淺議如何提高民辦高校人事信息化管理水平

摘要：人事管理信息化建設(shè)是民辦高校信息化建設(shè)的重要部分，為減少人事部門的工作量，提高人事管理工作的效率。本文通過分析人事信息化管理水平的現(xiàn)狀，提出如何提高民辦高校人事信息化管理水平的對策和方法。

關(guān)鍵詞：民辦高校人事信息化水平

人事管理是行政管理工作當(dāng)中不可缺少的部門職能之一，與學(xué)校每位教職員工息息相關(guān)，對于學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展及領(lǐng)導(dǎo)決策等方面起到非常重要的作用，因此人事管理水平的提高能有效增強民辦高校的競爭力。隨著高等教育的快速發(fā)展，民辦高校之間的競爭越來越激烈，提高人事信息化管理水平能夠有效提升民辦高校人事管理水平和工作效率，進(jìn)而為學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展和整體目標(biāo)的實現(xiàn)提供支撐服務(wù)。

1 提高人事信息化管理水平的意義和必要性

人事管理信息化建設(shè)是民辦高校信息化建設(shè)的重要部分，提高人事信息化管理水平可以有效利用現(xiàn)有信息資源，實現(xiàn)各個部門和科室間的資源有效共享，極大地提高人事管理及與其他部門的協(xié)同工作效率，并且能夠及時地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

1.1 提高人事信息化管理水平可以提高人事管理工作效率 一般來說，傳統(tǒng)的人事管理工作是一項繁瑣的常規(guī)性事務(wù)工作，大部分工作都是基于管理人員的經(jīng)驗，進(jìn)行常規(guī)性重復(fù)勞動。因此，借助信息化的優(yōu)勢，提高人事管理的信息化水平，可以使人事管理人員真正從繁瑣的日常事務(wù)中解脫出來，有時間和精力考慮更具有戰(zhàn)略意義的課題，提高人事部門的工作效率。另外，還能更快地實現(xiàn)各種信息的統(tǒng)計分析，為學(xué)校的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)的決策，提供實時的數(shù)據(jù)支持。

1.2 提高人事信息化管理水平可以為民辦高校各部門和教職員工提供信息服務(wù) 人事管理部門可以立足于現(xiàn)有人力資源情況，根據(jù)學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略制定人力資源戰(zhàn)略；各教學(xué)單位可以通過設(shè)置合理的招聘條件與標(biāo)準(zhǔn)引進(jìn)合適的人才；教務(wù)部門可以通過相應(yīng)的績效管理體系，評估和考察每個教師和教學(xué)單位的績效；教職工也可以通過信息化平臺查詢與切身利益相關(guān)的各類信息等。

1.3 提高人事信息化管理水平可以加強民辦高校各部門和各科室間的團(tuán)結(jié)協(xié)作，實現(xiàn)信息資源的高度共享 目前，民辦高校各部門和各科室對信息的處理大部分應(yīng)用了EXCEL和一些相對比較獨立的管理系統(tǒng)，但因各部門的信息數(shù)據(jù)庫未能有效兼容，導(dǎo)致信息資源共享困難。由于人事工作與其他部門的工作有很大的關(guān)聯(lián)性，經(jīng)常需要互通有無，分散的工作方式容易造成數(shù)據(jù)采集不全面，信息更新重復(fù)率高并且更新成本高昂，因此極為繁瑣和不便。提高人事信息化管理水平，需要在信息的共享能力方面做出努力，從而保持學(xué)校各系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性、完整性和實效性，實現(xiàn)信息資源的高度共享。

1.4 提高人事信息化管理水平為民辦高校深化校、院兩級改革，實現(xiàn)校、院兩級人事管理奠定了基礎(chǔ) 目前，許多民辦高校實施校院兩級管理體制改革，把以往相對集中的人事管理模式，分散到各二級部門，這樣在一定程度上減輕了學(xué)校人事部門的工作強度和工作壓力。通過提高人事信息化管理水平，將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集和教職工基本信息維護(hù)工作都放在各二級學(xué)院，從而大大減少了人事部門的工作量，還可以保證人事信息采集的準(zhǔn)確性。

2 目前人事信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1 信息化觀念落后，對信息化建設(shè)的意義和重要性缺乏足夠的認(rèn)識 21世紀(jì)是信息化時代，繁瑣的文本模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人事管理的技術(shù)需求。人們都逐漸意識到信息化在人事管理工作當(dāng)中的重要性，但是由于對信息化技術(shù)缺乏足夠的理解，對于信息化能夠帶來的好處缺乏清晰的認(rèn)識。部分人把信息技術(shù)單純地理解為人事檔案信息的保存和錄入，而對人事信息系統(tǒng)所能完成的其他功能缺乏必要的了解，如數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析及決策支持等。這樣的思想往往會導(dǎo)致對人事信息系統(tǒng)建設(shè)的不重視，或者對已有的人事信息系統(tǒng)的一些功能無法有效利用，使得系統(tǒng)處于低水平的運作狀態(tài)。

2.2 信息處理能力不強，缺乏科學(xué)的信息管理制度和體系 作為人事信息化管理的執(zhí)行者，人事信息管理人員的素質(zhì)決定了信息化管理的層次和高度。人事信息化管理不僅僅是簡單的人事信息維護(hù)和日常管理，更重要的是人事信息的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析。而民辦高校受成本限制，不可能指定專人負(fù)責(zé)人事信息的數(shù)據(jù)分析工作。民辦院校人員流動性大，人事信息管理人員在承擔(dān)了日常人事事務(wù)工作的基礎(chǔ)上還需要花費大量的時間來維護(hù)人事信息系統(tǒng)，已經(jīng)無暇兼顧需要花費大量時間和精力才能完成的數(shù)據(jù)分析和分析報告撰寫工作。

人事信息的采集、管理和數(shù)據(jù)分析也由于缺乏科學(xué)合理的制度和體系指引，使得人事信息化管理水平無法在制度的支撐下得到提升，人事信息化管理隨意性較大，缺乏明確的目的性。

2.3 人事信息數(shù)據(jù)實時性差，準(zhǔn)確性不高 民辦高校人員結(jié)構(gòu)松散，流動性大，而且兼職、兼課和外聘教師較多，很多人員的人事信息都由教學(xué)單位相關(guān)人員進(jìn)行收集，再轉(zhuǎn)交人事管理部門進(jìn)行錄入或者更改。中轉(zhuǎn)部門較多，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)之間形成延遲效應(yīng)，使領(lǐng)導(dǎo)決策或者數(shù)據(jù)分析都無法根據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)得到實時性很強的結(jié)論。在這種傳統(tǒng)的集中式人事信息管理模式下，人事管理人員不可能完全掌握所在高校員工的各方面情況，而且一旦采集處理的人事信息過多，人事信息管理人員對于人事信息就無法逐一核對，信息采集隨意性增大，導(dǎo)致人事信息的準(zhǔn)確性難以保證。

2.4 學(xué)校內(nèi)部和外部信息的共享水平不高，數(shù)據(jù)分析能力有待提高 由于民辦高校缺乏財政支持，資金有限，所使用各類信息平臺多為分期獨立購置，相互間的人事信息無法直接共享。目前高校內(nèi)部各個部門所使用的信息平臺的側(cè)重點都不相同，一般涉及人事信息的平臺有：人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺、辦公OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、人事信息管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)庫建庫系統(tǒng)等，各系統(tǒng)間關(guān)聯(lián)性不大，資源共享困難，動態(tài)信息更新較慢，而且容易導(dǎo)致信息重復(fù)錄入，造成人力、財力資源浪費。

數(shù)據(jù)呈點狀分散于各個單機系統(tǒng)之中，且格式不一，沒有通過系統(tǒng)集成在一起，學(xué)校內(nèi)部各部門之間不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效共享。由于部門之間經(jīng)常需要進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，但由于各部門開發(fā)或購買的數(shù)據(jù)庫軟件都是基于不同技術(shù)和應(yīng)用模式的數(shù)據(jù)庫軟件，數(shù)據(jù)交換的通用性較差，嚴(yán)重影響了人事信息管理的工作效率和信息的準(zhǔn)確性。這樣也必然導(dǎo)致人事信息管理人員的數(shù)據(jù)維護(hù)任務(wù)繁重，因而在有限的時間內(nèi)無法對數(shù)據(jù)進(jìn)行更深層次的分析。

綜上所述，為提高人事管理工作的效率，有必要加強民辦高校人事信息化建設(shè)力度，提高信息化水平。

3 提高人事信息化管理水平的對策和方法

3.1 轉(zhuǎn)變?nèi)耸鹿芾淼挠^念，充分認(rèn)識信息化管理的重要性 首先，要樹立人事信息化管理觀念，增強信息化意識，使人事管理者在心理上突破長期以來的依賴手工操作的文本管理模式，在觀念上主動依靠人事信息管理系統(tǒng)尋求人事業(yè)務(wù)的自動化處理方式和解決方案。樹立信息化理念，是提高民辦高校人事信息化管理水平的基本前提。民辦高校的人事信息化管理工作不是簡單的人事信息數(shù)據(jù)采集與匯總，更需要對人事數(shù)據(jù)進(jìn)行加工與處理，并為民辦高校制定發(fā)展規(guī)劃和有關(guān)政策提供科學(xué)、準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。其次，要將人事信息管理系統(tǒng)當(dāng)作提高人事工作效率、水平和層次的工具，讓每一位管理者都圍繞人事信息管理系統(tǒng)進(jìn)行自身業(yè)務(wù)的設(shè)計與安排，同時也必須親身參與人事信息管理系統(tǒng)的功能提升。另外，要加強對人事信息管理人員的信息處理能力與技術(shù)培訓(xùn)，提高其信息化管理素質(zhì)。只有每一位管理人員都能利用人事信息管理系統(tǒng)進(jìn)行具體的人事業(yè)務(wù)的計劃、部署、實施以及管理，才能使人事信息管理系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來，真正提高人事部門的辦事效率和服務(wù)水平。最后，民辦高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)遵循科學(xué)發(fā)展觀，不斷轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到加強信息化管理的重要性，力求在規(guī)章、資金、人力和技術(shù)等方面給予有力的扶持。信息管理部門也要充分發(fā)揮工作的主動性和積極性，認(rèn)真做好信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作，尋求各種數(shù)據(jù)的內(nèi)涵提取與處理，不斷挖掘和發(fā)現(xiàn)有用的信息，努力為學(xué)校的規(guī)劃、決策、教學(xué)和科研提供科學(xué)、可靠的信息。

3.2 提高人事信息管理人員信息化管理素質(zhì)，建立科學(xué)的人事信息管理體系 人事信息數(shù)據(jù)的處理復(fù)雜繁瑣，在提高人事信息化管理水平的工作中，信息系統(tǒng)只是管理的輔助工具，人才是最關(guān)鍵最重要的決定性因素。沒有一流的管理者，就沒有一流的信息化水平，也就不能充分發(fā)揮人事管理信息系統(tǒng)的作用和使用價值。因此，根據(jù)目前民辦高校信息化建設(shè)的要求，要提高人事信息化管理水平，就必須采取多種形式和手段對人事部門的信息管理人員和教學(xué)單位行政秘書有計劃地開展人事信息化管理知識和技能的培訓(xùn)，努力建設(shè)一支技術(shù)過硬、管理高效、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸滦畔⒒芾砣瞬抨犖椤?/p>

3.3 整合校園信息化平臺，實行資源共享，打造完整、全面、實用的人事管理系統(tǒng) ①以人事管理信息化建設(shè)為突破口，建立一個集中的人事信息數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫獨立于學(xué)校各職能部門的各個應(yīng)用系統(tǒng)。在人事信息原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，建立與各個不同業(yè)務(wù)平臺的數(shù)據(jù)接口，保證各個不同業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺數(shù)據(jù)的一致性，進(jìn)而整合校園信息化平臺，推進(jìn)人事管理甚至整個學(xué)校信息化工作模式的變革。②建立人事信息數(shù)據(jù)管理模型。以人事部門、教務(wù)部門、科研部門等各職能部門管理權(quán)限為依據(jù)，劃分功能模塊，設(shè)置管理權(quán)限，統(tǒng)一教職工人事信息數(shù)據(jù)填報規(guī)范，建立一套科學(xué)合理的信息維護(hù)制度和解決方案，從而避免出現(xiàn)“數(shù)據(jù)集中導(dǎo)致維護(hù)任務(wù)也集中”的現(xiàn)象。③積極組織開發(fā)人事管理信息系統(tǒng)的人事業(yè)務(wù)功能，如日?？记谂c薪酬管理、教師業(yè)績的自我申報和審核、教學(xué)人員能力結(jié)構(gòu)分析、行政人員業(yè)績能力分析、教職工培訓(xùn)登記與管理等，將人事部門從傳統(tǒng)的人事管理工作中脫離出來，轉(zhuǎn)而加強績效考核及數(shù)據(jù)分析的能力。④人事信息化管理應(yīng)以自身校情為基礎(chǔ)。由于各個高校的人員結(jié)構(gòu)、發(fā)展目標(biāo)各有差異，在人才需求方面更是各具特點，而且民辦高校信息化管理的水平參差不齊，因此人事信息化管理的建設(shè)不可能一蹴而就。因此，購買或者開發(fā)人事管理信息系統(tǒng)應(yīng)以業(yè)務(wù)高效、功能實用、可擴(kuò)展性強為原則。如果好高騖遠(yuǎn)，效果可能適得其反。

4 總結(jié)

只有提高民辦高校人事信息化管理的水平，人事管理部門的辦事效率才能真正得到提高；只有暢通民辦高校人事信息化管理的渠道，人事管理的公開和透明才能落到實處，才能在薪酬制定、崗位聘任、職務(wù)調(diào)配、職稱評聘、教師業(yè)績考評、科研核定等比較敏感的人事業(yè)務(wù)中降低人為因素的干擾，從而有效地提高人事信息的利用率，減少工作強度，進(jìn)一步簡化和規(guī)范辦事程序，增強人事工作的透明度和公平性。因此，提高民辦人事信息化管理水平可以進(jìn)一步促進(jìn)人事工作公開化、規(guī)范化，不斷提高人事管理工作的透明度和可信度，提高人事管理工作的效率，為領(lǐng)導(dǎo)層面的人事管理決策水平提供更為可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。

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作者簡介：林美鳳，（1983-），女，廣東湛江人，主要研究方向為高校人力資源管理。