經(jīng)銷商管理起步：建立真正有用的經(jīng)銷商檔案

顧問式經(jīng)銷商管理

管理經(jīng)銷商的前提就是了解經(jīng)銷商，了解經(jīng)銷商的主要工作形式就是建立一個完整的經(jīng)銷商檔案。

經(jīng)銷商課題研究者，擁有經(jīng)銷商業(yè)主和廠家業(yè)務經(jīng)理的綜合經(jīng)歷，并集合了數(shù)十位各行各業(yè)經(jīng)銷商作為研究顧問，充分把握經(jīng)銷商生存和發(fā)展狀態(tài)，建立了目前國內(nèi)最完整的經(jīng)銷商課題庫，已出版經(jīng)銷商課題研究專著30余本。

在上期的文章中，我們列舉了廠家業(yè)務人員在面對經(jīng)銷商時，所遇到的種種問題。這些問題背后必定有一定的原因，可基本分為自我的主觀原因及外部的客觀原因。

解決問題，先從自身的主觀原因開始。作為一名廠家業(yè)務人員，在管理經(jīng)銷商這個問題上，自身的主觀原因主要有以下幾個方面：對經(jīng)銷商缺乏足夠深入的了解；缺乏自我管理；商業(yè)人際溝通技術欠佳；商業(yè)運營技術更新不及時等。問題雖然多，總要一個個來解決，前期我們先要解決這個對經(jīng)銷商的了解問題。

打仗講究個知己知彼。在商業(yè)合作中，我們當然也需要對對方有充分的了解，這也是業(yè)務工作的基本前提之一。這個道理講起來大家都明白，可就沒有幾個廠家真正把了解經(jīng)銷商的工作做到位，既然廠家都不重視這個事，廠家的業(yè)務員就更不會重視了。

對經(jīng)銷商的了解工作，主要的體現(xiàn)形式就是經(jīng)銷商檔案，可是，絕大多數(shù)廠家的經(jīng)銷商檔案內(nèi)容條目不超過30個，只是一些很簡單的概要，例如姓名、地址、電話、規(guī)模、硬件資源之類，內(nèi)容不夠細致，更沒有對應的特點分析。作為廠家的業(yè)務人員，拿到這樣的經(jīng)銷商檔案，在其中所能提取出來的信息量非常有限，并且對業(yè)務工作也沒有多少實際的幫助作用。所以，首要問題就是建立一個真正意義上的經(jīng)銷商檔案，全面系統(tǒng)深入地收集經(jīng)銷商的各類信息，填充其中，并保持不斷的更新和增補。

一般來說，經(jīng)銷商檔案主要由如下部分組成：

1.經(jīng)銷商公司經(jīng)營檔案

包括當?shù)厥袌霰尘扒闆r，經(jīng)銷商公司的硬件配置（倉庫、車輛、辦公室、周轉(zhuǎn)資金總量），團隊情況，組織架構，產(chǎn)品結(jié)構，銷售網(wǎng)絡，社會資源，當?shù)刂饕K端，經(jīng)銷商的經(jīng)營歷史，當前合作的各廠家情況等信息。

2.經(jīng)銷商老板個人檔案

包括經(jīng)銷商老板的出生年月，籍貫，學歷，背景，社會身份，工作經(jīng)歷，政治身份，創(chuàng)業(yè)歷程，脾氣性格，個人愛好，生活習性，健康狀況，夫妻及子女狀況，溝通特點，在當?shù)氐闹匾鐣P系，辦公室裝修風格，以及曾經(jīng)接受過哪些外部培訓等。

3.經(jīng)銷商公司的銷售流程

所謂的銷售流程，就是經(jīng)銷商公司在進行對外銷售工作中，所要經(jīng)歷的整個銷售流程（見表1）。

4.經(jīng)銷商公司的訂單流程分解表

這里所指的訂單流程，是指經(jīng)銷商公司在向廠家下訂單及打款的整個工作過程中，會涉及到的環(huán)節(jié)、部門、人員、處理時間等要素（見表2）。

5.經(jīng)銷商公司的重點員工檔案

在稍微有些規(guī)模的經(jīng)銷商公司里，進貨的是老板，賣貨的是業(yè)務員。搞定經(jīng)銷商老板，只能解決了合同和打款進貨的問題，但這生意要想持續(xù)地做下去，就必須搞定真正賣貨的人——經(jīng)銷商的業(yè)務員，尤其是一些較為重要的業(yè)務人員。這也得要有個檔案作為基礎（見表3）。

6.經(jīng)銷商公司的組織架構表

這個檔案相對簡單。有些管理完善的經(jīng)銷商公司，會直接在辦公室里張貼組織架構表，直接列明了公司當前的部門設置情況，直接抄下來即可。若是沒有，得要自己手繪一份出來了，關鍵點是要搞明白各個部門的職能范疇和關聯(lián)關系。

7.經(jīng)銷商下屬渠道成員檔案表

就是經(jīng)銷商下屬的客戶檔案，例如下游的零售商、分銷商等。

8.經(jīng)銷商的照片檔案

文不如列，列不如表，表不如圖。文字的檔案記錄是一方面，若是能配上相關的照片，效果自然更好，例如經(jīng)銷商公司的門頭照片、辦公室照片、相關人員的照片、車輛倉庫照片等。

9.經(jīng)銷商的年度拜訪和客情記錄表

這個簡單，就是記錄下每次對經(jīng)銷商的拜訪情況，包括拜訪時間，地點，在場人員，溝通內(nèi)容等，也可以算作是溝通備忘錄。

這些檔案涉及面廣，相關工作量不小，并且也不是一下子就能完成的，這是一個不斷收集情況，持續(xù)填充的過程。讓業(yè)務人員在每次拜訪經(jīng)銷商的過程中，帶著問題去，爭取每次拜訪回來后，都能在檔案中進行一些增補工作，當檔案里的信息較為完整時，對接下來的溝通和商業(yè)合作，將有著非常直接的幫助作用。例如：

通過對經(jīng)銷商老板性格脾氣溝通特點的了解，可以制定針對性的溝通方案；

通過對經(jīng)銷商公司的訂單打款流程的了解，掌握其規(guī)律所在，可以提前對各個環(huán)節(jié)點進行疏通，確保訂單打款工作的順利進行；

通過對經(jīng)銷商下游客戶的了解，可以制定出針對性的促銷方案，有效幫助經(jīng)銷商提升分銷工作效率；

了解經(jīng)銷商公司的整個銷售流程，分析自己產(chǎn)品在各個環(huán)節(jié)點上的進度情況，及時排除障礙，并且，還可以針對性的進行一些環(huán)節(jié)點優(yōu)化工作等。

這里，尤其重要的是經(jīng)銷商公司重點人員的檔案。畢竟，經(jīng)銷商的員工是實際賣貨的，是真正的一線銷售人員。與他們建立關系，前提就是對他們有充分的了解，掌握其特點和規(guī)律，有效提升對接和溝通效率。人際溝通的工作到位，才能確保業(yè)務工作的順暢。

最后，我們來做個小總結(jié)：管理經(jīng)銷商的前提就是了解經(jīng)銷商，了解經(jīng)銷商的主要工作形式就是建立一個完整的經(jīng)銷商檔案。檔案越是細致完整，從中可挖掘的信息點就越多，只有了解經(jīng)銷商的規(guī)律及特點，才能實現(xiàn)針對性的溝通與合作。

（編輯：袁航 market@vip.sina.com）

下期預告：

下一期，我們將重點講解廠家業(yè)務人員自我管理的主要內(nèi)容，自我管理的價值所在，以及如何做好自我管理。

管理經(jīng)銷商的前提就是了解經(jīng)銷商，了解經(jīng)銷商的主要工作形式就是建立一個完整的經(jīng)銷商檔案。