基于沙盤模擬的會議實訓教學

摘要：我國會展業(yè)迅猛發(fā)展，與此同時會展專業(yè)教育也如火如荼地展開，但是目前會展教育存在重展輕會，重展輕獎的問題。有關會議教育方面的教材和研究成果較少。本文立足于會議教育，在分析眾多高校普遍采用的ERP模擬沙盤實訓的基礎上，探析會議資源規(guī)劃（MRP）模擬沙盤的設計，以及實訓開展的步驟。

關鍵詞：會議運營管理;會議實訓;ERP;MRP

[中圖分類號]：F270.7-4 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2012)-13-0043-02

一、前言

目前國內(nèi)已經(jīng)有187所高校開設了會展專業(yè)。在會展教育方面，關于會展專業(yè)的課程設計、實訓設計等方面目前已逐漸趨于成熟和完善。但是縱觀整個會展教育卻存在著重展輕會、重展輕獎的局面。從課程設置中也可以發(fā)現(xiàn)目前關于會議部分的內(nèi)容主要穿插在會展教育之中，并未單獨開設專門的會議教育板塊。

ERP沙盤模擬教學是目前眾多高校所普遍采用的一種新興的體驗式互動學習方式。參與實訓的學生通過角色體驗模擬參與企業(yè)營銷與規(guī)劃、生產(chǎn)、物流、財務等企業(yè)運營的所有關鍵環(huán)節(jié)，通過企業(yè)間（不同小組）的對抗演練使學生熟悉分析市場、制定戰(zhàn)略、營銷策劃、組織生產(chǎn)、財務管理等企業(yè)管理中各個環(huán)節(jié)，參悟科學的管理規(guī)律，培養(yǎng)團隊精神，提升管理能力。ERP模擬沙盤也主要針對生產(chǎn)型企業(yè)設計的模擬系統(tǒng)，并不適宜會展專業(yè)學生學習會議管理的相關流程，所以有必要對現(xiàn)有ERP系統(tǒng)進行修改，設計出適合會展專業(yè)學生學習的MRP（Meeting Resource Planning 會議資源規(guī)劃）沙盤。本文主要從模擬沙盤體系結(jié)構(gòu)的角度對MRP的初步探析。

二、MRP沙盤體系結(jié)構(gòu)

會議管理運營不同于企業(yè)，所有主流ERP模擬沙盤并不適合會議管理教學的實訓要求，所以需要結(jié)合會議管理的特點設計開發(fā)出符合會議管理特點的模擬沙盤體系。鑒于此，筆者在總結(jié)ERP的理念已經(jīng)國內(nèi)現(xiàn)有會展實訓模擬系統(tǒng)的經(jīng)驗的基礎上，提出了會議資源規(guī)劃（MRP Meeting Resource Planning）沙盤模擬的觀念。“MRP”沙盤模擬，通過對會議策劃、會議營銷、會議籌備與組織、會議接待、會議現(xiàn)場管理、會議財務等關鍵環(huán)節(jié)的模擬，通過角色模擬分別讓學生擔任會議管理中的不同角色，如總經(jīng)理、策劃總監(jiān)、會務總監(jiān)、營銷總監(jiān)、財務總監(jiān)等。讓學生分析會議的內(nèi)部外部環(huán)境，通過分析手段，制定會議策劃、制定會議籌備、運營、管理制度，進行合理的人員分工和財務分配使會議整體效益得到提高。

1、MRP模擬沙盤設計

會議運營管理的過程在核心職能上與企業(yè)運營管理過程類似，但是在外在表現(xiàn)上與又存在區(qū)別。所以筆者認為可以將整個會議運營過程分為營銷與策劃中心，運營中心，服務中心，財務中心四大基本職能中心。四大職能中心的功能如下表1

2、MRP角色扮演

會議運營管理沙盤分為五個角色，分別扮演項目總監(jiān)，營銷策劃主管、會議運營主管、接待中心主任、財務主管。各組成員在總經(jīng)理的帶領下，依據(jù)會議的背景信息、總體要求、資源情況、會議目標，同組員進行工作分析并商定工作計劃，并根據(jù)會議市場情況、競爭對手策略制定會議策劃、會議營銷、會議運營的總方向，并對各組員進行分工，采取有效的經(jīng)營管理策略，與其他小組展開競爭，爭奪有限資源，并以實現(xiàn)組織最大利潤以及服務最優(yōu)化為最終目標。

表1 會議運營管理職能中心職能的功能[2][3][4]

職能中心關鍵環(huán)節(jié)主要職能簡要說明備注

營銷與策劃中心會議策劃會議策劃會議調(diào)查，會議主題，會議議題、會議定位，會議目標的確定、與會者的確定、會議選址，會議流程的制定等。會議策劃完成后換取會議許可證

會議營銷會議營銷推廣規(guī)劃確定會議產(chǎn)品、討論會議產(chǎn)品定價，選擇會議產(chǎn)品推廣渠道，制定會議宣傳推廣策略

運營中心現(xiàn)場管理現(xiàn)場管理確定會議注冊方法、會議專業(yè)活動安排方法、社會活動安排、餐飲活動安排

服務中心接待會議接待服務制定會議接待流程和服務標準：接站、報到簽到、VIP接待、禮儀引導等。

秘書文秘服務制定文秘服務內(nèi)容和流程：邀請函制作發(fā)放、演講者邀請、會議主題活動策劃等

會務會務服務

食宿服務

財務中心會計核算財務管理現(xiàn)金庫

銀行貸款

應收/付賬款

綜合費用將發(fā)生的各項費用置于相應的區(qū)域

3、MRP實訓流程

根據(jù)ERP沙盤系統(tǒng)，可以將MRP模擬沙盤實訓課程分為六個階段：

第一階段，組織準備工作。將學生進行分組，每組一般為5-6人，分為5-6組，然后在每組當中進行角色的職能定位，明確企業(yè)組織內(nèi)每個角色的崗位責任。當人數(shù)較多時，還可以適當增加商業(yè)間諜和助理角色。在幾屆會議的運營中可以進行角色互換，從而體驗角色轉(zhuǎn)換后考慮問題的出發(fā)點和相應的變化。

第二階段，基本情況描述階段。首先對會議的基本情況進行一定的了解，包括目前該會議的主要行業(yè)背景和社會背景，潛在與會者的人數(shù)，項目團隊目前的財務狀況，政府可提供的財政支持金額等基本情況。

第三階段：制定模擬經(jīng)營中需遵循的規(guī)則。如會議許可證的獲取規(guī)則，與會者爭奪規(guī)則，會議服務評級規(guī)則，會議運營規(guī)則，政府撥款規(guī)則，企業(yè)贊助規(guī)則等。

第四階段：設定初始狀態(tài)，通過了解會議基本情況后，需要將會議運營中的數(shù)字表現(xiàn)在模擬沙盤的盤面上，如項目初始資金，會議規(guī)模等。

第五階段：會議運營競爭模擬，按照會議的舉辦屆數(shù)展開，在會議正式運營前對背景信息的把握，確定會議主題，會議議程等信息，在獲取會議資格證后，需要對會議產(chǎn)品的需求量、會議產(chǎn)品的價格（會務費）、會議市場的發(fā)展趨勢做出有效預測。在項目總監(jiān)的領導下按照一定的程序開展經(jīng)營，做出會議宣傳推廣、會議運營、會議服務等重要事項的運營決策。而決策的結(jié)果直接體現(xiàn)在沙盤盤面上。

第六階段：現(xiàn)場案例分析階段。每一屆會議運營下來，運營總監(jiān)需要對會議運營的結(jié)果進行分析，深刻反思成在哪里？敗在哪里？競爭對手情況如何？下一屆會議的運營又該如何調(diào)整？

三、總結(jié)

MRP沙盤模擬教學，作為一種體驗式的教學方式，把設計會議運營管理的諸多內(nèi)容直接展示在沙盤上，使每位學生能夠直接參與進來，通過學生的直接體驗使其感到會議管理的學習內(nèi)容即豐富多彩又充滿樂趣。這種教學方法集情景模擬、案例分析、角色扮演和專家診斷為一體，新穎的參與式教學，強烈的競爭場景設計，克服了傳統(tǒng)課堂教學的弱點，能夠最大限度地激發(fā)學生的興趣，達到在攻克難題、糾正錯誤中學習的目的、有利于學生對知識全面學習和綜合運用，能夠主動探究和總結(jié)會議運營管理的規(guī)律，掌握建設和管理團隊的方法和技巧，從而使學生能力得到全面提升。