事業(yè)單位檔案管理的透視與反思
——以地勘單位檔案管理為例

文/河北省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第三地質(zhì)大隊 金嵐

習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！睓n案是事業(yè)單位成就和發(fā)展的承載和見證，真實記錄著事業(yè)單位發(fā)展變革、服務(wù)社會、人事變動、業(yè)務(wù)創(chuàng)新等一系列重要信息，具有重大的保存價值和參考價值。因此，檔案管理是事業(yè)單位的重要職責(zé)。然而，在事業(yè)單位檔案管理中，存在管理理念滯后、管理技術(shù)落后、管理制度缺陷、管理人員短板等一系列問題，無法滿足檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需求?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確要求：“全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)?！睂Υ耍聵I(yè)單位必須以檔案管理高質(zhì)量為主線，以高度的責(zé)任感、緊迫感推動檔案管理工作走向現(xiàn)代化，這對于事業(yè)單位改革發(fā)展具有重大的理論和實踐意義。

一、事業(yè)單位檔案的價值

（一）檔案是事業(yè)單位發(fā)展壯大的保障。檔案是事業(yè)單位各項工作的重要依據(jù)和證明材料，有效反映事業(yè)單位各項工作的整體發(fā)展軌跡和事態(tài)變化全貌。同時，檔案是考核事業(yè)單位績效的重要依據(jù)，有效反映單位的工作成效和業(yè)績。通過檔案資料可以客觀、準(zhǔn)確地分析事業(yè)單位處理業(yè)務(wù)工作和履行社會職能的基本情況，全面呈現(xiàn)事業(yè)單位的實踐成效、業(yè)務(wù)創(chuàng)新、改革發(fā)展和經(jīng)營風(fēng)險，為事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展提供保障。以地勘單位的檔案資料為例，絕大多數(shù)資料都是地勘單位的科研成果和歷史記錄，具有很高的研究價值。

（二）檔案是事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動的參考。事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動是檔案的來源，真實記錄著事業(yè)單位業(yè)務(wù)發(fā)展過程中的寶貴經(jīng)驗，包括技術(shù)創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、人才培養(yǎng)，等等，是事業(yè)單位業(yè)務(wù)現(xiàn)代化和管理現(xiàn)代化的重要參考資料。以地勘單位為例，檔案資料包括地質(zhì)勘探中形成的各種原始記錄、表報、總結(jié)以及成果報告和有關(guān)的圖件、附表等一系列信息，具有重大的科研價值和參考價值。因此，事業(yè)單位需要重視檔案管理工作，加強(qiáng)檔案的收集、整理、保存和利用，確保檔案信息的真實、準(zhǔn)確和完整，為事業(yè)單位的發(fā)展提供有力的支持和保障。同時，事業(yè)單位也需要注重檔案的利用，為業(yè)務(wù)活動提供參考和借鑒，推動事業(yè)單位不斷發(fā)展。

（三）檔案是事業(yè)單位文化教育的素材。通過對檔案進(jìn)行整理和利用，可以挖掘事業(yè)單位的文化資源，推動事業(yè)單位文化建設(shè)，形成獨特的企業(yè)文化。員工通過研究和學(xué)習(xí)檔案，可以了解事業(yè)單位的發(fā)展歷程、文化傳統(tǒng)和價值觀念，增強(qiáng)歸屬感，提升認(rèn)同感，生成文化自信。以地勘單位為例，通過對地勘發(fā)展事業(yè)中各項工作的歸類、整理，歸納挖掘地質(zhì)工作者在調(diào)查、勘探、測量、發(fā)掘等工作中不為人知的歷史，總結(jié)地勘事業(yè)發(fā)展的成果以及服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的價值，形成一系列的電視電影、文學(xué)作品、文藝創(chuàng)作等教育資源，將大大提升人民群眾對于地質(zhì)工作的認(rèn)同感。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）管理觀念滯后。傳統(tǒng)的檔案管理單純體現(xiàn)為對檔案的保管和查詢，檔案數(shù)據(jù)得不到有效應(yīng)用，檔案管理存在“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的思維，導(dǎo)致檔案管理無法發(fā)展科研服務(wù)、社會服務(wù)、決策咨詢等價值和功能。以地勘單位為例，由于對檔案管理重視不足，投入不夠，檔案室的條件簡陋，部分檔案資料存在霉變現(xiàn)象，一些檔案室存在著火災(zāi)和被盜竊的隱患，缺乏應(yīng)急預(yù)案，檔案資料的安全指數(shù)不容樂觀，檔案管理意識薄弱，檔案利用率較低。

（二）管理技術(shù)落后。當(dāng)下，檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案管理工作的重要趨勢和發(fā)展方向。但是，一些事業(yè)單位由于意識、經(jīng)費、人才、制度等問題，沒有建立起科學(xué)合理的檔案管理信息系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理效率低。以地勘單位為例，部分地勘單位實現(xiàn)了工作形式的升級，在檔案資料的歸檔類型上也以電子類圖表、數(shù)據(jù)文檔、掃描圖件為主，更易于存儲、加密存檔。但是一些地勘基層單位，檔案依舊是紙質(zhì)形式，不僅增加了管理成本，更占據(jù)了空間資源，容易造成檔案資料的霉變和遺失，也增加了原始檔案破損的風(fēng)險。

（三）管理制度缺陷。一些事業(yè)單位制定了檔案管理制度，但在實際執(zhí)行中存在執(zhí)行不嚴(yán)格，制度不符合實際情況等現(xiàn)象。一些事業(yè)單位檔案管理制度缺乏與時俱進(jìn)，沒有及時更新和完善制度體系，無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需要。以地勘單位為例，部分地勘單位沒有制定專業(yè)的地質(zhì)檔案管理制度，各個部門項目的資料較為分散、不成體系，沒有進(jìn)行集中分類歸檔，容易出現(xiàn)檔案資料的混雜不堪、歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等情況，導(dǎo)致檔案的查詢難度增大。

（四）管理人員存在能力短板。檔案管理，關(guān)鍵在人。檔案管理人員是否具備扎實的檔案管理水平、是否熟練掌握業(yè)務(wù)技術(shù)、是否具有檔案管理信息化能力等，將直接決定檔案管理的效果。然而，事業(yè)檔案管理人員業(yè)余化、兼職化、老化等問題突出，部分檔案管理人員對檔案重要性、管檔要求、歸檔管理等不了解，存在兼職管理的狀況，難以保證對檔案管理投入時間和精力。此外，一些事業(yè)單位檔案管理人員年齡較大，難以跟上信息技術(shù)發(fā)展的形勢，對檔案管理信息化、智能化缺乏了解，業(yè)務(wù)能力堪憂。

三、事業(yè)單位檔案管理的對策反思

（一）加強(qiáng)檔案安全管理。檔案是事業(yè)單位的寶貴財富，檔案安全管理尤為重要。河北省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第三地質(zhì)大隊高度重視檔案的安全管理。在日常管理中，要求檔案管理人員做到庫房內(nèi)保持清潔，經(jīng)常檢查庫房檔案安全，達(dá)到防高溫、防霉菌、防盜、防火、防光、防塵、防蟲、防潮等防護(hù)要求。按照地質(zhì)檔案庫房管理的要求，做到三室（檔案庫房、閱檔室、辦公室）分開，外來人員必須填寫外來人員進(jìn)入庫房登記表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批之后方可進(jìn)入。同時，建立一套檔案安全管理的監(jiān)督機(jī)制，對檔案管理工作的效果進(jìn)行常態(tài)化、不定期的檢查，例如：相關(guān)部門在查閱檔案時，對檔案的完整性、載介進(jìn)行檢查，對于涉及地質(zhì)勘探的重要數(shù)據(jù)文件，則以成立檔案檢查小組的方式按月進(jìn)行定期檢查，以保證檔案的管理質(zhì)量。

（二）完善電子文件歸檔。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確要求：“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化。”檔案管理信息化是事業(yè)單位發(fā)展壯大的必然要求。河北省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第三地質(zhì)大隊非常注重電子文件歸檔工作，2013年，開始安裝使用《河北科怡綜合檔案管理系統(tǒng)》軟件，完成簡化文書檔案目錄錄入3 327卷（件），照片檔案歸檔目錄錄入14卷，實物檔案210件，共完成簡化文書檔案錄入掃描434件，掃描圖像4 189幅，完善了室藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，已實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢與統(tǒng)計等功能，推動了檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。電子文件歸檔的主要程序包括：電子文件的清點、鑒定、登記、填寫文件移交清單等，并注明內(nèi)容、人物、形成日期。檔案管理人員對移交的電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性進(jìn)行鑒定，鑒定合格率達(dá)到100%方可辦理移交手續(xù)。對于已經(jīng)歸檔的電子檔案，檔案管理人員要定期對磁性載體進(jìn)行抽樣檢測，抽檢率不低于10%；抽樣檢測過程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差，應(yīng)擴(kuò)大抽檢范圍或進(jìn)行100%的檢測，并立即對發(fā)生永久性誤差的磁性存儲介質(zhì)進(jìn)行復(fù)制或更新。如此，大大保證了電子檔案的質(zhì)量，為使用電子檔案打下堅實的基礎(chǔ)。

（三）建立系統(tǒng)化檔案管理制度。為更好地推動檔案管理科學(xué)化，河北省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第三地質(zhì)大隊先后制定了《干部人事檔案管理制度》《文書檔案管理制度》《地質(zhì)檔案管理制度》《會計檔案管理制度》《設(shè)備檔案管理制度》《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等管理制度，對不同的檔案進(jìn)行了系統(tǒng)化分類管理，方便檔案管理人員規(guī)范歸檔。主要工作流程如下：檔案管理人員收到檔案時，應(yīng)檢查各類原始記錄文字、圖、表，裝訂是否整齊，規(guī)格是否統(tǒng)一，載質(zhì)是否良好，對于原始地質(zhì)資料要確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，真實可靠，內(nèi)容豐富，責(zé)任簽署完備；然后對檔案進(jìn)行分類和編號，立卷并歸檔造冊，并錄入機(jī)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)。員工借閱檔案時，需要通過“OA無紙化辦公系統(tǒng)”，進(jìn)入“涉密地質(zhì)檔案借閱審批流程”發(fā)起借閱流程，經(jīng)借閱（發(fā)起）人簽章后繼續(xù)向上提交，再經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、主管隊長、保密負(fù)責(zé)人、檔案室主任和檔案室主管隊長五級領(lǐng)導(dǎo)審批簽章后，即可進(jìn)行地質(zhì)資料借（查）閱。資料使用完畢，再次進(jìn)入OA系統(tǒng)，填寫“歸還明細(xì)”和“歸還日期”，提交到資料中心，資料中心對歸還資料審核無誤后，流程結(jié)束。建立系統(tǒng)化檔案管理制度，能有效保證檔案的真實性、準(zhǔn)確性，提升檔案管理的效率和效果，方便檔案的借閱、查詢，大大提升了檔案的利用價值。

（四）打造業(yè)務(wù)過硬的檔案管理隊伍。事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展，需要從制度化、信息化等方面進(jìn)行優(yōu)化，需要加大人才的支持。因此，應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的高素質(zhì)人才。河北省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第三地質(zhì)大隊成立了人才引進(jìn)小組，派專員到中山大學(xué)、湘潭大學(xué)、中國地質(zhì)大學(xué)等開展校園招聘，引進(jìn)的人才能快速適應(yīng)檔案管理事務(wù)，實現(xiàn)了檔案管理新老員工的合理替換。同時，應(yīng)加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理工作人員的常態(tài)化培訓(xùn)。河北省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第三地質(zhì)大隊對檔案管理人員的培訓(xùn)主要包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)、安全管理培訓(xùn)、保密知識培訓(xùn)及突發(fā)事件應(yīng)急處置培訓(xùn)等，先后組織多批人員參加河北省干部檔案培訓(xùn)中心組織的“河北省檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)”，主要內(nèi)容包括職業(yè)素養(yǎng)、從國際檔案日談起、電子文件歸檔管理、歸檔文件整理辦法等，并將培訓(xùn)與員工的績效考核相掛鉤，幫助檔案管理人員扎實掌握地質(zhì)科技檔案管理專業(yè)技術(shù)能力。

四、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理是一項十分重要的工作。新時代，事業(yè)單位檔案管理必須以改革創(chuàng)新為主題，推動檔案工作的觀念創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案工作與新技術(shù)深度融合，構(gòu)建與檔案管理相匹配的體制機(jī)制，打造專業(yè)化檔案管理隊伍，為檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動力，助力事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。