淺談企業(yè)人事檔案信息化管理

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及和應(yīng)用，企業(yè)人事檔案管理工作正面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，人事檔案信息化是當(dāng)前人事檔案管理工作改革的新趨勢。如何充分運(yùn)用現(xiàn)代信息化手段，建立信息化人事檔案，為企業(yè)人力資源管理提供可靠依據(jù)，已然成為人事檔案管理研究的重要課題。本文著重就企業(yè)人事檔案管理信息化的優(yōu)勢、實(shí)施方法及人事檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)注意的問題進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人事檔案；信息化

1.前言

人事檔案是個人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)歷、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵、懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會活動的記載和個人自然情況的真實(shí)反映。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體，是企業(yè)全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。為了充分發(fā)揮企業(yè)人事檔案工作在信息社會中的重要作用，企業(yè)應(yīng)積極地將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理，促進(jìn)企業(yè)人事檔案的信息化建設(shè)，不斷提高人事檔案管理的工作效率，提高企業(yè)人事檔案管理水平。人事檔案信息化是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊d體、網(wǎng)絡(luò)化載體和數(shù)字化載體，是在保管好紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，建立電子檔案，同時把個人信息資源錄入數(shù)據(jù)庫，在豐富個人信息的同時，突出個人特色，達(dá)到檔案的動態(tài)管理。

2.人事檔案信息化的優(yōu)勢

2.1 有利于人事檔案資料的收集，保證人事檔案資料的完整性

人事檔案信息化能夠通過管理軟件對人事檔案的目錄進(jìn)行管理，便于檔案管理人員及時地發(fā)現(xiàn)檔案材料是否完整，及時提醒檔案人員收集缺失的檔案材料。同時，通過管理軟件能夠?qū)θ粘Ｐ枰獨(dú)w檔的各類資料進(jìn)行分類和登記，保證各種資料的及時歸檔。

2.2 有利于人事檔案信息的查詢，方便人事檔案的使用

很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行一些人事決策時，想要在短時間快速了解全面或個人的人事檔案信息，往往是一件非常困難的事。人事檔案信息化能夠通過管理軟件實(shí)現(xiàn)高效、精確的檢索、查詢。多種檢索方式的綜合查詢，既可以高效、便捷的獲取所需的紙質(zhì)檔案的存放情況，又可以快速、準(zhǔn)確地獲取人員的基本信息、工作簡歷及德能勤績等方面的信息。

2.3 有利于紙質(zhì)檔案的保存，減輕檔案保管的壓力

人事檔案的紙質(zhì)資料形式多樣，保存需要大量的空間且不易保存，容易遭受蟲、鼠及其它有害生物的侵襲而損毀，容易因溫度和濕度的變化而腐爛、變質(zhì)。加上有很多原始的文稿、圖片、照片很難長時間保存，隨著時間的推移會變黃、老化。而通過電子化存入計(jì)算機(jī)中，可以永久性保存，有效地保留了文件的歷史原貌，并且大大減輕了紙質(zhì)檔案保管的壓力。

2.4 有利于減輕檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，提高工作效率

人事檔案信息化能夠幫助人事檔案管理人員完成動態(tài)管理，及時對變動的人事信息進(jìn)行記載，快捷的文檔輸入功能可以大大減輕人事檔案人員的工作強(qiáng)度。人事檔案信息化還能夠幫助人事檔案管理人員做好采集、驗(yàn)證、鑒定、歸檔、立卷、銷毀等工作，將人事檔案管理基礎(chǔ)工作程序化、流程化、規(guī)范化，簡化人事檔案分類、排序、組卷、裝訂等工作，改變過去傳統(tǒng)的以手工操作為主的繁重、瑣碎的管理方式，把管理人員從手工勞動中解放出來，提高工作效率。

3.人事檔案信息化的實(shí)施方法

3.1 做好人事檔案原始資料的收集、鑒別和整理工作

人事檔案信息化管理的有效性，很大程度上依賴于人事檔案的基礎(chǔ)工作。人事檔案是人力資源管理和決策的重要依據(jù)，具有很強(qiáng)的嚴(yán)肅性。人事檔案管理人員要從基礎(chǔ)做起，定期跟蹤收集最新材料，做好人事檔案資料的分類、整理歸檔，從源頭上做好人事檔案材料的進(jìn)場把關(guān)，從而保證資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性。

3.2 配備計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施

要提高人事檔案的信息化管理，首先要在硬件上投入。包括計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等。通過這些硬件設(shè)施，將紙質(zhì)的人事檔案進(jìn)行電子化處理，轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)資料，使人事檔案信息化、電子化。

3.3 建立個人電子檔案

建立個人電子檔案，人員的信息都可以在計(jì)算機(jī)上自由的瀏覽、下載，減少了工作人員與原始材料的接觸，有利于人事檔案紙制載體的保護(hù)。還可以有效地減少棄檔、死檔和無檔現(xiàn)象，同時，還可以減輕檔案工作的工作量，減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞，達(dá)到長期保存使用的目的。

3.4 采用專業(yè)管理軟件，建立電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫

人事檔案信息化要充分利用計(jì)算機(jī)在人事檔案管理工作中的作用，采用專業(yè)的管理軟件，建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新，動態(tài)化管理人事檔案信息，使檔案信息的查閱、統(tǒng)計(jì)、分析等日常工作方面實(shí)行電子化操作。首先，人事信息數(shù)據(jù)庫的建立離不開專業(yè)管理軟件的支持，企業(yè)應(yīng)自主開發(fā)或選用市場上比較成熟的軟件，軟件的功能應(yīng)當(dāng)包括：電子檔案管理（建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、檔案借出、借閱登記、檔案盤點(diǎn)、檔案轉(zhuǎn)出處理等）；人事信息的管理（信息的輸入、查詢、修改、統(tǒng)計(jì)、對數(shù)據(jù)庫的信息自動生成各種類型的干部花名冊、打印表格等功能）。其次，數(shù)據(jù)庫的建立離不開基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持，要根據(jù)數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)設(shè)計(jì)動態(tài)信息收集的流程、規(guī)范收集的內(nèi)容，保證數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。最后，人事信息數(shù)據(jù)庫還要做好系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)備份，確保系統(tǒng)的不間斷運(yùn)行；檔案數(shù)據(jù)要求做到物理歸檔，與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實(shí)行物理訪問和存儲的隔離。

3.5 建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化平臺

為了使信息得到充分共享，提高勞動效率與工作質(zhì)量，應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化平臺，通過網(wǎng)絡(luò)使信息共享，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。根據(jù)人事檔案信息的內(nèi)容和相關(guān)要求，對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予權(quán)限。

4.人事檔案信息化應(yīng)注意的問題

4.1 建立健全人事檔案管理制度

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，建立規(guī)范的管理制度是前提。人事檔案管理信息化工作內(nèi)容多、要求高、難度大，企業(yè)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)人事檔案管理工作需要制定信息錄入、信息分析、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等管理制度和規(guī)定，建立信息化工作自檢自查制度，做到有章可循。

4.2 提高人事檔案信息管理人員的素質(zhì)

盡管技術(shù)進(jìn)步對檔案工作信息化建設(shè)起著至關(guān)重要的作用，但是人員的專業(yè)素質(zhì)是決定因素。人事檔案信息管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，是提升檔案管理水平的關(guān)鍵。實(shí)施檔案人才培養(yǎng)建設(shè)的核心就在于幫助人事檔案管理人員深刻轉(zhuǎn)變角色定位，使他們由人事檔案的實(shí)體管理者向信息管理及信息發(fā)布的駕馭者轉(zhuǎn)變，由微觀到宏觀的轉(zhuǎn)變、封閉到開放的轉(zhuǎn)變，從而有效的提高各項(xiàng)管理工作的綜合能力。隨著信息時代的發(fā)展，對每位檔案管理人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求，管理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識面，而且還要根據(jù)形勢的需要熟練地掌握現(xiàn)代化的管理方法和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。同時，檔案管理人員要提高政治素質(zhì)。人事檔案信息化管理對安全保密制度提出了新的要求。由于人事信息傳送的特殊性，檔案管理人員要有更為敏銳的安全意識，掌握必要的信息安全技術(shù)，才能有效完成檔案信息化管理中的安全維護(hù)工作。

4.3 解決好電子檔案的保存問題

要注意電子檔案載體的使用和存放。電子檔案保存采用光盤、硬盤等載體，雖然存儲量大、讀取方便，但相對于紙質(zhì)來說，電子化檔案載體的使用壽命較短，一般光盤6-8年，如使用頻繁，則壽命更短。對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時進(jìn)行有效的修復(fù)。

4.4 注重人事檔案信息的安全性

信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。人事檔案信息化將電子檔案和網(wǎng)絡(luò)相連，網(wǎng)絡(luò)具有很強(qiáng)的開放性。無孔不入的電腦黑客、防不勝防的病毒和計(jì)算機(jī)的故障給我們電子檔案的安全和保密工作帶來了隱患，使得電子人事檔案容易泄密、丟失、錯碼等。

我們要高度重視人事檔案的安全保密工作，牢固樹立安全保密意識，嚴(yán)格遵照國家有關(guān)安全保密的規(guī)定和要求，運(yùn)用先進(jìn)的安全保密技術(shù)，全面強(qiáng)化安全管理。因此，在管理中一定要認(rèn)真研究人事檔案管理的相關(guān)政策，在對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對電子數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系。同時，一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞或計(jì)算機(jī)感染病毒，要立即對該載體內(nèi)存儲的所有文件進(jìn)行檢驗(yàn)，及時采取措施修復(fù)損壞的文件。

5.小結(jié)

做好人事檔案管理工作，是檔案管理工作改革的需要，也是企業(yè)發(fā)展的需要，企業(yè)人力資源管理部門要充分認(rèn)識人事檔案信息化建設(shè)的重大意義，遵循人事檔案管理工作的客觀規(guī)律，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)人事檔案信息資源的開發(fā)和利用，加強(qiáng)檔案信息化管理，為企業(yè)在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面提供完整性、準(zhǔn)確性、公正性的第一手資料。

參考文獻(xiàn)：

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[2]高忠平，許蘊(yùn)瑩.淺談人事檔案管理電子化[J].信息化建設(shè)，2007.

[3]沈?yàn)t.淺析檔案管理信息化管理探索[J].管理探索，2007.

作者簡介：

董麗華（1962—），女，山西洪洞人，中交第二公路工程局有限公司館員，研究方向：人事檔案管理，人力資源信息化等。

柴兆紅（1980—），男，江蘇揚(yáng)州人，中交第二公路工程局有限公司經(jīng)濟(jì)師，研究方向：人力資源信息化、人力資源管理等。