān)單位贈(zèng)送的有保存價(jià)值的紀(jì)念品;企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)歷史中曾經(jīng)發(fā)揮過(guò)重要作用的儀器設(shè)備及工具;作廢的印章等。這些物品是反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、社會(huì)聲譽(yù)、歷史沿革、技術(shù)進(jìn)步的憑證性載體，是企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的重要組成部分，必須交由企業(yè)檔案館統(tǒng)一管理，充分發(fā)揮其價(jià)值。

目前我國(guó)除了頒布執(zhí)行 DA/T40—2008《印章檔案整理規(guī)則》，尚沒(méi)有其他關(guān)于實(shí)物檔案的具體管理規(guī)范，本文結(jié)合企業(yè)實(shí)物檔案內(nèi)容及其特點(diǎn)，探討企業(yè)實(shí)物檔案管理方法，充分開(kāi)發(fā)利用這部分資源，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造價(jià)值。

1 實(shí)物檔案的收集

企業(yè)檔案館根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況制定實(shí)物檔案管理辦法，明確收藏范圍。實(shí)物檔案原則上由企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)收集，其中技術(shù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集生產(chǎn)項(xiàng)目、科研技術(shù)成果等方面的實(shí)物;黨群部門(mén)負(fù)責(zé)收集管理和精神文明方面的實(shí)物，在領(lǐng)取實(shí)物一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)與附屬的包裝材料物品一并統(tǒng)一移交到本單位的檔案館，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

2 實(shí)物檔案的移交

檔案管理人員為了全面詳實(shí)反映不同類(lèi)型實(shí)物檔案信息，為計(jì)算機(jī)管理提供多途徑檢索，針對(duì)各種類(lèi)型實(shí)物檔案，設(shè)計(jì)了不同類(lèi)型的移交清單，其中包含“獲獎(jiǎng)實(shí)物移交檔案館清單”、“專(zhuān)利證書(shū)移交檔案館清單”、“軟件著作權(quán)登記證書(shū)移交檔案館清單”。歸檔人員應(yīng)遵照實(shí)物檔案信息，如實(shí)填寫(xiě)相應(yīng)的移交清單，清單一式兩份，待實(shí)物檔案移交到檔案館時(shí)，檔案館管理人員與歸檔人員辦理移交手續(xù)，雙方依據(jù)清單，清點(diǎn)核實(shí)，確認(rèn)簽字。

“獲獎(jiǎng)實(shí)物移交檔案館清單”內(nèi)容包含:項(xiàng)目名稱(chēng)、獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)名稱(chēng)、頒獎(jiǎng)單位、實(shí)物類(lèi)型(獎(jiǎng)牌、證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等)、來(lái)源、移交人、接收人、日期。

“專(zhuān)利證書(shū)移交檔案館清單”內(nèi)容包含:專(zhuān)利類(lèi)型、證書(shū)編號(hào)、專(zhuān)利名稱(chēng)、設(shè)計(jì)發(fā)明人、專(zhuān)利號(hào)、申請(qǐng)日、授權(quán)公告日、專(zhuān)利權(quán)人、授權(quán)單位、授權(quán)人、移交人、接收人、日期。

“軟件著作權(quán)登記證書(shū)移交檔案館清單”內(nèi)容包含:軟件名稱(chēng)、登記號(hào)、權(quán)利取得方式、著作權(quán)人、登記單位、移交人、接收人、日期。

3 實(shí)物檔案分類(lèi)

實(shí)物檔案以件為保管單位，每件實(shí)物檔案給一個(gè)檔案號(hào)。各企業(yè)實(shí)物檔案管理人員據(jù)自身館藏情況選擇適合的分類(lèi)方法。

3.1 根據(jù)實(shí)物檔案的載體種類(lèi)分類(lèi)

實(shí)物檔案具體分類(lèi)編號(hào)由種類(lèi)、分類(lèi)、屬類(lèi)內(nèi)容代號(hào)和案卷流水號(hào)四部分組成，編號(hào)方法是:種類(lèi)代號(hào)SW、分類(lèi)代號(hào)(見(jiàn)表1)、屬類(lèi)代號(hào)(表2)，均采用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)，案卷流水號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字［1］。

表1 實(shí)物檔案分類(lèi)代碼

表2 實(shí)物檔案屬類(lèi)代碼

檔案號(hào)組成:種類(lèi)號(hào)·分類(lèi)號(hào)·屬類(lèi)號(hào)-案卷(件)流水號(hào)，如

這種分類(lèi)方法的優(yōu)點(diǎn)是集中了相同載體類(lèi)型的實(shí)物檔案、流水號(hào)即反映了該種檔案的館藏?cái)?shù)量，適合于館藏量較大的檔案館。

3.2 根據(jù)實(shí)物檔案的歸檔年度分類(lèi)

首先按年度區(qū)分，其次取實(shí)物兩字漢語(yǔ)拼音首字母“SW”為實(shí)物檔案類(lèi)別代號(hào)(一級(jí)類(lèi)目)，各種實(shí)物載體類(lèi)型作為二級(jí)類(lèi)目，分類(lèi)號(hào)由一級(jí)類(lèi)目+二級(jí)類(lèi)目組成，分別為:印章類(lèi)SW11、獎(jiǎng)狀類(lèi)SW12、獎(jiǎng)杯類(lèi)SW13、獎(jiǎng)牌類(lèi) SW14、錦旗類(lèi) SW15、發(fā)明創(chuàng)作類(lèi)SW16、其他類(lèi)SW17共七個(gè)類(lèi)目。檔案號(hào)采用“年度號(hào)+分類(lèi)號(hào)+件號(hào)”標(biāo)示，如2009年歸檔第一枚印章，其檔號(hào)表示為［2］:“2009 －SW11 －1”。

這種分類(lèi)方法沒(méi)有區(qū)分不同的實(shí)物保管期限，其優(yōu)點(diǎn)是集中了相同年度的實(shí)物檔案，類(lèi)似于文書(shū)檔案分類(lèi)方法，比較適合按號(hào)排架，節(jié)約庫(kù)房排架長(zhǎng)度。

3.3 實(shí)物檔案中專(zhuān)利證書(shū)的分類(lèi)號(hào)

專(zhuān)利證書(shū)由于本身含有專(zhuān)利號(hào)，分類(lèi)號(hào)盡量采用其固有的專(zhuān)利號(hào)。

實(shí)物檔案中專(zhuān)利證書(shū)的分類(lèi)號(hào)由三部分組成:SW+ZL+專(zhuān)利號(hào)。

這種專(zhuān)利分類(lèi)方法的優(yōu)點(diǎn)是利用實(shí)物固有編號(hào)，簡(jiǎn)便直觀，通用性強(qiáng)。軟件著作權(quán)登記證書(shū)也可采用類(lèi)似的方法。

4 實(shí)物檔案的保管期限

實(shí)物檔案的保管期限可以借鑒文書(shū)檔案的保管期限，分為永久、30年和10年。依據(jù)實(shí)物檔案的頒發(fā)部門(mén)確定其保管期限，級(jí)別高的保管期限較長(zhǎng)，頒發(fā)部門(mén)為國(guó)家級(jí)，可定為永久保存，省部級(jí)為30年保存，市區(qū)級(jí)及以下為10年保存。

5 實(shí)物檔案的管理利用

5.1 建立企業(yè)實(shí)物檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)

由于實(shí)物檔案載體形式的多樣性和特殊性，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，管理和利用起來(lái)不太方便。通過(guò)開(kāi)發(fā)建立企業(yè)實(shí)物檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，充分利用企業(yè)局域網(wǎng)開(kāi)展借閱利用，為利用者提供方便、快捷、精確的服務(wù)，大幅提高工作效率和檔案利用價(jià)值。具體包含以下幾個(gè)方面內(nèi)容。

(1)開(kāi)發(fā)利用實(shí)物檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)

按照有關(guān)企業(yè)檔案管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)以及計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，編制計(jì)算機(jī)管理程序，系統(tǒng)包含建庫(kù)、審核、查詢(xún)、借閱功能，完成檔案的著錄標(biāo)引、編目檢索、借閱登記、統(tǒng)計(jì)匯總等管理工作。根據(jù)企業(yè)館藏情況將實(shí)物檔案分為獎(jiǎng)狀證書(shū)、貫標(biāo)文件、資格證書(shū)、軟件著作權(quán)、專(zhuān)利幾個(gè)模塊。

將每件實(shí)物檔案作為一條記錄建立數(shù)據(jù)庫(kù)，把分類(lèi)后的實(shí)物檔案所有數(shù)據(jù)(歸檔時(shí)間、檔號(hào)、歸檔責(zé)任人、獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲獎(jiǎng)內(nèi)容等)都作為該條記錄的著錄項(xiàng)目錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，全面反映檔案信息，提供盡可能多的檢索點(diǎn)。

(2)利用數(shù)碼成像技術(shù)將實(shí)物檔案數(shù)字化

紙質(zhì)載體檔案采用掃描儀掃描，非紙質(zhì)載體檔案采用數(shù)碼相機(jī)拍攝，將每件實(shí)物檔案經(jīng)數(shù)字化處理成電子文件，經(jīng)過(guò)圖像存儲(chǔ)及處理，盡可能圖像清晰完整，把這些電子文件嵌加到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)相應(yīng)實(shí)物檔案文件框內(nèi)，形成一份完整的色彩與實(shí)物完全一致的數(shù)字檔案資料。

(3)通過(guò)局域網(wǎng)平臺(tái)利用實(shí)物檔案［3］

本企業(yè)職工通過(guò)局域網(wǎng)登陸實(shí)物檔案管理系統(tǒng)，輸入本人的賬號(hào)和密碼，查詢(xún)檢索，如需借閱，則通過(guò)審批環(huán)節(jié)，在確保檔案信息安全的前提下，可以下載電子版文件，廣泛用于申報(bào)優(yōu)質(zhì)企業(yè)和優(yōu)質(zhì)工程、項(xiàng)目投標(biāo)、員工職稱(chēng)評(píng)定等。技術(shù)人員可根據(jù)下載的實(shí)物檔案掃描件制作投標(biāo)文件;企業(yè)宣傳部門(mén)利用實(shí)物檔案數(shù)碼照片制作企業(yè)宣傳材料;檔案部門(mén)可以利用實(shí)物檔案數(shù)字化成果，進(jìn)行檔案信息深層次加工，開(kāi)展檔案編研，編輯各種類(lèi)型的榮譽(yù)冊(cè)和歷史回顧［4］。

5.2 建立實(shí)物檔案陳列室

企業(yè)實(shí)物檔案類(lèi)別主要包括:企業(yè)資格獎(jiǎng)牌、證書(shū);在勘察設(shè)計(jì)等主營(yíng)業(yè)務(wù)中獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書(shū);在精神文明和管理方面獲得的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀;20世紀(jì)五、六十年代勘察設(shè)計(jì)工作中曾使用的經(jīng)典儀器設(shè)備經(jīng)典儀器設(shè)備如經(jīng)緯儀(見(jiàn)圖1)、計(jì)算尺(見(jiàn)圖2);具有重要意義的紀(jì)念品等。

圖1 德國(guó)老k經(jīng)緯儀

圖2 雙面計(jì)算尺

根據(jù)內(nèi)容重要、價(jià)值珍貴、載體特殊的原則從館藏實(shí)物檔案庫(kù)中遴選出來(lái)珍品檔案，建立一個(gè)集歷史展示和教育宣傳于一體的實(shí)物檔案陳列室，充分展示本企業(yè)豐富的實(shí)物檔案資源。展品反映企業(yè)各個(gè)歷史時(shí)期生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理、科研、技術(shù)進(jìn)步和文明建設(shè)等各個(gè)領(lǐng)域的工作成績(jī)，陳列室布置成博物館形式，保持恒溫恒濕，可以采取實(shí)物擺放與圖片、宣傳冊(cè)相結(jié)合的方式，每件展品配以詳細(xì)的文字說(shuō)明。陳列室作為對(duì)員工進(jìn)行企業(yè)歷史傳統(tǒng)教育和敬業(yè)愛(ài)崗教育的場(chǎng)所，通過(guò)總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，讓他們了解企業(yè)不斷壯大的發(fā)展歷程，了解老一輩工作的艱辛歷程，體會(huì)到榮譽(yù)取之不易，增強(qiáng)員工的歸屬感、責(zé)任感和自豪感，從而激發(fā)職工的凝聚力和向心力，調(diào)動(dòng)職工愛(ài)國(guó)敬業(yè)的積極性，收到預(yù)想不到的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。實(shí)物檔案陳列室擴(kuò)大了傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作的外延，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案工作的不足，通過(guò)宣傳檔案，推進(jìn)檔案工作，它是企業(yè)檔案工作的重要組成部分，對(duì)促進(jìn)企業(yè)檔案的利用具有不可替代的作用，同時(shí)也是對(duì)企業(yè)內(nèi)部資源共享的補(bǔ)充和完善［5］。

實(shí)物檔案陳列室的檔案不僅限于向本單位職工開(kāi)放，還應(yīng)適當(dāng)?shù)叵蛳嚓P(guān)單位和部門(mén)人員開(kāi)放，把陳列室當(dāng)成企業(yè)對(duì)外的一個(gè)展示窗口，以利于擴(kuò)大企業(yè)的社會(huì)影響。

5.3 建立網(wǎng)上實(shí)物檔案陳列室

在保證實(shí)物檔案安全的前提下，可采用三維影像制作，充分利用已搭建的企業(yè)局域網(wǎng)檔案館網(wǎng)站，建立網(wǎng)上實(shí)物檔案陳列室，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)模擬展示和介紹，直觀、交互度高、信息量大，既節(jié)約了場(chǎng)地，又?jǐn)U大了展示檔案資源的窗口。人們足不出戶(hù)就能了解到企業(yè)榮譽(yù)實(shí)物。同時(shí)，還可在公司互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站上，展示經(jīng)過(guò)篩選的實(shí)物檔案資料，以利于擴(kuò)大企業(yè)影響與知名度，產(chǎn)生更大的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益［6］。

［1］ 羅廣香．鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作指南［M］．北京:中國(guó)鐵道出版社，2008

［2］ 李淑華．高校實(shí)物檔案管理初探［J］．機(jī)電兵船檔案，2006(1):51-52

［3］ 路立龍．實(shí)物檔案的網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程提供利用［J］．機(jī)電兵船檔案2009(6):60-61

［4］ 顧清華．企業(yè)實(shí)物檔案的開(kāi)發(fā)利用［J］．檔案管理2011(2):94

［5］ 朱艷．建立機(jī)關(guān)陳列室應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題［J］．商業(yè)文化:學(xué)術(shù)版，2011(8):336

［6］ 張曉敏．實(shí)物檔案數(shù)字化的方法及成果應(yīng)用［J］．檔案管理，2011(1):90