論企業(yè)中的檔案管理

摘 要：企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，在企業(yè)運(yùn)作中發(fā)揮著重要作用。目前很多人沒有認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性，企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，還存在諸多問題亟待改進(jìn)。本文主要從分析企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀入手，提出改善企業(yè)檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案管理 現(xiàn)狀 措施

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，真實(shí)地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、黨的建設(shè)、職工隊(duì)伍建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)等方面的歷史內(nèi)容，在企業(yè)運(yùn)作中發(fā)揮著積極作用。企業(yè)檔案管理工作與其他管理工作不同，這不僅是檔案部門的工作，更需要全體人員的參與。企業(yè)檔案管理水平是衡量企業(yè)管理水平的重要尺度，隨著企業(yè)改革的推進(jìn)，企業(yè)檔案工作也面臨著新要求，企業(yè)檔案工作不斷完善管理手段，在加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理信息化方面取得了突出成績(jī)，促進(jìn)了檔案管理水平的提升。但新形勢(shì)下還存在諸多問題，如何使企業(yè)管理適應(yīng)新形勢(shì)，是企業(yè)檔案管理面臨的重要問題。本文主要從分析企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀入手，提出改善企業(yè)檔案管理的措施。

一、企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、服務(wù)意識(shí)差，檔案信息資源開發(fā)力度不夠

企業(yè)檔案管理中提供利用檔案的方式有三種，較為常見的是利用檔案原件；用檔案里資料的復(fù)印件代替原件使用；結(jié)合檔案內(nèi)容編寫參考資料，也就是做檔案的編研工作。但在具體工作中，企業(yè)檔案管理只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行了檔案的歸檔、整理、保管等工作，其服務(wù)只注重表層，積極主動(dòng)性不夠，基本上是被動(dòng)地工作，沒有進(jìn)行深層次的檔案信息資源開發(fā)、資源整合工作等，檔案資源還只是一些資料，沒有轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。企業(yè)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益沒有得到重視。

2、檔案管理分散，不利于資源共享

檔案管理基本原則要求檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理方式，保護(hù)檔案的安全，這樣有助于資源共享。企業(yè)檔案管理在企業(yè)運(yùn)行中發(fā)揮著重要作用，需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的檔案要由企業(yè)檔案部門統(tǒng)一管理，其他各部門不能分散管理，也不能把檔案據(jù)為己有。統(tǒng)一管理有助于維護(hù)企業(yè)檔案的完整性，提高檔案的安全性?，F(xiàn)階段，一些企業(yè)的人事檔案、基建檔案、財(cái)會(huì)檔案等沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，還是由各部門分散管理，有的甚至無人管理，有的也意識(shí)到了檔案管理的重要性，配備了專門的檔案人員，但由于檔案管理水平參差不齊，檔案的安全、完整還是無從保障，不利于資源共享，也不能給使用者提供快捷的服務(wù)。

3、檔案人員整體素質(zhì)不高，更換頻繁

檔案管理是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性較強(qiáng)的工作，加強(qiáng)檔案管理，需要工作人員熱愛本職工作，既懂科學(xué)技術(shù)，又懂檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。但一些企業(yè)對(duì)檔案管理存在思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理是操作性、常規(guī)性的工作，不需要什么專業(yè)技能，只要識(shí)字就能做好此工作。很多單位的檔案人員年齡偏大，知識(shí)文化水平較低，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，整體素質(zhì)不高，很難適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)檔案工作需求。同時(shí)，企業(yè)改制后，各部門精簡(jiǎn)人員，企業(yè)檔案人員更換頻繁，檔案的收集、整理、保管工作不能持續(xù)進(jìn)行，不及時(shí)歸檔、整理，致使有的檔案丟失，落到各部門或者個(gè)人手中，對(duì)以后檔案的利用工作造成難題。

4、檔案館藏良莠不齊，檔案鑒定工作開展不力

檔案管理并不是一成不變的，為了保管有價(jià)值的檔案，應(yīng)剔除銷毀失去保管價(jià)值的檔案，突出重點(diǎn)，分類管理，提高檔案管理的質(zhì)量，為檔案的利用及資源共享打下良好的基礎(chǔ)。一般來說，很多企業(yè)的檔案只要進(jìn)了檔案室，就會(huì)永遠(yuǎn)藏匿于檔案室，有些檔案沒有了任何價(jià)值，不能發(fā)揮任何作用，長(zhǎng)期積壓使庫(kù)存爆滿，致使新的、有價(jià)值的檔案不能及時(shí)進(jìn)館。這主要是因?yàn)闄n案鑒定工作開展不力，未成立專門負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的機(jī)構(gòu)。

5、管理設(shè)施不齊全，不能滿足檔案保管需求

檔案管理的目的不是為了獲取利益，主要是為了體現(xiàn)社會(huì)效益，一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)比較注重企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，不注重檔案管理，這也使檔案管理滯后于經(jīng)濟(jì)發(fā)展。很多企業(yè)檔案管理部門沒有專門的經(jīng)費(fèi)，檔案管理設(shè)施不齊全，不能滿足檔案管理的需求，不利于檔案的安全、完整保管，從而造成不了彌補(bǔ)的損失。

二、改善企業(yè)檔案管理的措施

1.提高檔案管理人員的素質(zhì)

企業(yè)在發(fā)展中必會(huì)留下大量的檔案資料，如工程圖紙、技術(shù)資料等，這些檔案資料對(duì)企業(yè)的運(yùn)行發(fā)揮著重要作用。檔案管理人員素質(zhì)的高低會(huì)影響企業(yè)檔案管理的優(yōu)劣，提高企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)，是提高企業(yè)檔案管理水平的需要。首先，企業(yè)檔案管理人員要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)。這就需要檔案管理人員樹立服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)檔案人員要尊重歷史，根據(jù)史實(shí)入檔、用檔。另外，檔案人員還要有較強(qiáng)的保密意識(shí)，不私泄外泄，確保檔案安全。其次，檔案管理人員要具備專業(yè)素質(zhì)。這就需要企業(yè)檔案人員注重專業(yè)知識(shí)與技能學(xué)習(xí)，認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，不斷擴(kuò)大自身知識(shí)面，以適應(yīng)信息化社會(huì)的需求。最后，企業(yè)檔案管理人員要具備創(chuàng)新意識(shí)。企業(yè)檔案管理工作要具有開放性，需要?jiǎng)?chuàng)造性學(xué)習(xí)，用新思維對(duì)待新問題，提高檔案管理層次。

2、充分開發(fā)利用檔案信息資源

檔案管理的目的是提供利用，提高檔案管理水平，是要給企業(yè)提供良好的信息服務(wù)。因此，企業(yè)檔案管理要充分開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展提供有力的保障。首先，建立網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)。企業(yè)制定網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時(shí)，考慮檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源庫(kù)，使企業(yè)各部門能快速獲取所需檔案資料，達(dá)到資源共享的目的。通過網(wǎng)絡(luò)利用資源，不會(huì)造成文件的丟失，也有助于檔案的歸檔。檔案人員通過計(jì)算機(jī)可以隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、分類、整理工作，有效減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。其次，推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程。企業(yè)檔案管理對(duì)有重要價(jià)值的檔案資料要進(jìn)行數(shù)字化，有些檔案由于保存年代已久，拿出來使用的話很容易損壞，要注重對(duì)這些檔案的保管，并對(duì)這些有重要價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以便永久保存。最后，加強(qiáng)檔案信息安全保障建設(shè)。注重檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，也注重對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，配備防病毒軟件，確保信息安全。

3.強(qiáng)化企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

企業(yè)檔案管理首先要確立歸檔制度。企業(yè)所有人員都有建立檔案、保管檔案的義務(wù)，不能私自截留檔案。檔案歸檔有明確的日期限制，如行政管理、生產(chǎn)技術(shù)等方面的管理類文件一年歸檔一次；產(chǎn)品開發(fā)、基本建設(shè)等方面文件材料要在項(xiàng)目完成后半月內(nèi)歸檔等。企業(yè)檔案歸檔制度的執(zhí)行，需要檔案人員監(jiān)管，相關(guān)人員積極配合。其次，遵守檔案管理流程。企業(yè)檔案管理要遵守流程，主要有管理部門、文件整理、檔案分類、檔案編號(hào)、歸檔、保存檔案、清理檔案等方面。最后，完善檔案管理制度。要建立健全的檔案管理制度，主要包括檔案保管制度、檔案利用制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度等。

總之，企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)重要工作，新形勢(shì)下檔案人員要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，提高檔案管理工作水平，為企業(yè)和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：李冬梅（1968.10—）女，榆林人，單位，陜西省延安市延長(zhǎng)石油集團(tuán)管道運(yùn)輸公司，職稱"中級(jí)，研究方向，檔案專業(yè)。